芻議醫(yī)院人事檔案數(shù)字化運(yùn)用的困境

孫燕

摘要：醫(yī)院的人力資源構(gòu)成比較復(fù)雜，因此加強(qiáng)醫(yī)院的人事檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展至關(guān)重要。現(xiàn)在各大醫(yī)院為了能夠提升人事檔案管理的效率，都在加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，但是目前在醫(yī)院人事檔案的數(shù)字化運(yùn)用方面還存在一些困境，比如數(shù)字化意識薄弱、軟硬件設(shè)施不健全、電子化認(rèn)可程度低等，嚴(yán)重影響了醫(yī)院人事檔案數(shù)字化的進(jìn)程，因此醫(yī)院要針對以上問題加大數(shù)字化建設(shè)的力度，不斷提升醫(yī)院信息化管理的水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案;數(shù)字化;困境

近年來，隨著國家醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，醫(yī)院的醫(yī)療行為和人才引進(jìn)機(jī)制也發(fā)生了重大的變化。很多醫(yī)院為了能夠在激烈的市場競爭中處于領(lǐng)先地位，都在不斷地引進(jìn)各種專業(yè)人才加入到醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)隊伍當(dāng)中。因此對于醫(yī)院的人事檔案管理就會面臨很復(fù)雜的情況。醫(yī)院的人員構(gòu)成比較復(fù)雜，除了有醫(yī)療人員、護(hù)理人員、財務(wù)人員、工程人員以外，還包括一些職能后勤科室的專業(yè)人員等，這些構(gòu)成了醫(yī)院人事檔案所有的內(nèi)容。因此對于醫(yī)院的人事檔案管理部門要想管理龐大的醫(yī)院人事隊伍就必須借助信息數(shù)字化的技術(shù)，只有這樣才能夠科學(xué)的對人事檔案進(jìn)行管理，為醫(yī)院的臨床研究，醫(yī)療科研提供可靠的人才資料，同時也為醫(yī)院的決策者發(fā)現(xiàn)人才、重用人才提供可靠的依據(jù)。傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會對于人事檔案管理的需要，醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)勢在必行，雖然現(xiàn)在各大醫(yī)院在人事檔案管理方面已經(jīng)建立了專用的軟件系統(tǒng)，同時也設(shè)置了專用的檔案數(shù)據(jù)庫來儲存人事檔案的電子信息，但是適用范圍仍然非常狹小，人事信息數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展比較緩慢，醫(yī)院的人事檔案數(shù)字化進(jìn)程還是停留在一些表面工作上，沒有真正地把人事檔案的數(shù)字化管理與醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展緊密的結(jié)合，存在一些困境。

一、人事檔案數(shù)字化運(yùn)用的困境

（一）檔案數(shù)字化的意識比較薄弱

人事檔案反映了醫(yī)院各種人才的基本資料，也是醫(yī)院發(fā)展學(xué)科建設(shè)最重要的參考資料，但是醫(yī)院對于人事檔案數(shù)字化建設(shè)存在認(rèn)識不夠的情況，很多醫(yī)院的工作人員對于人事檔案數(shù)字化的觀念仍然停留在紙質(zhì)檔案的階段，人才資料也是通過紙質(zhì)傳遞的方式，很少開展數(shù)字化檔案的傳遞工作，這也讓醫(yī)院人事檔案的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程比較緩慢。還有很多醫(yī)院的人事檔案管理人員只是把電子文檔作為紙質(zhì)文檔最終定稿的輔助，等到電子文檔經(jīng)過幾次修改確定以后，就會把電子文檔打印出來保存到醫(yī)院的人事檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，電子文件隨后就被刪除。再次利用紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化操作時就必須重新進(jìn)行掃描錄入到人事檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，這在無形之中增加了人事檔案數(shù)字化的工作量。

（二）醫(yī)院人事檔案硬件設(shè)施建設(shè)不完善

醫(yī)院的人事檔案數(shù)字化管理需要軟件和硬件雙方面的保障，在硬件方面要想讓醫(yī)院人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，必須采用專用高效而且功能強(qiáng)大的掃描儀進(jìn)行掃描，很多醫(yī)院對于一些病例檔案已經(jīng)實現(xiàn)了信息化采集高效掃描，這種方式拍攝速度快，成像質(zhì)量高，也不需要對原來的檔案進(jìn)行拆解，避免了對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂和還原的過程，但是對于人事檔案來說掃描設(shè)備卻無法滿足不同類型檔案的數(shù)字化要求，同時高速掃描儀在對人事檔案進(jìn)行掃描時受到外部因素的影響以及掃描人員責(zé)任心不強(qiáng)等，很難保證掃描的人事信息具有一致性，掃描的圖片質(zhì)量也會模糊不清，導(dǎo)致人事檔案的電子化信息無法使用。掃描設(shè)備也要配合專業(yè)的軟件來進(jìn)行，由于醫(yī)院的人事檔案數(shù)字化管理沒有受到醫(yī)院應(yīng)有的重視，因此在檔案數(shù)字化軟件系統(tǒng)投入方面也存在不足的情況，這些都限制了人事檔案數(shù)字化的開展。

（三）醫(yī)院對于電子人事檔案的認(rèn)可程度比較低

現(xiàn)在各個部門在使用人事檔案的信息時還是偏重于紙質(zhì)資料，因為數(shù)字化的人事檔案在傳遞過程中沒有辦法確保數(shù)據(jù)是否存在被篡改的嫌疑，同時電子文檔也無法讓領(lǐng)導(dǎo)簽名蓋章，難以判斷真實性。這樣就會造成電子數(shù)據(jù)的保密性和真實性與真實的紙質(zhì)檔案存在一定的差距，導(dǎo)致了醫(yī)院的人事檔案數(shù)字化進(jìn)程一直沒有得到有效的開展。

二、完善人事檔案數(shù)字化運(yùn)用的對策

首先醫(yī)院要重視人事檔案數(shù)字化建設(shè)對醫(yī)院發(fā)展的重要作用，紙質(zhì)化的人事檔案信息在傳遞過程中很容易造成檔案的丟失、毀損，保存時間過長也會造成字跡模糊，影響相關(guān)部門對于檔案的查閱和考核。因此必須加快人事檔案數(shù)字化進(jìn)程，這樣不但能夠讓人事檔案信息可以長久的保存，同時也可以節(jié)約大量的人事檔案紙質(zhì)存儲的空間，讓醫(yī)院的有限空間可以為醫(yī)療服務(wù)。其次要做好人事檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，在硬件方面醫(yī)院要配備專業(yè)的掃描設(shè)備，同時也要與軟件公司進(jìn)行洽談，加快人事檔案軟件信息方面的建設(shè)，同時醫(yī)院也要聘請專業(yè)人員對人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)，讓他們科學(xué)合理的對醫(yī)院的人事檔案進(jìn)行電子數(shù)據(jù)化的處理。在人事檔案安全管理方面，要加強(qiáng)相關(guān)的管理制度，確保電子數(shù)據(jù)不被泄露，應(yīng)該要加強(qiáng)全院對于人事檔案數(shù)字化管理的宣傳教育工作，讓醫(yī)院的工作人員都能夠意識到數(shù)字化的檔案對于醫(yī)院發(fā)展的重要作用，增強(qiáng)人事檔案管理意識，對于每個人的人員信息發(fā)生變動都要及時地傳遞給人事部門進(jìn)行數(shù)字化的更新，確保人事檔案數(shù)字化都是最新的人事資料。

三、結(jié)語

醫(yī)院的人事檔案數(shù)字化建設(shè)關(guān)系到每一位員工的切身利益，因此一定要引起醫(yī)院相關(guān)部門的重視，及時的解決人事檔案數(shù)字化運(yùn)用中存在的一些困境，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案的科學(xué)化發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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