簡述高校檔案信息數(shù)字化及管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

文| 尼宏莉

對于我國高校來說，檔案管理水平影響著學(xué)校的發(fā)展，而當(dāng)前隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為了一種趨勢，通過借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段，與檔案管理相連接，促進(jìn)檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，以此來提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案對于全校師生的價(jià)值。

推進(jìn)檔案管理信息數(shù)字化與管理網(wǎng)絡(luò)化的重要意義

高校的檔案，不僅是針對學(xué)生與老師，還有部門與院校，真實(shí)的反映了個(gè)人或部門長期的發(fā)展情況。在過去，信息技術(shù)還沒有發(fā)達(dá)時(shí)，人們采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，雖然有一定有效的保留期，但在信息、收集、保存和處理過程中，仍然存在很多的麻煩。一不小心便會出現(xiàn)資料遺漏或丟失的現(xiàn)象。而推進(jìn)檔案管理信息數(shù)字化，則是指將各個(gè)高校的檔案信息有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，保存在信息平臺里，借助網(wǎng)絡(luò)的手段對信息進(jìn)行管理，不僅提高了信息處理的效率，還提高了檔案信息的質(zhì)量。

在推進(jìn)檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中遇到的問題

（1）缺乏足夠的重視。很多學(xué)校對于信息技術(shù)的重視程度并不夠，而推進(jìn)檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，在學(xué)校看來只是輔助性作用，其還是更加偏向傳統(tǒng)手工檔案管理。因?yàn)楦咝ｎI(lǐng)導(dǎo)層對檔案信息數(shù)字化與管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)認(rèn)知不足，不清楚信息數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)對檔案管理的重要性，導(dǎo)致校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對信息技術(shù)的重視程度，滯后了高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理化的建設(shè)。（2）缺乏完善的信息化制度。縱觀我國很多高校都沒有一套完善的信息化制度，但卻已然在開展信息化工作，這種情況直接導(dǎo)致開展信息化工作缺乏明確的目標(biāo)與內(nèi)容，很難將信息化的作用落實(shí)到實(shí)處，尤其在傳統(tǒng)管理模式的影響下，部門與部門之間缺乏溝通，信息不能做到及時(shí)共享，而檔案管理信息化工作也毫無目標(biāo)，缺乏嚴(yán)格的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。（3）缺乏高質(zhì)量的檔案管理人員。信息化這一方面對管理人員的素質(zhì)要求比較高，尤其是在專業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)上，若想推進(jìn)檔案信息數(shù)字化和管理網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)行，檔案管理人員就必須具有接受新鮮事物的能力，較高的專業(yè)素質(zhì)。但我國大部分高校內(nèi)都缺乏這樣的人才，復(fù)合型人才更是少之又少，雖然大部分高校內(nèi)都為開展檔案信息化引進(jìn)了先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，但卻缺乏有力的人才支持，又怎么能夠推進(jìn)檔案信息數(shù)字化和管理網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)呢？

優(yōu)化高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的有效途徑

（1）更新檔案管理觀念，接受新鮮事物。為了推進(jìn)高校檔

案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，作為學(xué)校的核心關(guān)鍵——院領(lǐng)導(dǎo)，首先要更新檔案管理觀念，提高對檔案管理的認(rèn)識，緊跟時(shí)代潮流，促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)。檔案管理向著信息化的方向轉(zhuǎn)變，其根本原因是為了更好的服務(wù)師生，所以可以建立學(xué)校信息綜合數(shù)據(jù)庫，樹立信息共建共享觀念，方便師生的查詢和上傳。（2）完善相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)管理制度。為了更好的開展檔案信息化和管理網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，需要完善相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)管理制度，對開展檔案信息化和管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供必要的制度支持。制度中可以對網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、保密制度、工作人員責(zé)任制度制定嚴(yán)格明確的要求，使工作崗位具體到個(gè)人，同時(shí)提高了檔案信息的安全性。也可以通過提高信息查詢的權(quán)限，或者二次網(wǎng)絡(luò)密碼等，為檔案信息化的建設(shè)提供網(wǎng)絡(luò)安全支持。（3）加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)教育，提高管理人員的綜合素質(zhì)。管理人員的綜合素質(zhì)高低直接關(guān)系了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的水平高低，所以在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中，要提高檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，著重考察管理人員的專業(yè)技能，選取有著一定專業(yè)背景的復(fù)合型人才，更好的滿足信息化與檔案管理兩方工作的要求。對于現(xiàn)有員工，高?？梢酝ㄟ^開展各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)或名人講座，拓寬管理人員的知識面，提高管理人員的綜合素質(zhì)，使管理人員的自身專業(yè)優(yōu)勢與崗位需求完美結(jié)合，為推進(jìn)檔案信息數(shù)字化以及信息管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供人才支持。（4）加強(qiáng)資金支持，完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置。若想推進(jìn)檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施必不可少。學(xué)校要加強(qiáng)對檔案管理的資金投入，完善其內(nèi)部的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理信息化的發(fā)展提供資金保障。

小結(jié)

綜上所述，信息化技術(shù)的發(fā)展，為高校的檔案管理發(fā)展提供了另一條路。將檔案管理與信息化相結(jié)合，促進(jìn)檔案信息數(shù)字化，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，來提高檔案信息的收集質(zhì)量與處理效率，方便了檔案信息的保存與查詢，增強(qiáng)了檔案信息的服務(wù)質(zhì)量，從而更好促進(jìn)高校科研事業(yè)和教育事業(yè)的發(fā)展。對于高校來說，應(yīng)及時(shí)更新自身檔案管理觀念，緊跟時(shí)代潮流，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)開展增加其資金投入，建立完善的管理制度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)等措施，以促進(jìn)檔案信息數(shù)字化和管理網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，從而達(dá)成最終信息資源的及時(shí)溝通與共享。