加強物資采購內(nèi)部控制精細(xì)化管理探析

文| 袁 銳

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的不斷進(jìn)步和市場競爭形勢的嚴(yán)峻，以運行維護(hù)、工程項目管理為主營業(yè)務(wù)的企業(yè)傳統(tǒng)管理模式與競爭日益激烈的市場需要產(chǎn)生新的矛盾，粗放、松散的模式只會使企業(yè)在激烈的行業(yè)競爭中處于不利的地位。加之近些年來物資、勞務(wù)市場價格波動較大，成本控制不穩(wěn)定，成本增加阻礙了企業(yè)的利潤提高，導(dǎo)致企業(yè)通過降低物資或勞務(wù)要求，以應(yīng)對市場波動的挑戰(zhàn)，從而變相地增加了安全風(fēng)險。只有創(chuàng)新和完善舊有的管理模式，采用精細(xì)化管理，才能真正地降低企業(yè)管理成本，達(dá)到效益的最優(yōu)化和最大化。

加強物資采購內(nèi)部控制精細(xì)化管理的意義

物資采購是企業(yè)建設(shè)的基礎(chǔ)，是運行維護(hù)和工程項目施工管理工作中的一大重點，物資采購工作的高效和可靠，對提升安全管理質(zhì)量，保障正常運行及施工質(zhì)量有著積極地影響。因此，加強物資采購內(nèi)部控制精細(xì)化管理對企業(yè)的發(fā)展和利潤提高有著巨大的意義。

首先，最顯而易見的影響就是可以大幅度降低企業(yè)生產(chǎn)成本。眾所周知，委托運行和工程項目管理中，由于用于生產(chǎn)、工程的物資質(zhì)量和響應(yīng)速度直接影響到安全生產(chǎn)和施工進(jìn)度。

其次，加強物資的精細(xì)化管理也可以在很大程度上不斷完善并強化和固定優(yōu)化流程，消除以人為本的人性化管理措施中出現(xiàn)的疏漏和人為管理漏洞，隨著物資管理制度的加強，控制企業(yè)滴漏，提高員工的工作效率，強化鏈接，協(xié)作管理，進(jìn)而減少企業(yè)的人力成本。

第三，高效先進(jìn)的精細(xì)化管理可以使企業(yè)在市場競爭中處于不敗之地。現(xiàn)代企業(yè)管理理論認(rèn)為管理有三個層次：規(guī)范化、精細(xì)化、個性化。而精細(xì)化管理是將常規(guī)管理引向深入的關(guān)鍵一步，通過貫徹現(xiàn)代管理理論，能夠改善傳統(tǒng)企業(yè)固有的弊端，提高企業(yè)在市場上的競爭力。此外，加強物資的精細(xì)化管理還可以對企業(yè)在建設(shè)、技術(shù)、環(huán)境保護(hù)等多種過程中所需要的物資進(jìn)行高效科學(xué)的控制和管理，調(diào)動員工主動能動性，充分利用庫存和廢舊材料，提高物資設(shè)備的利用率，更有利于企業(yè)管理提高，助力深度拓展員工崗位技能和管理的不斷創(chuàng)新。

當(dāng)前傳統(tǒng)物資采購管理模式存在的問題

缺少高效科學(xué)的管理模式

傳統(tǒng)的管理模式最主要的表現(xiàn)就是采購流程管理與現(xiàn)實項目管理匹配性不足，如果采購流程管理不合理，那么整個采購就會出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，繼而影響成本的控制管理。當(dāng)前部分企業(yè)在物資上并沒有對采購流程設(shè)置一套科學(xué)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，加之人力管理的缺陷，一些員工采購內(nèi)容并未進(jìn)行精準(zhǔn)的辨識，有效的梳理和歸類，責(zé)任意識較低，常常出現(xiàn)物資申報準(zhǔn)確度不高、不全，重復(fù)申報，互相推卸責(zé)任的現(xiàn)象，行為隨意，資金也尚未得到有效的利用。

采購信息化管理程度低

在網(wǎng)絡(luò)時代，采購信息化管理至關(guān)重要，而且物資采購管理的信息和數(shù)據(jù)、資金內(nèi)容龐雜、繁多，只有依托信息平臺實施采購，充分發(fā)揮信息技術(shù)“固化制度、量化標(biāo)準(zhǔn)、共享資源、全程留痕”優(yōu)勢，才能實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)精細(xì)化管理。但是當(dāng)前企業(yè)信息化管理覆蓋面不足，沒有形成有效的閉環(huán)管理，一些復(fù)雜的，難度較高環(huán)節(jié)的未進(jìn)一步得到開發(fā)。物資管理、物資申報、物資采購、物資合同、物資結(jié)算等各自為政的局面不利于物資信息化管理的統(tǒng)一和全面。

采購物資的質(zhì)量無法保證

當(dāng)前企業(yè)的物資采購多是專人采購，受個人因素影響和采購相關(guān)制度限制，采購物資不能與實際需要高度吻合。使用部門申報物資沒有精確、詳細(xì)的匹配信息，采購部門經(jīng)辦人沒有豐富的工作經(jīng)驗和物資信息，面對市場眾多紛雜的干擾，很難判斷和識別出所需物資。因此，采購物資與實際需要匹配性降低。此外，物資監(jiān)督部門的條件也有限，對采購物資質(zhì)量監(jiān)督有一定難度，物資質(zhì)量在使用過程中表現(xiàn)出來的差異，僅從參數(shù)和外觀等客觀因素辨別存在盲區(qū)。

加強物資采購內(nèi)部控制精細(xì)化管理的具體措施

強化物資采購供應(yīng)商管理

物資采購管理的一個重要環(huán)節(jié)就是對供應(yīng)商的管理，對供應(yīng)商精細(xì)化的管理對企業(yè)而言至關(guān)重要。面對當(dāng)前物資采購企業(yè)供應(yīng)商管理存在的問題，包括供應(yīng)商的市場準(zhǔn)入制度普遍缺乏考評依據(jù)、缺乏對供應(yīng)商的一個科學(xué)系統(tǒng)的評價體系、采購人員與供應(yīng)商之間信息溝通得不到及時響應(yīng)、沒有建立完善的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫等問題。為了加強物資材料供應(yīng)的質(zhì)量，就要對這些弊端進(jìn)行合理的改造。

首先，要加強與供應(yīng)商的溝通，從長遠(yuǎn)出發(fā)，依靠可持續(xù)發(fā)展的原則，與供應(yīng)商建立起互助合作的良好關(guān)系，實現(xiàn)雙方的共贏。其次，也要強化對供應(yīng)商的績效管理，不僅要求供應(yīng)商與市場接軌，還要從物資質(zhì)量、服務(wù)水平等多方面對供應(yīng)商進(jìn)行評價，建立起科學(xué)的質(zhì)量指標(biāo)和時間指標(biāo)，定期抽檢物資的在線報廢率、免檢率、批次合格率等。另外，采購部門和使用部門組成考評小組，建立起合理的考評標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進(jìn)行整體考評，劃分成核心供應(yīng)商、優(yōu)秀供應(yīng)商、一般供應(yīng)商三個等級。另外，要設(shè)計供應(yīng)商黑名單和白名單，對供應(yīng)貨物質(zhì)量最好的供應(yīng)商開白名單，鼓勵所有供應(yīng)商競爭白名單名額。同時也要設(shè)置供應(yīng)商黑名單，對產(chǎn)品質(zhì)量極差，以次充好，備送貨未按要求，應(yīng)付了事的供應(yīng)商實施相應(yīng)的懲罰措施，對進(jìn)入黑名單的供應(yīng)商，永不使用。根據(jù)考評情況在下一年的采購中給予供貨商優(yōu)惠政策，并與核心供貨商進(jìn)行長期穩(wěn)定的合作，發(fā)展成為集團(tuán)公司忠實的合作伙伴。

建立起合理的審批流程

實施采購物資的內(nèi)部控制活動，審批控制是最為重要的手段之一。企業(yè)要首先以組織架構(gòu)以及管理的模式作為依據(jù)，建立完成具有指導(dǎo)性的權(quán)限，對不同層級的管理部門所具備的審批和管理權(quán)限予以明確，對重大業(yè)務(wù)的審批審核流程和措施予以明確，從而規(guī)避在實際的決策和操作環(huán)節(jié)中發(fā)生較大的失誤。比如對安全生產(chǎn)至關(guān)重要或資金額度較大的物資采購等，在工作中要經(jīng)上級單位完成集體決策以后，才可以將決策進(jìn)一步展開實施，而一般消耗性和金額較低且對安全生產(chǎn)影響不大的物資則要體現(xiàn)審批及時性，由使用部門所在單位完成集體決策。除此之外，合理的設(shè)置審批流程還可以避免流程過長而導(dǎo)致管理效率降低的現(xiàn)象出現(xiàn)，但同時要規(guī)避因為流程過于簡單而導(dǎo)致失去控制。

加強對工作人員的培訓(xùn)

工作人員在物資采購內(nèi)部精細(xì)化管理的環(huán)節(jié)、要素和提升中發(fā)揮著不可忽視的作用。在以人為本的社會大環(huán)境下，對企業(yè)工作人員的培訓(xùn)，尤其是采購相關(guān)人員的培訓(xùn)，不僅可以提高人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，還能提高企業(yè)的利潤率和工作效率，向社會展現(xiàn)優(yōu)秀的企業(yè)形象。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，首先便是要讓員工掌握充足的專業(yè)知識?，F(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，多渠道多方式的培訓(xùn)和授課不勝枚數(shù)，企業(yè)要合理引導(dǎo)內(nèi)部員工積極參加，主動學(xué)習(xí)，以現(xiàn)有的基礎(chǔ)知識作為依據(jù)，不斷進(jìn)行擴(kuò)充，學(xué)習(xí)和豐富采購物資時的細(xì)節(jié)、需要規(guī)避的問題、如何提升采購效率等，實現(xiàn)自身專業(yè)素養(yǎng)的提升。企業(yè)要經(jīng)常性的組織內(nèi)部員工參與業(yè)務(wù)指導(dǎo)和交流分享，業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容要立足于企業(yè)的實際需求，分析學(xué)員在工作中的不足。比如如何采購指向性物資，如何判別材料的質(zhì)量，如何規(guī)避在物料采購時強化對供應(yīng)商的督查力度。讓新進(jìn)員工在學(xué)習(xí)的課堂上運用物資采購軟件模擬操作流程，在熟悉操作流程的時候，深化對物資采購流程和采購制度的認(rèn)識。在實踐方面，企業(yè)要為新員工提供充足的學(xué)習(xí)時間，為新員工安排專業(yè)的工作人員一對一方式進(jìn)行引導(dǎo)和培養(yǎng)，針對新員工在工作中的問題提出具有針對性的解決方案，加快推動新員工技術(shù)能力轉(zhuǎn)變和提升。

加強采購物資倉儲管理

物資倉儲是企業(yè)配送的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是確保企業(yè)運轉(zhuǎn)的必要條件，而庫存管理更是企業(yè)物資管理中的重點，因此必須要強化這一方面的作用。首先，要對物資倉儲實施ABC分類庫存控制法，該方法是當(dāng)前儲存管理中常用的分析方法，通過利用該方法，可以達(dá)到優(yōu)化物資庫存結(jié)構(gòu)、減少資源浪費、提高人員工作效率的目標(biāo)。其次，也要及時跟蹤當(dāng)前的庫存量，掌握物資缺少和需要的情況，做到平衡庫存，及時根據(jù)生產(chǎn)的實際需要設(shè)置補貨申請系統(tǒng)，防止物資大量滯留不良現(xiàn)象的出現(xiàn)。第三，工作人員應(yīng)做好物資出入庫的管理工作，嚴(yán)格按照清單上的需求辦理出入庫，日清月結(jié)，還要對出入庫的物資進(jìn)行驗收，只有合格的倉儲物資才可以入庫，之后再開展合格物資的資料歸檔工作，以便核查。

結(jié)束語

隨著人們對物資采購精細(xì)化管理的重視和研究，精細(xì)化管理已經(jīng)取得了很大的進(jìn)步，但也存在著一些局限和漏洞，因而應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)新管理的方法和手段，與時俱進(jìn)，才能使得企業(yè)在競爭中出于不敗之地。