淺談辦公室工作的核心和重要性

趙文會

摘要：在基層工作多年原因，經(jīng)常和辦公室的同志交流，深深感覺到辦公室工作舉足輕重的作用，不是能坐得住、守好電話、經(jīng)常走走看看多匯報(bào)就行的，多年的工作感覺是：在上級部門領(lǐng)導(dǎo)和同事們的幫助下，通過自己的實(shí)踐摸索，對辦公室工作有了一些淺顯的認(rèn)識，本文就談?wù)勛约簩k公室工作的粗淺認(rèn)識，其中不乏一些不成熟的想法，與大家交流。

關(guān)鍵詞：辦公室;工作方法;服務(wù)工作

一、辦公室工作的重要性

辦公室是一個(gè)單位的中心，具有承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用，其特殊地位和作用決定了辦公室工作的復(fù)雜性。作為領(lǐng)導(dǎo)決策和實(shí)施決策服務(wù)的綜合部門，體現(xiàn)為：為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為職工工作服務(wù)、為全局工作服務(wù)，其主要工作范圍包括文秘檔案、公文傳輸、機(jī)要保密、節(jié)假日值班、來人接待、檢查協(xié)調(diào)、工作報(bào)送、安全保衛(wèi)、突發(fā)應(yīng)急事件處理等日常綜合性工作。表現(xiàn)在三個(gè)方面：一做助手作用。辦公室工作的性質(zhì)決定了它必須為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、民主決策提供服務(wù)。民主、科學(xué)決策是建立在調(diào)查研究、廣泛聽取群眾意見的基礎(chǔ)上的，因此，領(lǐng)導(dǎo)除了親自調(diào)研、聽取群眾意見之外，還要靠辦公室提供信息、綜合情況，幫助決策，發(fā)揮辦公室的助手作用。二是做鏈接作用。辦公室在工作中起著承上啟下的作用。它溝通內(nèi)外，聯(lián)系左右，上情下傳，下情上報(bào)，使上級領(lǐng)導(dǎo)特別是分管領(lǐng)導(dǎo)了解下級單位的情況，下級單位明確上級的指示和精神，以此做好并開展全面的工作。三是窗口作用。辦公室是單位各項(xiàng)工作的總進(jìn)出口，全心全意服務(wù)老百姓辦事情，是聯(lián)系上下，溝通四面八方的窗口。所以辦公室的思想作風(fēng)、管理水平、工作態(tài)度、辦事、辦文、辦會的效率和質(zhì)量等直接體現(xiàn)一個(gè)單位的精神面貌，是打造的“一趟式”品牌服務(wù)的具體表現(xiàn)。

二、辦公室工作的核心

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化、智能化程度越來越高，對辦公室的工作方式和服務(wù)手段提出了新的要求。這就需要辦公室人員進(jìn)一步提高想問題、出主意、當(dāng)參謀、辦事情的能力，努力跟上領(lǐng)導(dǎo)的思想和節(jié)奏。在新形勢下，做好辦公室工作，關(guān)鍵做好：

（一）當(dāng)好“參謀員”

辦公室要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“千里眼”“順風(fēng)耳”。做到參政不干政、幫忙不添亂、參謀不干擾、輔佐不越位，力求“參”在點(diǎn)子上，“謀”在關(guān)鍵處，切實(shí)增強(qiáng)三個(gè)意識：一是增強(qiáng)單位的大局意識。辦公室的工作要重點(diǎn)圍繞中心工作，有目的、有針對性地提供信息和資料，做到想領(lǐng)導(dǎo)所想、供領(lǐng)導(dǎo)所需，主動(dòng)搞好調(diào)研、摸清實(shí)情、當(dāng)好參謀、提出建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二是增強(qiáng)超前意識，始終保持與時(shí)俱進(jìn)的精神狀態(tài)。三是增強(qiáng)精品意識。要把創(chuàng)精品、當(dāng)高參作為辦公室工作的重要目標(biāo)定位，追求精品效益。通過經(jīng)常性的調(diào)研和分析，提煉出規(guī)律性的東西，形成精品的調(diào)研文章。

（二）當(dāng)好“宣傳員”

即要做好下傳上達(dá)、上傳下達(dá)工作。要抓住重點(diǎn)，及時(shí)掌握第一手信息向上級匯報(bào);及時(shí)將上級的政策、文件精神、領(lǐng)導(dǎo)決策，以及各科室最新信息、經(jīng)驗(yàn)、事跡等進(jìn)行及時(shí)傳達(dá)。

（三）當(dāng)好“督辦員”

即要十分重視督辦工作，當(dāng)好“督辦員”。應(yīng)抓住四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：一是牢牢抓住決策督辦這個(gè)“著力點(diǎn)”;二是緊緊抓住領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部職工的“關(guān)注點(diǎn)”;三是抓準(zhǔn)阻礙決策落實(shí)的“梗阻點(diǎn)”;四是抓住督辦工作中的“空白點(diǎn)”在督辦工作中，要找準(zhǔn)存在問題的癥結(jié)，積極主動(dòng)提出有針對性的解決辦法和措施，以便修正、完善和補(bǔ)充;要克服領(lǐng)導(dǎo)交一件辦一件的被動(dòng)應(yīng)付局面，努力貼近領(lǐng)導(dǎo)的思路來考慮問題，提高督辦的自覺性。

（四）當(dāng)好“協(xié)調(diào)員”

辦公室協(xié)調(diào)水平如何，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)效果，關(guān)系到辦公室工作質(zhì)量的高低。應(yīng)處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，對領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)要堅(jiān)決執(zhí)行，認(rèn)真辦理，還要經(jīng)常主動(dòng)征求領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作的意見，融洽關(guān)系，以便得到領(lǐng)悟。

三、加強(qiáng)自身建設(shè)，提高人員素質(zhì)

新常態(tài)下對辦公室工作提出新要求，辦公室要使參謀工作謀到點(diǎn)子上，辦事辦在實(shí)在處，當(dāng)好“智囊”和“助手”，就必須要加強(qiáng)自身建設(shè)，提高工作人員的整體素質(zhì)，從辦公室主任到每一個(gè)辦事人員都要有一種精明強(qiáng)干，勤勤懇懇，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)，這就要求具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須是經(jīng)驗(yàn)豐富，頭腦冷靜，思路敏捷，手腳勤快。作為辦公室主任，應(yīng)該具有綜合分析和獨(dú)立處理工作的能力，較強(qiáng)的文字概括能力和表達(dá)能力，較高的組織水平和處理矛盾的能力，要有堅(jiān)定正確的政治立場，勇于開拓的精神，廉潔奉公的思想品德等素質(zhì)。還應(yīng)具備精力充沛，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，遇事沉著，善于交際，能屈能伸的氣質(zhì)，要培養(yǎng)自己高度負(fù)責(zé)的精神，“硬著頭皮”的精神和較高層次的辦事能力，學(xué)會正確處理里外關(guān)系，善于化解矛盾，找準(zhǔn)自己的位置，以自己一流的工作水平，帶動(dòng)“一班人”積極工作，發(fā)揮整體效能作用。

此外，辦公室還要及時(shí)匯總各部門的周報(bào)、月報(bào)、做好相關(guān)會議記錄工作，各類總結(jié)、節(jié)假日、相關(guān)活動(dòng)的安排工作以及單位部門安全隱患的排查、職工權(quán)益保障糾紛問題。暢通24小時(shí)電話，決不漏掉每一個(gè)電話，確保任務(wù)的執(zhí)行。努力把提高大局意識、服務(wù)意識、參謀意識、奉獻(xiàn)意識放在首位，讓人老百姓滿意、讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓大家滿意。