淺談干部人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的現(xiàn)狀和對策

●張 穎

目前我國的人事檔案中留存的材料歸為十大類，分別是：第一類履歷材料、第二類自傳，這兩類記錄了個人的經(jīng)歷、家庭、社會關系，主要由個人在不同時期進行填寫；第三類鑒定考核材料，記錄了個人不同時期的表現(xiàn)以及組織對其表現(xiàn)的評價；第四類學歷學位、職稱等材料，反映了個人的學習、工作能力的上的高低；第五類政審材料；第六類黨團材料，記錄了個人在黨和組織的關懷培養(yǎng)下的成長；第七類獎勵材料，體現(xiàn)了個人在技術專長方面的能力以及對組織和社會的貢獻；第八類處分材料；第九類工資、任免、出國等材料；第十類其他材料。

一、干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

按照北京市委組織部關于《北京市干部人事檔案專項審核工作實施方案》的要求，2015 年到2016 年對某院在崗的100余名中層干部檔案進行全面審核工作，包括初審、復審、外調工作，2019 年完成了對上述干部人事檔案審核工作的回頭看。在此次檔案審核工作中重點審查了干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經(jīng)歷、干部身份、獎懲情況、家庭主要成員及重要社會關系等信息。在審核檔案材料過程中要注意是否存在涂改造假，干部信息是否真實準確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等。

2019 年底為深入貫徹落實《干部人事檔案工作條例》，進一步從嚴管理干部人事檔案，根據(jù)《關于推進干部人事檔案專項審核全覆蓋工作通知》文件要求，結合該院工作實際，開始實施干部人事檔案專項審核全覆蓋工作。預計在未來的兩年內，要分批分次、保質保量的完成對副高級及以上職稱專業(yè)技術人員的檔案、重點崗位干部的人事檔案、擬提拔中層的干部人事檔案的審核工作；逐步推進中、初級專業(yè)技術人員和普通管理人員干部檔案專項審核工作。

二、干部人事檔案在人力資源管理中的作用

干部人事檔案在人員的工資待遇、職稱晉升、職務任免、工作調動等方面都有著重要作用。

（一）在歷年工資制度改革中的重要作用

2006 年該院對在職員工開展了“關于事業(yè)單位工作人員收入分配制度改革”，通過查閱全院1200 余名員工的個人檔案材料，確保每名職工的參加工作時間、職稱晉升時間、職務任免時間、聘任時間等套改必備信息的準確性，保證了工資套改工作保質保量的按時完成。

2009 年通過查閱全院400 余名退休員工的個人檔案材料，完成了退休人員退休費數(shù)據(jù)庫的填報工作。數(shù)據(jù)庫的完善為積極爭取財政經(jīng)費支持提供基礎信息數(shù)據(jù)，對于減輕單位自身的經(jīng)濟負擔起到重要的支撐作用。

（二）在職稱晉升中的重要作用

人事檔案為職稱工作的順利進行提供了重要的依據(jù)。自1998 年職稱制度改革后，無論是在專業(yè)技術崗位、管理崗位還是在工勤崗位工作的員工，本人在有晉升意愿時，組織在審核員工是否有報考資格時，必須要準確掌握個人在本崗位工作的表現(xiàn)，從事本崗位工作的時間以及取得相關學歷學位的時間。

（三）在人才隊伍建設工作中的重要作用

人事檔案為組織進行干部任用工作提供了最基礎、最準確的信息。通過人事檔案不僅可以了解到員工在思想方面的情況、組織對其的評價，還能夠了解到其歷年的工作表現(xiàn)以及在學術方面取得的成就。當組織在對醫(yī)院進行整體規(guī)劃，組建或整合成立新的部門、科室時，需要提前籌建起一只人才隊伍，此時通過人事檔案的查閱，能夠讓領導在全面掌握干部全部情況的基礎上，順利的完成選人用人工作。

（四）涉及員工個人利益方面的重要作用

在員工工作調動時，新工作單位往往會要求在員工正式調動之前查閱個人的人事檔案，通過對檔案材料的梳理，進一步了解員工在以往工作經(jīng)歷中的表現(xiàn)，特別是是否有記錄在案的處罰情況等。

在遺產(chǎn)繼承，父母、子女隨遷落戶，家庭成員入黨政審，員工去世發(fā)布訃告等都離不開人事檔案信息的支撐。

三、干部人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案管理的信息化手段落后

目前各單位自管的人事檔案的信息化管理缺乏系統(tǒng)的理論指導，沒有合適的人事檔案管理系統(tǒng)軟件，檔案材料的信息化程度和精細度是在日常工作摸索中逐步建立起來的，這樣往往會造成數(shù)據(jù)信息化的質量較低，降低了人事檔案數(shù)據(jù)庫使用的可信度。

同時，因為缺乏先進的配套硬件設備，比如大量數(shù)據(jù)的快速處理，文字圖片的掃描、聲像資料的錄入等硬件支持，這樣就使得在人事檔案管理時需要做大量繁瑣的工作，而且在需要獲取員工詳細信息時還是需要通過翻閱原始檔案材料的辦法才行完成。落后的信息化管理手段，在一定程度上也導致了檔案信息管理較弱的保密性，在不斷地翻閱原始檔案材料的過程中，難免會導致檔案材料的破損和遺失。

（二）由相關科室負責的檔案材料不能及時歸入檔案

在整理干部人事檔案的過程中，我們發(fā)現(xiàn)往年有些應當歸檔的材料沒有及時送交或收集歸檔：比如說年度考核表、入黨的相關材料等。如果個人在此期間已經(jīng)退休或者調出本單位，會給檔案整理工作帶來很大的不便，也會影響到本人辦理退休手續(xù)和調出手續(xù)的進度。

（三）員工對個人人事檔案的重要性認識不到位

有些員工不了解檔案材料的重要性，認為放在自己手里比交到檔案室由單位進行保管更加的安全。例如：職工參加繼續(xù)教育學習，在取得更高學歷學位后不及時上交相關學歷材料；參加職稱考試，取得證書后，不及時上交相關的“考試登記表”。

還有些員工在填寫《干部履歷表》時能省則省，信息填寫不全面，或者是對于年代久遠信息記不清的情況下不去核實，似是而非填寫，比如說入團時間、入黨時間、家庭成員信息等等，這些錯誤的、模糊的信息都給檔案材料的真實性大打折扣。

四、對干部人事檔案管理工作的幾點建議

（一）落實干部人事檔案信息化管理的標準化、規(guī)范化，提高干部人事檔案管理工作的水平

干部人事檔案的管理工作是一項通過規(guī)范檔案的管理程序，健全和完善人事檔案查閱、收集、歸檔、保管和保密等相關制度，努力做到對責任有所落實。特別是要加強干部人事檔案管理人員的業(yè)務培訓、政治素質的培養(yǎng)、安全意識和法律意識方面的培訓；還要為他們提供參與科室中心工作、熟悉業(yè)務工作的機會。

（二）建立集中統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)

事業(yè)單位人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理，實現(xiàn)人員管理和人事檔案管理的分離。干部人事檔案由專業(yè)的部門統(tǒng)一管理，不僅在業(yè)務上能夠更精細更專業(yè)，達到適應現(xiàn)代檔案管理的要求；在保密、安全方面也更勝一籌。

（三）對干部人事檔案的重要性進行大力宣傳

借由檔案專審的契機，通過職能科室的交班會、臨床科室的交班會對全院員工進行檔案材料完整性和準確性的普及工作，讓個人明白干部人事檔案在其工作、生活方面的重要性。