某院藥庫智能化管理工作實踐

邵健

江蘇省張家港市第一人民醫(yī)院藥學(xué)部，江蘇張家港 215600

隨著醫(yī)療改革的不斷深入，藥品購銷零加成、兩票制、4+7 帶量采購等一系列政策的實施；現(xiàn)階段，國家對醫(yī)療機構(gòu)藥品管理有著越來越高的要求，經(jīng)濟、高效、科學(xué)的管理藥庫顯得十分必要[1]。目前大部分的上級三甲醫(yī)院藥庫管理都實現(xiàn)了全面信息化，對該院發(fā)展藥庫智能化管理有了很大的啟發(fā)，也提供了寶貴的經(jīng)驗。藥庫智能管理項目，從醫(yī)院藥庫管理的實際情況入手，通過分析醫(yī)院藥庫管理的業(yè)務(wù)流程，研究藥品采購計劃自動生成、供應(yīng)商管理電子化、藥品移動驗收、入庫上架、冷鏈倉儲管理等幾個關(guān)鍵業(yè)務(wù)點，對該院現(xiàn)有HIS 系統(tǒng)、浩宇南天系統(tǒng)、國尚信科技等多平臺進行對接整合，設(shè)計既有通用性又有個性化功能的藥庫智能管理模型，實現(xiàn)了采購計劃自動生成、發(fā)布、PDA 驗收、電子發(fā)票導(dǎo)入、貨位管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等的數(shù)字化。

1 管理方法

藥庫智能管理模式與工作流程具體如下。

1.1 藥庫智能管理模型組成

該院藥庫智能管理模型基于HIS 系統(tǒng)、浩宇南天系統(tǒng)、國尚信科技系統(tǒng)的對接整合，通過互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)條碼識別、計算機、PDA 等硬件設(shè)備的結(jié)合而建立，主要包括溫濕度管理（國尚信科技）、藥庫管理（HIS）、供應(yīng)鏈管理（浩宇南天）3 大部分，具體功能涵蓋溫濕度自動記錄、溫濕度自動報警、庫存管理、藥品養(yǎng)護、儲位管理、出入庫管理、藥品目錄維護、人員管理、采購管理、配送管理、電子發(fā)票信息管理、資質(zhì)管理、藥品編碼匹配、兩票核驗、PDA 移動驗收、供應(yīng)商考核管理等。

1.2 藥庫智能化管理工作流程

智能化管理前，藥庫工作流程主要為：①采購：需以采購計劃單為依據(jù)，在采購平臺上逐個填報，供應(yīng)商查看計劃情況也只能在采購平臺上完成。②來貨驗收：需憑票驗收，行紙質(zhì)記錄。③上架藥品：對貨位進行逐個查詢，或者僅憑借記憶上架藥品。④錄入票據(jù)：采用手工錄入方式[2-3]。⑤藥品出庫：以庫單為依據(jù)，逐條發(fā)放藥品。⑥藥品盤點：以盤點單為依據(jù)，對藥品進行盤點。智能化管理模式對部分需要依靠手工的環(huán)節(jié)、需耗費大量精力與時間的步驟、極易出現(xiàn)差錯的環(huán)節(jié)進行了優(yōu)化，以下為智能藥庫管理模式：①采購：藥庫在HIS 系統(tǒng)上按照現(xiàn)有庫存、實際消耗量、藥品基數(shù)綜合生成采購計劃單，審核后上傳至省采購平臺，藥品配送商可以查看各自的采購計劃明細，隨即與公司藥品信息進行匹配，生成配送計劃表，對庫存不足、價格調(diào)整、效期短的藥品會及時反饋，給醫(yī)院采購作出調(diào)整保證臨床藥品供應(yīng)。配送商按照計劃表開具紙質(zhì)發(fā)票和隨貨同行單據(jù)，同時生成電子票據(jù)信息上傳至浩宇南天平臺，浩宇系統(tǒng)具有藥品編碼自動匹配、 電子發(fā)票的導(dǎo)錄、 兩票制信息網(wǎng)上核查、PDA 藥品二維碼驗收等功能，在省采購平臺、供應(yīng)商系統(tǒng)和醫(yī)院HIS 系統(tǒng)間起到了橋梁紐帶作用。②來貨驗收：通過手持PDA 掃描藥品物流碼可以顯示藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、廠家、有效期（近效期藥品PDA 會自動提醒）、兩票信息等核對無誤后選擇收貨，也可選擇整零收貨類型，對個別藥品進行拒收退貨。③上架藥品：HIS 系統(tǒng)按照藥品儲存條件、藥理屬性、發(fā)貨習(xí)慣等合理分配儲位，后續(xù)還將加入倉儲管理系統(tǒng)功能，有智能設(shè)備對路徑與貨位進行指示，上架之后進行再次確認(rèn)，掃描時責(zé)任到人。④錄入票據(jù)：浩宇南天系統(tǒng)自動核對供應(yīng)商上傳的電子發(fā)票信息與藥品驗收信息是否匹配，有無未配送、未驗收、開票價格差異等，匹配完成后通過端口將發(fā)票信息導(dǎo)入HIS 系統(tǒng)進行入庫操作，擺脫以往繁瑣的手工輸入，既提高了工作效率，也降低了票據(jù)錄入差錯。⑤藥品出庫：各部門的藥品采購單發(fā)送到藥庫后，HIS 系統(tǒng)會按照庫房藥品儲位規(guī)則、現(xiàn)有庫存等自動生成藥品發(fā)放清單，員工可有序、高效、正確地發(fā)放藥品。出庫人員按照發(fā)藥清單出庫給各部門，后續(xù)將加入倉儲管理系統(tǒng)功能，通過移動PDA 可進行智能顯示，發(fā)貨時實現(xiàn)無紙化，可進行多區(qū)域同時作業(yè)，直接在PDA 上完成藥品出庫和結(jié)存數(shù)清點。⑥藥品盤點：由系統(tǒng)對盤點任務(wù)進行智能顯示，可采用多種盤點模式。

1.3 藥庫管理方式

①人員管理方式：嚴(yán)格遵循“責(zé)任到人”的原則，員工有各自的登錄賬號和權(quán)限，系統(tǒng)采用電子記錄的方式對各任務(wù)作業(yè)過程中的關(guān)鍵人員、時間信息與任務(wù)內(nèi)容等進行記錄，并對個人工作量進行隨時查詢與統(tǒng)計，在藥庫工作質(zhì)量評估、員工績效考核、差錯事故調(diào)查取證明確責(zé)任方面都有強大的數(shù)據(jù)支撐[4]。②供應(yīng)商管理：簡單操作后，可對供應(yīng)商資質(zhì)進行妥善管理；系統(tǒng)可通過批號、效期、非整件藥品配送次數(shù)、配送率、及時性等指標(biāo)對供應(yīng)商進行自動考核，以此來督促供應(yīng)商按要求、計劃、按時配送藥品。③效期管理：應(yīng)用系統(tǒng)后，可對來貨批次進行限制，將在庫總批次控制在3 個以下，對效期小于6 個月的藥品不予入庫，做到先進先出，并在盤點、出庫、上架以及驗收入庫等多個環(huán)節(jié)進行雙重核對，嚴(yán)格執(zhí)行批號管理；并且系統(tǒng)會自動以在庫藥品效期、消耗量、滯銷藥品報表等為依據(jù)，對相應(yīng)供應(yīng)商進行提醒，當(dāng)藥品庫存量達到了預(yù)先設(shè)置的臨界值時，供應(yīng)商會接收到退貨通知，以此來對藥品進行提前調(diào)度，避免過期損失浪費藥品資源。④冷鏈管理：隨著國家對冷藏藥品、生物制品等藥品生產(chǎn)、流通環(huán)節(jié)監(jiān)管力度的加強，冷鏈的全程監(jiān)管作為對冷藏藥品、 生物制品管理的重要內(nèi)容之一，已成了藥庫管理工作的重要內(nèi)容[5]。國尚信冷鏈監(jiān)測系統(tǒng)可對分散的醫(yī)用冰柜、常溫庫、陰涼庫以及冷庫的濕度與溫度進行集中管理，實現(xiàn)24 h 全程記錄、24 h 全程預(yù)警，當(dāng)環(huán)境溫濕度超過預(yù)設(shè)的范圍或某個監(jiān)測探頭欠電無信號，系統(tǒng)便會自動進行短信報警或手機App 報警。見圖1。⑤特殊藥品管理：通過登錄手持PDA 設(shè)備、掃碼驗收和人工驗收相結(jié)合的模式，后期可對各批藥品驗收情況和出入庫詳情進行快速查詢，方便賬本核對和實物清點。

圖1 冷鏈監(jiān)測云平臺數(shù)據(jù)報表（溫度℃）

2 結(jié)果

2.1 單項任務(wù)耗時比較

與應(yīng)用系統(tǒng)前比較，應(yīng)用系統(tǒng)后藥品驗收、出庫發(fā)貨、票據(jù)錄入與藥品上架每周耗時更短（P＜0.05），見表1。

2.2 差錯發(fā)生情況比較

應(yīng)用系統(tǒng)前，藥品驗收、出庫發(fā)貨、票據(jù)錄入與藥品上架各環(huán)節(jié)差錯發(fā)生次數(shù)分別為11 次、12 次、9 次、9次，共 41 次，應(yīng)用系統(tǒng)后分別為 0 次、3 次、0 次、2 次，共5 次，對比可知，應(yīng)用系統(tǒng)后各環(huán)節(jié)差錯發(fā)生次數(shù)明顯少于系統(tǒng)應(yīng)用前（P＜0.05）。

表1 應(yīng)用系統(tǒng)前后單項任務(wù)每周耗時比較[（±s），h]

表1 應(yīng)用系統(tǒng)前后單項任務(wù)每周耗時比較[（±s），h]

時間 藥品驗收 出庫發(fā)貨 票據(jù)錄入 藥品上架應(yīng)用系統(tǒng)前應(yīng)用系統(tǒng)后t 值P 值15.22±0.36 12.51±0.12 50.498＜0.001 14.96±0.55 11.91±0.25 35.698＜0.001 14.99±0.85 11.02±0.28 31.368＜0.001 11.99±0.68 9.82±0.12 22.222＜0.001

3 討論

醫(yī)院藥庫工作錯綜復(fù)雜，藥品驗收、出庫發(fā)貨、票據(jù)錄入與藥品上架等各環(huán)節(jié)均極易出現(xiàn)差錯，這不僅會影響藥庫工作質(zhì)量與效率，嚴(yán)重情況下甚至難以保障患者的用藥安全。為了提高醫(yī)院藥庫管理質(zhì)量與效率，確保安全、準(zhǔn)確使用藥物，該院在藥庫管理部分環(huán)節(jié)應(yīng)用了智能化系統(tǒng)，結(jié)果顯示，應(yīng)用系統(tǒng)后藥品驗收、出庫發(fā)貨、票據(jù)錄入與藥品上架每周耗時均短于系統(tǒng)應(yīng)用前（P＜0.05），系統(tǒng)應(yīng)用后各環(huán)節(jié)差錯明顯少于系統(tǒng)應(yīng)用前（P＜0.05），提示藥庫管理中應(yīng)用智能化系統(tǒng)有利于提高藥庫管理質(zhì)量與效率，降低差錯發(fā)生率。究其原因，通過應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，能有效實現(xiàn)藥庫管理的科學(xué)化與信息化，集中配送藥品，將藥品庫存降低，工作效率提高[6-7]。參考目前智能化管理系統(tǒng)部分功能在實際工作中的應(yīng)用，今后該院將對藥品進行全流程管理，對互聯(lián)網(wǎng)+物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行充分利用，實現(xiàn)供應(yīng)商、廠家、藥庫、藥房、病房、患者的全流程藥品流通管理，通過在藥品盤點、退藥、藥品調(diào)撥、藥房配藥、藥庫發(fā)藥、藥品驗收入庫等環(huán)節(jié)中應(yīng)用條碼識別、RFID 射頻、電子標(biāo)簽以及手持設(shè)備等技術(shù)，真正意義上實現(xiàn)了資金流、票據(jù)流、物流以及信息流的統(tǒng)一管理[8-9]。其次，在藥庫管理中應(yīng)用智能化系統(tǒng)之后，原本藥品配送企業(yè)與醫(yī)院之間的信息溝通缺陷得到了彌補，藥品供應(yīng)商能對醫(yī)院采購計劃進行及時了解，醫(yī)院也能及時判斷藥品供應(yīng)商資質(zhì)[10]。為了加強藥品倉儲安全保障，建立起了冷鏈監(jiān)控平臺，24 h 監(jiān)管全部藥品區(qū)的溫濕度，且提供短信、手機APP 與該地聲光報警系統(tǒng)，利于提高管理規(guī)范性與效率；對藥品信息流、資金流與物流行綜合管理，利于引導(dǎo)醫(yī)院構(gòu)建更具科學(xué)性與規(guī)范性的供應(yīng)鏈服務(wù)渠道，同時將醫(yī)院整體供應(yīng)鏈成本降低。

綜上所述，藥庫管理中應(yīng)用智能化系統(tǒng)利于提高藥庫管理質(zhì)量與效率，降低差錯發(fā)生率，同時有效實現(xiàn)了人員、資金、運行成本與庫存等的規(guī)范化、統(tǒng)一化管理，促使藥劑工作人員從繁瑣的藥品采購、物流操作流程上解脫出來，將醫(yī)院藥學(xué)服務(wù)水平整體提高。