從檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的規(guī)律視閾思考檔案鑒定工作

湯嬌美

檔案鑒定，是指對(duì)通過(guò)檔案價(jià)值的鑒別判定，決定檔案的存毀及保管期限。這項(xiàng)工作始終貫穿于檔案管理工作各環(huán)節(jié)之中，是檔案管理工作中具有決定性意義且難度最大的工作[1]8。做好檔案鑒定工作,不僅要對(duì)檔案的原始價(jià)值有深刻、系統(tǒng)、全面的認(rèn)識(shí)，而且要了解檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的規(guī)律。檔案的價(jià)值是客觀存在的，其價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是有規(guī)律可循的[2]58。

一、檔案鑒定工作的內(nèi)容

檔案鑒定是指檔案館（室）按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，判定檔案的價(jià)值，挑選有價(jià)值的檔案繼續(xù)保存，并確定保管期限；剔除無(wú)須保存的檔案予以銷毀的檔案業(yè)務(wù)工作。

具體說(shuō)來(lái)，檔案鑒定工作包括五方面基本內(nèi)容：（1）制定或執(zhí)行檔案價(jià)值的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，比如現(xiàn)行的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》等；（2）具體判定檔案材料的價(jià)值，并劃分其保管期限；（3）挑出沒(méi)有保存價(jià)值的文件材料，進(jìn)行銷毀或者作相應(yīng)的處理[1]27；（4）對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行價(jià)值的重新判定，決定其存毀并按規(guī)定組織實(shí)施；（5）按照規(guī)定，對(duì)進(jìn)入開(kāi)放期或者保密期滿的檔案，進(jìn)行檔案的開(kāi)放鑒定。

二、檔案價(jià)值拓展律的內(nèi)涵和表現(xiàn)形式

檔案價(jià)值在保管和利用過(guò)程中是可以擴(kuò)大和發(fā)展的，檔案價(jià)值的拓展具有一定的規(guī)律性，這種規(guī)律稱為檔案價(jià)值的拓展律。具體說(shuō)來(lái)，檔案價(jià)值的拓展律主要有兩種表現(xiàn)形式。

1. 由服務(wù)對(duì)象的擴(kuò)展而實(shí)現(xiàn)的檔案價(jià)值拓展。第一，檔案的服務(wù)對(duì)象的范圍，從形成機(jī)關(guān)拓展到全社會(huì)。美國(guó)檔案學(xué)家謝倫伯格的“文件的雙重價(jià)值”學(xué)說(shuō)，已被檔案學(xué)界廣泛認(rèn)同。他認(rèn)為，文件的第一價(jià)值是文件對(duì)其形成機(jī)關(guān)的價(jià)值，文件的第二價(jià)值是文件對(duì)全社會(huì)的價(jià)值[3]28。謝倫伯格這里所說(shuō)的“文件”就是指轉(zhuǎn)化為檔案以后的“文件”。據(jù)此，我們知道檔案對(duì)形成機(jī)關(guān)的作用，可稱為第一價(jià)值。檔案形成以后，在此后很長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)，作為本機(jī)關(guān)鑒往知來(lái)進(jìn)行決策，處理現(xiàn)實(shí)工作或制定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃的查考依據(jù)，服務(wù)對(duì)象主體是本機(jī)關(guān)。而檔案對(duì)全社會(huì)的利用價(jià)值，稱為檔案的第二價(jià)值。進(jìn)入了檔案館的檔案作為公共文化資源，作為社會(huì)信息系統(tǒng)的組成部分，服務(wù)對(duì)象從檔案形成機(jī)關(guān)拓展到了全社會(huì)。第二，隨著檔案保密程度的遞減，檔案服務(wù)對(duì)象范圍不斷擴(kuò)展。檔案具有一定的保密性。所謂保密，就是控制知悉范圍。對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)，保密就是控制檔案利用主體。

2. 由于檔案服務(wù)領(lǐng)域的拓展而實(shí)現(xiàn)的檔案價(jià)值拓展。檔案價(jià)值在第一價(jià)值向第二價(jià)值的過(guò)渡和轉(zhuǎn)化過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)了服務(wù)領(lǐng)域的拓展。在第一價(jià)值階段，檔案服務(wù)領(lǐng)域主要為本機(jī)關(guān)所屬行業(yè)或領(lǐng)域，其價(jià)值也主要為單純的行政管理價(jià)值、法律價(jià)值或者業(yè)務(wù)價(jià)值等。但在第二價(jià)值階段，檔案服務(wù)領(lǐng)域大大拓展。檔案價(jià)值不僅可以服務(wù)于本機(jī)關(guān)所屬行業(yè)或領(lǐng)域（如地質(zhì)檔案用于找礦），同時(shí)可以在多領(lǐng)域發(fā)揮作用。例如，行政檔案可以為社會(huì)學(xué)研究提供素材，甲骨檔案可以為考古學(xué)提供信息支持等等。

三、檔案價(jià)值時(shí)效律的內(nèi)涵和表現(xiàn)形式

檔案價(jià)值的時(shí)效律是指檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是有時(shí)限的，某些檔案在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)其利用者是有價(jià)值的，超過(guò)時(shí)限后，價(jià)值就會(huì)降低甚至消失，這一規(guī)律稱為檔案價(jià)值的時(shí)效律[2]61。檔案的價(jià)值和時(shí)間有著密切的關(guān)系，檔案價(jià)值的時(shí)效律主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。

1.檔案原始價(jià)值的時(shí)效性，即檔案的價(jià)值因文件時(shí)效的喪失或檔案載體的老化而遞減或消失。有的年代久遠(yuǎn)的檔案由于檔案載體的老化難以修復(fù)，造成檔案本身的信息難以辨認(rèn)，從而降低或失去其憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。

2.服務(wù)對(duì)象需求的時(shí)效性，即服務(wù)對(duì)象的有些需求也具有時(shí)效性，如果未能適時(shí)提供利用服務(wù)，有些檔案價(jià)值就會(huì)喪失或者衰減。例如，當(dāng)服務(wù)對(duì)象需要查閱檔案進(jìn)行某項(xiàng)業(yè)務(wù)研究或者決策而未能及時(shí)提供利用時(shí)，一旦作出錯(cuò)誤決策有些后果是難以挽救的，而這些檔案也失去了實(shí)現(xiàn)其憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值的時(shí)機(jī)。

四、充分掌握好檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的拓展律和時(shí)效律，更好地指導(dǎo)檔案鑒定工作

檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)與拓展是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的過(guò)程，是有其實(shí)現(xiàn)規(guī)律的。從某種意義上說(shuō)，檔案的鑒定工作就是判定檔案的價(jià)值；而劃分檔案保管期限，就是確定檔案價(jià)值的時(shí)效期[2]61。了解和掌握了檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的拓展規(guī)律和時(shí)效規(guī)律，能夠有效指導(dǎo)檔案工作者科學(xué)地鑒定檔案的價(jià)值。

1. 檔案價(jià)值的拓展律啟示檔案工作者在開(kāi)展檔案鑒定工作時(shí)，要遵循從國(guó)家、社會(huì)和人民的利益視角判定檔案價(jià)值的原則，充分考慮社會(huì)各方面利用者對(duì)檔案的需要，避免片面地以個(gè)人或某個(gè)團(tuán)體的需要為鑒定標(biāo)準(zhǔn)。比如，那些在失去現(xiàn)行效用之后，雖然對(duì)本機(jī)關(guān)的情報(bào)價(jià)值不再凸顯，但是可能拓展為全社會(huì)其他主體開(kāi)展研究、教育工作時(shí)的素材的檔案，就具有保存價(jià)值，因而判斷其去留時(shí)可以留存。

2. 檔案價(jià)值的時(shí)效律啟示檔案工作者充分認(rèn)識(shí)時(shí)間對(duì)于檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的影響，按時(shí)組織檔案的開(kāi)放鑒定工作。2020 年6 月20 日新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定：縣級(jí)以上各級(jí)檔案館的檔案，應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿25 年向社會(huì)開(kāi)放。經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化等類檔案，可以少于25 年向社會(huì)開(kāi)放；涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開(kāi)放的檔案，可以多于25 年向社會(huì)開(kāi)放。此次修訂，將檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限由30 年縮短為25 年[4]。檔案工作者應(yīng)該遵守《檔案法》的上述規(guī)定，按時(shí)做好館藏檔案的開(kāi)放鑒定工作，以便按時(shí)做好檔案開(kāi)放和提供利用服務(wù)工作，防止本應(yīng)被適時(shí)利用的檔案因?yàn)闆](méi)有組織開(kāi)放檔案的鑒定，而沒(méi)有及時(shí)提供利用，錯(cuò)過(guò)了利用需求的時(shí)效期而沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案該有的價(jià)值。

3. 檔案價(jià)值的拓展律和時(shí)效律啟示檔案工作者鑒定檔案時(shí)要處理好檔案的現(xiàn)行價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值的關(guān)系。分析檔案的價(jià)值，必須把檔案放在它所形成時(shí)期的歷史背景中，并結(jié)合當(dāng)前和將來(lái)考慮檔案的價(jià)值。比如，某些文書(shū)檔案，用現(xiàn)在的眼光看，可能文件內(nèi)容存在不正確的地方，對(duì)于這類檔案不可輕易地棄檔或者銷毀，因?yàn)楦鶕?jù)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)規(guī)律，這類檔案的價(jià)值很可能會(huì)實(shí)現(xiàn)服務(wù)對(duì)象、服務(wù)領(lǐng)域的拓展。而有些現(xiàn)在看來(lái)利用價(jià)值不大的檔案，將來(lái)可能有大用處。因此，判斷檔案的價(jià)值，既要考慮文件的第一價(jià)值，也要結(jié)合檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)規(guī)律，用全面的、發(fā)展的眼光，科學(xué)預(yù)測(cè)現(xiàn)行價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值。