圖書館信息資源采購公開化的思考

韓凱喆

（華中科技大學同濟醫(yī)學院附屬同濟醫(yī)院圖書館，湖北 武漢 430030）

0 引言

各級圖書館/室為了應對文獻信息資源不斷增多的需求，都不同程度地加大了各類圖書、期刊等資料的采購力度。以臺州學院［1］為例，早在2008年，其圖書經費就已高達500萬元：購置紙質圖書350萬元，報刊購置費65萬元，數(shù)字資源購置費85萬元。2009年圖書購置經費增加到了600多萬元，其中紙質圖書經費430多萬元，報刊雜志67萬元，數(shù)字資源經費112多萬元。

在圖書信息采購成本不斷增加的前提下，圖書館/室的采購決策就變得尤為重要。圖書館學界也對此進行過許多有益的討論，例如美國有關采購預算的討論等。根據(jù)2015年美國的相關調查顯示，2014年美國參與調查的圖書館/室年度資源采購預算同比上升了3%，平均為80.7萬美元［2］。陳偉［3］認為，圖書館/室采用招標模式，更可能獲得市場競爭的好處與高水平的服務。目前人們對信息資源的需求日益高漲，相應的經費卻顯得“水漲而船不高”。文章力圖借鑒已有的管理學以及國外圖書館研究等理論，將預算采購中的決策公開化引入圖書館/室的信息服務和圖書采訪中，可能形成一種提高信息服務效益的新思路。

1 目前圖書采購工作的方式

內部控制是由企業(yè)董事會、經理階層和其他員工實施，為營運的效率效果、財務報告的可靠性、相關法令的遵循性等目標的達成而提供合理保證的過程，而采購預算是內部控制的一個重要環(huán)節(jié)。

物資采購預算是重要的組成部分，指導思想是在醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展下，對未來經營活動所需的物資進行充分、全面的規(guī)劃和預測。同時，在采購過程中通過對預算執(zhí)行的跟進、對照、分析，及時調整預算，提高資金使用率，優(yōu)化資源配置。目前，醫(yī)院物資采購預算大都由物資采購部門具體編制和執(zhí)行。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的不斷發(fā)展以及2018年新醫(yī)改政策的全面實施，預算管理作為公立醫(yī)院進行精細化、科學化管理的重要方法，已經越來越受到醫(yī)院管理者的重視［4］。

傳統(tǒng)的圖書館/室采購也遵循上面的模式，目前主要有兩種方式［5］，分別是直接采購和間接采購。相比以往高校在圖書采購方面的慎重，現(xiàn)今高校通常采用以下3種方法：（1）政府采購。（2）小范圍招標。（3）自主采購。

為了適應讀者多樣化的需求，目前有很多公開咨詢的圖書采購模式被學界熱議，例如讀者決策的圖書采購模型。讀者決策采購［6］，又稱需求驅動采購，是指圖書館/室基于讀者對某一本書的實際閱讀或瀏覽情況，預設一定的參數(shù)，當達到相應條件時，自動觸發(fā)購買某一文獻的一種資源采購模式。文章認為，作為業(yè)內人士，有義務深入討論這些話題，從中取得進步，以適應當前的發(fā)展形勢，應對未來出現(xiàn)的挑戰(zhàn)。

2 圖書采購存在的矛盾

周紅霞［7］認為，目前我國圖書館/室招標采購存在以下一些不完美的地方：一是招標機構的設置組成不合理，例如專業(yè)人員所占比例小等；二是缺乏對供應商的有效監(jiān)督手段；三是圖書招標采購時效性差；四是缺乏統(tǒng)一的招標平臺和政策制度。

文章力圖借鑒工商管理中的“廠務公開”“后勤管理”等理論，推測圖書館/室信息資源采購在某種意義上，也是“后勤支持”創(chuàng)新發(fā)展式的先期投入。

具體來說，就是提前為開展和執(zhí)行上級領導部門發(fā)展戰(zhàn)略做好信息方面的準備。從管理學ABC分類法［8］的角度推測：

（1）醫(yī)學圖書館/室采購圖書時，不僅要考慮原有的館藏數(shù)量，更要考慮醫(yī)院的重點學科發(fā)展，并適當提高重點學科相關藏書的比例。

（2）需要仰仗領導的高瞻遠矚，采書要與宏觀上科研、教學等的前進方向相契合。

（3）需要將采購書目不斷更新的情況及時向領導反映，建立本單位長遠發(fā)展的采購預算響應規(guī)劃。

綜上所述，目前圖書館/室采購工作體現(xiàn)信息服務的前瞻性還有不足之處。

本文基于社會心理學背景下的文化適應理論，利用已被廣泛使用的亞洲人自我認同文化適應量表（The Suinn-Lew Asian Self-identity Acculturation Scale，SL-ASIA）測量模型，來分析貴州省黔東南侗族村寨原住民的文化適應狀況。

2.1 有限預算和無限需求的矛盾

正如胡洵［9］所言，讀者的閱讀要求是無限的，圖書館/室的藏書是有限的。在閱讀活動的整個過程中，始終充滿著“無限”同“有限”的矛盾。圖書館學界也有類似管理學中的供應和需求模型，其分析是希望通過技術的方式解決采購中的難題［10］。面對這些難題，朱蓉等［11］也提出了傳統(tǒng)圖書館/室采購模式中的不足之處。文章在結合前人研究的基礎上，提出了一些有效的改進措施。

MBA智庫文檔顯示，采購決策是指根據(jù)企業(yè)經營目標的要求，提出各種可行的采購方案，為企業(yè)創(chuàng)造最大的經濟效益。而對于圖書館/室這樣一個不以直接盈利為主要目的存在的部門來講，可以由王遠庫［12］曾研究的采購預算分配模型來做類似的評估。圖書館/室效益與市場經濟中可量化的金錢收益有很多不同之處，選擇采購哪些圖書放入“有限”之中，是一個值得探討的問題。一般來說，做出選擇的決策者越多，考慮得越全面，越有可能是解決供需矛盾的一劑良藥。

2.2 在信息動態(tài)變化過程中，未來難以準確評估資料價值的問題

目前學界已有一些關于圖書館/室評價的研究，例如歐洲圖書館績效評價和質量管理系統(tǒng)項目EQUINOX發(fā)布的電子圖書館評價指標［13］、基于模糊綜合評判的圖書館評估方法［14］、用層次分析（Analytic Hierarchy Process，AHP）法對圖書館進行評估［15］等。與此同時，圖書館學界也在對館藏的評估方法進行研究，已經有了一些初步的進展，例如通過與WorldCat館藏信息對比的聯(lián)機計算機圖書館中心（Online Computer Library Center，OCLC）館藏評估服務［16］、運用對比折算法和系數(shù)折算法對館藏數(shù)量進行統(tǒng)計［17］、基于動態(tài)典藏機制的館藏評估體系［18］等。

雖然有如此眾多的研究，但部分學者依然指出，從館藏評價研究來看，對于符合館藏條件、館藏評價標準的論述不多，還可以加深研究出更適合中國國情的評價指標和方法。根據(jù)美國學校圖書館管理員協(xié)會提出的信息使用含義，文章認為，圖書館/室面對的是動態(tài)變化的學科、刊物、評價角度等諸多內容，這些內容都是在不停轉變的。而有限的預算資金，只能間隔較長的時間使用一次，不容易追上相關學科目標的動態(tài)變化趨勢。同樣，當趨勢改變后，原來評價很高的館藏，也可能落得無人問津的結果。圖書期刊的性價比，尤其是圖書館/室專業(yè)領域外文資料的性價比，其評價應該是來自很多方面的，例如使用者的評價、雜志本身對自己的評價、獨立第三方對其的評價等。圖書館/室只能從圖書館學的角度去評估采購的館藏，而難以準確評估各學科資料未來價值的變化，也難以在采購時就掌握所有被采購書目動態(tài)變化的信息。

2.3 不夠及時與廣泛地共享與交流問題

隨著醫(yī)療體制的不斷改進，圖書館/室在醫(yī)院發(fā)展中的重要地位以及信息媒介的巨大潛能越來越為人們所關注［19］。在動態(tài)變化的過程中，圖書館界學者曾提到，在訂購少數(shù)專業(yè)性很強的期刊時，要認真聽取各學科帶頭人的意見。文章同樣認為，圖書館/室的圖書預算采購，也要符合各學科和本單位各時期的發(fā)展規(guī)劃。但是目前的情況，正如吳晶娥［20］所說，由于信息技術更新快，時效性較強，采購的圖書跟不上變化，即使上架也很少有讀者問津。

在電子信息不斷變化的形勢下，如果不能高效地與其他圖書館/室、上級領導部門、讀者、專業(yè)工作者等對象形成無縫分享交流常態(tài)化合作反饋式的圖書采購模式，文章大膽推測，這也許會使圖書館館藏的利用效率大大降低。

3 解決圖書館/室采購問題的方法

當前采購工作中信息動態(tài)變化，今后的發(fā)展也受多重復雜因素的影響，例如該批采購的圖書期刊是否是本館長期熱捧的，或者說，采購圖書的借閱率等是否能一直維持在比較高的水平。這些問題的答案，可能一直會是圖書館/室的選擇題。因為想要回答上述問題，需要從過去到未來、全方位、具有前瞻性的預測能力。

3.1 將采購過程的決策公開化，集思廣益

圖書館/室圖書、物資和設備的采購有相似的地方，最需要的是使用者持續(xù)的高度評價，而這些評價又是動態(tài)變化與難以長期獲取的。文章認為，具體到圖書館/室的專業(yè)館藏來說，學科帶頭人或閱讀者才能部分知道哪些信息是較符合要求的。如果他們參與到圖書館/室的采購流程中來，將減少采購環(huán)節(jié)的盲目性，相對提高書刊的借閱率。

決策公開化有很多優(yōu)點，例如預算決策信息公開有利于保障預算決策的科學有效［21］等。正如舒源［22］所說，要從5個方面著手完善決策公開制度：決策主體合理、透明，決策程序規(guī)范、科學，決策過程民主、辯論，決策結果統(tǒng)一、開放，決策非公開的制裁與保護。

圖書館/室的采購工作可以借鑒政府決策公開的方式，同樣進行圖書采購的決策公開化。因為評價館藏圖書期刊在未來是否好，需要使用者、圖書館、領導部門等組成一個高度協(xié)調、暢快溝通的“決策紐帶”。

對圖書館/室采購工作提出的決策公開化倡議，既不能完全按照讀者的意愿來，也不能完全由管理者一錘定音。因為各學科的發(fā)展幾乎都是在動態(tài)中不斷更新的過程，甚至期刊雜志社自己也不知道幾年后本社編輯的雜志上具體出現(xiàn)的是哪篇文章。所以，圖書館/室采購決策公開化，應該像餐廳之于食客一樣，圖書館/室作為服務提供者，將讀者這個食客、出版方這個菜市場等多重因素結合起來，為各個專業(yè)學科提供更優(yōu)秀的服務。在以動態(tài)變化為采購理念的前提下，讓圖書使用者參與到開門式、咨詢式、動態(tài)式的采購工作中來。

3.2 建立及時的溝通反饋機制與平臺

面對當前文獻資源的無限需求與單館資金投入相對有限之間的矛盾，國內外普遍采取了圖書館聯(lián)盟的形式來解決［23］。這些聯(lián)盟通過不同方面的合作，解決了圖書館/室面對的資源建設投入困難，實現(xiàn)了文獻資源信息共享和利益互惠的根本目的。

對于圖書采購環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的矛盾，文章認為，各地區(qū)、不同專業(yè)的人群也可以借鑒“圖書采購聯(lián)盟”，包含與其他圖書館/室的公開交流、合作化采購，也是普通讀者、專業(yè)醫(yī)護工作者的常態(tài)化意見、建議溝通反饋平臺。通過圖書采購聯(lián)盟形成一個迅速反饋交流機制，將采購中圖書期刊不斷更新“吸引力”的情況快速地向上級領導反映匯報，充分理解上級領導部門創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略的意圖。相信通過這些平臺機制，再加上與本地區(qū)資源共建共享的合作圖書館/室開放交流，將緩和偏好不同導致需求不同的矛盾，監(jiān)控出“冷門書”，采購進“熱門書”。

3.3 用圖書館/室評估工作雙向透明的方式促進采購公開化

圖書館/室的主要功能是后勤服務，其本質是信息支持。圖書館/室讀者需要的信息支持一般是多元化的，這就對圖書館/室選擇參考資源提出了挑戰(zhàn)。借鑒學者對美國圖書館的績效評估［24］，文章認為可以在圖書館/室中運用信息評估法，進行雙向且透明的信息評估。以醫(yī)學圖書館/室為例，除了傳統(tǒng)大型圖書館對讀者的考量外，還需考慮以下一些因素：首先，醫(yī)護人員對期刊信息的需求評估；其次，根據(jù)讀者熟練使用技術工具等動態(tài)且公開化的表現(xiàn)，來反映文獻資源的質量，再進行評估；最后，從患者的角度，定期評價醫(yī)護人員閱讀的成果是否符合患者的實際需求。

在上訴工作完成的情況下，公開采購計劃是否符合本單位員工的需求，也應該是一個長期動態(tài)的、與開放交流有關的評估工作。同時，如果不同區(qū)域的機構已經訂購了同種類的圖書期刊，也可以與之交流信息，甚至是互換雜志，實現(xiàn)資源不重復的最大化利用，并把本地資源共享的程度作為一個評價指標。與現(xiàn)有傳統(tǒng)式的單項采購決策相比，圖書館/室評估工作雙向透明的方式可能對醫(yī)護人員信息素養(yǎng)有一定程度的提升，既可以改善醫(yī)患之間的關系［25-27］，又解決了采購公開化時不透明的“信任問題”。

4 結語

含有“無限性”的采訪圖書工作決策公開化，給“有限性”的圖書館/室?guī)砹诵碌姆湛臻g，讓原有采購圖書的服務模式有了延伸。文章認為，這種延伸形成的高度協(xié)調的溝通過程，將有利于圖書館/室把有限資源更多地服務于整個學科的發(fā)展。事實上，有關圖書館采購決策支持的各類實踐性探索已經開始，理論角度的分析和討論也有部分學者做過研究。文章在此拋磚迎玉，把相關理論研究的優(yōu)點進行融合，讓圖書館/室的采購決策公開化，提高其競爭力和作用。