項(xiàng)目管理視角下的規(guī)劃館對外活動(dòng)研究
——以貴陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃展覽館為例

文| 周廣蘊(yùn)

貴陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃館自2012年7月26日成立以來，舉辦了大約60多場對外活動(dòng)，通過對所開展活動(dòng)的歷程進(jìn)行回顧和總結(jié)，目的是通過項(xiàng)目管理的視角，為今后開展活動(dòng)提供可供借鑒的有效方法，以有利于最大限度發(fā)揮規(guī)劃館的社會(huì)功能，提高規(guī)劃館在當(dāng)?shù)匚幕钪械淖饔?，讓更多人走進(jìn)規(guī)劃館。

項(xiàng)目管理視角下的規(guī)劃館對外活動(dòng)研究的意義

從項(xiàng)目管理的角度，規(guī)劃館所舉辦的各類活動(dòng)符合項(xiàng)目一次性、獨(dú)特性、目標(biāo)明確性、風(fēng)險(xiǎn)性的特點(diǎn)。規(guī)劃館所舉辦的活動(dòng)中，針對中小學(xué)生的愛國主義教育，比如赴中小學(xué)校開展公益圖書捐贈(zèng)活動(dòng)、小小講解員培訓(xùn)活動(dòng)等；針對廣大市民朋友開展的文化宣傳活動(dòng)，有“四季規(guī)劃館”系列活動(dòng)、農(nóng)歷小年新春活動(dòng)、法治宣傳活動(dòng)等。由于每次活動(dòng)過程中，活動(dòng)的組織者、參加者、活動(dòng)的主題、活動(dòng)內(nèi)容都不相同，所以規(guī)劃館舉辦的活動(dòng)符合項(xiàng)目的特征。

通過項(xiàng)目管理的視角，能夠?qū)崿F(xiàn)項(xiàng)目成本最優(yōu)化。為了確保每次活動(dòng)取得良好的效果，活動(dòng)負(fù)責(zé)人要從人員、物資、經(jīng)費(fèi)等多方面進(jìn)行全面準(zhǔn)備，協(xié)調(diào)好活動(dòng)各相關(guān)方之間的關(guān)系。在項(xiàng)目管理的視角下，要求活動(dòng)負(fù)責(zé)人具有卓越的領(lǐng)導(dǎo)才能，能夠統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好活動(dòng)各相關(guān)方之間的關(guān)系，同時(shí)精通于活動(dòng)開展中的各項(xiàng)流程、資金申請等技術(shù)性知識(shí)。所以只有通過項(xiàng)目管理的視角，才能夠有利于活動(dòng)中所涉及的人、財(cái)、物達(dá)到最佳配置。

明確開展各類活動(dòng)的程序，能夠做到條理清晰，提高活動(dòng)的成效。在項(xiàng)目管理的角度，活動(dòng)負(fù)責(zé)人在開展活動(dòng)的過程中，通過計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制這幾個(gè)步驟，能夠提高活動(dòng)的成效。在2019年12月，規(guī)劃館舉辦的法治宣傳活動(dòng)中，活動(dòng)負(fù)責(zé)人根據(jù)活動(dòng)的目的、活動(dòng)的主題和活動(dòng)參與者等要素，制定了詳細(xì)的活動(dòng)計(jì)劃；根據(jù)組織原則，對活動(dòng)參與各方進(jìn)行了明確的責(zé)任分工；在協(xié)調(diào)過程中，通過協(xié)調(diào)活動(dòng)的參加者、承辦方等，為確?；顒?dòng)的順利開展，提供了有力的支撐；在活動(dòng)開展的過程中，通過控制活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)所需時(shí)間、活動(dòng)參與人數(shù)等，對活動(dòng)開展加以控制，使活動(dòng)取得了較好的宣傳效果。

項(xiàng)目化管理為今后開展各類活動(dòng)提供了有效的參考依據(jù)。因?yàn)橐?guī)劃館所舉辦的活動(dòng)中，從宏觀上，大體可以分為針對中小學(xué)生的愛國主義教育活動(dòng)、針對人民群眾的文化宣傳活動(dòng)、針對規(guī)劃專業(yè)人士的相關(guān)活動(dòng)等類型。所以規(guī)劃館所舉辦的各類活動(dòng)，都應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行總結(jié)和歸類，掌握不同類型活動(dòng)的特點(diǎn)，制定出針對不同類型活動(dòng)的方案模板，為今后開展類似活動(dòng)提供參考。

項(xiàng)目管理視角下的規(guī)劃館對外活動(dòng)應(yīng)該處理好幾個(gè)關(guān)系

處理好活動(dòng)負(fù)責(zé)人與職能部門之間的關(guān)系。正如巴納德所說，協(xié)作的意愿是所有各種組織所必不可少的、第一項(xiàng)的普遍要素。一項(xiàng)活動(dòng)的成功舉辦，需要活動(dòng)負(fù)責(zé)人加強(qiáng)與職能部門之間的溝通，請單位的財(cái)務(wù)、人事等部門給予支持，才能夠給活動(dòng)的順利開展提供充分的保障。

增強(qiáng)活動(dòng)負(fù)責(zé)人與觀眾之間的溝通。在項(xiàng)目管理的視角下，觀眾作為規(guī)劃館開展活動(dòng)的相關(guān)方，活動(dòng)負(fù)責(zé)人都應(yīng)該認(rèn)真聽取觀眾的意見和建議，爭取活動(dòng)所達(dá)成的目標(biāo)更加契合觀眾對于活動(dòng)的期望。2019年貴陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃展覽館成功舉辦了“四季規(guī)劃館”系列主題活動(dòng)，通過一年四季不同活動(dòng)主題—“擁抱春天，播種綠色”、“樂享清夏，墨舞芳華”、“疊翠流金，品韻秋閱”、“雪卷梅舒、詠頌冬瑞”，確定了不同的活動(dòng)目標(biāo)和觀眾群體，取得了很好的活動(dòng)效果。

處理好規(guī)劃館對外活動(dòng)與規(guī)劃館長期發(fā)展目標(biāo)的關(guān)系，促進(jìn)規(guī)劃館能夠在促進(jìn)當(dāng)?shù)匚幕ㄔO(shè)中發(fā)揮更大的作用。組織目標(biāo)是組織存在的依據(jù)，是組織中一切活動(dòng)的起點(diǎn)，也是組織中一切活動(dòng)的終點(diǎn)。

在項(xiàng)目管理的視角下，需要活動(dòng)負(fù)責(zé)人能夠高瞻遠(yuǎn)矚，把規(guī)劃館對外活動(dòng)與規(guī)劃館長期的發(fā)展目標(biāo)相結(jié)合。 2017年9月19日，貴陽市“喜迎黨的十九大·我身邊的脫貧攻堅(jiān)”群英譜演講比賽在規(guī)劃館舉行；2018年4月1日，“國際兒童圖書日”小小讀書郎活動(dòng)在規(guī)劃館舉辦；2019年4月22日—4月28日，貴陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃館陸續(xù)開展了“世界地球日”宣傳周活動(dòng)。這一系列活動(dòng)的開展，都緊緊圍繞發(fā)揮規(guī)劃館的文化宣傳作用而開展的，有利于規(guī)劃館長期發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

項(xiàng)目管理視角下的規(guī)劃館對外活動(dòng)研究的幾點(diǎn)有效舉措

1.活動(dòng)負(fù)責(zé)人能夠做好相關(guān)的資源最佳配置。主要是活動(dòng)負(fù)責(zé)人能夠根據(jù)活動(dòng)的目標(biāo)、活動(dòng)的規(guī)模、活動(dòng)的時(shí)間等要素，加強(qiáng)人員的配備、做好資金預(yù)算，提前準(zhǔn)備好活動(dòng)所需的物資，從而提高活動(dòng)的成效。

2.活動(dòng)負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)活動(dòng)的質(zhì)量管理，能夠讓參加活動(dòng)的觀眾滿意，取得最佳的活動(dòng)效果。項(xiàng)目管理中著名的PDCA循環(huán)理論，將項(xiàng)目的質(zhì)量管理分為計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理四個(gè)步驟。在規(guī)劃館舉辦的對外活動(dòng)中，可以充分運(yùn)用PDCA循環(huán)理論，以有利于對外活動(dòng)的更好開展。

3.需要活動(dòng)負(fù)責(zé)人把握好活動(dòng)的進(jìn)度優(yōu)化。由于規(guī)劃館所舉辦的活動(dòng)越來越多，在項(xiàng)目管理的角度，活動(dòng)負(fù)責(zé)人可以從活動(dòng)策劃書的撰寫、活動(dòng)的申報(bào)程序、活動(dòng)的準(zhǔn)備和開等步驟，都應(yīng)該把握好活動(dòng)的進(jìn)度，以科學(xué)的管理方式提高工作效率。

綜上所述，在項(xiàng)目管理的視角下，規(guī)劃館舉辦的各類活動(dòng)，應(yīng)該將各個(gè)活動(dòng)的共性與個(gè)性、活動(dòng)目的與規(guī)劃館的發(fā)展目標(biāo)結(jié)合起來，充分利用規(guī)劃館開展的各類活動(dòng)，促進(jìn)規(guī)劃館更好的發(fā)展文化傳播的作用。