探究政府單位檔案管理的困境及破解對策

李布妍

摘 要：我國經(jīng)濟迅速發(fā)展，信息化水平日益提升，人們對信息的需求量在迅速增加，但是由于政府單位檔案管理沒有引起足夠重視，檔案管理過程的復(fù)雜性和專業(yè)性，加大了檔案管理的難度，影響了檔案管理質(zhì)量和效率，使之無法滿足不斷增長的信息需求。因此，必須探討當(dāng)前檔案管理的困境及破解之策，使之在相關(guān)工作人員的協(xié)同下，實現(xiàn)檔案管理工作全方位、高效率展開。

關(guān)鍵詞：政府單位;檔案管理;困境;破解對策

0引言

隨著社會經(jīng)濟改革的快速推進，對政府管理工作提出了更高的要求。檔案管理作為政府管理工作中的重要內(nèi)容，應(yīng)引起政府單位的高度重視，尤其是在網(wǎng)絡(luò)信息時代下，檔案管理高質(zhì)量、高效率成為人們普遍心理需求。因此，應(yīng)該立足于檔案管理現(xiàn)狀，積極創(chuàng)新檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理過程，規(guī)范檔案管理內(nèi)容，破解檔案管理工作中的難題，確保職能部門檔案管理工作正常展開。

1政府單位檔案管理工作面臨的困境

1.1重視程度不夠

在社會經(jīng)濟迅速發(fā)展的今天，政府單位受傳統(tǒng)管理模式影響，重效益、輕管理，一味抓經(jīng)濟建設(shè)，而忽視了政府各項職能的發(fā)揮，影響了管理質(zhì)量和管理效率。檔案管理屬于政府職能管理中重要內(nèi)容，由于重視程度不夠，使得工作人員檔案管理意識淡薄、工作方法落后，影響了檔案管理工作效率的提升。另外，在抓經(jīng)濟建設(shè)時，檔案管理人力、物力、財力資源得不到保證，使得檔案管理部門屬于冷部門，影響了管理人員工作積極性，甚至在政府年度考核目標(biāo)中不涉及檔案管理內(nèi)容，也不設(shè)置其具體內(nèi)容和要求。

1.2檔案機構(gòu)設(shè)置不合理

檔案管理工作不被重視，其重要性被忽略，還可見于檔案機構(gòu)設(shè)置不合理。目前檔案管理工作具體職能分別為其他部門所行使，極大影響著檔案管理信息調(diào)度效率。檔案機構(gòu)沒有設(shè)置一個專門的部門，使得在檔案信息的收集、歸檔、管檔過程中極不規(guī)范，不利于檔案管理質(zhì)量的提高。

1.3檔案收集完整性不足、規(guī)范性較差

檔案管理的不規(guī)范性還表現(xiàn)在檔案信息的收集方面缺乏規(guī)范的程序，導(dǎo)致收集過程出現(xiàn)各種各樣的問題。加之，檔案管理機構(gòu)缺少專門的人才和充足的經(jīng)費，使之在信息收集過程易受干擾，從而影響檔案信息的完整性。當(dāng)前大部分檔案管理人員做不到確保當(dāng)年檔案信息的完整性，給后期的管檔、調(diào)檔帶來了諸多不便，影響著檔案信息的利用價值。檔案信息不是一個靜態(tài)不變的過程，而是受客觀因素影響，是一個動態(tài)的綜合管理過程，因此，如果檔案管理效率低下，會影響檔案信息的真實性、時效性。

1.4檔案管理質(zhì)量差

當(dāng)前，一些政府單位檔案管理沒有根據(jù)信息變更情況加以修正，使之易出現(xiàn)檔案準(zhǔn)確性、科學(xué)性、合理性等問題，因此，要提高檔案管理質(zhì)量，在這些方面還需要加強。另外，在信息化條件下，檔案管理必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，且實施信息數(shù)據(jù)共享，而部分政府單位檔案管理依然采用傳統(tǒng)的管理方式及手段，給檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)帶來了很大的阻礙，同時，也影響著檔案管理質(zhì)量的提高。

2政府單位檔案管理困境破解對策

2.1政府單位高度重視，加大檔案管理宣傳力度

檔案科學(xué)規(guī)范化管理有利于政府根據(jù)檔案信息開展宏觀管理工作，行使宏觀管理職能，也有利于其他部門工作的展開及職能的履行，同時，也方便人們共享信息及高效開展生產(chǎn)經(jīng)營活動。因此，檔案管理工作重要性不言而喻，應(yīng)該引起政府單位的高度重視，一方面，應(yīng)該單位內(nèi)部加大宣傳力度，可以讓其他部門了解檔案管理工作的重要性并加深對檔案管理內(nèi)容的認識，從而自覺將檔案管理納入日常政府工作軌道之中;一方面借助媒介相關(guān)力量加大宣傳力度，以引起全社會的關(guān)注與重視，為檔案信息的收集、入檔、管檔提供有利條件。另外，網(wǎng)絡(luò)化信息化時代的到來，為檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提供了契機，因此，政府單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理信息化工作，將信息化管理納入政府重要工作內(nèi)容之中，優(yōu)化檔案管理過程，在信息收集、入檔等日常工作中實行實名制，提高檔案管理效率，確保檔案信息共享的真實性、規(guī)范化、有效性。

2.2健全檔案管理機制，落實工作細則

檔案管理在政府單位日常工作中發(fā)揮著重要的作用，便于其他部門高效開展工作，因此，應(yīng)該立足于常態(tài)化管理，建立并健全檔案管理機制，將檔案管理真正落到實處。為此，應(yīng)對具體工作進行細化，從小處著眼，善于發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，提高整體檔案管理質(zhì)量和水平。要保證檔案管理的規(guī)范化、高效化操作，需要構(gòu)建一個強有力的監(jiān)管體系，首先成立一個監(jiān)管部門，保證檔案具體管理工作的落實到位，并能不定期地開展檔案信息的復(fù)查工作;其次，須要借助社會力量進行科學(xué)監(jiān)督，使之檔案管理人員能夠充分發(fā)揮主觀能動性，保證信息來源的真實性、有效性;最后，加大檔案管理力度的目的在于讓檔案信息能夠反映社會發(fā)展實際情況，同時，能夠服務(wù)于社會。因此，政府單位應(yīng)該成立一個專門的檔案管理機構(gòu)，做好檔案管理工作，備足服務(wù)意識，落實工作細則，細化工作任務(wù)，強化檔案管理。

2.3將檔案意識的強化工作納入政府工作體系當(dāng)中

提高檔案管理質(zhì)量和效率，需要一個完善的、規(guī)范的政府工作體系。受制于傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案工作人員管理意識淡薄、積極能動性不高，使得檔案管理始終處在一個低水平上徘徊。因此，基于檔案管理工作的重要性，首先需要政府單位領(lǐng)導(dǎo)采取全面的、綜合的管理方法，并健全政府工作體系，激發(fā)檔案工作人員的管理意識及積極能動性，使之履行好自己的職責(zé)。其次，依據(jù)檔案管理實際情況，明確各個部門及各個人員的職責(zé)，并制定與完善管理規(guī)章制度，增強工作人員的責(zé)任意識，構(gòu)建檔案管理工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、逐級負責(zé)及分級建檔管理的工作體系。

2.4創(chuàng)建信息化檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理不僅效率低下，浪費大量的人力、物力、財力，而且內(nèi)容不規(guī)范，管理水平不高?；诖?，應(yīng)該創(chuàng)建現(xiàn)代信息化檔案管理模式，加快信息化建檔過程，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)平臺下建檔方式的轉(zhuǎn)變，有效避免重復(fù)建檔、信息遺漏等問題的發(fā)生，確保信息的完整性、規(guī)范化，并且能加快信息傳播速度，實現(xiàn)信息實時共享，提升資源利用率。同時，政府還應(yīng)該調(diào)動足夠資源支持信息化檔案管理工作，提升檔案管理的專業(yè)化、智能化水平，減少工作人員的管理任務(wù)。另外，信息化檔案管理模式也有其不利的一面，基于此，政府還要加強信息安全工作，給檔案管理創(chuàng)建一個優(yōu)良的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

3 結(jié)語

目前，檔案管理各個環(huán)節(jié)上都有問題存在，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、信息化絕非易事，因此，應(yīng)該根據(jù)檔案管理現(xiàn)狀，積極探討破解之策，除了政府要高度重視外，各個職能部門也要認識到加強檔案管理的重要性與緊迫性，將檔案管理納入日常工作體系中，落實工作原則，細化工作任務(wù)，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

參考文獻：

[1] 昝潤嬌.政府單位檔案管理的困境及破解對策[J].? 辦公室業(yè)務(wù). 2020（01）.

[2] 劉曉菁.當(dāng)前檔案工作的主要矛盾及其破解對策[J].? 辦公室業(yè)務(wù). 2019（15）.

[3] 周本仙.推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化措施[J].? 辦公室業(yè)務(wù). 2020（04）.

（梅里斯達斡爾族區(qū)綜治中心）