檔案保管和檔案建成后管理模式探究

文| 郝玉進(jìn)

在實踐過程中，采用合適的檔案保管方式，可以有效提高檔案保管工作效率，并在合理利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)的情況下，推動我國檔案管理模式的多元化發(fā)展。

檔案保管模式概述

檔案保管模式的特征

1.文件來源的唯一性特點。在檔案保管時期，保管的檔案都是以實體檔案為主，因此是一個實體機(jī)關(guān)與文件群體唯一對應(yīng)的關(guān)系。檔案作為特定機(jī)關(guān)、組織或個人在社會實踐活動中直接形成的產(chǎn)物，在產(chǎn)生處理過程中會形成多方面的歷史聯(lián)系，諸如形式聯(lián)系、來源聯(lián)關(guān)、內(nèi)容聯(lián)系和時間聯(lián)系等。其中，檔案與形成者之間的來源聯(lián)系是首要聯(lián)系，也是最根本的聯(lián)系，假如割裂來源聯(lián)系，其他聯(lián)系的科學(xué)性就無法保證。

2.文件和檔案管理的分階段性。文件管理和檔案管理作為兩個相對獨立的系統(tǒng)分別運行，文件、檔案管理的全部目標(biāo)和要求被分解到不同的階段、環(huán)節(jié)和步驟之中。文件作為形成機(jī)關(guān)實踐活動中產(chǎn)生的各種原始記錄，首先對機(jī)關(guān)的行政管理工作具有全方位的現(xiàn)行效用，是機(jī)關(guān)工作的工具、憑據(jù)。后來隨著文件針對的業(yè)務(wù)活動的辦理結(jié)束，文件的現(xiàn)行效用逐漸消失并進(jìn)入半現(xiàn)行階段。但此時文件對機(jī)關(guān)的參考作用依然存在。直到最后，絕大部分半現(xiàn)行文件因為第一價值退化而徹底喪失現(xiàn)行作用，只有一小部分文件逐漸顯現(xiàn)出長遠(yuǎn)的歷史價值，成為非現(xiàn)行文件，具有保存價值的非現(xiàn)行文件就轉(zhuǎn)化為檔案被永久保存起來。因此，文件的價值形態(tài)變化貫穿于文件的整個運動過準(zhǔn)，它是決定各階段文件不同特點的最根本因素，從而導(dǎo)致了文件的階段劃分。

檔案保管模式的意義

在本文中所表述的“檔案保管”指的都是針對檔案保管廣義層面而言的，即泛指檔案日常管理工作。在論述檔案保管模式之前，我們先來了解一下“模式”的定義。所謂“模式”是指“某事物的標(biāo)準(zhǔn)形式或使人可以照著做的標(biāo)準(zhǔn)樣式”(出自:《現(xiàn)代漢語詞典》)。根據(jù)“模式”的定義，筆者認(rèn)為，檔案保管模式是可以這樣理解的，即：“檔案保管模式”是指將有保存價值的文件作為檔案保管起來的標(biāo)準(zhǔn)形式。按照《檔案法》等法律法規(guī)的規(guī)定，根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，對國家全部檔案，必須設(shè)置全國規(guī)模的檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。又由于各單位的性質(zhì)不同，所以出現(xiàn)了不同的檔案管理機(jī)構(gòu)，其中包括公共檔案館（國家檔案館、專業(yè)檔案館）；內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)（企業(yè)檔案館、檔案室）；檔案行政管理機(jī)構(gòu)（各級檔案局、處等）；新型檔案機(jī)構(gòu)（文件中心、檔案寄存中心、檔案事務(wù)所）。不同的檔案保管機(jī)構(gòu)，雖然形成了檔案保管模式的多元化，但保管對象都是一致的，在電子文件出現(xiàn)之前主要保管的是檔案實體，檔案實體是指各種檔案材料本身，它是由檔案內(nèi)容和載體兩部分構(gòu)成的。

檔案建成后保管模式的基本概述

檔案建成后保管模式定義

所謂“建成后保管模式”是針對檔案工作長期以來以實體檔案管理為中心的“保管模式”而發(fā)展變革來的，此處指的 “后”并不是通常意義上所說的那種“后”,即：“落后”于某事物，而是以“后”來達(dá)到超越某事物。因此后現(xiàn)代所說的“后”是要永遠(yuǎn)保持對于現(xiàn)有事物和現(xiàn)有秩序的超越狀態(tài)，換句話說，永遠(yuǎn)之“后”的后現(xiàn)代主義，就是永遠(yuǎn)在一切現(xiàn)有事物之“前”。這樣，后現(xiàn)代主義以其“后”的優(yōu)越地位，永遠(yuǎn)居“前”。從這個意義上說，“后保管”概念是對“保管”概念的超越。

檔案建成后保管模式的主要特征

1.電子文件的來源具有不唯一性特征。在各行業(yè)的不斷發(fā)展中，檔案資料的有效保管是各級部門整體效益不斷提高和長遠(yuǎn)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，隨著計算機(jī)數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用范圍變得越來越廣。因此，實行的有效保存、電子文件的合理利用，大大推動檔案保管模式向著后保管模式方向發(fā)展，并且在各種檔案數(shù)據(jù)不斷得到完善的情況下，單一來源的概念正逐步發(fā)生著改變?？偟膩碚f，傳統(tǒng)檔案保管模式在某些情況下已經(jīng)不斷推動檔案保管工作進(jìn)一步發(fā)展，使后保管模式的應(yīng)用有著非常廣闊的空間。

2.文件和檔案之間具有不可分離性。隨著電子文件的產(chǎn)生，文檔一體化發(fā)展方式得到不斷完善，使文檔一體化管理得到真正實踐。雖然文件和檔案是在事物的不同階段出現(xiàn)的，但在社會本質(zhì)、物質(zhì)形態(tài)和相關(guān)信息等方面具有同一性，在本質(zhì)上是相同的。在傳統(tǒng)檔案保管模式中，文件和檔案的分界線是文件的歸檔，可單獨進(jìn)行管理。因此，其在手工操作情況下具有一定合理性。在電子檔案保存中，各種資料都可在電腦和網(wǎng)絡(luò)的合理應(yīng)用下進(jìn)行起草、歸類、整理和再利用等，對保持文件工作與檔案工作的一體性有著重要影響。由此可見，早期檔案保存工作的質(zhì)量和建成后期檔案保管的工作效率有著直接聯(lián)系，并且以往文件與檔案管理方式在當(dāng)前的檔案保存工作中有著一定效用。因此，現(xiàn)代發(fā)展中，先進(jìn)技術(shù)的合理應(yīng)用可以有效提高檔案保存的工作效率和檔案資料的利用效率，是后保管模式真正成立的重要支持。

結(jié)束語

總之,結(jié)合當(dāng)前知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以先進(jìn)的技術(shù)為依托的檔案建成后保管模式是時代發(fā)展的趨勢，檔案保管模式將會被檔案建成后保管模式所取代。