簡(jiǎn)述新時(shí)代背景下檔案的信息化建設(shè)

文| 朱海洋

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的概念

（1）資源建設(shè)中的檔案信息化建設(shè)。資源建設(shè)中的檔案信息化屬于比較核心的部分，其他環(huán)節(jié)全靠此環(huán)節(jié)帶動(dòng)發(fā)展，因此要想構(gòu)建資源管理中的檔案信息化建設(shè)，可以從以下三個(gè)方面入手。第一方面，科學(xué)化管理檔案內(nèi)容。檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)內(nèi)容非常豐富，且通常多以電子形式進(jìn)行處理、保存。所以在管理途中，一定要注意數(shù)據(jù)的保存和備份。第二方面，對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部的檔案服務(wù)工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新。對(duì)檔案的信息化建設(shè)就是為了更好的服務(wù)事業(yè)單位，從而使事業(yè)單位更好的服務(wù)廣大人民。因此，在檔案的信息化建設(shè)當(dāng)中，強(qiáng)化用戶與檔案的聯(lián)系，使用戶在想查閱檔案時(shí)可以迅速準(zhǔn)確的獲得。第三方面，優(yōu)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與管理工作。檔案管理工作脫離不開(kāi)系統(tǒng)的支持，優(yōu)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與管理是為檔案管理工作提供后期保障，比如計(jì)算機(jī)的購(gòu)置與后期維護(hù)、管理軟件的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用等。（2）環(huán)境構(gòu)建中的檔案信息化建設(shè)。如果說(shuō)資源構(gòu)建是發(fā)動(dòng)機(jī)，那么環(huán)境構(gòu)建就是外部的零件，二者相輔相成，缺一不可。首先需要國(guó)家作為排頭兵先行為檔案信息化建設(shè)提供一個(gè)強(qiáng)有力的孵化環(huán)境。國(guó)家引導(dǎo)、完善相關(guān)建設(shè)過(guò)程中的法律法規(guī)，對(duì)建設(shè)過(guò)程中可能出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行解決，比如，電子文件的獲取和保存、信息公開(kāi)化的處理等多種問(wèn)題，提供有效的法律、文件支持。再其次，事業(yè)單位內(nèi)部的體制也要隨情況進(jìn)行完善。我國(guó)目前為事業(yè)單位提供的法律依據(jù)是《檔案法》，但因?yàn)闀r(shí)過(guò)境遷，現(xiàn)有的一些情況無(wú)法從中得到有效的解決。所以相關(guān)政府機(jī)關(guān)應(yīng)重新建立和完善檔案管理機(jī)制，保障事業(yè)單位內(nèi)部的檔案信息化建設(shè)。最后就是專業(yè)人才的選取和培養(yǎng)。檔案的信息化建設(shè)只是事業(yè)單位發(fā)展中的一項(xiàng)工作，一項(xiàng)功能，其成功運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)專業(yè)人才的操作，對(duì)于事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，相干事業(yè)單位不但要招聘有關(guān)的信息化專業(yè)人才，還有對(duì)現(xiàn)有的在職人員進(jìn)行技能上的培訓(xùn)，雙管齊下，更有利于加快檔案的信息化建設(shè)。

促進(jìn)事業(yè)單位優(yōu)化檔案的信息化建設(shè)的重要性

（1）優(yōu)化檔案的信息化建設(shè)可以提高事業(yè)單位的管理效率。傳統(tǒng)的事業(yè)單位的管理工作的方式是以手動(dòng)管理為主，傳播媒介多為紙質(zhì)載體，這一方法勞心勞力，需要檔案管理人員付出十足的精力，且不保證正確率。用戶查詢檔案時(shí)費(fèi)心費(fèi)力，難度較大。而優(yōu)化檔案的信息化建設(shè)，可以使管理工作的傳播媒介變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，簡(jiǎn)化了檔案資源的收集、處理與查詢，不但提高了事業(yè)單位的管理效率，還可以加深不同部門之間的管理人員的交流。（2）提高事業(yè)單位的信息化水平。全面優(yōu)化檔案的信息化建設(shè)，就需要對(duì)事業(yè)單位的信息化系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，加深事業(yè)單位的信息化建設(shè)，提高事業(yè)單位的信息化發(fā)展水平，從實(shí)際情況出發(fā)，切實(shí)推動(dòng)事業(yè)單位的信息化發(fā)展。（3）促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)檔案資源的優(yōu)化利用。檔案的信息化建設(shè)是為了輔助事業(yè)單位更好地進(jìn)行決策與發(fā)展，促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)化管理，有利于加強(qiáng)檔案資源的利用程度，同時(shí)借助信息化的發(fā)展，在檔案資源的數(shù)據(jù)庫(kù)里可以建立相應(yīng)的檔案查詢系統(tǒng)，節(jié)省了人力資源，同時(shí)也促進(jìn)了事業(yè)單位內(nèi)檔案資源的優(yōu)化利用。

新時(shí)代背景下檔案的信息化建設(shè)所存在的問(wèn)題

（1）當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的環(huán)境不完善。事業(yè)單位內(nèi)部若想做好檔案的信息化建設(shè)，離不開(kāi)硬軟件設(shè)備的支持。建立一套完整的檔案信息化系統(tǒng)，需要大量的資金投入，相關(guān)事業(yè)單位內(nèi)可動(dòng)用的檔案資金不足，建設(shè)信息化系統(tǒng)工作也一再擱淺。且因?yàn)闄n案信息化的建設(shè)短期內(nèi)并不能得到豐厚的回報(bào)，沒(méi)有顯著效果，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有足夠的重視，所以信息化建設(shè)的進(jìn)程也一再阻滯。因?yàn)闄n案的信息化建設(shè)面臨的尷尬局面，進(jìn)程緩慢，且不受重視，國(guó)家對(duì)于新興事物的支持力度不夠，缺少專門相對(duì)應(yīng)的法律文件。這也就導(dǎo)致了信息在運(yùn)輸過(guò)程中中出現(xiàn)的一些安全漏洞無(wú)法得到有效解決。相對(duì)于一些保密性比較強(qiáng)的公司來(lái)說(shuō)，檔案的信息化建設(shè)是一大風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。（2）缺少相應(yīng)的信息化人才。本身由于檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，在社會(huì)上來(lái)說(shuō)，并不屬于熱門專業(yè)。導(dǎo)致愿意從事此專業(yè)的專業(yè)人才數(shù)量不足，且因?yàn)闄n案信息化管理對(duì)專業(yè)人員的素養(yǎng)要求比較高，相關(guān)事業(yè)單位對(duì)此人才儲(chǔ)備不足，也導(dǎo)致了現(xiàn)在信息化建設(shè)過(guò)程中人才不足的尷尬局面。

解決上述問(wèn)題的幾點(diǎn)對(duì)策

（1）建立完善的發(fā)展環(huán)境。事業(yè)單位結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展情況，投入合理資金，及時(shí)購(gòu)置相應(yīng)的硬件軟件，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。同時(shí)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，根據(jù)工作內(nèi)容不同，嚴(yán)格規(guī)范信息化過(guò)程中出現(xiàn)的安全問(wèn)題。（2）引進(jìn)相應(yīng)專業(yè)人才，提高在職人員的職業(yè)素質(zhì)相關(guān)單位要積極引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才，建立激勵(lì)機(jī)制，為他們提供可發(fā)展空間，鼓勵(lì)他們運(yùn)用專業(yè)知識(shí)促進(jìn)信息化檔案管理工作，定期對(duì)在職人員還有引進(jìn)的專業(yè)人員進(jìn)行思想技能培訓(xùn)。

小結(jié)

全面開(kāi)展加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，不僅能提高基層單位對(duì)檔案資源的利用率，還可以提升事業(yè)單位的發(fā)展水平。只有檔案管理達(dá)到了信息化程度才能更好的推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)揮自己的作用，為人民服務(wù)。