新時(shí)期如何加強(qiáng)企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作

文| 宋 穎

引言

企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)是我國城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的重要組成部分，有關(guān)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案是企業(yè)職工及其單位履行參保義務(wù)并享受社會(huì)保險(xiǎn)權(quán)益的重要原始憑證，客觀全面的記錄了社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦管理與服務(wù)工作的記錄。因此，加強(qiáng)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作對(duì)企業(yè)以及現(xiàn)代保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

加強(qiáng)檔案管理重視程度

部分企業(yè)高受傳統(tǒng)觀念限制，思想認(rèn)識(shí)不平不夠，對(duì)于職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理缺乏重視，忽視此項(xiàng)管理工作的重要性。同時(shí)，檔案管理工作者未能正確理解檔案管理工作的意義，缺乏責(zé)任意識(shí)，難以跟隨新時(shí)代的發(fā)展以及養(yǎng)老保險(xiǎn)信息化建設(shè)的進(jìn)程。雖然現(xiàn)階段信息化檔案管理被廣泛使用，但其對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的理解仍較為片面，認(rèn)為養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作只需按照信息資料輸入信息管理系統(tǒng)中即可。事實(shí)上，該想法暴露出這部分檔案管理人員對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作缺乏實(shí)質(zhì)性認(rèn)識(shí)，直接導(dǎo)致企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作滯后，管理模式以及工作方法停滯不前，影響整體工作效率和質(zhì)量。

基于此，企業(yè)高層首先應(yīng)重視職工養(yǎng)老保險(xiǎn)的重要性，不僅給予其精神上的支持，還需要一定的財(cái)力支持，用于更新檔案管理辦公設(shè)備、檔案管理系統(tǒng)、檔案管理人才的培養(yǎng)等層面，最終形成“上行下效”的態(tài)勢(shì)，共同提升企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作質(zhì)量和效率。

值得注意的是，企業(yè)需重視對(duì)檔案管理人才以及技術(shù)人才的培養(yǎng)，并將其納入公司人才培養(yǎng)計(jì)劃中，根據(jù)公司能夠提供的條件，制定詳盡的培養(yǎng)策略，選拔符合檔案管理發(fā)展需求、具有良好職業(yè)道德的綜合型人才。如為人才制定自學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)制度或?qū)ν饨涣髋嘤?xùn)計(jì)劃、開展檔案管理系統(tǒng)軟件使用培訓(xùn)、聘請(qǐng)專業(yè)人員擔(dān)任講師開展講座等。此舉也能提升檔案管理工作人員整體工作積極性，直接提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。

健全檔案管理工作制度

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，還應(yīng)加大對(duì)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的重視程度，依據(jù)《檔案法》、《立卷歸檔管理細(xì)則》等規(guī)章制度為準(zhǔn)則，結(jié)合自身發(fā)展需求，積極制定并完善養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，形成較為完整的規(guī)章體系。要求相關(guān)工作人員嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，規(guī)范管理工作行為。如，細(xì)致歸類不同檔案，根據(jù)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納憑證進(jìn)行詳細(xì)記錄并留檔保存，便于隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行查找或核對(duì)。

新形勢(shì)下，信息化技術(shù)被廣泛使用?；诖耍€應(yīng)該建立并規(guī)范有關(guān)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理的工作制度，以推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，提升整體檔案管理工作質(zhì)量。一方面，應(yīng)加強(qiáng)檔案的安全管理，保障職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的安全性，適當(dāng)調(diào)整并優(yōu)化信息化檔案管理工作機(jī)制，細(xì)化管理內(nèi)容，并制定相關(guān)獎(jiǎng)懲制度為檔案管理制度的有效落實(shí)提供制度保障。另一方面，應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理保準(zhǔn)，建立企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并在行業(yè)內(nèi)推廣應(yīng)用，使得檔案信息資源能夠共享，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)職能?？筛鶕?jù)企業(yè)自身情況建構(gòu)網(wǎng)絡(luò)搜索、上門服務(wù)等立體化服務(wù)體系，發(fā)揮企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的價(jià)值。

積極轉(zhuǎn)變管理工作方式

目前，有關(guān)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案資料的起草、修改問題以及檔案資料的印發(fā)均可以通互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)以相關(guān)設(shè)備完成，并以電子文件形式存儲(chǔ)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或云端中，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案在保存時(shí)間和查詢方式等方面為檔案管理人員提供了更多的便捷。但同時(shí)，檔案資料也存在容易被修改等弊端，原始檔案資料容易被修改?；诖耍訌?qiáng)企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的關(guān)鍵舉措就是從根本上推進(jìn)檔案管理工作全面向信息化轉(zhuǎn)型，采取先進(jìn)的加密方式并培養(yǎng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，保障檔案信息的安全。

此外，企業(yè)應(yīng)全力支持養(yǎng)老資源檔案信息資源的開發(fā)利用，適時(shí)創(chuàng)新養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息資源服務(wù)的方式。以某企業(yè)檔案管理部門為例，該企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，但并未停滯不前，而是在此基礎(chǔ)上，以標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、制度化為發(fā)展目標(biāo)，多層次進(jìn)行轉(zhuǎn)變，目的是盡可能避免出現(xiàn)檔案信息資源浪費(fèi)或重復(fù)開發(fā)等情況出現(xiàn)，不利于資源合理配置。

同時(shí)，該部門采取縮微技術(shù)服務(wù)存儲(chǔ)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息，進(jìn)一步提升其經(jīng)濟(jì)效益，并啟用了相應(yīng)的檔案公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，可通過公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)途徑，為職工以及檔案資源管理帶來更大的便利以及優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。

結(jié)論

新時(shí)期下，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不斷變化，做好企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作已然成為企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力、可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵舉措。因此，企業(yè)應(yīng)重視檔案管理工作，及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，加強(qiáng)信息化建設(shè)，在為企業(yè)職工提供保障服務(wù)的基礎(chǔ)上，促進(jìn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。