“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案工作改革的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

文| 李艷利

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案信息管理人員與屬性發(fā)展改變。檔案指的是在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的資料，通常主要包括文字、圖像、表格、聲音以及影響等，所以在檔案管理工作中，主要是由檔案主體對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息檔案的合理利用，在這一過(guò)程中，檔案形成者與管理者是明顯劃分開(kāi)的。如今，在”互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，每天都會(huì)產(chǎn)生非常多的信息數(shù)據(jù)，人們的日?；顒?dòng)都會(huì)有相應(yīng)的記錄，而這些記錄在大數(shù)據(jù)平臺(tái)中會(huì)成為單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.管理重點(diǎn)隨著檔案管理模式發(fā)生改變。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，通常都是在固定的時(shí)間內(nèi)接受有關(guān)部門(mén)所傳輸?shù)男畔?，然后?duì)所接收到的信息資料進(jìn)行整理與管理。如今，在”互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，很多檔案部門(mén)都是利用計(jì)算機(jī)來(lái)接收檔案信息，大部分的檔案信息都是以電子數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)出來(lái)，文件在剛剛產(chǎn)生時(shí)就可以歸入到相應(yīng)的檔案庫(kù)中，然后系統(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)的文件號(hào)與目錄。因此，管理的重點(diǎn)戶因?yàn)闄n案模式的變化而發(fā)生改變，只有提前介入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件與數(shù)據(jù)信息之間的有效連接，從而才能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化歸檔工作。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案工作的轉(zhuǎn)型策略

1.盡快介入到數(shù)據(jù)中心信息化建設(shè)與設(shè)計(jì)中。在信息化管理系統(tǒng)中，必須保證檔案部門(mén)參與到整個(gè)過(guò)程中，如今，我國(guó)信息技術(shù)正處于快速發(fā)展的重要時(shí)期，部門(mén)管理工作都是分開(kāi)進(jìn)行的，所以在管理架構(gòu)上缺少了一定的整體性。通過(guò)對(duì)信息技術(shù)與相關(guān)軟件的合理使用，更有利于信息數(shù)據(jù)的縱向傳輸，但是這卻在一定程度上影響了數(shù)據(jù)信息的兼容性，所以最終很難實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的有效共享。針對(duì)這種現(xiàn)象，對(duì)于相關(guān)的檔案管理人員而言，一定要將自身的數(shù)據(jù)管理權(quán)力充分發(fā)揮出來(lái)，成為整個(gè)數(shù)據(jù)中心的管理者與控制著，對(duì)數(shù)據(jù)的生成、整理以及使用等進(jìn)行全程的監(jiān)控。

2.構(gòu)建科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)與制度。基于”互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案信息的來(lái)源渠道具有一定的多樣性，所以檔案管理工作也不在僅限于對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集與整理。社會(huì)中的每一個(gè)人員都可以生產(chǎn)出相應(yīng)的信息，這種導(dǎo)致檔案信息在類(lèi)型生呈現(xiàn)出了非常明顯的復(fù)雜性，很多數(shù)據(jù)需要轉(zhuǎn)換成軟件之后，才能對(duì)內(nèi)容進(jìn)行有效讀取，所以檔案管理部門(mén)即便儲(chǔ)存了非常多的檔案信息，但是也很難將檔案信息的使用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。因此，檔案部門(mén)一定要對(duì)檔案信息進(jìn)行合理規(guī)范，結(jié)合實(shí)際情況制定出統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)一致制度，并且在數(shù)據(jù)生產(chǎn)、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)歸檔以及數(shù)據(jù)使用等多個(gè)環(huán)節(jié)中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該制定出相應(yīng)的管理方法，從而保證在管理工作上具有一定的規(guī)范性。

3.加強(qiáng)對(duì)民眾關(guān)于網(wǎng)絡(luò)信息的保密教育工作。基于”互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，人們?cè)趯?duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行使用時(shí)體現(xiàn)出了非常明顯的自由化特點(diǎn)，這就對(duì)數(shù)據(jù)信息的保密性造成了非常嚴(yán)重的影響，比如，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)學(xué)術(shù)論文抄襲現(xiàn)象。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)社交已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ钪蟹浅Ｖ匾慕M成部分，但是在社交過(guò)程中可能無(wú)意傳輸?shù)膬?nèi)容，也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息發(fā)生泄漏。針對(duì)這種現(xiàn)象，開(kāi)展檔案報(bào)名宣傳教育工作有著非常重要的作用，讓民眾可以全面認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息保密的重要性，從而才能對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的使用行為進(jìn)行合理規(guī)范。針對(duì)于相關(guān)的檔案管理部門(mén)而言，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)宣傳部門(mén)之間的溝通交流工作，通過(guò)合作共同對(duì)傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上的信息進(jìn)行嚴(yán)格檢查與審核，對(duì)于涉密的文件或者是與軍事相關(guān)的信息一定要采取措施進(jìn)行處理，保證不會(huì)對(duì)信息造成泄密之后，才能上傳到相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)上。因?yàn)榧堎|(zhì)文件在傳播過(guò)程中會(huì)受到一定的限制，所以產(chǎn)生的影響也比較有限，但是如果轉(zhuǎn)變成圖片的形式上傳到網(wǎng)絡(luò)中，那么傳播的范圍以及傳播的速度很難進(jìn)行及時(shí)控制，因此，開(kāi)展民眾保密教育工作有著非常重要的作用。

4.保證檔案人員的積極性。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，往往都是處于半封閉和半開(kāi)放的狀態(tài)，檔案信息只能由內(nèi)部人員進(jìn)行使用，然后送至管理部門(mén)之后，才能開(kāi)展后續(xù)的管理工作，當(dāng)用戶需要對(duì)檔案信息進(jìn)行使用時(shí)，需要到管理部門(mén)進(jìn)行查找，因?yàn)闄n案工作將重點(diǎn)放在了保密性方面，這就導(dǎo)致管理人員的工作態(tài)度都比較消極。基于”互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案部門(mén)已經(jīng)不再是唯一的信息獲取渠道，所以這種管理方式也已經(jīng)不能滿足時(shí)代的發(fā)展要求。針對(duì)這種現(xiàn)象，檔案管理人員一定要提升自身的積極性，主動(dòng)對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，并完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的管理工作，在一定的時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行管理與維護(hù)，從而為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)工作。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基于”互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作迎來(lái)了更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能再滿足時(shí)代發(fā)展要求。因此，一定要對(duì)”互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，對(duì)現(xiàn)有的管理方式進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善，從而在未來(lái)才能實(shí)現(xiàn)更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。