增強(qiáng)學(xué)習(xí)服務(wù)能力 提升公文處理水平

胡桂姜

公文在各單位的工作推行中起著不可替代的重要作用，要高度重視行文的規(guī)范工作。2012年發(fā)布施行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（簡(jiǎn)稱《條例》）和《黨政機(jī)關(guān)公文格式GB/T9704—2012》（簡(jiǎn)稱《格式》），作為當(dāng)前最新的公文處理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)公文處理進(jìn)行了規(guī)范，提出了各方面的明確要求，具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性和可操作性。但在具體執(zhí)行過(guò)程中，有些常見(jiàn)的未予明確界定的問(wèn)題，需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和領(lǐng)悟，不斷提升服務(wù)工作的能力，在使用中加深認(rèn)識(shí)和了解，以便正確地使用。

一、關(guān)于公文正文的字體問(wèn)題

《格式》5.2.2 條規(guī)定：“如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整?！钡珜?duì)于什么是特殊情況？怎么對(duì)特殊情況進(jìn)行調(diào)整？未予以明確。

從實(shí)際中可以看出，尤其是2012年4月16日《中共中央辦公廳 國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕號(hào)），該文的正文本身就是一份很好的例子。該文的正文使用的就是楷體而非仿宋體。另外，在一些轉(zhuǎn)發(fā)文件的文件正文中，也有作為轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)擬文時(shí)正文使用楷體字的情況。因此，可以得出“印發(fā)類、轉(zhuǎn)發(fā)類文件的正文可以使用楷體字”的結(jié)論，這就是上述所說(shuō)的正文字體的特殊情況及其用法。

二、關(guān)于抄送機(jī)關(guān)的問(wèn)題

《條例》和《格式》中明確“抄送機(jī)關(guān)”作為公文格式的要素。在以往的公文處理和現(xiàn)在的一些實(shí)際操作中，除“抄送”外，還有一些機(jī)關(guān)使用“抄報(bào)”“分送”的做法，與“抄送”并列，前者應(yīng)用于上級(jí)機(jī)關(guān)以表示尊重，后者則是與前者相區(qū)別或應(yīng)用于非上級(jí)機(jī)關(guān)。

《條例》第四章關(guān)于公文的行文規(guī)則中，不論是行文的總規(guī)則，還是向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文規(guī)則，以及向下級(jí)機(jī)關(guān)的行文規(guī)則，均只提出和使用“抄送”這一用法。再?gòu)摹陡袷健返囊?guī)定以及《格式》11條中列舉的幾個(gè)公文版式式樣來(lái)看，都已經(jīng)將“抄報(bào)”“抄送”“分送”合并為“抄送”，亦即僅使用“抄送”來(lái)明確公文的抄送機(jī)關(guān)。所以，在公文處理過(guò)程中，可不再使用“抄報(bào)”“分送”，而直接使用“抄送”。實(shí)際上，現(xiàn)在一些單位的公文處理工作中使用的“抄報(bào)”“分送”，是延續(xù)使用傳統(tǒng)的公文處理的慣例。

三、關(guān)于紀(jì)要格式的問(wèn)題

一是關(guān)于紀(jì)要的標(biāo)志問(wèn)題?！陡袷健?.4.2 條規(guī)定：“紀(jì)要標(biāo)志由‘XXXXX紀(jì)要’組成……”以往，在多數(shù)公文處理中，紀(jì)要的標(biāo)志均使用“會(huì)議紀(jì)要”，現(xiàn)行新標(biāo)準(zhǔn)將紀(jì)要標(biāo)志界定為“XXXXX紀(jì)要”。那么它究竟是什么含義呢？為什么要取消“會(huì)議”二字呢？而“XXXXX”又代表什么呢？標(biāo)準(zhǔn)未給出明確的答案。

但根據(jù)《格式》可以得出的信息包括四個(gè)方面：第一方面可以理解為，在一般情況下不出現(xiàn)“會(huì)議”二字，因?yàn)槿缧枰霈F(xiàn)“會(huì)議”二字，《格式》就可明確紀(jì)要的標(biāo)志為“XXXXX會(huì)議紀(jì)要”了。第二方面可以理解為，不僅僅是召開會(huì)議才能產(chǎn)生“紀(jì)要”，工作調(diào)研等也可以將相關(guān)內(nèi)容通過(guò)“紀(jì)要”形式形成公文。第三方面，可以將“XXXXX”理解為發(fā)文機(jī)關(guān)，這樣符合一般公文格式中關(guān)于標(biāo)志的要求，即公文標(biāo)志由“發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱+文件”組成，也可以使用“發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱”，只是因?yàn)椤凹o(jì)要”為特殊格式公文，應(yīng)為“發(fā)文機(jī)關(guān)+紀(jì)要”，這樣就不難理解了。第四方面，“XXXXX”也可以理解為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+紀(jì)要”形成紀(jì)要的標(biāo)志，如“某機(jī)關(guān)辦公會(huì)議紀(jì)要”“某機(jī)關(guān)某調(diào)研工作紀(jì)要”，實(shí)際操作中現(xiàn)在也有類似的做法。

二是關(guān)于紀(jì)要格式公文中“出席”“列席”“請(qǐng)假”人員標(biāo)注的相關(guān)問(wèn)題?！陡袷健?.4.2 條對(duì)紀(jì)要的“出席”“列席”“請(qǐng)假”人員標(biāo)注予以了明確規(guī)定，即“標(biāo)注出席人員名單……在正文或附件說(shuō)明下空一行左空二字編排‘出席’二字……標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，……將‘出席’二字改為‘請(qǐng)假’或‘列席’……”但實(shí)際公文處理操作中，“主持人”標(biāo)不標(biāo)注？如需標(biāo)注應(yīng)放置在“出席”還是“列席”人員中？還有，只參與一個(gè)會(huì)議議題的人員如何標(biāo)注？

首先，對(duì)于“主持人”標(biāo)注問(wèn)題，如果在紀(jì)要的主體部分“正文”中已經(jīng)出現(xiàn)，可以不作標(biāo)注。其次，如果要標(biāo)注主持人，主持人肯定是會(huì)議的出席人員，可以標(biāo)注在“出席”人員中。再次，在會(huì)議中僅參加一個(gè)或部分議題的人員，一般是列席人員，不能直接在“列席”人員中標(biāo)注，應(yīng)在參加所有會(huì)議議題列席人員的后面使用“第X議題：XX單位XX”標(biāo)注以示區(qū)別。

三是關(guān)于紀(jì)要格式要素及編排的問(wèn)題。《格式》7.4.2 條對(duì)紀(jì)要的“出席”“列席”“請(qǐng)假”人員標(biāo)注予以了明確規(guī)定，但同時(shí)強(qiáng)調(diào)“紀(jì)要的格式可以根據(jù)實(shí)際制定”。這就使大家在公文處理中覺(jué)得不好理解。

以前，紀(jì)要（會(huì)議紀(jì)要）常見(jiàn)的格式，包括版頭部分的標(biāo)志、紀(jì)要編號(hào)（發(fā)文字號(hào)）、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和橫線要素，主體部分的正文，以及版記部分的主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)和分隔線。

第一是從公文格式的要素看，作為特殊格式的公文，須滿足一般格式公文的要素要求。如根據(jù)公文的實(shí)際需要，版頭部分可增加“份號(hào)”“密級(jí)及保密期限”“緊急程度”等要素；主體部分可根據(jù)需要，增加“附件說(shuō)明”“發(fā)文機(jī)關(guān)署名”“成文日期”“印章”“附注”“附件”等要素；版心外可增加“頁(yè)碼”要素。

第二是從公文格式要素的編排看，不論是將“印發(fā)機(jī)關(guān)”“印發(fā)日期”放在版頭還是版記部分，也不論是將“主送機(jī)關(guān)”放在主體部分“標(biāo)題”的下方還是放在版記部分來(lái)進(jìn)行編排，均符合要求。但一般應(yīng)理解為“特殊格式公文除特殊要求外，應(yīng)遵從于一般格式公文的要求”，從這個(gè)意義上理解，“主送單位”編排在主體部分“標(biāo)題”的下方更為合適。

四、關(guān)于公文附件編排的問(wèn)題

《格式》7.3.7條規(guī)定：“附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前……附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文?！痹趯?shí)際的公文處理工作中，一些單位是將“附件”放置于版記之后；有的在“附件”名稱上加注雙引號(hào)或書名號(hào)；有的隨意增加或減少“附件說(shuō)明”中標(biāo)注的內(nèi)容，使“附件”與“附件說(shuō)明”不能保持一致，造成遺漏或增加“附件”的情況；有的使用一種字體或多種不符合規(guī)范要求的字體和字號(hào)；在電子公文處理中，一些單位為了方便，直接將附件放在附件列表中，或使用鏈接、超鏈接方式羅列附件，以致出現(xiàn)附件打不開或找不到等問(wèn)題；還有的將非附件如印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)類文件當(dāng)作附件來(lái)處理，人為增加“附件說(shuō)明”并將印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件作為附件編排在版記前的附件位置。這些都不符合《格式》要求。

解決上述問(wèn)題，要高度重視《條例》《格式》的學(xué)習(xí)和貫徹，加深理解和認(rèn)識(shí)，工作中要結(jié)合新舊標(biāo)準(zhǔn)學(xué)，結(jié)合實(shí)際學(xué)，結(jié)合慣例學(xué)，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)中的格式范例學(xué)，才能確保學(xué)深學(xué)懂學(xué)透、學(xué)以致用。

五、關(guān)于貫徹落實(shí)中央要求，在公文處理中整治“文山會(huì)?！?，壓減公文發(fā)文數(shù)量，為基層減負(fù)工作中公文計(jì)算范圍的問(wèn)題

根據(jù)《條例》中關(guān)于公文處理的原則，從為基層減負(fù)的精神和要求來(lái)看，本人認(rèn)為，首先為基層減輕負(fù)擔(dān)，就是上級(jí)向下級(jí)發(fā)文的數(shù)量要減少，所以向上級(jí)報(bào)送的上行公文包括請(qǐng)示、報(bào)告，向不相隸屬單位發(fā)送的平行公文如函件、溝通類文件，以及應(yīng)下級(jí)要求所制作的下行發(fā)文中的批復(fù)類文件，應(yīng)不屬于正式發(fā)布公文的控制之列。因?yàn)樯闲泄?、平行公文的行文?duì)象均不屬于發(fā)文機(jī)關(guān)的基層單位，而批復(fù)件是應(yīng)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)而必須作出明確答復(fù)的正式公文。所以，在整治“文山會(huì)海”、為基層減負(fù)的實(shí)施過(guò)程中，壓減發(fā)文數(shù)量方面，計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該僅限于下行公文，且要扣除下行文中的批復(fù)文件數(shù)。只有在這個(gè)范圍內(nèi)計(jì)算的壓減發(fā)文數(shù)才符合中央的精神。