檔案館社交媒體信息保存的SWOT分析及對策研究

李 慧

（江蘇醫(yī)藥職業(yè)學(xué)院圖書館，江蘇鹽城 224006）

0 引言

社交媒體作為一種新型的交流、分享工具吸引了大量用戶。當(dāng)前的社交媒體平臺具有信息創(chuàng)作、轉(zhuǎn)發(fā)、交流、評價、熱搜榜和熱門話題等功能，用戶可以方便地創(chuàng)作、瀏覽和搜索各類信息。不僅如此，很多政府部門也開始加入社交媒體的熱潮，通過社交媒體加強與民眾的互動、公開政府信息、接受民眾監(jiān)督。

社交媒體信息作為一種特殊的數(shù)字信息資源，已經(jīng)成為社會記憶的一部分。但是，社交媒體信息本身具有生命周期短、不穩(wěn)定、海量性等特點，需要我們在產(chǎn)生這些信息的同時及時采集保存這些信息，保證人類社會記憶和數(shù)字遺產(chǎn)的完整性。因此，本文將探討檔案館如何在Web 2.0時代下把握自己的優(yōu)勢，利用機遇做好社交媒體信息的保存工作，豐富自己的館藏資源，提高資源管理和利用水平。

1 檔案館保存社交媒體信息的必要性分析

1.1 社交媒體信息是社會記憶的一部分

當(dāng)今時代，微博、微信等社交媒體已經(jīng)成為獲取信息和發(fā)布信息的重要工具，人們習(xí)慣在微博、微信中發(fā)布簡短的文字、圖片或視頻，記錄自己學(xué)習(xí)和工作、旅途經(jīng)歷、讀書心得、時事點評。很顯然，社交媒體已經(jīng)成為社會記憶的重要部分，社交媒體信息反映了當(dāng)代社會的主流價值取向、精神狀態(tài)、語言詞匯變化等，對后代人研究當(dāng)代歷史起重要的作用。其次，社交媒體成為各種重大活動、熱點事件、尋人幫助、重大新聞等信息的討論陣地或是重大事件真相或線索的披露陣地。此類信息具有極高的憑證價值，需要及時保存。為了不讓這些社會記憶消失，檔案館應(yīng)當(dāng)主動承擔(dān)社交媒體信息保存的主體責(zé)任。

1.2 檔案館的使命

加拿大檔案學(xué)者T·庫克說過，“檔案工作者是建構(gòu)社會和歷史記憶的積極因素。在此過程中，他們不僅有義務(wù)保護或記錄過去，還有責(zé)任把未來的需要和期望銘記于心，唯其如此才更反映社會的價值而不只是某些重要用戶或傳統(tǒng)用戶的價值?！保?］因此，保存具有社會記憶價值的社交媒體信息是檔案館的使命所在。

1.3 政務(wù)微博的發(fā)展

隨著微信、微博等社交媒體的發(fā)展，各地政府部門逐漸開通微博、微信賬號，借助網(wǎng)絡(luò)平臺公布政府信息、加強與民眾的交流溝通。政務(wù)微博是公共行政在移動互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下一種新型網(wǎng)絡(luò)問政方式。政務(wù)微博、政務(wù)微信可以說是一種線上的政務(wù)活動，是傳統(tǒng)政務(wù)工作的延伸，是網(wǎng)絡(luò)時代行政方式創(chuàng)新的縮影。其本質(zhì)上還是政府日常行政的一部分，具有檔案價值，未來也會產(chǎn)生檔案的憑證、查考價值，檔案館需要及時采集保存。

2 檔案館社交媒體信息保存的SWOT分析

2.1 檔案館內(nèi)部的優(yōu)勢分析（S）

我國檔案工作實行集中統(tǒng)一的管理體制，在全國各級政府機構(gòu)設(shè)立檔案行政管理部門，分級統(tǒng)一掌握全國檔案事務(wù)。在此制度下，檔案館保存社交媒體信息的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾點：首先，綜合檔案作為政府機關(guān)，其一切經(jīng)費均來源于政府。社交媒體信息保存工作是一項需要消耗大量資金、人才和設(shè)備的事業(yè)，有政府專項資金支撐的綜合檔案館能夠保證社交媒體信息保存事業(yè)地穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。其次，該檔案工作原則便于社交媒體信息保存工作的開展。由于社交媒體信息的數(shù)量龐大，僅有單個部門和機構(gòu)來承擔(dān)保存十分不易，而我國中央到地方的分級檔案館事業(yè)布局可以將這項龐大的工作依據(jù)地域、層級和專業(yè)“大而化小”。中央檔案館保存全國性的重大事件的社交媒體信息，如世博會、兩會、國慶閱兵等事件。地方檔案館負責(zé)所屬地域內(nèi)發(fā)生的事件所產(chǎn)生的社交媒體信息或地方政府社交媒體公眾號所發(fā)布的有保存價值的信息的保存。2011年國家檔案局頒布的第9號令中第三條規(guī)定：“本行政區(qū)內(nèi)重大活動、重要事件形成的檔案、涉及民生的專業(yè)檔案應(yīng)納入綜合檔案館的收集范圍?！笨梢姡貐^(qū)檔案館收集本轄區(qū)內(nèi)重大事件的微博信息是合法的。最后，該檔案工作原則便于社交媒體信息保存工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化。國家檔案館不僅統(tǒng)籌各級檔案部門的社交媒體信息保存工作，而且國家檔案館通過制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、格式和元數(shù)據(jù)等信息，對下級檔案館的進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.2 檔案館內(nèi)部的劣勢分析（W）

2.2.1 檔案館人才缺失

檔案館人才問題一直是檔案事業(yè)發(fā)展中備受關(guān)注的問題。近幾年隨著檔案工作的現(xiàn)代化，國家和社會逐漸重視檔案人才以及檔案館公開選拔聘任制度的完善，檔案的人才問題已經(jīng)得到一定程度的改善。但是，目前的檔案隊伍仍然面臨以下兩個問題：首先，檔案專業(yè)人才占整個檔案隊伍的比例。盡管現(xiàn)在檔案館重視檔案專業(yè)人才的招聘，但是由于過去對檔案人才的輕視，造成現(xiàn)有的檔案隊伍中一大批“非科班”人員。因此，檔案隊伍的“更新、換血”仍需要很長的一段路需要走。其次，檔案高素質(zhì)人才的短缺。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展給檔案工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。社交媒體信息作為網(wǎng)絡(luò)信息資源的一部分。其信息的特殊性、平臺的依賴性對采集工作、信息保管、檢索和利用等過程對專業(yè)的計算機人才、較強數(shù)字設(shè)備操作能力的人才等具有理工科背景人才的依賴非常巨大。然而，不同于許多大型圖書館都有自己的專門計算機、網(wǎng)絡(luò)人才，我國檔案館，尤其是中小檔案館，仍然非常缺少這類專業(yè)人才，不利于社交媒體信息保管事業(yè)的發(fā)展。

2.2.2 檔案館保存意識的薄弱

我國檔案部門并未充分認識到社交媒體信息保存的重要性，相關(guān)實踐工作和制度規(guī)范仍是一片空白。相比之下，歐美等國已經(jīng)開始重視社交媒體信息的保存工作。如美國國家檔案館與文件管理署在2011 年2 月的公告中對微博等社交媒體專門發(fā)布了指導(dǎo)性公告，要求各機構(gòu)重視社會化媒體中形成的檔案的保存。英國檔案館已經(jīng)將社交媒體信息保存付諸實踐。英國國家檔案館“在線社交媒體檔案庫”已經(jīng)保存有7 000 多份YouTube 視頻和超過6.5 萬份政府部門發(fā)布的推特消息。英國國家檔案館臨時行政長官Clem Brohier說：“社交媒體在英國政府活動中已經(jīng)扮演了極為重要的角色。很多政府部門使用推特（Twitter）來解釋各項政策方針，同時通過視頻來推廣各類舉措。因此國家檔案館有必要開發(fā)專門的系統(tǒng)來收集歸檔社交媒體信息，并將這些信息作為官方公共文件的一部分來保存。這項任務(wù)很艱巨，但是我們必須迎難而上，因為這對檔案領(lǐng)域和歷史領(lǐng)域來說是非常令人振奮的一步。未來人民可以通過瀏覽推特消息和視頻來了解歷史事件，正如我們今天開通過閱讀歷史電報來了解歷史一樣。”因此，檔案館應(yīng)與時代接軌，以超前的眼光和靈敏的嗅覺，發(fā)現(xiàn)社交媒體信息，具有檔案的保存和利用價值，及時組織社交媒體信息的保存工作。

2.3 檔案館外部的機遇分析（O）

現(xiàn)代采集技術(shù)的發(fā)展為社交媒體信息資源保存提供必要的條件。社交媒體平臺每天產(chǎn)生數(shù)以萬計的信息資源。如果僅靠人力對這些信息資源進行人工采集根本不可能完成采集任務(wù)。網(wǎng)絡(luò)爬蟲等網(wǎng)絡(luò)信息資源采集技術(shù)的發(fā)展，幫助組織結(jié)構(gòu)利用現(xiàn)代采集技術(shù)，高效、實時、低成本地對社交媒體信息資源進行采集。管理員根據(jù)預(yù)先確定的采集范圍、采集需求，設(shè)定采集網(wǎng)站、采集主題或采集網(wǎng)頁后，采集器就自動地定期從這些信息源中取出用戶所需的最新信息，這是一種定向收集和定題收集相結(jié)合的主動的、跟蹤式的多向收集，它的特點是獲取信息主動、靈活。該方法能夠有效地對主要社交媒體網(wǎng)站，如新浪微博、論壇、QQ空間等網(wǎng)站進行采集。

筆者認為目前社交媒體信息采集采集可以分為兩類：定事件采集、定網(wǎng)頁采集。由于現(xiàn)在技術(shù)、人力、資金的限制，社交媒體信息的全部采集是不可能的。檔案館開展社交媒體信息保存工作，應(yīng)主要保存具有憑證價值或歷史價值的重要事件，包括這些事件的視頻、音頻、文字等各類信息。其次，檔案館應(yīng)當(dāng)保存具有保存價值的公眾號網(wǎng)頁，如新浪微博或微信上政府機構(gòu)開通的公眾號上公布的信息。

2.4 檔案館外部的威脅分析（T）

2.4.1 侵權(quán)問題

侵權(quán)問題是社交媒體信息保存面臨的一個非常重要的問題。社交媒體信息由無數(shù)的用戶產(chǎn)生，社交媒體信息在采集過程中征求每個信息產(chǎn)生者的同意是不可能的。根據(jù)我國《著作權(quán)法》，復(fù)制權(quán)的定義為：“以印刷、復(fù)印、拓印、錄像、翻拍等方式將作品制作一份或者多份的行為?！鄙缃幻襟w信息保存的實質(zhì)為“把互聯(lián)網(wǎng)或者其他電子計算機上信息保存到本地電腦上的一種網(wǎng)絡(luò)活動”。很顯然，社交媒體的保存是一種侵犯“復(fù)制權(quán)”的行為。

近幾年我國普通民眾的版權(quán)意識不斷提高，社交媒體信息的版權(quán)保護事件也是頻頻發(fā)生，稍有不慎就可能引來法律糾紛。例如2013年張家港法院調(diào)解一起著作權(quán)糾紛，由被告中國電信張家港分公司賠償原告曹某3 500元。案件起因是中國電信張家港分公司經(jīng)營的“金港熱線”網(wǎng)站未經(jīng)其同意擅自轉(zhuǎn)載網(wǎng)絡(luò)寫手曹某發(fā)表的文章，事后亦未支付稿酬，曹某遂提起訴訟要求賠償經(jīng)濟損失2萬元。法院審理后認為，使用他人作品應(yīng)當(dāng)征得著作權(quán)人許可，電信公司在其經(jīng)營的網(wǎng)站上擅自轉(zhuǎn)載曹某發(fā)表在網(wǎng)絡(luò)上的文章，既未向曹某支付稿酬，也未注明出處、作者姓名等信息，侵犯了曹某對其作品享有的署名權(quán)、信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)，應(yīng)當(dāng)賠償損失［2］。未來如何有效解決版權(quán)問題，在不觸碰法律的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)社交媒體信息的保存值得檔案館探討。

2.4.2 社交媒體信息價值參差不齊

社交平臺就像一個大染缸，里面盛放的不僅是無用的信息，還有許多虛假、詐騙信息等。大量無用或虛假的信息，不僅徒增社交媒體信息采集、鑒定的工作量，而且會造成人、財、物的浪費，是阻礙檔案館開展社交媒體信息保存事業(yè)的重要因素。趙俊玲等［3］認為，網(wǎng)絡(luò)信息資源缺少像文獻出版過程中期刊這樣的一層過濾機制，一些重復(fù)的、低俗的，甚至虛假的信息充斥著網(wǎng)絡(luò)。如何從價值稀疏的社交媒體信息中取其精華去其糟粕，保存具有憑證價值和歷史價值的信息，同時又對重復(fù)信息進行篩選，將會是一項任務(wù)艱巨的工作。

3 檔案館社交媒體信息保存的對策

3.1 制定社交媒體信息保存規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)是否統(tǒng)一直接影響社交媒體信息長久保存和利用。社交媒體信息規(guī)范的制定為檔案館開展社交媒體保存工作提供指導(dǎo)。筆者認為該規(guī)范應(yīng)當(dāng)包括以下方面的內(nèi)容：首先，社交媒體信息保存規(guī)范要統(tǒng)一社交媒體信息保存的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，比如社交媒體信息存檔格式標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求、社交媒體信息保存載體、社交媒體信息的著錄和標(biāo)引規(guī)則和要求、資源編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)存儲轉(zhuǎn)換格式標(biāo)準(zhǔn)等。其次，該規(guī)范要規(guī)定社交媒體信息過程中信息資源采集、管理、檢索和利用等主要過程的相應(yīng)要求。有了切實可行的社交媒體信息保存規(guī)范，檔案館開展社交媒體信息保存工作就有了統(tǒng)一的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)參照。

3.2 檔案館尋求與第三方技術(shù)公司合作

當(dāng)代隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案館組織檔案管理、保存、檢索、利用工作離不開信息技術(shù)的支撐。在此背景下，越來越多的檔案館和第三方信息技術(shù)公司合作，委托第三方信息技術(shù)公司開發(fā)檔案管理系統(tǒng)、檔案云存儲服務(wù)、數(shù)字檔案館開發(fā)等。檔案館與第三方技術(shù)公司合作可以有效克服檔案館信息技術(shù)落后的缺陷，以最低的成本獲得優(yōu)質(zhì)的信息技術(shù)支撐。目前市場上提供此類檔案信息技術(shù)服務(wù)的公司很多，如清華紫光、中信信息公司等。檔案館保存社交媒體信息，從社交媒體信息的篩選、采集和編目到檢索與利用都對技術(shù)的要求很高。為了克服技術(shù)的“短板”，檔案館需要繼續(xù)與第三方技術(shù)公司合作。

3.3 提高檔案工作者保存意識

檔案工作者的保存意識直接影響社交媒體信息保存工作的開展。因此檔案工作者應(yīng)提高相關(guān)意識：（1）認識到社交媒體信息資源是檔案資源的一種。社交媒體信息資源具有檔案保存價值已經(jīng)受到許多學(xué)者的認可。但是，許多檔案工作者尤其是基層檔案工作者由于習(xí)慣思維的局限以及對社交媒體的認識不足，尚未意識到社交媒體信息具有保存價值，因此，我們需要通過多種手段提高檔案工作者保存社交媒體信息的意識。比如，制定社交媒體信息保存的政策，推動檔案工作者意識的提高；舉辦全國性的社交媒體保存的活動或交流會議；將其他國家對社交媒體信息的實踐進展和成果在國內(nèi)檔案界宣傳。（2）培養(yǎng)檔案工作者主動開展社交媒體信息保存工作的意識。由于檔案部門保管的檔案一般由檔案的生成機構(gòu)主動上交，因此檔案部門的工作具有“被動性”。但是，社交媒體信息的產(chǎn)生者不計其數(shù)，信息的產(chǎn)生者也不會在信息產(chǎn)生的同時主動向檔案館提交信息。因此，檔案館應(yīng)以更主動的姿態(tài)承擔(dān)社交媒體信息的保存工作，包括組織規(guī)劃社交媒體信息保存工作、開展和協(xié)調(diào)社交媒體信息保存工作。

3.4 社交媒體平臺加強權(quán)限管理，規(guī)避侵權(quán)風(fēng)險

規(guī)避侵權(quán)風(fēng)險，檔案部門要加強與社交媒體的平臺商合作，在用戶發(fā)表、創(chuàng)作社交媒體信息時，采取相關(guān)措施，科學(xué)規(guī)避侵權(quán)的風(fēng)險。比如，檔案部門與社交媒體平臺商合作，在用戶創(chuàng)作、發(fā)表信息時，增加“是否同意檔案館下載保存所發(fā)表信息”的提示框，如果用戶勾選此復(fù)選框，則代表用戶同意將自己所創(chuàng)作的信息由檔案館保存，如果不同意則檔案館在采集信息時能夠有效避免對此類信息的采集。這一辦法能夠有效將侵權(quán)風(fēng)險降低到最低。

檔案館作為信息的保存者，需要對信息創(chuàng)作者做出相應(yīng)的保證，比如所保存信息僅為將來學(xué)術(shù)、歷史研究等非營利性目的；如果檔案館對保存的社交媒體信息進行公開出版、展覽或者商業(yè)性行為時會提前聯(lián)系創(chuàng)作者，在獲得創(chuàng)作者同意的基礎(chǔ)上再進行等。檔案館只有做出相應(yīng)的保證，用戶才可以放心大膽地將自己的作品交由檔案館保存。

4 結(jié)語

社交媒體信息是人類社會記憶的一部分，對后代了解當(dāng)代歷史具有參考作用，應(yīng)當(dāng)加以保存。社交媒體信息的保存價值已經(jīng)獲得國內(nèi)外眾多學(xué)者的認同。當(dāng)前，國際上已經(jīng)有兩個完全針對社交媒體信息保存開展的項目：美國國會圖書館和Titter合作項目、英國UKWAC 項目中英國檔案館的Twitter 信息保存項目。檔案館作為“歷史殿堂”，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)社交媒體信息的保存責(zé)任。由于社交媒體信息資源的特殊性，其采集、管理和保存困難大。檔案館開展社交媒體信息保存工作將會是一項長期而漫長的事業(yè)，不僅需要檔案館的探索和努力，還需要政府、學(xué)者公眾等多方力量的支持和推動。