我國高校財務(wù)報銷的難點分析與應(yīng)對

●胡 服 徐 冉 胡 藝 楊春麗

在深入實踐黨的群眾路線活動中，我國高校教職工對財務(wù)報銷意見很大，感到財務(wù)報銷存在簽字難，要求嚴，手續(xù)繁，排隊等候時間長等“報賬難”問題，那什么原因?qū)е碌哪兀扛咝Ｘ攧?wù)應(yīng)采取什么樣的措施有效解決教職工反映強烈的“報賬難”問題?筆者深入剖析高?！皥筚~難”的原因，探討應(yīng)對策略，提出“三熟六策”具體措施，以期獲得教職工的理解與支持，緩解教職工“報賬難”的強烈情緒，縮短報銷時間，提高報賬效率，促進高校健康可持續(xù)發(fā)展。

一、高?！皥筚~難”的現(xiàn)狀

1.簽字難。所有報過賬的人都反映找負責人簽字“難”。由于高校財務(wù)管理規(guī)范，風險防范嚴密，導致報銷任何一筆經(jīng)費至少要本部門負責人和財務(wù)負責人簽字同意才能報銷，但報賬人員有時因時機不湊巧或因票據(jù)問題、經(jīng)費問題等要么找不到相關(guān)負責人簽字，要么找到相關(guān)負責人了但卻不簽字。

2.往返多。由于相關(guān)負責人經(jīng)常參加各種會議和公務(wù)活動，不可能一直在辦公室，而報賬人員到辦公室有時找不到只有回去，過后再來，一來二去，多次找不到負責人簽字，特別是上課任務(wù)重課時多的老師，為報銷一筆經(jīng)費跑兩趟還不能辦完肯定就牢騷滿腹，意見極大，感到“報賬難”。

3.等候久。首先報賬人員在找相關(guān)負責人簽字時因負責人工作忙或正在開會需要等候較長時間，或因相關(guān)負責人出差就要等候更長時間；其次在報銷審核時由于到財務(wù)報銷的人員較多，業(yè)務(wù)量很大，有的報賬人員一次報銷二三十筆業(yè)務(wù)，一個審核崗的會計人員一個上午就只能辦理完此人的業(yè)務(wù)；最后如果報賬人員到現(xiàn)場才整理報銷單據(jù)，那就需要更多的時間。

4.規(guī)定多。高校為保證資金支付的合法、合理和效益，就必須制定各種各樣的規(guī)章制度，以制度管人，按規(guī)定辦事。而經(jīng)費報銷又是高校資金管理的核心，是資金支付審核監(jiān)督的最后一道關(guān)口，規(guī)定一多，程序就多，手續(xù)就復雜，報賬人員就感到“報賬難”。如報銷發(fā)票上開具項目是“辦公用品”，按規(guī)定必須附上售貨單位出具的辦公用品清單并加蓋發(fā)票專用章，并且在發(fā)票上要有經(jīng)辦人、驗收人或證明人的簽名等，這就讓不熟悉財務(wù)報銷規(guī)定的經(jīng)辦人覺得真是“報賬難”。

二、高?！皥筚~難”的深層次原因分析

1.嚴格執(zhí)法，據(jù)實核算。財務(wù)人員既是國家及學校財經(jīng)法紀最忠實的執(zhí)行者和守護者，也是教育資金安全最有力的保障后盾，更是教育資金使用支付的最后一道牢固防線。因此在審核各項資金報銷支付業(yè)務(wù)時，必須嚴格按照財經(jīng)法規(guī)的要求進行，按實際業(yè)務(wù)發(fā)生情況如實進行會計核算，任何違法違規(guī)的經(jīng)濟行為和非法票據(jù)都不能逃過財務(wù)人員的“火眼金睛”，從而導致相關(guān)報賬人員無法報得資金或無法按其意愿支付款項，進而提出“報賬難”的意見。

2.規(guī)范更高，審核更嚴。高校會計核算越來越規(guī)范，財務(wù)審計、專項審計、收費檢查等越來越嚴格，高校對各種發(fā)票等原始憑證的取得或填制，真假發(fā)票的鑒別，支出報銷單的填制，附件張數(shù)的填列，報銷憑證的整理、粘貼與審核等都進行了詳細的規(guī)定，提出具體的要求，同時對票據(jù)的合法性、真實性、簽批手續(xù)的完備性以及項目資金的可用性等進行了嚴格的審核，一方面確保了學校資金的安全,保證了日常會計業(yè)務(wù)處理的及時性、合法性和準確性，但另一方面卻給報賬人員提出了更嚴更高的要求，導致其多筆報銷業(yè)務(wù)由于票據(jù)不規(guī)范，或手續(xù)不完備，或依據(jù)不充足而無法辦理，從而提出了“報賬難”的意見。

3.財權(quán)下放，業(yè)務(wù)分散。高校財務(wù)管理始終堅持“一切以教學科研為中心、一切為教學科研服務(wù)”的原則，強調(diào)服務(wù)意識，提升服務(wù)質(zhì)量，實行“重心下移、責權(quán)下放”，按照事權(quán)與財權(quán)相結(jié)合原則，適當下放資金支配自主權(quán)，同時又實行嚴格的預算管理，從而導致高校下屬各部門（學院）具有高度的經(jīng)費支配自主權(quán)，各學院負責人均有權(quán)審批一定金額范圍內(nèi)的經(jīng)費開支，高校下屬的學院越多，業(yè)務(wù)就越分散，審批報銷的工作量就越大，需要等待的時間就較長，從而導致“報賬難”。

4.規(guī)模大增，會計不增。隨著高校擴招，規(guī)模擴大，教職工和學生人數(shù)越來越多，資金越來越大，經(jīng)濟業(yè)務(wù)量更是猛增，并且核算要求越來越嚴，核算項目越來越細，但會計人員數(shù)量卻一直保持在10 年前的水平，會計人員存量不足，增量不增，會計人數(shù)限制導致財務(wù)部門無法針對學校實際增設(shè)服務(wù)窗口，擴大服務(wù)范圍，分散服務(wù)地點，現(xiàn)有會計人員都是滿負荷，甚至是超負荷工作。

5.變動頻繁，業(yè)務(wù)不熟。學校各學院經(jīng)常根據(jù)自身情況隨時更換報賬人員，而新的報賬人員對財務(wù)報銷規(guī)定和報銷程序均是一知半解，特別是有些老師的科研課題經(jīng)費因自己上課而委托學生幫忙辦理報銷業(yè)務(wù)，這些學生更是對學校財務(wù)報銷規(guī)定和報銷程序一竅不通，填什么樣的單據(jù)和如何填不熟悉，找哪個領(lǐng)導簽字不知道，按哪個程序辦理不清楚，自然就感到“報賬難”。

6.技術(shù)陳舊，手段落后。當前高校會計人員使用的設(shè)備陳舊，性能低下，經(jīng)常出現(xiàn)故障，一旦停機維修就會降低工作效率，讓辦理業(yè)務(wù)的報賬人員等待時間更長。同時報銷審核的手段還停留在手工人眼狀態(tài)，每一筆業(yè)務(wù)都需要審核會計逐字逐項仔細審閱、逐筆金額仔細計算、審核，并現(xiàn)場錄入到賬務(wù)系統(tǒng)中，審核和錄入速度相對較慢，耗時較長。

7.預算控制，及時出賬。為了防止超預算、無預算報銷，會計人員在審核報銷單據(jù)的同時就須按規(guī)定將其信息錄入到賬務(wù)系統(tǒng)或預算系統(tǒng)中，實時監(jiān)控項目資金余額。在錄入時經(jīng)常會出現(xiàn)項目資金余額不足支付，或無預算項目情況，這時就必須由報賬人員申請追加預算，否則就無法報銷。但追加預算按規(guī)定很難快速辦到，導致報銷時間較長。

8.規(guī)定不熟，培訓不搞。導致高校報賬人員票據(jù)不合法，手續(xù)不齊全，報銷單據(jù)填寫不規(guī)范，以及難以在較短時間內(nèi)辦完經(jīng)費報銷事宜的原因是報賬人員對學校經(jīng)費報銷的各項規(guī)定、單據(jù)填寫要求、經(jīng)費報銷流程等不熟悉，支付款項時對取得的票據(jù)是否合法，能不能報銷根本無意識。而導致這一情況的更深層次的原因是學校沒有針對報銷舉辦培訓、講座等宣傳，導致報銷人不熟悉法規(guī)和報銷程序。

9.領(lǐng)導難找，簽字困難。按規(guī)定報銷任何一筆經(jīng)費都必須有領(lǐng)導的審批，否則會計人員是不予審核的。但因會議多、公務(wù)多，各級領(lǐng)導、財務(wù)領(lǐng)導經(jīng)常外出參加各種會議和公務(wù)活動，很難長時間坐在辦公室等待報賬人員的到來，經(jīng)辦人需要多次才能簽到。

三、解決高?！皥筚~難”的建議與措施

解決高校財務(wù)“報賬難”，提高報賬效率，縮短報銷時間，加大宣傳培訓是重點，減化審批手續(xù)是關(guān)鍵，改進技術(shù)手段是條件，增加會計人員是基礎(chǔ)，做到“三熟”是捷徑，領(lǐng)導坐臺是亮點，提升綜合素質(zhì)是保障。

1.加大宣傳培訓，著力解決報賬人無財務(wù)報銷意識。

（1）財務(wù)部門應(yīng)當把正在執(zhí)行的規(guī)章制度、報銷流程、報銷標準、報銷要求、票據(jù)常識、真假票據(jù)鑒別方法與技巧、填單標準、填單要求與注意事項等統(tǒng)一歸納整理，制作標準樣本，印制成冊，印發(fā)成文，重點解決報賬人員報銷無標準、無參考、無樣本，無查閱等“四無”現(xiàn)象。

（2）領(lǐng)導要高度重視，財務(wù)部門要切實做到位，大力開展財務(wù)報銷知識宣傳活動，定期舉辦財務(wù)報銷知識講座，報銷知識競賽，報銷知識辯論、報銷知識征文等活動，及時發(fā)布各種財務(wù)規(guī)定和報銷要求，安排專人提供報賬咨詢等，著力解決報賬人員無頭緒、無意識狀態(tài)。

（3）加大報銷知識培訓力度，定期舉辦財務(wù)報賬人員培訓班，進行實做培訓，著力解決單據(jù)填寫不規(guī)范，審批手續(xù)不完備，報銷要求不清楚，票據(jù)審核不過關(guān)等嚴重影響報賬效率的問題。

2.減化審批手續(xù)，著力解決報銷審批繁雜問題。

（1）修訂規(guī)章制度，減化審批手續(xù)。高校應(yīng)根據(jù)《會計法》《高等學校財務(wù)制度》《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》及其他規(guī)定，結(jié)合實際修訂支出報銷審批辦法，減少審批環(huán)節(jié)，擴大審批權(quán)限，優(yōu)化審批流程，減少中間環(huán)節(jié)。

（2）執(zhí)行集中審批制度。凡涉及需要校級領(lǐng)導、學校財務(wù)負責人審批的業(yè)務(wù)，由報賬人員每周五報送下周本部門領(lǐng)導審批同意的《資金使用申請表》（須以紙質(zhì)形式）到財務(wù)部門，由財務(wù)部門預審并匯總后填制《資金使用申請匯總表》，然后報財務(wù)負責人審批，最后由其報分管校領(lǐng)導審批。會計審核崗位就依領(lǐng)導審批過的《資金使用申請匯總表》辦理報銷審核業(yè)務(wù)。

（3）執(zhí)行授權(quán)審批制度。執(zhí)行授權(quán)審批制度是一項有效的措施。凡是年初財務(wù)預算已經(jīng)安排的項目和資金，一項業(yè)務(wù)一次使用或支付金額在50 萬元以下的，由學校授權(quán)財務(wù)負責人審批，無須校領(lǐng)導在每筆報銷單上審批。

3.改進技術(shù)手段，著力解決財務(wù)報銷硬件限制。

（1）更新財務(wù)部門設(shè)備，提高設(shè)備運行速度，避免因設(shè)備運行速度較慢、經(jīng)常停機維修等導致報賬人久等的不良情況；改善辦公環(huán)境，提供一個寬敞、明亮、整潔、舒適的報銷大廳，給到大廳報賬的人員一種安靜、祥和、高雅、貴賓的氛圍。

（2）改進技術(shù)手段，充分運用現(xiàn)代先進科學技術(shù)，使用網(wǎng)上預約報賬、無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上審批審核。

（3）充分利用現(xiàn)代科技技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實行無紙化報賬。報賬人把需要報賬的單據(jù)掃描到財務(wù)報銷系統(tǒng)中，在網(wǎng)上先由本部門負責人審批簽字后，再轉(zhuǎn)到財務(wù)負責人審批簽字，最后轉(zhuǎn)到會計審核崗位，由其在網(wǎng)上審核“票據(jù)的合法性、手續(xù)的完備性，資金用途的合理性和項目經(jīng)費的可用性”，審核通過后即可通過網(wǎng)上銀行、POS 機、轉(zhuǎn)入公務(wù)卡、酬金卡等形式將其資金支付到收款人賬上，全面實現(xiàn)辦公室辦公一體化。

4.做到“三熟”，著力解決報銷審批無知狀態(tài)。

（1）熟悉報賬規(guī)定和要求。報賬人員只有熟悉學校的報賬規(guī)定和要求，才能明白什么票據(jù)可以報銷，按什么標準報銷，到什么地方去報銷，報銷時需要填寫什么樣的單據(jù)，如何填寫單據(jù)，后附票據(jù)如何粘貼等會計基礎(chǔ)規(guī)范，徹底解決票據(jù)不規(guī)范、不合法等而返工現(xiàn)象。

（2）熟悉報賬流程和審批環(huán)節(jié)。報賬人員只有熟悉報賬流程和審批環(huán)節(jié)，才能清楚知道學校財務(wù)報銷流程：一是經(jīng)辦人取得合法有效票據(jù)；二是經(jīng)辦人填寫《XXXX 報銷單》或其他單據(jù)；三是部門負責人審批簽字；四是財務(wù)部門領(lǐng)導審批簽字；五是超過規(guī)定金額須由分管校領(lǐng)導審批簽字；六是會計審核崗位審核并填制記賬憑證；七是出納崗位付款（轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金、公務(wù)卡、酬金卡等）。

（3）熟悉審批簽字領(lǐng)導。決定經(jīng)費支出能否報銷的關(guān)鍵因素就是相關(guān)領(lǐng)導審批簽字。因此清楚什么樣的業(yè)務(wù)在哪個環(huán)節(jié)需要哪個領(lǐng)導審批簽字和熟悉審批簽字領(lǐng)導是解決“報賬難”的最有效的捷徑。

5.領(lǐng)導定點坐臺，著力解決簽字難問題。高校報賬審批簽字領(lǐng)導應(yīng)當每周固定一至兩天專門坐在辦公室或報賬大廳為報賬人員報賬審批簽字（這個固定的時間應(yīng)當讓所有需要報賬的人員知道），徹底解決報賬人員找領(lǐng)導找不到而多次往返的情況。

6.增加會計人員，著力解決服務(wù)容量限制問題。增加會計人員數(shù)量，增設(shè)和分散報銷審核窗口。畢竟人的精力有限，再熟練的審核會計也無法應(yīng)付成百上千份單據(jù)（每一份單據(jù)都要靠人眼手腦仔細審核，鑒別，計算，核對等），因此高校安排崗位和人員時應(yīng)當向財務(wù)部門傾斜，優(yōu)先增加會計人員數(shù)量，這樣才能讓財務(wù)部門增設(shè)和分散更多的報銷審核窗口，甚至可以上門服務(wù)，把集中擁堵的報賬人員分散開來，從而徹底解決報賬排隊等候現(xiàn)象。

7.提升綜合素質(zhì)，著力解決等候久返工多問題。加強財務(wù)人員和報賬人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，注重職業(yè)道德教育，注意交流語氣，實行服務(wù)承諾和掛牌上崗，使用審核會計服務(wù)態(tài)度和服務(wù)質(zhì)量評議，定期對審核會計從考勤紀律、工作業(yè)績、服務(wù)評價、監(jiān)督檢查結(jié)果等四個方面開展綜合考評，加大獎懲力度，切實改進工作作風，努力營造“我工作，我快樂；我多干，我多得”的工作氛圍，全力打造一支政治過硬、道德高尚、業(yè)務(wù)全面的高素質(zhì)會計隊伍，有效解決報賬等候久返工多的現(xiàn)象。