挖掘企業(yè)檔案知識屬性 賦能項目競標文檔編制

□ 文| 俞倫祥

市場競爭日趨激烈化、規(guī)范化，通過項目競標獲得新項目已成為常態(tài)。企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的文字材料、計算材料、實驗數(shù)據(jù)、圖紙、圖表、照片、聲像等各種形式載體的文件。企業(yè)檔案是企業(yè)的勞動成果和智慧結(jié)晶，是反映企業(yè)活動的真實記錄，是企業(yè)最重要的科研信息資源儲備形式，是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。檔案的屬性是反映檔案本質(zhì)特征的東西，通過對檔案本質(zhì)特征的研究和了解，進一步發(fā)揮檔案在企業(yè)中的作用，是檔案工作者所追求的目標。檔案的知識屬性是檔案的主要屬性之一，企業(yè)可以通過文檔智能協(xié)作平臺建設(shè)，發(fā)揮企業(yè)檔案作為企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的作用，開發(fā)企業(yè)檔案資源的知識屬性，賦能項目競標文檔編制。

企業(yè)項目競標文檔編制的特性

項目競標材料編制具有復(fù)雜性、專業(yè)性、保密性的要求，同時又具有規(guī)范性、繼承性、協(xié)同性的特點。目前項目競標材料編制，根據(jù)項目招標材料要求，依據(jù)職責(zé)分工把項目競標材料分配給相關(guān)研發(fā)人員，研發(fā)人員再在各自的終端上分別進行編制。

在項目競標材料編制過程中，研發(fā)人員需要投入大量的時間和精力，編制過程中通常會遇到以下問題：（1）已結(jié)束項目競標文件未收集和管理。研發(fā)人員在項目競標結(jié)束后，項目競標的電子文檔自己保存，打印的紙質(zhì)文件按照要求提供給招標方，或者銷毀，未對電子文檔和紙質(zhì)文檔進行收集、分類、整理、歸檔，不便于今后項目競標查閱和使用。（2）未充分挖掘利用檔案信息資源。研發(fā)人員編制項目競標材料，往往從零編制，花費大量時間和精力。而檔案作為企業(yè)的重要信息資源，保管了大量的項目競標所需要的信息，研發(fā)人員沒有利用好檔案信息資源，沒有挖掘項目檔案的知識屬性，在同類材料中耗費大量時間和精力。（3）研發(fā)人員文檔協(xié)作受到限制。研發(fā)人員分別在各自的電腦終端上編制項目競標文檔，相互協(xié)作受到時間和空間的限制，交流不充分，項目競標材料匯編后，經(jīng)常會出現(xiàn)材料相互之間邏輯不緊密，與招標方案有偏差等問題。

挖掘企業(yè)檔案知識屬性

根據(jù)知識管理的積累原則、共享原則、交流原則及協(xié)同管理等理論依據(jù)。利用信息系統(tǒng)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，針對競標材料的特點，構(gòu)建基于知識管理的項目競標文檔智能協(xié)作平臺，建設(shè)項目競標文檔知識庫，挖掘企業(yè)檔案知識屬性。

（1）收集和積累項目競標文檔。項目競標文檔散落在研發(fā)人員手中，因未做強制要求歸檔，很多電子文件和紙質(zhì)文件在項目競標完成后，未進行歸檔。而這些材料是企業(yè)重要的檔案信息資源，對今后的項目競標具有重要的參考和借鑒作用，檔案工作人員要對項目競標形成的電子文檔和紙質(zhì)文檔做到應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸。（2）建設(shè)項目競標檔案知識庫。在收集和積累項目競標文檔后，對文檔進行歸檔處理，同時為了便于項目競標的查詢和利用，建設(shè)項目競標檔案知識庫，知識庫內(nèi)應(yīng)包含項目競標文檔和項目競標需要的項目檔案信息資源，充分挖掘檔案的知識屬性，對項目竟標檔案進行分類，方便后期查詢、借鑒等。（3）搭建項目競標文檔智能協(xié)作平臺。搭建項目競標文檔智能協(xié)作平臺，主要功能包括文檔協(xié)作、項目競標檔案知識庫、在線交流溝通等功能，作為研發(fā)人員在線文檔協(xié)作編輯交流平臺，并能夠適時的調(diào)用項目檔案知識庫內(nèi)容。

賦能項目競標文檔協(xié)作

通過項目競標檔案知識庫的建設(shè)和搭建項目競標文檔智能協(xié)作平臺，確保研發(fā)人員能快速的查詢利用項目競標檔案知識，并利用協(xié)作平臺進行協(xié)同編輯，賦能項目競標文檔編制。（1）項目競標通用材料自動生成。項目競標材料除了技術(shù)方案外，其它材料具有通用性，可以借用之前項目競標檔案作為參考，如項目競標的商務(wù)文件、價格文件、科研管理文件、質(zhì)量文件、售后文件等絕大部分材料在由具體的職能部門負責(zé)人定期維護后，研發(fā)人員在項目競標文件編制時，根據(jù)需要可以自動生成。（2）項目檔案核心知識庫快速調(diào)用。針對項目競標最為重要的技術(shù)文件，通過建立項目競標檔案知識庫，收集和積累項目競標檔案和項目相關(guān)的產(chǎn)品、課題檔案。挖掘檔案的知識屬性，方便研發(fā)人員快速查詢利用及借鑒之前項目競標檔案，幫助快速完成方案編制。（3）研發(fā)人員在線協(xié)同編制。通過項目競標智能協(xié)作平臺建設(shè)，研發(fā)人員在線編制項目競標方案，適時查閱各分冊內(nèi)容，對方案進行修改和批注。解決了傳統(tǒng)項目競標文檔，在各自電腦上進行編輯存在的信息不對稱問題，克服了時間和空間上的障礙。（4）研發(fā)人員在線即時溝通。一個項目競標團隊形成一個團隊群，進行線上的交流，突破微信、即時通等存在泄漏項目競標秘密，不符合保密要求限制，可以進行無障礙多人協(xié)同交流。（5）項目競標材料格式自動糾錯。系統(tǒng)根據(jù)不同招標文件要求，預(yù)先設(shè)定文本各種模板格式，也可以根據(jù)項目招標文件格式要求，自定義模板格式。系統(tǒng)對項目競標材料格式自動生成，對格式錯誤自動糾錯，確保標書模板符合要求，格式統(tǒng)一，文本美觀。通過基于知識管理的項目競標文檔智能協(xié)作平臺建設(shè)，挖掘企業(yè)檔案知識屬性，實現(xiàn)項目競標文檔編制智能化、高效化、協(xié)同化和規(guī)范化目的，確保研發(fā)人員快速、高質(zhì)量生成項目競標材料，賦能項目競標文檔編制。同時該平臺可根據(jù)需要，快速的設(shè)置成為任何基于文檔協(xié)作需求的平臺，如應(yīng)用于年終工作總結(jié)報告、企業(yè)年度工作報告、內(nèi)控報告、項目任務(wù)書等各類文檔的協(xié)同編制的平臺。