醫(yī)院檔案管理雙軌制管理研究

王艷峰

摘要：在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，除了有醫(yī)院的人事檔案資料以外，還包括醫(yī)院發(fā)布的各種文件、接收的上級(jí)指示、出臺(tái)的各項(xiàng)制度以及簽訂的各種合同等資料，這些都為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮了重要的促進(jìn)作用。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，現(xiàn)在的醫(yī)院檔案通常都采用雙軌制管理，本文分析了雙軌制檔案管理的實(shí)現(xiàn)路徑，并對(duì)雙軌制實(shí)施過(guò)程中需要解決的一些問(wèn)題進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;雙軌制

醫(yī)院檔案管理的雙軌制簡(jiǎn)而言之就是對(duì)醫(yī)院的文書檔案資料存儲(chǔ)采用紙質(zhì)存儲(chǔ)方式和電子存儲(chǔ)兩種方式并行的管理辦法。從雙軌制的管理理念上看，雙軌制注重對(duì)于檔案資料的紙質(zhì)和電子檔案信息并行。從管理上看醫(yī)院的文書檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案和電子檔案一并存檔的方式，是電子版和紙質(zhì)檔案的充分融合和密切配合。醫(yī)院在經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的文書檔案資料，這些資料如果都是以紙質(zhì)版為載體存儲(chǔ)會(huì)占用大量的醫(yī)院存儲(chǔ)空間，同時(shí)隨著紙質(zhì)檔案資料的增多，在對(duì)檔案資料進(jìn)行檢索和收集的過(guò)程中會(huì)耗費(fèi)大量的人力，尤其是年限比較久的一些文書檔案資料查找起來(lái)更是繁瑣，因此為了能夠提升檔案管理的效率，隨著醫(yī)院信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)在檔案管理通常在保存紙質(zhì)版的同時(shí)還會(huì)采用電子形式進(jìn)行存儲(chǔ)，電子信息存儲(chǔ)的文書檔案資料具有傳輸速度快、存儲(chǔ)空間小、檢索速度快、定位準(zhǔn)確、可以反復(fù)利用的特點(diǎn)，在醫(yī)院發(fā)展中得到了廣泛的應(yīng)用。

一、雙軌制下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院的紙質(zhì)文書檔案資料收集、整理和歸檔通常都是以年為單位進(jìn)行統(tǒng)一整理和歸檔，而醫(yī)院的電子文書檔案歸檔時(shí)間則比較隨便，在文件電子資料形成的過(guò)程中可以隨時(shí)進(jìn)行歸檔，沒(méi)有統(tǒng)一的時(shí)間規(guī)定。在歸檔流程方面，醫(yī)院的紙質(zhì)檔案資料歸檔需要進(jìn)行搜集、整理、編目錄，裝訂、審核、建立檔案索引等各種條件，但是對(duì)于醫(yī)院電子文書檔案的資料歸檔就沒(méi)有這么復(fù)雜，主要是保存在相應(yīng)的服務(wù)器當(dāng)中就可以了。通常只是建立一些電子版的索引記錄就可以，然后把電子版刻錄成光盤或者磁盤等形式保存起來(lái)。在文書檔案的利用上，通常紙質(zhì)文書檔案的利用需要使用部門或者個(gè)人提出申請(qǐng)，申請(qǐng)由文書檔案的管理部門進(jìn)行審批，然后使用人員拿著文書檔案的原件去復(fù)印或者向相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)簽字等，因此紙質(zhì)文書檔案具有較強(qiáng)的法律效率和憑證的功能，而電子文書檔案可以讓醫(yī)院的相關(guān)人員進(jìn)行在線的查詢、借閱、下載或者打印等，因此電子版的文書檔案必須具備數(shù)字印章或者水印等才能夠產(chǎn)生相應(yīng)的效應(yīng)。在文書檔案的保護(hù)方面，醫(yī)院的紙質(zhì)文書檔案安全保護(hù)措施要求的比較嚴(yán)格，首先儲(chǔ)存文書檔案資料的儲(chǔ)藏間必須干燥，同時(shí)還具有防火、防霉，防丟失功能，存儲(chǔ)房間必須定時(shí)進(jìn)行通風(fēng)，還要定期進(jìn)行灰塵的清理，而電子版的文書檔案資料保存就不會(huì)有上述問(wèn)題，但是需要考慮的是必須防止電子信息的泄露以及存儲(chǔ)介質(zhì)的損壞等問(wèn)題。

二、醫(yī)院檔案雙軌制管理的實(shí)施路徑

（一）制定雙軌制條件下的醫(yī)院檔案管理規(guī)則

醫(yī)院的文書檔案資料主要來(lái)自于醫(yī)院的行政管理、人事管理以及基礎(chǔ)建設(shè)等工作，因此檔案管理涉及了醫(yī)院各種行政人員和職能后勤科室人員。在雙軌制條件下制定文書檔案的管理原則要明確醫(yī)院電子文書檔案的制作、審批、存儲(chǔ)和歸檔流程，同時(shí)要落實(shí)好檔案室或者辦公室相關(guān)管理人員的責(zé)任。要明確紙質(zhì)檔案和電子檔案的歸檔要求必須是符合規(guī)定條件的才可以歸檔，同時(shí)要具有相同的證明效力。現(xiàn)在醫(yī)院已經(jīng)開始在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上實(shí)行OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用，因此對(duì)于電子檔案的簽收、提取、復(fù)制和索引等都要建立起一套與OA辦公系統(tǒng)相適應(yīng)的文書檔案管理流程，制定好雙軌制條件下的醫(yī)院文書檔案管理規(guī)則，從而有助于醫(yī)院的紙質(zhì)檔案和電子檔案歸檔的科學(xué)性。

（二）電子檔案和紙質(zhì)檔案同步歸檔

在雙軌制條件下，要求醫(yī)院的文書檔案能夠?qū)㈦娮訖n案和紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔。首先要對(duì)醫(yī)院紙質(zhì)文書檔案的歸檔流程進(jìn)行優(yōu)化，現(xiàn)在醫(yī)院的紙質(zhì)檔案歸檔流程已經(jīng)相對(duì)成熟和完善，從各種文書檔案的簽發(fā)、收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)和利用等環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，同時(shí)相關(guān)的檔案管理部門也能夠嚴(yán)格的把好質(zhì)量關(guān)，采取的檔案歸檔方式也符合現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)。但是對(duì)于電子文書檔案的歸檔由于以前醫(yī)院的信息化建設(shè)不健全，還沒(méi)有形成規(guī)范的電子文檔歸檔制度，這就要求醫(yī)院及時(shí)地將生成的電子文檔通過(guò)軟件或者OA辦公系統(tǒng)傳遞給醫(yī)院檔案的管理部門，讓相關(guān)的負(fù)責(zé)人員及時(shí)地對(duì)電子文檔進(jìn)行收集、整理并歸檔，然后將其存儲(chǔ)在醫(yī)院專門的文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。

（三）做好雙軌制下檔案的保護(hù)工作

在雙軌制條件下要做好醫(yī)院文書檔案的保護(hù)工作，對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案的保護(hù)主要是對(duì)于檔案存儲(chǔ)條件的保護(hù)，防止檔案在存儲(chǔ)中或者借閱傳遞過(guò)程中造成紙質(zhì)檔案丟失或者毀損等情況，而對(duì)于電子檔案的保護(hù)就需要制定嚴(yán)格的制度，要定期地對(duì)電子的檔案存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查，同時(shí)要做好電子檔案的備份制度，在電子文書檔案存儲(chǔ)介質(zhì)遇到病毒或者其他原因造成數(shù)據(jù)丟失或者毀損的時(shí)候能夠及時(shí)地進(jìn)行恢復(fù)。

三、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院內(nèi)部管理科學(xué)化的重要體現(xiàn)，因此醫(yī)院一定要重視檔案的管理工作，采用雙軌制的管理方式，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定的運(yùn)行。

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