信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

摘要：信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用效果顯著，已經(jīng)得到了社會(huì)的廣泛關(guān)注。本文將圍繞信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用意義進(jìn)行闡述，詳細(xì)的分析其具體的應(yīng)用方式，旨在為日后研究應(yīng)用工作的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;云存儲和備份

前言：

信息技術(shù)在事業(yè)單位中檔案管理中的應(yīng)用意義較為突出，但是在實(shí)際操作環(huán)節(jié)中仍然存在一些顯著的問題。需要充分根據(jù)當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際情況注重提升工作人員的計(jì)算信息技術(shù)應(yīng)用水平，認(rèn)識到其具體應(yīng)用的重要性，使之適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際需要。

一、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用意義

將信息技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理中可以提升整體管理效率，是對傳統(tǒng)檔案管理工作的更新與完善，并逐步朝著電子檔案管理的方向發(fā)展，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管信息的集中化管理。在此環(huán)節(jié)中，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢對檔案資源進(jìn)行處理與篩選，準(zhǔn)確的對其進(jìn)行歸類，與計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)相結(jié)合，將有效的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化的分類，并設(shè)置不同的專題欄目，在搜索欄中可以準(zhǔn)確的篩選出所需要的檔案信息，有助于減少人為操作的誤差。其信息技術(shù)以其共享功能的優(yōu)勢可以加強(qiáng)事業(yè)單位各個(gè)部門之間的溝通與協(xié)作，將檔案數(shù)據(jù)信息通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的方式進(jìn)行傳播，有助于提升事業(yè)單位的整體工作效率，節(jié)約人力資源的消耗，減少運(yùn)行管理成本。同時(shí)，還可以優(yōu)化事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)，事業(yè)單位規(guī)模逐漸擴(kuò)大，人員數(shù)量也呈現(xiàn)上升的趨勢，在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，如果使用傳統(tǒng)的檔案管理方式將會(huì)造成更大的成本，部分事業(yè)單位的檔案管理人員由別的部門臨時(shí)借調(diào)進(jìn)行管理，對相關(guān)檔案管理的專業(yè)知識掌握不透徹，而借助信息技術(shù)的優(yōu)勢可以減輕工作人員的工作壓力，全身心的投入到各自的崗位中，有助于提升檔案管理效率[1]。

二、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用方式

（一）云儲存和備份的應(yīng)用

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的被廣泛應(yīng)用，主要借助信息技術(shù)中的云儲存和備份功能開展工作，并始終堅(jiān)持循序漸進(jìn)的原則。第一，在進(jìn)行檔案管理的過程中，與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相連接，將事業(yè)單位的檔案信息準(zhǔn)確的輸入單位管理系統(tǒng)中，為了減輕工作壓力，可以通過掃描的方式進(jìn)行，有助于提升檔案信息的準(zhǔn)確性，并搜索云終端設(shè)備，將檔案信息進(jìn)行儲存。第二，部分地區(qū)事業(yè)單位在檔案管理的過程中，長期受到傳統(tǒng)管理理念的影響，管理方式單一，采用紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行管理，而將信息技術(shù)應(yīng)用其中時(shí)，可以保證檔案管理朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，將紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字版，為了防止檔案信息的丟失，借助信息技術(shù)中的云備份功能進(jìn)行及時(shí)的備份，方便了管理人員對其進(jìn)行集中管理。第三，云儲存與云備份功能在事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢較為顯著，將具體的檔案信息展示在管理人員的面前，并將整理好的檔案信息進(jìn)行整合，將需要保存的信息輸入到云端設(shè)備中，添加密碼保護(hù)，相關(guān)的工作人員需要登錄密碼以及用戶名的方式才能訪問，一定程度上可以有效的避免出現(xiàn)檔案信息泄露的問題。

（二）計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行管理

隨著現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)程序逐漸完善，并在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮作用，有助于提升檔案管理效率。第一，事業(yè)單位要始終堅(jiān)持引進(jìn)來與走出去相結(jié)合的原則，積極借鑒優(yōu)秀單位檔案管理專業(yè)程序，取其精華，去其糟粕，應(yīng)用在本單位的檔案管理中，構(gòu)建完善的檔案信息管理程序，并對檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)測，針對其檔案管理環(huán)節(jié)中存在的問題進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，保證程序設(shè)計(jì)的有效性。第二，事業(yè)單位由于人事調(diào)動(dòng)或是其它工作的需要，會(huì)用到工作人員的檔案信息，在此環(huán)節(jié)中，借助計(jì)算機(jī)專業(yè)程序的方式有針對性的調(diào)取需要的檔案信息，為工作人員減輕了工作壓力，減少人力資源的消耗，可以有效的避免在工作中存在的誤差。第三，在檔案管理環(huán)節(jié)中，對管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平要求較高，為此，在實(shí)際操作的前期階段，要對計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行優(yōu)化，并做好前期的培訓(xùn)工作，引導(dǎo)相關(guān)的管理人員掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)硬件以及軟件的使用方式，熟悉計(jì)算機(jī)操作流程，并在實(shí)際的操作環(huán)節(jié)中嚴(yán)格按照流程開展工作，有助于從整體上提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量[2]。

（三）有效實(shí)現(xiàn)共享管理

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的逐漸到來，為計(jì)算機(jī)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用提供了技術(shù)支撐，以此順應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。第一，云技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，并在實(shí)際的應(yīng)用過程中獲得了認(rèn)可，在事業(yè)單位中的檔案管理工作也是如此，當(dāng)前的手機(jī)以及電腦終端設(shè)備發(fā)展較為健全，在云終端的傳輸入口中可以將檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的傳輸，有助于提升檔案管理水平。第二，云共享功能在事業(yè)單位檔案管理中將發(fā)揮優(yōu)勢，借助信息技術(shù)的方式，將檔案管理工作進(jìn)行集中管理，利用云管理的作用提升檔案信息的共享程度，并注重加強(qiáng)部門之間的交流于合作，使之符合當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理工作發(fā)展的實(shí)際情況。第三，檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)理念逐漸滲透，部門之間可以根據(jù)自身的需要按照規(guī)定對其檔案進(jìn)行下載，并將關(guān)鍵的檔案信息進(jìn)行上傳，做好檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)工作，及時(shí)消除安全隱患為，為事業(yè)單位檔案管理營造安全的氛圍，防止出現(xiàn)信息泄露的問題。構(gòu)建檔案信息網(wǎng)，根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況構(gòu)建完善的信息溝通機(jī)制，并對檔案信息管理流程進(jìn)行優(yōu)化，保證檔案信息準(zhǔn)確的傳輸，并為檔案管理工作的進(jìn)行提供安全保障。

結(jié)論：

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用方式具有多樣性，主要借助信息技術(shù)中的云儲存和備份有效的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。建立健全完善的監(jiān)督運(yùn)行保障機(jī)制，針對在實(shí)際監(jiān)督運(yùn)行中存在的問題進(jìn)行及時(shí)的糾正，有助于提升檔案管理效率，保證事業(yè)單位平穩(wěn)運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]于海騰.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J/OL].電子技術(shù)與軟件工程，2019 （23）：251-252.

[2]徐維欣.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的分析[J].中外企業(yè)家，2019 （36）：107.

作者簡介：金國輝（1987.4.7）男，民族：滿，籍貫：吉林洮南，學(xué)歷：本科，職稱：館員（檔案管理），研究方向：檔案管理。