優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的思考

●李 紅

高校財(cái)務(wù)報(bào)賬是財(cái)務(wù)部門經(jīng)常性工作，也是高校財(cái)務(wù)管理重要的組成部分。在日常報(bào)賬工作處理中，不僅業(yè)務(wù)量大，而且突發(fā)情況多，尤其是報(bào)銷流程設(shè)計(jì)不夠科學(xué)，使報(bào)賬難、難報(bào)賬問(wèn)題比較突出。所以，優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，解決現(xiàn)行報(bào)銷流程存在的問(wèn)題，對(duì)提高高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的工作效率，更好地服務(wù)于廣大師生具有重要意義。

一、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程現(xiàn)狀

目前師生可在任意時(shí)間通過(guò)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)預(yù)約報(bào)銷。在這個(gè)系統(tǒng)開啟后，以往抽號(hào)排隊(duì)等候報(bào)銷，尤其到年底天天排長(zhǎng)蛇陣的壯觀場(chǎng)面終于消失了，這是一個(gè)重大地改進(jìn)。其具體處理流程如下：（1）需要報(bào)賬的廣大師生，先分類整理好要報(bào)銷的各種單據(jù)。如差旅費(fèi)類票據(jù)、管理費(fèi)類票據(jù)、固定資產(chǎn)類票據(jù)等。（2）根據(jù)票據(jù)類型上財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)填寫相關(guān)要素進(jìn)行預(yù)約。（3）打印填寫好的報(bào)銷單，并將相應(yīng)的原始單據(jù)附在其后。（4）持報(bào)銷單及原始憑證找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，再將其投入到自助投單機(jī)里。（5）等待報(bào)賬結(jié)果。按規(guī)定在5 個(gè)工作日?qǐng)?bào)銷業(yè)務(wù)即可完成。

二、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程存在的問(wèn)題

從整體上來(lái)看，利用網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)將報(bào)銷單填寫環(huán)節(jié)由線下搬到線上，且部分報(bào)銷信息可以由網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)傳送至財(cái)務(wù)處，由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行后續(xù)處理，確實(shí)大大提高了效率。但從具體操作上看，依然還存在報(bào)銷業(yè)務(wù)工作量大、報(bào)銷人和財(cái)務(wù)人員信息不對(duì)稱等問(wèn)題。

（一）財(cái)務(wù)管理觀念滯后

主要體現(xiàn)在：（1）財(cái)務(wù)信息化建設(shè)意識(shí)薄弱，部分領(lǐng)導(dǎo)不重視財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，忽視了信息化在強(qiáng)化內(nèi)部控制域管理、提高工作效率中的重要作用。（2）財(cái)務(wù)人員簡(jiǎn)單地認(rèn)為財(cái)務(wù)管理信息化是會(huì)計(jì)電算化，只是匯總財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、制作財(cái)務(wù)報(bào)表。導(dǎo)致的結(jié)果是：財(cái)務(wù)軟件一直沒(méi)有得到深度開發(fā)、信息資源得不到有效整合，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不能共享，財(cái)務(wù)軟件功能不完善且利用率較低。

（二）數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享

事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)以局域網(wǎng)的形式進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)處理，信息存儲(chǔ)存在一定局限性。由于各單位的信息系統(tǒng)不盡相同，單位花費(fèi)在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)上的維護(hù)支出較高，固定資產(chǎn)管理部門模塊與財(cái)務(wù)處資產(chǎn)管理系統(tǒng)不盡相同，造成重復(fù)錄入，增加了工作量，不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)間交互困難，信息反饋時(shí)效性差。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)科學(xué)性較差，增加了審核人員的工作量

利用網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)銷代替手工填寫報(bào)銷單這一環(huán)節(jié)，一定程度上方便了師生報(bào)銷，但從財(cái)務(wù)報(bào)銷整體業(yè)務(wù)鏈條來(lái)看，財(cái)務(wù)人員的工作量有增無(wú)減，大量的工作仍需要手工完成。（1）報(bào)銷人填寫好報(bào)銷單后，投遞到自助投單機(jī)里，與審核不見(jiàn)面，若報(bào)銷單手續(xù)齊全便可一次通過(guò)，審核慶幸報(bào)銷業(yè)務(wù)完成；若手續(xù)不全或者不能報(bào)銷，審核面對(duì)問(wèn)題單據(jù)，需要電話或短信告知經(jīng)辦人。如若對(duì)方?jīng)]接聽電話，短信也沒(méi)有收到，審核要多次聯(lián)系經(jīng)辦人，造成一份單子要看三遍或更多，工作量會(huì)更加繁重。（2）在目前的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式上，隨著電子發(fā)票的逐步增多，報(bào)銷人提交了大量的電子發(fā)票紙質(zhì)原始憑證，這些憑證的真?zhèn)沃饕繉徍巳斯よb別，并且審核需將電子發(fā)票逐張掃描一一對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)記賬憑證，以防止經(jīng)辦人電子發(fā)票重復(fù)打印報(bào)銷。這種情況下，不僅增加了審核工作量，還可能造成對(duì)虛假發(fā)票的識(shí)別和管理上的困惑。

（四）報(bào)銷時(shí)間過(guò)于集中，使財(cái)務(wù)人員某時(shí)間段工作量劇增

高校的日?；顒?dòng)種類繁多，有差旅費(fèi)、購(gòu)買專用材料、圖書、固定資產(chǎn)、會(huì)議籌辦、勞務(wù)費(fèi)的發(fā)放等等，涉及的業(yè)務(wù)模塊包含審批、采購(gòu)，固定資產(chǎn)的管理，財(cái)務(wù)費(fèi)用的報(bào)銷等。由于現(xiàn)有的報(bào)銷流程繁瑣，且信息不對(duì)稱，造成報(bào)銷人不知道如何把握，許多人將平時(shí)的發(fā)票積攢起來(lái)，等到年底集中整理報(bào)銷、分管的部門催報(bào)或者上年發(fā)票快作廢時(shí)才報(bào)銷，造成3 月、6 月和9 月集中報(bào)銷，特別年末報(bào)銷時(shí)間截止前，財(cái)務(wù)處集中報(bào)銷更加突出，工作量井噴。問(wèn)題單子也會(huì)隨著增多，審核做不完的憑證，報(bào)銷人收不到款不停電話或現(xiàn)場(chǎng)查詢，更加重了工作量，使財(cái)務(wù)人員工作負(fù)擔(dān)雪上加霜。

三、優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的對(duì)策建議

（一）建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，豐富財(cái)務(wù)軟件功能

一方面，在學(xué)校范圍內(nèi)，以信息數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，以賬務(wù)處理為核心，建立一個(gè)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)信息管理平臺(tái)。在平臺(tái)建設(shè)中引入云計(jì)算，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供服務(wù)，使用者能夠隨時(shí)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)信息，妥善處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，將人力資源部、國(guó)際處、資產(chǎn)處、科研院等部門相關(guān)信息資源共享，減少重復(fù)環(huán)節(jié)，節(jié)約人工成本。推行網(wǎng)上報(bào)銷模式，可以切實(shí)提高財(cái)務(wù)報(bào)銷審核效率。另一方面，原始單據(jù)通過(guò)自助投單機(jī)傳遞到財(cái)務(wù)處，讓審批蓋章等傳統(tǒng)流程通過(guò)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)設(shè)置大量的計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)、采用復(fù)雜精準(zhǔn)的計(jì)算方法，極大地簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)審核的工作量。特別是報(bào)銷差旅費(fèi)業(yè)務(wù)，添加單位和職級(jí)，與人力資源部信息庫(kù)教工個(gè)人資料對(duì)接，按照人力資源部信息庫(kù)職級(jí)進(jìn)行差旅費(fèi)報(bào)銷，審核不需要核對(duì)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算補(bǔ)貼等耗時(shí)操作，節(jié)約了大量的審核時(shí)間；與賬務(wù)處理系統(tǒng)憑證處理模塊對(duì)接，實(shí)現(xiàn)記賬憑證的自動(dòng)生成，減少審核手工錄入工作量。

（二）財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)設(shè)置進(jìn)行提前預(yù)審，減少問(wèn)題單

第一，財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)增加對(duì)話框給與提示。如可以插入講解視頻，解釋哪些費(fèi)用可以報(bào)銷；也可視頻指導(dǎo)報(bào)銷人員填寫單據(jù)和整理票據(jù)。如出租車票、郵資費(fèi)、書費(fèi)等，一張報(bào)銷審批單發(fā)票不得超過(guò)50 張等等具體要求，填寫付款單位或個(gè)人時(shí)應(yīng)針對(duì)一人或一單位，一事一單，報(bào)銷人根據(jù)提示逐步完成提交，經(jīng)辦人申報(bào)時(shí)，若報(bào)銷金額大于項(xiàng)目余額，系統(tǒng)提示經(jīng)費(fèi)不足不予進(jìn)行下一步操作。另外初審內(nèi)容包括如下幾點(diǎn)：審批單簽字齊全；發(fā)票專用章齊全；按規(guī)定材料入庫(kù)單或固定資產(chǎn)驗(yàn)收單齊全；附件齊全如版面費(fèi)錄用通知、會(huì)議通知、合同、中標(biāo)會(huì)簽單、發(fā)票真?zhèn)蔚?。系統(tǒng)提示若未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)則不予進(jìn)行下一步操作。第二，報(bào)銷人將電子發(fā)票在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)掃描，審核需要核對(duì)紙質(zhì)單據(jù)與報(bào)銷系統(tǒng)中的掃描件一致，對(duì)各類費(fèi)用自動(dòng)計(jì)算，自動(dòng)轉(zhuǎn)換生成會(huì)計(jì)憑證。在財(cái)務(wù)系統(tǒng)上將經(jīng)辦人在網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)申報(bào)時(shí)掃描過(guò)的電子發(fā)票關(guān)聯(lián)，審核不再重復(fù)掃描。實(shí)現(xiàn)信息一次錄入，打通業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，避免重復(fù)工作。若未按要求或經(jīng)費(fèi)不足，報(bào)銷人則不能提交。

（三）增加財(cái)務(wù)宣傳力度

財(cái)務(wù)工作不僅僅是財(cái)務(wù)處的事，實(shí)際上是學(xué)校每個(gè)人的事情。從最初的“三公”經(jīng)費(fèi)公開到部分單位零星公開，再到現(xiàn)在的統(tǒng)一時(shí)間、統(tǒng)一格式的全體公開預(yù)決算，預(yù)決算公開工作已經(jīng)越來(lái)越深入，這是當(dāng)前預(yù)決算工作的前進(jìn)方向和必然趨勢(shì)，也與當(dāng)前推進(jìn)國(guó)家治理體系的治理能力現(xiàn)代化的總體要求、推進(jìn)廉政建設(shè)和維護(hù)公眾利益相一致，也是會(huì)計(jì)核算方面的主要任務(wù)。大力宣傳國(guó)家政策，減少對(duì)會(huì)計(jì)人員的誤解，可以提高工作質(zhì)量和效率。第一，可以在學(xué)院設(shè)二級(jí)財(cái)務(wù)人員，從各個(gè)學(xué)院辦公室培養(yǎng)一兩個(gè)稍微精通財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)人員來(lái)緩解財(cái)務(wù)人員的壓力，方便學(xué)院教師咨詢，使財(cái)務(wù)規(guī)章制度深入師生心中，做到有章可循。第二，可以在新招教職工入職培訓(xùn)中增設(shè)財(cái)務(wù)內(nèi)容，指導(dǎo)他們填寫報(bào)銷單據(jù)、熟悉報(bào)賬流程，了解相應(yīng)的審批權(quán)限，讓財(cái)務(wù)報(bào)銷基本知識(shí)普及于師生中。第三，可以增設(shè)咨詢崗，專門負(fù)責(zé)接聽電話，接待查詢，回答解釋相關(guān)問(wèn)題。

（四）提高財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型會(huì)計(jì)人才

既要提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)知識(shí)，又要提高財(cái)務(wù)人員的計(jì)算機(jī)操作水平，應(yīng)定期對(duì)在職財(cái)務(wù)人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家學(xué)者進(jìn)行授課，力求提升財(cái)務(wù)管理水平和工作質(zhì)量。同時(shí)，要注重財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，激發(fā)其工作積極性和單位的認(rèn)同感，以促進(jìn)財(cái)務(wù)工作的積極開展。

（五）細(xì)化量化控制活動(dòng)，加強(qiáng)信息溝通

從單位層面和業(yè)務(wù)層面分別制定相應(yīng)的控制措施，并進(jìn)行細(xì)化量化，使得相關(guān)人員在充分了解自己工作中的責(zé)任和權(quán)力基礎(chǔ)上，對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行仔細(xì)審核。