淺談基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑

韓穎

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展和變遷，在現(xiàn)代化管理中，基層事業(yè)單位的檔案管理也越來越受到重視，改變傳統(tǒng)檔案管理模式。最大程度上滿足事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展的需求，但是在實(shí)際的管理過程中，還是存在很多問題，文章針對(duì)基層事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化路徑得以更好的發(fā)展進(jìn)行淺析，進(jìn)一步為單位檔案管理的實(shí)際工作提供一些參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化路徑;分析

以大數(shù)據(jù)為背景的現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展過程中，事業(yè)單位的辦公環(huán)境和管理都在逐步發(fā)生變化，在傳統(tǒng)的檔案管理中，工作大都是人工完成，而現(xiàn)代化信息管理的建立可以很好改變這一現(xiàn)狀，也成了現(xiàn)代化辦公的發(fā)展主流，而且傳統(tǒng)的辦公方式也已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代化工作的需求?，F(xiàn)代化信息技術(shù)很大程度上提升了辦公效率，從可持續(xù)發(fā)展的角度而言，此管理方法可以有效降低人工，為單位節(jié)省成本?；诖?，加強(qiáng)單位檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)，提升單位管理和發(fā)展的實(shí)效性。

1、基層事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.1工作效率低

當(dāng)前階段，我國(guó)很多事業(yè)單位的檔案管理還是采用紙質(zhì)存檔和管理，這在很大程度上限制了很多實(shí)際工作的開展，而且紙質(zhì)檔案容易損壞，且不易長(zhǎng)期保存，還占據(jù)地方，從各方面綜合考量，從檔案的建立、歸檔、分類等工作都不是簡(jiǎn)單易做的工作，且人工工作量繁雜，在很多細(xì)節(jié)上也容易出現(xiàn)問題。除此之外，很多安單位由于缺乏現(xiàn)代化信息管理體系，在檔案查檢時(shí)步驟繁復(fù)，且容易出錯(cuò)，還浪費(fèi)人力資源，降低工作效率，這種滯后的檔案管理方式，使得很多單位的各項(xiàng)檔案都被擱置，利用率不夠[1]。

1.2缺乏完善的管理制度

就目前而言，單位在檔案管理的工作中，缺乏完善的管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理工作大都比較隨意，在管理上的也比較缺乏具體的措施和方法，在實(shí)際的工作中也容易出現(xiàn)混亂的情況，很多檔案卷宗的記錄也不夠清晰明了，在檔案歸類方面也比較隨意，在實(shí)際需求時(shí)造成檔案缺失和遺漏，先關(guān)工作人員工作量大，但是收效甚微，在整理檔案時(shí)也沒有明確的規(guī)劃方向，在實(shí)際的工作過程中沒有行之有效的具體方案，管理模式也不夠先進(jìn)，缺乏創(chuàng)新，長(zhǎng)此以往也會(huì)造成單位檔案管理工作的滯后，使工作質(zhì)量得不到提升。

1.3檔案檢索繁復(fù)

將檔案管理合理分類和歸檔是為了在日常工作中更方便的查詢和檢索，但是就目前而言單位對(duì)于此項(xiàng)工作都不夠重視，在檔案檢索和查詢工作中大都是采用人工的方式，現(xiàn)有的檢索方式也不夠健全，這樣的情況對(duì)單位檔案管理有一定的影響。利用信息技術(shù)建立完善的檢索系統(tǒng)，相比傳統(tǒng)人工檢索和查詢的模式更能凸顯其優(yōu)勢(shì)，這也是當(dāng)前階段事業(yè)單位檔案管理工作中需要解決的當(dāng)務(wù)之急。

1.4缺乏額專業(yè)的管理人員

事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的工作重視度都不足，進(jìn)而檔案管理的工作人員的也相對(duì)不夠?qū)I(yè)，一部分檔案管理人員學(xué)歷素質(zhì)不高，還有很多檔案管理員是臨時(shí)從其他部門借調(diào)過來，以上要求都不達(dá)標(biāo)，管理人員的專業(yè)性也直接影響到了檔案管理工作效率。

2、基層單位檔案管理的現(xiàn)代化路徑探索

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展過程中的關(guān)鍵組成部分，但是檔案管理工作本身具有很強(qiáng)的政治性和針對(duì)性，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的當(dāng)前階段，在現(xiàn)代化管理體系中對(duì)單位檔案管理也有了更高的要求，現(xiàn)代化檔案管理就是以科學(xué)的角度利用信息技術(shù)，完善檔案管理體系，以健全的制度體系約束和促進(jìn)檔案管理工作的管理效率。

2.1建立健全檢索系統(tǒng)

檔案的保存和管理對(duì)于事業(yè)單位而言是非常重要的，將檔案管理工作往現(xiàn)代化方向發(fā)展，單位就需要建立一套科學(xué)完整的檢索系統(tǒng)，全面提升單位檔案管理工作的實(shí)效性，也使得單位的檔案檢索系統(tǒng)更加規(guī)范和專業(yè)的管理，整體而言，單位建立全面的電子檢索系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化管理技術(shù)和方式完善檔案檢索系統(tǒng)，除此之外，檢索系統(tǒng)也要根據(jù)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顟B(tài)和需求，以此保障檔案管理的工作效率的提升[2]。

2.2構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)

在事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際工作中，要以現(xiàn)代化管理為目標(biāo)，提升檔案管理工作的實(shí)效性，就要實(shí)現(xiàn)更加規(guī)范和科學(xué)的管理模式，將日常工作落到實(shí)處，明確員工的崗位職能，不要將工作流于形式，在工作中出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，降低在工作中的失誤率，也能更好的提升檔案管理中的工作效率，嚴(yán)格按照規(guī)章制度的進(jìn)行工作，提升員工的工作責(zé)任感，進(jìn)而提升單位的整體運(yùn)營(yíng)效率。

2.3提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

其實(shí)總體而言，檔案管理員的工作本身是一項(xiàng)具有嚴(yán)謹(jǐn)性的工作，而且工作本身也有相當(dāng)?shù)谋Ｃ苄?，所以?duì)于管理人員的專業(yè)素質(zhì)也有更高的要求，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)也是決定檔案管理質(zhì)量好壞的決定性因素，為了提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，單位也要加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，提升人員思想覺悟，擴(kuò)展知識(shí)面，更好的適應(yīng)現(xiàn)代化管理體系，制定行之有效的管理制度，約束管理人員在日常工作中的言行，保障檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范化，單位也要適時(shí)引入更加專業(yè)的管理人才，為員工樹立正確的工作信念，熟練掌握工作技能，更好的做好檔案工作，積極采取現(xiàn)代化管理方式，提升單位檔案管理的管理水平[3]。

結(jié)束語

綜上所述，在基層事業(yè)單位的檔案管理中，以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理為目的，在實(shí)際的工作過程中其優(yōu)勢(shì)也是不言而喻的，完善單位的現(xiàn)代化制度管理體系，有效提升檔案管理工作的實(shí)效性，在具體的工作開展中也要提升管理人員的專業(yè)度和政治思想覺悟，將具體工作落到實(shí)處，提升單位綜合管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]高婀.事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化和現(xiàn)代化路徑[J].中外企業(yè)家，2018 （23）：102.

[2]王巖.論基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2018，39 （17）：70-71.

[3]洪建華.基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑探索[J].中國(guó)管理信息化，2017，20 （22）：189-190.