醫(yī)院檔案管理中現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用分析

鮑磊

【摘 要】現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)不能很好地順應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷推進(jìn)，其應(yīng)用場景也在不斷增加，同時(shí)也為醫(yī)院檔案的管理工作提供了新的思路?，F(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，能夠不斷提高醫(yī)院管理的精細(xì)化水平，促進(jìn)自動(dòng)化管理檔案技術(shù)的發(fā)展，提高信息利用率，擴(kuò)大信息共享范疇的同時(shí)節(jié)約更多成本。本文將具體地分析在醫(yī)院檔案管理中使用現(xiàn)代信息技術(shù)帶來的好處，同時(shí)闡明如何使用現(xiàn)代信息技術(shù)，為今后的發(fā)展提供參考。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代信息技術(shù);醫(yī)院;檔案管理

Abstract：Nowadays， the traditional hospital file management model has not been able to adapt to the development of the hospital.With the continuous advancement of information technology， its application scenarios are also increasing， and it also provides new ideas for the management of hospital files.The application of modern information technology in hospital file management can continuously improve the level of hospital management， promote the development of automated management file technology， improve information utilization， expand information sharing， and save more costs.This article will specifically analyze the benefits of using modern information technology in hospital file management， and clarify how to use modern information technology to provide reference for future development.

Key words： modern information technology; hospital; file management

【中圖分類號(hào)】R27【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1005-0019（2020）04--01

引言：醫(yī)院是重要的公共醫(yī)療機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)維護(hù)社會(huì)的和諧發(fā)展，保障人民群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全，對(duì)于社會(huì)的發(fā)展具有重大影響。醫(yī)院社會(huì)作用的有效發(fā)揮，其前提是本身的有序高效運(yùn)作。其中，檔案管理是重中之重。醫(yī)院檔案記錄著各種重要信息，包括醫(yī)院的歷史沿革、病人的隱私信息和醫(yī)院的人事安排等內(nèi)容。醫(yī)院檔案具有重大的作用，能夠幫助醫(yī)院更好地開展救治工作，保障醫(yī)院的長遠(yuǎn)健康發(fā)展。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)保檔案管理模式已經(jīng)不能很好地順應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展，所以急需將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中去。現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的使用，能夠幫助管理人員更好的開展檔案的管理工作，不斷提高醫(yī)院管理的精細(xì)化水平，從而推進(jìn)醫(yī)院的更好發(fā)展。

1 現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)勢

1.1 高效自動(dòng)管理

醫(yī)院檔案記錄著各種重要信息，包括醫(yī)院的歷史沿革、病人的隱私信息、財(cái)務(wù)運(yùn)行狀況、和醫(yī)院的人事安排等內(nèi)容。傳統(tǒng)的管理模式與方法依靠人力，主要還是由人工進(jìn)行手動(dòng)的分類、歸納、存放和查閱等工作。不僅耗費(fèi)人力，而且有一定出現(xiàn)紕漏的隱患?，F(xiàn)代信息技術(shù)的投入使用，僅需要幾位專業(yè)人士進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的日常檢查和管理工作，其他重復(fù)性的工作都是由計(jì)算機(jī)完成。借用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化、便捷化和高效化，使醫(yī)院的工作更加井井有條。

1.2 節(jié)約管理成本

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作都是在形成紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)上開展的，不僅存在管理速度緩慢的問題，且紙質(zhì)文件專門的儲(chǔ)存空間，同時(shí)也造成了大量紙質(zhì)資源和其他資源的浪費(fèi)，不符合綠色發(fā)展的要求。隨著醫(yī)院存在時(shí)間的增長，檔案越積越多，首先就要面對(duì)的是檔案的保存問題，如何避免受到環(huán)境的影響是一個(gè)較難解決的問題?？傊瑐鹘y(tǒng)的管理模式與方法存在著諸多問題。而現(xiàn)代信息技術(shù)則很好地避開了這些問題。只需要幾間機(jī)房，就可以輕松管理龐雜的醫(yī)院檔案信息。這是醫(yī)院順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求，同時(shí)能夠推動(dòng)醫(yī)院更好的發(fā)展。

1.3 便于查找使用

隨著公眾參與社會(huì)建設(shè)的欲望越來越強(qiáng)烈，對(duì)醫(yī)院各種信息（指可公布的）的知情權(quán)也得到越來越普遍的行使。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式與方法還存在著查閱的問題。由于檔案資料過多，即使在最初整理的時(shí)候分門別類，查找使用的時(shí)候，在大量的信息中尋找有效的信息也依然是一個(gè)不小的負(fù)擔(dān)。另外，在手動(dòng)翻閱的過程中，難免會(huì)造成原始文檔不同程度的磨損，給醫(yī)院造成一系列的問題。使用現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案則不會(huì)出現(xiàn)這樣的問題?，F(xiàn)代信息技術(shù)的使用，不僅能夠使檔案信息得以保存完整，而且方便醫(yī)護(hù)人員和廣大人民群眾查閱了解。此舉既保護(hù)了原始文檔，又提高的檔案的利用率。

1.4 提高共享程度

實(shí)現(xiàn)檔案資料的互利共享，是進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的目的之一。實(shí)現(xiàn)資源的互利共享，可以團(tuán)結(jié)全國的醫(yī)學(xué)資源，集中力量辦大事。借助局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)，可以高效迅速地實(shí)現(xiàn)資源的共享。方便全國乃至全球的醫(yī)院及其醫(yī)護(hù)人員實(shí)現(xiàn)信息的開放共享，互利互通。這對(duì)促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

1.5 增強(qiáng)安全系數(shù)

醫(yī)院檔案記錄著各種重要信息，很多都是不可以泄漏的，比如涉及到病人隱私的病例和其他資料等。傳統(tǒng)的檔案管理模式與方法容易受到自然環(huán)境的影響，如若發(fā)生損壞、丟失等情況是難以補(bǔ)救的。使用現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理醫(yī)院檔案，避免了此類事故的發(fā)生，提高了整體檔案管理的安全性。

2 現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用的現(xiàn)狀

2.1 使用現(xiàn)代信息技術(shù)的意識(shí)不夠強(qiáng)烈

目前雖然有很多的醫(yī)院開始在醫(yī)院檔案的管理工作中使用現(xiàn)代信息技術(shù)，但仍有大部分的醫(yī)院沒有意識(shí)到這個(gè)問題。規(guī)模較小的醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員在醫(yī)院檔案的管理工作中沒有充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)的重要性，直接打擊了醫(yī)院檔案的管理水平，間接地影響了醫(yī)院的發(fā)展走向，在救治工作上也會(huì)大打折扣，不利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。隨著時(shí)間的推移，如果這種情況得不到改善的話，會(huì)嚴(yán)重影響此類醫(yī)院醫(yī)療水平的進(jìn)步和發(fā)展，最終陷入“一步落后，步步落后”的惡性循環(huán)。

2.2 具備現(xiàn)代信息技術(shù)管理人才的缺乏

據(jù)筆者查閱的相關(guān)信息可知，當(dāng)前大部分醫(yī)院檔案管理人員的學(xué)歷都不是很高，且年齡偏高，“高齡低知”是他們的一大特征。他們多數(shù)仍舊采用傳統(tǒng)的人工操作辦法，即使涉及到計(jì)算機(jī)技能也只是淺層次的，對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)可以說是基本不了解。這是一個(gè)十分嚴(yán)重的問題，解決措施大都不具備實(shí)行的條件。各種醫(yī)院檔案均采用紙質(zhì)文件的形式記錄存儲(chǔ)，現(xiàn)代信息技術(shù)的使用不夠充分。還有一個(gè)普遍的問題，就是著重于檔案的記錄存儲(chǔ)，而忽視了今后的查閱使用。容易造成整理歸類上的缺失，導(dǎo)致后期的工作難以進(jìn)行，遑論資源共享、互利互通了。另外，部分檔案管理人員思想老舊，不愿接受新知，存在得過且過的工作態(tài)度，這十分不利于新知的推廣，嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)程。

2.3 醫(yī)院檔案管理缺乏明確統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

就大多數(shù)醫(yī)院而言，目前在醫(yī)院檔案管理方面仍舊缺乏標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的操作流程?；镜牟僮髁鞒虘?yīng)該包括檔案的撰寫、存檔、管理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編目等步驟。筆者經(jīng)過調(diào)研，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)醫(yī)院目前還是沒有形成標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的檔案管理制度。制度的缺失會(huì)導(dǎo)致許多問題，也許會(huì)在未來的某一天突然全部暴露出來，讓人措手不及。

2.4 硬件設(shè)施不足以支撐現(xiàn)代信息技術(shù)

醫(yī)院檔案管理工作始終不是大多數(shù)醫(yī)院工作的重點(diǎn)，以至于檔案管理長期處于一種被忽視的尷尬處境。因?yàn)橹匾暢潭鹊牟蛔悖瑢?dǎo)致醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的投入不足，這種不足不單單是資金層面的，還有前文提到的人才方面的缺失。資金投入不足，硬件設(shè)備無法更新?lián)Q代，先進(jìn)的技術(shù)手段難以推廣，導(dǎo)致現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用推廣舉步維艱。

3 實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的高效應(yīng)用

3.1 轉(zhuǎn)變管理理念，引進(jìn)信息技術(shù)人才

醫(yī)院檔案管理的高效實(shí)現(xiàn)必須也必然要依靠現(xiàn)代信息技術(shù)，因?yàn)樾畔⒒谴髣菟?，各大醫(yī)院只有順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流才能保持發(fā)展進(jìn)步。醫(yī)院想要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理辦法到現(xiàn)代化模式的轉(zhuǎn)變，首要的是理念上的改變。哲學(xué)中有一句話：“世界觀決定方法論?！敝挥袕挠^念上接受現(xiàn)代信息技術(shù)，行動(dòng)上才會(huì)有所進(jìn)步。醫(yī)院管理層要進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，進(jìn)行一場自上而下的信息化改革?？梢詮膬蓚€(gè)方面著手，一方面加大對(duì)老員工的培訓(xùn)力度，日積月累的改變他們的思想;另一方面，出臺(tái)相應(yīng)的政策吸引具備信息技術(shù)相關(guān)知識(shí)的高層次人才進(jìn)入醫(yī)院，實(shí)現(xiàn)人才上的引進(jìn)。制定考核制度，嚴(yán)格技術(shù)培訓(xùn)措施，爭取以最短的時(shí)間培養(yǎng)出最出色的人才。通過在醫(yī)院檔案管理中使用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以提高醫(yī)院的精細(xì)化服務(wù)水平，更好地服務(wù)于廣大人民群眾，早日實(shí)現(xiàn)健康社會(huì)。

3.2 完善管理制度，增強(qiáng)人員專業(yè)素養(yǎng)

合理高效的制度對(duì)于一個(gè)企業(yè)乃至一個(gè)行業(yè)的重要性是不言而喻的?，F(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理上的順利應(yīng)用，離不開制度的保駕護(hù)航。改革應(yīng)該是自上而下的，醫(yī)院管理層進(jìn)行合理的頂層設(shè)計(jì)，逐級(jí)全力實(shí)施。設(shè)置獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)全體醫(yī)務(wù)人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)的積極性，快速實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)的推廣實(shí)施工作。另外，他山之石，可以攻玉。醫(yī)院管理層可以進(jìn)行出國考察，將西方先進(jìn)的技術(shù)和管理帶進(jìn)中國。制度的定制要著眼于實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化。尤其要注重各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)和銜接問題，簡化操作流程，實(shí)現(xiàn)高效管理。需要注意的是，制度的確立需要結(jié)合醫(yī)院的具體實(shí)際，群策群力，這樣才能制定出符合醫(yī)院自身發(fā)展的正確制度。

3.3 加大資金投入，全面實(shí)現(xiàn)設(shè)備升級(jí)

新技術(shù)的投入使用，不僅需要高素質(zhì)人才的支撐，更需要對(duì)應(yīng)先進(jìn)設(shè)備的支持。盡快將設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，以此保證現(xiàn)代信息技術(shù)的快速推進(jìn)。如若資金充裕，可以選用國外較為先進(jìn)的信息管理設(shè)備;若是資金較為困難，則可以使用國產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行代替。另外可以借助HIS系統(tǒng)（全稱醫(yī)院信息系統(tǒng)），實(shí)現(xiàn)信息化。HIS是醫(yī)院管理和醫(yī)療活動(dòng)中進(jìn)行信息管理和聯(lián)機(jī)操作的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。通過優(yōu)化使用現(xiàn)有的HIS系統(tǒng)，能夠更好地進(jìn)行檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)更加精細(xì)化的應(yīng)用。隨著時(shí)間的積累，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建專門的應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)。

3.4 保持技術(shù)更新，技術(shù)設(shè)備不斷升級(jí)

在整體設(shè)備建成并投入使用之后，要時(shí)刻關(guān)注行業(yè)動(dòng)向，積極進(jìn)行技術(shù)和設(shè)備的升級(jí)改造。醫(yī)院也可以自己摸索創(chuàng)新出屬于自己的一套醫(yī)院檔案管理體系系統(tǒng)，不斷為醫(yī)療事業(yè)的信息化進(jìn)程貢獻(xiàn)力量。同時(shí)可以著眼于提高資源的利用率和共享程度，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)療信息價(jià)值的最大化。未來的醫(yī)療一定是開放的醫(yī)療，是共享的醫(yī)療，廣大醫(yī)務(wù)工作者應(yīng)當(dāng)不斷推陳出新，引領(lǐng)行業(yè)的發(fā)展潮流。

4 結(jié)語

隨著信息化的逐步深化，醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展將會(huì)越來越離不開現(xiàn)代信息技術(shù)。現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，不僅可以使檔案管理更加高效化、精細(xì)化，還能提升醫(yī)院的服務(wù)水平，促進(jìn)醫(yī)院健康持續(xù)發(fā)展。全體醫(yī)務(wù)工作者要充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)之于醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展的重要性，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)知識(shí)，提升專業(yè)素養(yǎng)。高效地使用現(xiàn)代信息技術(shù)，使醫(yī)院檔案管理工作順利高效開展，以此為契機(jī)，帶動(dòng)整個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)向前發(fā)展。

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