“電子會計憑證入檔”新政下電子會計檔案管理之應(yīng)對策略分析

□ 文| 葉 敏

會計檔案是指原始憑證、會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算資料，作為會計信息的載體，會計檔案成為記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要記錄和證據(jù)，是企業(yè)財務(wù)核算的重要依據(jù)和成果，也是企業(yè)檔案的重要組成部分。因此，做好會計檔案的管理，使其得到妥善、合理的利用和存儲是十分重要的。

會計檔案電子化的政策背景

隨著電子科技的不斷發(fā)展，我國智慧城市和信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，會計檔案的電子化成為科技進(jìn)步的必然趨勢。辦公自動化、電子政務(wù)在國家機關(guān)及各企事業(yè)單位普遍應(yīng)用，各類電子文件大量產(chǎn)生，從日常的采購銷售、會議差旅、貨物進(jìn)出口到款項收支，電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等電子票據(jù)已經(jīng)和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營息息相關(guān)。

會計檔案電子化的意義

作為會計核算的直接依據(jù)，會計原始憑證同時也是會計檔案管理的重要內(nèi)容。隨著電子發(fā)票等電子票據(jù)試點工作在全國的加快推進(jìn)，包括發(fā)票、財政票據(jù)、客票、銀行回單等在內(nèi)的會計憑證的電子化時代已經(jīng)來臨，尤其是在當(dāng)下抗擊新冠疫情的特殊時期，人員活動仍在一定范圍內(nèi)受限，但復(fù)工復(fù)產(chǎn)加速推進(jìn)的形勢下，電子會計憑證的推廣應(yīng)用更顯緊迫。

經(jīng)過多年的政策鋪墊和技術(shù)發(fā)展，電子票據(jù)的普及，使得電子會計檔案取代紙質(zhì)會計檔案，成為企業(yè)財務(wù)信息化轉(zhuǎn)型的必然結(jié)果。電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔等，均已具備了電子化管理的基礎(chǔ)，及時規(guī)范電子會計憑證的報銷入賬以及歸檔管理，實現(xiàn)會計憑證全流程電子化，對規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)會計工作，促進(jìn)會計信息化建設(shè)工作的深入開展具有重要的現(xiàn)實意義。

傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案的弊端

1.打印成本高昂，易造成資源浪費、加劇環(huán)境污染。

2.不利于資料的收集、傳遞、保密。紙質(zhì)資料郵寄耗時長、易遺失，影響財務(wù)及時入賬。

3.需要較大存儲空間，管理不當(dāng)容易造成檔案的損壞、丟失、泄密，儲存成本及風(fēng)險較高。

4.紙質(zhì)會計檔案的共享程度差，檢索、借閱、效率較低，檔案調(diào)閱、管理記錄難追溯，管理成本高，且不利于使用。

5.一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，大多涉及合同會簽、銷售發(fā)貨、驗收入庫、出庫耗用等多個環(huán)節(jié)，而傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案只能利用各單一環(huán)節(jié)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的紙質(zhì)票據(jù)，通過會計核算，人為地將其匹配，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的反映，缺乏必要的系統(tǒng)性，且容易產(chǎn)生偏差。

6.紙質(zhì)發(fā)票易于造假，假票的流通容易誘發(fā)偷、騙稅行為，嚴(yán)重擾亂稅收秩序，威脅國家經(jīng)濟(jì)安全。但假票的鑒定和查處，耗時耗力，難度較大。

電子化會計檔案的優(yōu)勢

1.無需打印，可節(jié)約資源，避免環(huán)境污染。

2.企業(yè)在使用電子發(fā)票時，可利用網(wǎng)絡(luò)和軟件對電子發(fā)票進(jìn)行提取，不僅能避免傳遞期間產(chǎn)生遺失，還可以大大提高財務(wù)入賬的及時性。

3.硬件存儲，在極大增加存儲量的同時，大大減少對物理空間的占用，能夠有效降低存儲成本。

4.電子化會計檔案共享性好，查詢方便、快捷，可自動生成使用日志，信息記錄及時完整，大大提高查詢效率。

5.電子化會計資料的進(jìn)一步普及，不但可以提高會計核算的效率，而且可由系統(tǒng)自動將業(yè)務(wù)與單據(jù)進(jìn)行匹配，增強會計核算業(yè)務(wù)的系統(tǒng)性。

6.可通過與稅務(wù)相關(guān)部門接口對接，實現(xiàn)電子票據(jù)的驗真、查重，避免票據(jù)重復(fù)入賬問題，有效避免偷、騙稅行為，維護(hù)國家稅收秩序及經(jīng)濟(jì)安全。

新政下會計檔案管理工作面臨的主要問題

雖然與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有較為明顯的優(yōu)勢，但從信息的記錄形式來看，電子化會計檔案作為一種數(shù)字化信息，其歸檔和存儲均依賴于計算機系統(tǒng)，因此，存儲硬件的壽命以及計算機軟件系統(tǒng)的頻繁升級，直接影響著存儲信息的可讀性；同時，操作失誤、黑客、病毒攻擊、硬件損毀、系統(tǒng)癱瘓等情況，也都可能造成數(shù)據(jù)丟失；另外，電子檔案易復(fù)制、易篡改的特性，對會計信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性和安全性造成不利影響；特別是電子發(fā)票推廣之后，電子發(fā)票的重復(fù)入賬問題也給企業(yè)帶來較大困惑。

因此，隨著會計檔案電子化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，紙質(zhì)票據(jù)將逐漸被電子票據(jù)所替代，那么，新政下，電子會計檔案的管理將面臨哪些新的問題亟待解決呢：

1.如何保障電子會計檔案數(shù)據(jù)的安全性?

2.如何有效避免電子發(fā)票的重復(fù)入賬問題?

3.電子會計檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性和可用性如何得到保障?

4.海量會計檔案信息的存儲問題如何解決?

新政下會計檔案管理工作的應(yīng)對策略分析

伴隨著財務(wù)信息化工作的不斷推進(jìn)，市場上，大量財務(wù)核算、分析管理軟件不斷推出，單據(jù)的遠(yuǎn)程傳遞、審核，會計信息的數(shù)據(jù)化處理、分析與共享都成為了現(xiàn)實。技術(shù)的進(jìn)步不但極大地節(jié)約了人力和物力，優(yōu)化了財務(wù)管理流程，提高了審核報銷效率，也為會計檔案的電子化奠定了堅實的基礎(chǔ)。但由于各系統(tǒng)的運行相互獨立，會計信息數(shù)據(jù)缺乏必要的聯(lián)系。

作為記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要憑證，確保電子會計檔案中，會計信息的真實，完整，以及數(shù)據(jù)傳輸和存儲安全，是會計檔案管理的首要任務(wù)。為實現(xiàn)這一目標(biāo)，筆者認(rèn)為，須要從制度建設(shè)和技術(shù)支持兩個方面著眼。

制度建設(shè)

新政下，為實現(xiàn)會計檔案管理工作的規(guī)范化和效率化，首先須要立足電子會計檔案的范圍、數(shù)據(jù)存儲所需硬件及環(huán)境、檔案歸檔流程、保存期限、管理職責(zé)等方面的新要求，建立相應(yīng)的授權(quán)審批、內(nèi)控管理流程、數(shù)據(jù)比對、復(fù)核等相互制約的管理機制，針對電子會計檔案的收集、歸檔、調(diào)用、轉(zhuǎn)移、移交等環(huán)節(jié)，制定科學(xué)的管理制度，確保會計檔案數(shù)據(jù)的真實、完整和安全。同時，新政伊始，為確保會計檔案信息的安全，應(yīng)在制度中明確設(shè)置合理的過渡期間，以利于會計檔案管理模式從原有的”雙套式”(同時保存紙質(zhì)和電子兩套檔案)到”單套式”(僅保存電子檔案)的平穩(wěn)、順利過渡。

技術(shù)支持

1.會計檔案數(shù)據(jù)的安全性。

新政下，會計檔案信息的儲存介質(zhì)由紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，將以電子數(shù)據(jù)形式，依附于存儲設(shè)備存在。因而，對電子會計檔案安全性的管理要求，必須從網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備的安全性以及電子數(shù)據(jù)安全性兩個方面展開。

在充分考慮存儲設(shè)備壽命的前提下，企業(yè)首先要加強對網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、存儲介質(zhì)安全性等方面的控制，對存儲設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)更新；其次，可以對會計檔案數(shù)據(jù)實施多套備份（至少一套用于封存保管，一套供調(diào)閱查詢），定期比對、復(fù)制，異地存放保管等方式，通過確保存儲的設(shè)備安全，實現(xiàn)電子會計檔案數(shù)據(jù)的長期安全。

由于電子化信息數(shù)據(jù)容易被修改，且改動不易被發(fā)覺，因此，需要建立一套科學(xué)、完善、高效的數(shù)據(jù)安全保護(hù)系統(tǒng)，對會計檔案的收集、歸檔、調(diào)用、轉(zhuǎn)移等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的具體操作實施監(jiān)控和日志管理，及時發(fā)現(xiàn)并記錄對電子會計檔案的任何改動，保障電子會計檔案數(shù)據(jù)的安全可靠以及數(shù)據(jù)的可追溯。

2.會計檔案數(shù)據(jù)的真實性和完整性。

真實、完整的會計數(shù)據(jù)是確保會計目標(biāo)實現(xiàn)的基礎(chǔ)。作為記錄經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)容的載體，發(fā)票是最基本、最重要的會計原始憑證之一，是財務(wù)核算的重要依據(jù)，也是稅務(wù)機關(guān)征收稅款、控制稅源的重要依據(jù)。假發(fā)票的通行，以及電子發(fā)票的重復(fù)入賬，將嚴(yán)重影響會計信息的真實性，擾亂國家經(jīng)濟(jì)秩序。同樣，以真實票據(jù)虛構(gòu)或隱瞞業(yè)務(wù)，亦會導(dǎo)致會計信息數(shù)據(jù)的失真。

因此，要確保會計檔案數(shù)據(jù)的真實性和完整性，最有效的方法，就是將自動化辦公系統(tǒng)、會計報賬、核算系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整合，建立包括業(yè)務(wù)發(fā)起、文件審批、合同會簽，預(yù)算審核，會計核算，數(shù)據(jù)歸檔等會計信息處理全過程的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，集成電子憑證的收集、驗證、處理、存儲、統(tǒng)計、查詢等功能，通過上傳資料、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、后臺導(dǎo)入等方式，從原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、會計報表到數(shù)據(jù)歸檔，從業(yè)務(wù)的源頭，為企業(yè)電子會計檔案全過程管理提供系統(tǒng)支持，杜絕假票和虛假業(yè)務(wù)對會計信息的影響，確保電子會計信息的流轉(zhuǎn)高效、及時，數(shù)據(jù)真實、完整。

下面將以業(yè)務(wù)發(fā)生順序為主線，分步描述各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)下，會計信息在系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)情況及控制要點：

首先，在業(yè)務(wù)之初，由業(yè)務(wù)員在自動化辦公系統(tǒng)中發(fā)起業(yè)務(wù)申請，系統(tǒng)按照企業(yè)預(yù)設(shè)流程，通過逐級線上審批，形成相應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算、合同及業(yè)務(wù)單據(jù)；

第二步，系統(tǒng)按照流程，自動將通過審批的文件數(shù)據(jù)，從辦公自動化系統(tǒng)中傳入報賬系統(tǒng)；

第三步，業(yè)務(wù)員在報賬系統(tǒng)上傳電子發(fā)票等與業(yè)務(wù)相關(guān)資料的電子票據(jù)，系統(tǒng)通過與稅務(wù)機關(guān)對接的專用數(shù)據(jù)接口，自動實現(xiàn)對發(fā)票的查驗，有效過濾假票；

第四步，財務(wù)部門通過會計報賬系統(tǒng)，準(zhǔn)確、完整、及時地接收和讀取電子會計信息，自動進(jìn)行發(fā)票查重，杜絕一票多報情況的發(fā)生；

第五步，業(yè)務(wù)員發(fā)起線上報銷申請，系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)預(yù)設(shè)的報銷審批權(quán)限及流程，自動推送并完成線上審批流轉(zhuǎn)；

第六步，會計核算系統(tǒng)按照國家統(tǒng)一的會計制度，對經(jīng)過查驗、過濾、審批后的會計信息進(jìn)行處理，生成財務(wù)核算數(shù)據(jù)，并建立原始憑證與記賬憑證間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，以利于會計檔案查詢的快捷、高效；

第七步，會計核算系統(tǒng)通過歸檔接口，將電子會計檔案數(shù)據(jù)按照檔案管理部門規(guī)定的格式，傳入會計檔案管理系統(tǒng)；

第八步，檔案管理系統(tǒng)對接收到的會計檔案數(shù)據(jù)，按照檔案管理的規(guī)定進(jìn)行分類，并歸檔存儲。

整合后的會計信息處理系統(tǒng)，可以通過對權(quán)限規(guī)范合理的分配，加強對流程中各關(guān)鍵控制點的監(jiān)控，對各環(huán)節(jié)產(chǎn)生數(shù)據(jù)的變動進(jìn)行詳細(xì)記錄并形成日志，使單據(jù)的傳遞連貫可視。如此，不但能從源頭上保障歸檔會計信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性，也使所有數(shù)據(jù)具有可追溯性，從而實現(xiàn)了電子會計數(shù)據(jù)的可靠、可溯。

該系統(tǒng)將稅務(wù)驗證與會計報賬系統(tǒng)的無縫對接，同時全面融合會計核算系統(tǒng)與會計檔案管理系統(tǒng)，以會計信息的全過程管理為原則，對會計檔案電子數(shù)據(jù)進(jìn)行管控，確保了會計核算信息和會計檔案數(shù)據(jù)的真實性和完整性。

結(jié)語

隨著新政的進(jìn)一步實施，通過“政策引導(dǎo)、轉(zhuǎn)變觀念、完善制度、技術(shù)革新、規(guī)范管理”的方式，會計檔案的電子化，不但可以節(jié)約國家公共資源，減輕工作人員管理、查閱會計檔案的工作量，而且可以提高電子會計檔案管理的效率和水平，實現(xiàn)對會計檔案全周期、高效率、低風(fēng)險的管理。