高職院?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用
——以遼寧鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

董亞男

（遼寧鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧 錦州 121000）

高校的科研管理系統(tǒng)是使全?？蒲泄ぷ鞯母黜?xiàng)管理內(nèi)容、各項(xiàng)審批流程、各項(xiàng)獨(dú)立數(shù)據(jù)全部實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)信息化的網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)[1-2]。近年來(lái)，教育部、財(cái)政部等部門強(qiáng)調(diào)要“完善科研信息系統(tǒng)，建立校內(nèi)科研、財(cái)務(wù)等部門和院系、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人共享的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)科研課題從申報(bào)、評(píng)審、立項(xiàng)、執(zhí)行到驗(yàn)收的全過(guò)程數(shù)字化管理與服務(wù)，提高管理水平，提升服務(wù)質(zhì)量?！盵3]目前，本科院校對(duì)科研管理系統(tǒng)的建設(shè)重視程度高，發(fā)展較快，系統(tǒng)的應(yīng)用比較充分[4-7]。高職院校近年隨著校企合作、產(chǎn)教融合的不斷深入，科研工作隨之發(fā)展迅速，科研管理與統(tǒng)計(jì)工作量隨之增加，很多高職院校也開始上線科研管理系統(tǒng)。很多高職院校購(gòu)買市場(chǎng)上成型的科研管理系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)內(nèi)部管理流程由于與學(xué)校管理過(guò)程差別較大，使用效果較差，有的甚至增加了科研人員和科研管理人員的工作量[8-10]。

2017 年底，我院（遼寧鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院）啟動(dòng)科研管理系統(tǒng)建設(shè)工作，本著“服務(wù)”與“管理”并重的理念，立足于提升科研管理的工作效率與水平，為學(xué)建設(shè)與發(fā)展提供科學(xué)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)與決策依據(jù)，結(jié)合學(xué)實(shí)際，突出高職院校教科研管理特色，校企聯(lián)合開發(fā)科研管理系統(tǒng)，為教科研管理工作的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化、實(shí)時(shí)化和高效化提出解決方法，為輔助教科研管理決策提供真實(shí)有效的信息支持，為促進(jìn)學(xué)整體教科研工作發(fā)展提供基礎(chǔ)保障，全面梳理了學(xué)科研管理流程，構(gòu)建了一套多種權(quán)限使用、多業(yè)務(wù)并行、多點(diǎn)無(wú)紙化辦公的科學(xué)、規(guī)范的科研管理系統(tǒng)，并通過(guò)兩年的調(diào)試、運(yùn)行，取得了良好的應(yīng)用效果。

一、科研管理系統(tǒng)的構(gòu)建

（一）修訂科研管理辦法，理順管理標(biāo)準(zhǔn)與流程

用科研管理系統(tǒng)全面有效地管理學(xué)的科研工作，非常重要的前提是管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程與學(xué)的科研管理辦法高度吻合。我院在進(jìn)行科研管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之前，首先對(duì)學(xué)的科研管理辦法進(jìn)行了修訂。修訂工作主要是從三個(gè)方面入手。

1.修訂認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)

學(xué)充分調(diào)研我國(guó)科研管理部門和普通高等學(xué)對(duì)學(xué)術(shù)成果的認(rèn)定規(guī)范，對(duì)我院過(guò)去在成果認(rèn)定、職稱評(píng)聘等工作中反映出來(lái)的一些認(rèn)定不規(guī)范的問(wèn)題進(jìn)行梳理，對(duì)這些問(wèn)題統(tǒng)一進(jìn)行整改。

一是對(duì)認(rèn)定范圍進(jìn)行了界定，提高了成果認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn)?？傮w來(lái)說(shuō)學(xué)只認(rèn)定經(jīng)學(xué)審批通過(guò)并備案的課題和成果，未經(jīng)學(xué)審批、備案的不予認(rèn)定、獎(jiǎng)勵(lì)；在學(xué)術(shù)論文方面，對(duì)增刊、擴(kuò)展版、會(huì)議論文、連續(xù)型電子期刊論文不再予以認(rèn)定；在課題方面，子課題不予認(rèn)定；在獲獎(jiǎng)成果方面，非公開發(fā)表的獲獎(jiǎng)?wù)撐?、期刊編輯部評(píng)選的優(yōu)秀論文等成果不予認(rèn)定；在編著方面，再版書籍和未經(jīng)審批通過(guò)或并未應(yīng)用于實(shí)際教學(xué)的校本教材不予認(rèn)定。

二是對(duì)認(rèn)定的證明材料進(jìn)行了明確規(guī)定。各種國(guó)際檢索收錄論文均應(yīng)提供國(guó)家權(quán)威科技情報(bào)所提供的檢索報(bào)告和源刊證明材料，中文核心學(xué)術(shù)期刊以數(shù)據(jù)庫(kù)查詢報(bào)告和中文核心期刊要目總覽為準(zhǔn)，公開出版物均需提供國(guó)家新聞出版廣電總局CIP 檢索證明，其他獲獎(jiǎng)成果以證書或官方文件為準(zhǔn)。

2.修訂獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)

學(xué)分析遼寧省教育廳績(jī)效考核中對(duì)高職院校科研工作的引導(dǎo)方向，對(duì)有影響力、可以納入省級(jí)績(jī)效考核錄入范圍的成果予以獎(jiǎng)勵(lì)，其他類成果按照原有標(biāo)準(zhǔn)降低獎(jiǎng)勵(lì)金額或取消獎(jiǎng)勵(lì)。為確定獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)課題和成果的等級(jí)劃分進(jìn)行明確的規(guī)定，對(duì)國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市廳級(jí)進(jìn)行了組織單位的列表說(shuō)明，并對(duì)省部級(jí)劃分為Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ四類，市廳級(jí)劃分為Ⅰ、Ⅱ兩類，分別對(duì)應(yīng)論文、著作、成果獲獎(jiǎng)、專利、課題結(jié)題等不同的成果類型和不同的級(jí)別制訂獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)。

3.修訂管理流程

學(xué)將科研工作的組織、認(rèn)定、獎(jiǎng)勵(lì)工作等依據(jù)系統(tǒng)管理的標(biāo)準(zhǔn)重新梳理，明確了學(xué)使用科研管理系統(tǒng)進(jìn)行科研課題的過(guò)程管理和科研成果的管理、認(rèn)定，取消線下流程和紙質(zhì)版材料的認(rèn)定。由學(xué)科研工作主管部門（我院設(shè)在發(fā)展規(guī)劃處）負(fù)責(zé)發(fā)布課題申報(bào)、評(píng)審、立項(xiàng)、開題、過(guò)程檢查、結(jié)題驗(yàn)收和成果申報(bào)等通知；科研人員在科研管理系統(tǒng)中可查收通知并按要求填報(bào)相關(guān)材料，之后提交申請(qǐng)到所在部門負(fù)責(zé)人；各部門負(fù)責(zé)人對(duì)申報(bào)材料進(jìn)行初審后，校發(fā)展規(guī)劃處對(duì)申報(bào)材料進(jìn)行審核，需評(píng)審、評(píng)比的通過(guò)系統(tǒng)發(fā)送至學(xué)術(shù)委員會(huì)進(jìn)行在線匿名評(píng)審；科研人員可隨時(shí)登錄系統(tǒng)查看結(jié)果。

（二）設(shè)計(jì)系統(tǒng)功能模塊，有效對(duì)接管理工作

1.成果管理模塊的設(shè)計(jì)

在成果管理部分，按分類設(shè)計(jì)原則，共有九個(gè)模塊，即著作、論文、成果獲獎(jiǎng)、專利、軟件著作、藝術(shù)作品、應(yīng)用成果轉(zhuǎn)化、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和學(xué)術(shù)團(tuán)體管理。這些模塊從整體功能上，均設(shè)計(jì)了查詢、錄入、導(dǎo)入、導(dǎo)出、團(tuán)隊(duì)成員信息同步、成果審批等功能。各模塊均包含必填信息項(xiàng)（含附件）、成員管理項(xiàng)、選填項(xiàng)三類信息。

下面以論文管理為例說(shuō)明字段設(shè)計(jì)情況。

論文管理的必填信息項(xiàng)有論文名稱、所屬課題、本校責(zé)任人、所屬部門、本校負(fù)責(zé)人排名、本校參與人數(shù)、期刊名稱、ISSN 號(hào)、CN 號(hào)、郵發(fā)代號(hào)、發(fā)表日期、論文類型、收錄類別、研究類型、綜合影響因子、是否當(dāng)年代表作、學(xué)科門類等，還需要提交期刊檢索、論文檢索和論文掃描件等三種附件。成員管理項(xiàng)包括作者姓名、所屬組織、承擔(dān)角色、署名順序、分?jǐn)?shù)、獎(jiǎng)勵(lì)金額、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)學(xué)年、獎(jiǎng)勵(lì)學(xué)期、責(zé)任說(shuō)明等。在確定各類成果的字段和所需附件時(shí)，要充分考慮校內(nèi)科研統(tǒng)計(jì)的需要和向上級(jí)部門上報(bào)科研數(shù)據(jù)的需要。另外，為了能夠快速統(tǒng)計(jì)不同時(shí)間段、不同部門等條件下的教師科研成果、科研獎(jiǎng)勵(lì)等，單獨(dú)設(shè)計(jì)了成果獎(jiǎng)勵(lì)查詢、成果綜合搜索、成果獎(jiǎng)勵(lì)報(bào)表等整體查詢、匯總模塊功能，能夠依據(jù)不同條件生成明細(xì)清單。

2.科研課題管理模塊的設(shè)計(jì)

課題管理模塊是對(duì)橫向、縱向全部課題進(jìn)行全程在線管理，分別設(shè)計(jì)有申報(bào)管理、過(guò)程管理、經(jīng)費(fèi)管理三個(gè)部分。申報(bào)管理的功能設(shè)計(jì)有申報(bào)通知、測(cè)評(píng)管理、測(cè)評(píng)結(jié)果和申報(bào)課題四個(gè)部分。申報(bào)通知模塊由科研管理人員發(fā)布課題申報(bào)通知，教師以此為鏈接入口下載申報(bào)表格并填報(bào)、上傳申報(bào)材料；申報(bào)課題模塊里包含所有申報(bào)課題和申報(bào)材料，可按條件篩選查詢；測(cè)評(píng)管理模塊可由科研管理員建立專家?guī)旌驮u(píng)分標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)，并根據(jù)不同的申報(bào)課題選擇適合的專家、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)方式，然后進(jìn)行匿名評(píng)審，最后成績(jī)自動(dòng)產(chǎn)生在測(cè)評(píng)結(jié)果模塊。過(guò)程管理的功能主要設(shè)計(jì)了在研課題、所有課題、結(jié)題課題和里程碑四個(gè)部門，分別對(duì)處在不同階段的課題進(jìn)行匯總。里程碑是對(duì)一個(gè)課題進(jìn)行過(guò)程管理的核心模塊。科研管理人員通過(guò)里程碑發(fā)送課題研究各階段的檢查通知，如開題里程碑、中期里程碑、結(jié)題里程碑等。科研人員接收到里程碑通知后，及時(shí)跟進(jìn)，在線下完成相關(guān)工作，然后上傳相應(yīng)材料。部門管理員（部門科研工作負(fù)責(zé)人）對(duì)材料進(jìn)行初審，然后提交學(xué)科研管理員。學(xué)科研管理員將相應(yīng)材料初步審核后，分配專家審核。經(jīng)費(fèi)管理包括收入和支出的過(guò)程管理。

3.其他管理功能的設(shè)計(jì)

除上述主要功能外，還設(shè)計(jì)有省網(wǎng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出、學(xué)術(shù)交流管理、資源檢索等功能模塊。省網(wǎng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，是對(duì)應(yīng)上級(jí)部門數(shù)據(jù)平臺(tái)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的具體需要，一一設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)表單，能夠直接導(dǎo)出、生成對(duì)應(yīng)報(bào)表；學(xué)術(shù)交流管理包括學(xué)術(shù)報(bào)告、主辦會(huì)議和參加會(huì)議管理；資源檢索包含文獻(xiàn)檢索、資源管理、第三方管理庫(kù)和附件管理，可使用外部搜索引擎檢索文獻(xiàn)資料。

（三）設(shè)計(jì)權(quán)限和界面，分權(quán)限展示功能與結(jié)果

1.管理權(quán)限的設(shè)計(jì)

根據(jù)學(xué)科研工作的任務(wù)分工，在系統(tǒng)中共設(shè)計(jì)了科研管理員、科研管理員（查看）、校領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、科研人員、學(xué)術(shù)委員會(huì)專家六種使用權(quán)限?？蒲泄芾韱T權(quán)限可設(shè)定系統(tǒng)全局參數(shù)，對(duì)組織和用戶進(jìn)行管理，對(duì)用戶角色進(jìn)行確定，進(jìn)行專家?guī)旃芾砗驮u(píng)審設(shè)置，還可對(duì)各項(xiàng)申報(bào)流程進(jìn)行配置編輯，對(duì)任務(wù)和表單進(jìn)行分配管理，可以進(jìn)行各類成果的審核和各類課題的管理；能夠查看、下載使用全部數(shù)據(jù)，但不可修改科研人員的科研數(shù)據(jù)?？蒲泄芾韱T（查看）權(quán)限是當(dāng)其他部門需要使用學(xué)科研數(shù)據(jù)時(shí)，分配此賬號(hào)供相關(guān)工作人員使用，具備全校數(shù)據(jù)的查看、導(dǎo)出功能，但不能管理系統(tǒng)設(shè)置、不能修改任何數(shù)據(jù)、不能進(jìn)行成果和課題的管理。校領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限對(duì)學(xué)科研工作主管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)主要領(lǐng)導(dǎo)開放，與科研管理員（查看）的具體權(quán)限相同，便于了解學(xué)科研工作現(xiàn)狀。部門負(fù)責(zé)人是指教學(xué)和其他部門的科研工作負(fù)責(zé)人，能查看、導(dǎo)出本部門全部科研成果和科研課題材料，能夠?qū)Ρ静块T科研人員提交的成果和課題進(jìn)行審核，便于了解本部門科研工作情況?？蒲腥藛T權(quán)限能夠?qū)€(gè)人成果進(jìn)行管理并提交審核，能查看科研課題立項(xiàng)通知，申請(qǐng)并在獲批后使用系統(tǒng)管理課題全程資料，并依據(jù)系統(tǒng)通知，提交各階段研究資料。學(xué)術(shù)委員會(huì)專家權(quán)限主要是在評(píng)審任務(wù)分配后進(jìn)行線上匿名評(píng)審。

2.管理界面的設(shè)計(jì)

下面以科研管理員為例，說(shuō)明各種權(quán)限界面的設(shè)計(jì)。登錄賬號(hào)后，除可以看到功能菜單外，還可以看到學(xué)全部橫向課題數(shù)、縱向課題數(shù)、成果數(shù)、科研經(jīng)費(fèi)總額；科研管理員待辦審批事項(xiàng)、近期里程碑、近期科研通知和活動(dòng)；以餅狀圖顯示的各類成果占成果總數(shù)的比例；以柱狀圖顯示的各部門當(dāng)年人均科研獎(jiǎng)勵(lì)金額，反映各部門科研工作整體水平；以柱狀圖顯示的各類成果當(dāng)年獎(jiǎng)勵(lì)總額；以折線圖顯示的各年度獎(jiǎng)勵(lì)金額及科研課題經(jīng)費(fèi)總數(shù)。其他權(quán)限相應(yīng)縮小數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的范疇。

（四）合作開發(fā)與調(diào)試，初步建成科研管理系統(tǒng)

學(xué)首先了解清楚軟件公司現(xiàn)有的通用科研管理軟件的功能和使用方法，然后梳理了學(xué)科研管理全部工作，具體包括科研成果的審核、認(rèn)定和獎(jiǎng)勵(lì)，各類科研課題的申請(qǐng)、評(píng)審、立項(xiàng)、過(guò)程管理、結(jié)題，以及學(xué)科研成果的統(tǒng)計(jì)、上報(bào)等。校企雙方對(duì)照學(xué)校辦公需求和軟件現(xiàn)有情況，共同確定辦公流程和系統(tǒng)修正方案，確定系統(tǒng)中哪些功能和字段需要修改，哪些流程需要設(shè)置，如何劃分使用權(quán)限。雙方根據(jù)方案開展工作，并由軟件公司進(jìn)行測(cè)試，初步形成適用于我院管理模式的科研管理系統(tǒng)。

二、科研管理系統(tǒng)的應(yīng)用

（一）做好數(shù)據(jù)初始化，留存學(xué)?？蒲袛?shù)據(jù)

我院是2008 年從中職升格成為高職院校，從年份上看可以較為完整地留存學(xué)校高職辦學(xué)以來(lái)的全部科研數(shù)據(jù)。學(xué)?？蒲泄芾聿块T首先確定學(xué)校教師的人員權(quán)限分配，并整理學(xué)校2008 年以后全部的科研成果信息和處在各階段的課題信息。軟件公司將數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入后，由科研管理部門審核導(dǎo)入的數(shù)據(jù)，然后組織全校教師登錄個(gè)人賬號(hào)，通過(guò)確認(rèn)、修改、補(bǔ)充數(shù)據(jù)，最終完成學(xué)校十年原始數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。這些數(shù)據(jù)為學(xué)校后期各種統(tǒng)計(jì)、申報(bào)、評(píng)比提供了重要的數(shù)據(jù)支撐。

（二）做好培訓(xùn)與指導(dǎo)，推動(dòng)教師適應(yīng)管理模式

為了使科研管理系統(tǒng)能夠在學(xué)校順利使用，徹底改變管理模式，學(xué)?？蒲泄芾聿块T對(duì)科研管理人員和全體科研人員分角色組織培訓(xùn)，在培訓(xùn)中既對(duì)科研管理系統(tǒng)的使用進(jìn)行詳細(xì)的介紹，還對(duì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和管理過(guò)程規(guī)范化提出了具體要求。科研管理部門與軟件公司合作，在培訓(xùn)前先制定了各使用權(quán)限的用戶手冊(cè)，同步發(fā)布了學(xué)校科研管理修訂辦法，明確提出學(xué)校嚴(yán)格以系統(tǒng)數(shù)據(jù)為依據(jù)開展科研活動(dòng)、科研獎(jiǎng)勵(lì)和其他相關(guān)工作。從而通過(guò)制度與培訓(xùn)的結(jié)合，推動(dòng)全?？焖龠m應(yīng)科研管理模式的轉(zhuǎn)變。

（三）做好推廣與使用，全面推行系統(tǒng)管理

我院通過(guò)三個(gè)時(shí)間階段完成了系統(tǒng)的推廣和使用工作。在第一階段是由科研人員對(duì)批量導(dǎo)入的已有成果和課題進(jìn)行數(shù)據(jù)審核并補(bǔ)充附件資料；第二階段是使用系統(tǒng)進(jìn)行年度科研成果的申報(bào)、審核和獎(jiǎng)勵(lì)；第三階段是使用系統(tǒng)管理科研課題。學(xué)校嚴(yán)格使用科研管理系統(tǒng)開展工作，除上級(jí)部門立項(xiàng)課題需要紙質(zhì)材料外，不再要求且不允許教師提交紙質(zhì)材料。科研管理部門有專門管理員及時(shí)解答科研人員和其他權(quán)限人員關(guān)于科研系統(tǒng)使用的各種問(wèn)題。在收到反饋、發(fā)現(xiàn)科研系統(tǒng)存在問(wèn)題時(shí)，及時(shí)由科研管理員與軟件公司溝通，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)一步修改完善。通過(guò)半年時(shí)間，學(xué)校教師已經(jīng)完全適應(yīng)了新的管理方式，并感受到了網(wǎng)絡(luò)規(guī)范化管理為個(gè)人科研工作帶來(lái)的便利和幫助。

遼寧鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院提出構(gòu)建適合高職院校科研管理工作流程和特點(diǎn)的科研管理系統(tǒng)建設(shè)方案，通過(guò)設(shè)計(jì)開發(fā)、分階段投入運(yùn)行、使用反饋等舉措積極組織推進(jìn)，現(xiàn)已建成并使用科研管理系統(tǒng)。學(xué)校升高職以來(lái)的全部科研成果和研究課題均已錄入系統(tǒng)，科研課題與成果已全程系統(tǒng)管理，真正實(shí)現(xiàn)了多權(quán)限登陸、多業(yè)務(wù)并行、多點(diǎn)無(wú)紙化辦公，徹底改變了老師重復(fù)往返科研管理部門提交材料、經(jīng)常填寫繁雜表格、反復(fù)組織各種佐證材料的情況，并協(xié)助多個(gè)部門便捷準(zhǔn)確地完成了各級(jí)各類科研相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和材料佐證工作。該系統(tǒng)與我國(guó)高職院?？蒲泄芾淼默F(xiàn)狀吻合，為高職院校切實(shí)提高科研管理的規(guī)范性和信息化程度提供了解決路徑。