機(jī)械企業(yè)在采購環(huán)節(jié)的存貨成本與數(shù)量管控研究

(1.江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江西 南昌 330000；2.江西青年職業(yè)學(xué)院，江西 南昌 330000)

1 采購環(huán)節(jié)存貨成本與數(shù)量控制管理存在的問題

采購環(huán)節(jié)存貨成本的內(nèi)部控制存在的主要問題：一是單價(jià)過高問題，二是數(shù)量不合理問題。

采購原材料存貨成本是機(jī)械等產(chǎn)成品成本的重要組成部分，要控制機(jī)械等產(chǎn)成品的中成本，機(jī)械原材料、刀具、工裝夾具、量具、設(shè)備等成本控制是重要一環(huán)，不同供貨商或不同地域、不同廠家或供應(yīng)商的原材料、刀具、工裝夾具、量具、設(shè)備等報(bào)價(jià)、質(zhì)量等會有一定的差異，運(yùn)輸費(fèi)用、差旅總費(fèi)用等也不一樣，這就要企業(yè)精打細(xì)算、貨比多家，既要滿足企業(yè)質(zhì)量、供貨穩(wěn)定性和供貨時(shí)間等要求，也要減少采購原材料、刀具、工裝夾具、量具、設(shè)備等成本。

采購環(huán)節(jié)可能存在的問題(包括成本內(nèi)部控制問題)是內(nèi)部控制與管理可能存在不規(guī)范、粗放及弱化等問題，也存在制度不合理、不健全、不科學(xué)，執(zhí)行不嚴(yán)格、不科學(xué)等問題，還存在流程不規(guī)范等問題，以及不相容崗位未分離等情況。

采購環(huán)節(jié)中原材料、刀具、工裝夾具、量具、設(shè)備等除了單價(jià)虛高外，還可能存在由于過失、過時(shí)的經(jīng)驗(yàn)或不正確的信息干擾等導(dǎo)致的大量采購及大量加工生產(chǎn)，導(dǎo)致采購數(shù)量不合理、存貨劇增等情況；或者由于過失、過時(shí)的經(jīng)驗(yàn)或不正確的信息干擾等導(dǎo)致的采購數(shù)量、凈重不足及加工的成品不足，產(chǎn)品不能滿足市場需求，從而導(dǎo)致喪失部分市場的結(jié)果。

2 采購環(huán)節(jié)成本與數(shù)量管控存在問題的主要原因及危害

采購原材料、刀具、工裝夾具、量具、設(shè)備等成本較高的主要原因及危害：存在沒有計(jì)算原材料、刀具、工裝夾具、量具、設(shè)備等的綜合成本，如沒有仔細(xì)計(jì)算供貨商原材料在各地及各家間存在的差異等，或者沒有仔細(xì)計(jì)算運(yùn)輸、差旅、人力、損耗等綜合成本，或者沒有有效監(jiān)督采購環(huán)節(jié)存貨成本、質(zhì)量內(nèi)部控制的制度，或者沒有正確制定及良好執(zhí)行內(nèi)部控制制度。

另外，還有歷史上遺留下來的習(xí)慣問題，有的時(shí)候不良的習(xí)慣思維會對管理產(chǎn)生較大的負(fù)面影響，當(dāng)然好的習(xí)慣也會對管理產(chǎn)生良性促進(jìn)作用，故對習(xí)慣要加于區(qū)分，要揚(yáng)長避短、取其精華、棄其糟粕，比如有的企業(yè)從成立以來或者主管領(lǐng)導(dǎo)上任以來就習(xí)慣了這種采購模式，而隨著企業(yè)的發(fā)展變化(發(fā)展壯大或者弱化)以及隨著其他內(nèi)部變化，與外部營銷、市場等各種外部環(huán)境的發(fā)展變化，企業(yè)沒有及時(shí)的對內(nèi)部控制、管理進(jìn)行必要的相應(yīng)改進(jìn)、優(yōu)化、提高與創(chuàng)新。

有的機(jī)械公司也有部分主觀上不夠重視、忽視或者輕視的原因，以及內(nèi)部控制與管理進(jìn)入“盲區(qū)”的原因，其危害是造成采購成本沒有降下來，以及造成采購原料、刀具、工裝夾具、量具、設(shè)備等質(zhì)量不高，從而進(jìn)一步造成產(chǎn)品成本較高及質(zhì)量不高，進(jìn)而造成產(chǎn)品在市場上競爭力不強(qiáng)：一是質(zhì)量不高，故產(chǎn)品上不了檔次，則銷售價(jià)格不高，二是產(chǎn)品生產(chǎn)成本高，這兩個原因造成產(chǎn)品利潤率及總利潤不高，這樣影響企業(yè)的生命力、發(fā)展后勁及發(fā)展水平等。

采購環(huán)節(jié)中存貨成本內(nèi)部控制問題里還可能存在數(shù)量不合理問題，采購的數(shù)量不合理的原因與危害如下：可能是由于市場部門對市場過于樂觀；或者有效銷售訂單與實(shí)際可控的訂單不足(且實(shí)際賣出成品的貨款到賬遲緩)，造成存貨數(shù)量相對過多；也可能有的采購等相關(guān)人員為圖省事、盲目樂觀、偷懶，且管理人員受不正確的市場信息蠱惑；以及管理人員憑以前過期信息辦事，或采購管理人員、采購人員憑主觀臆斷、憑過時(shí)的經(jīng)驗(yàn)辦事等，而大量采購造成存貨大量積壓，包括原材料大量庫存，及生產(chǎn)出的大量成品積壓等問題，造成資金大量占用，而造成資金鏈緊張，且存貨還面臨有形及無形磨損或損耗或毀損等各種風(fēng)險(xiǎn)的存在，特別對于企業(yè)企業(yè)還存在腐蝕、生銹、火災(zāi)、盜竊等各種風(fēng)險(xiǎn)，這些情況也將造成存貨成本增加，且導(dǎo)致企業(yè)生存、發(fā)展壓力劇增等情況。

采購數(shù)量不合理現(xiàn)象有時(shí)還存在采購數(shù)量過少情況，其原因與采購數(shù)量過多相似，其影響或危害主要是成品(機(jī)械產(chǎn)品)投入市場不足、供應(yīng)緊張，資金周轉(zhuǎn)較慢，盈利不足，利潤總額較少。

3 改進(jìn)采購成本與數(shù)量管控的措施

3.1 加強(qiáng)比較措施，加強(qiáng)競標(biāo)、評標(biāo)措施

對于采購原料、刀具、工裝夾具、量具、設(shè)備等單價(jià)過高問題的應(yīng)對措施：一是加強(qiáng)比較措施，要求采購部門與采購人員在采購時(shí)一定要貨比多家，在滿足原料質(zhì)量要求的同時(shí)，一定要價(jià)格最優(yōu)，采購部門要與質(zhì)量部門通力合作，質(zhì)量部門保質(zhì)量合格(當(dāng)然不同檔次產(chǎn)品，質(zhì)量要求不同)，采購部門保價(jià)格最優(yōu)。還要制定相關(guān)措施、制度對采購部門人員及采購部門領(lǐng)導(dǎo)加于績效考核，采購員由采購部門領(lǐng)導(dǎo)考核，采購部門領(lǐng)導(dǎo)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或其他公司級領(lǐng)導(dǎo)考核，要層層考核，一級管理一級，一級考核一級，層層抓落實(shí)，考核分月度考核及年度考核，考核后對于表現(xiàn)突出人員有獎有罰，賞罰分明，獎罰要有制度根據(jù)，賞罰包括物質(zhì)與精神兩方面。另外，還要加強(qiáng)采購流程的制定，及加強(qiáng)采購單簽批制度。

對于采購原料單價(jià)過高問題的第二項(xiàng)應(yīng)對措施為：對于要大批大量采購的物資，要加強(qiáng)競標(biāo)、評標(biāo)措施，具體采用哪種措施應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，再召開相關(guān)部門、人員聯(lián)席會議討論、研究分析后，由公司級管理層決定，決定數(shù)量、預(yù)算、時(shí)間等關(guān)鍵問題，并由責(zé)成相關(guān)部門制定質(zhì)量、技術(shù)指標(biāo)等。

3.2 加強(qiáng)訂單管理與市場評估

采購的數(shù)量與采購資金總額密切相關(guān)(及與采購總成本密切相關(guān))，采購數(shù)量又與銷售訂單(飼料成品銷售定單)密切相關(guān)，市場營銷(銷售)部門的各位員工要加強(qiáng)對訂單(銷售定單)的真實(shí)性、有效性加于確定、核實(shí)，訂單一般要付一定的預(yù)付款或保證金，對于取消訂單的預(yù)付貨款或保證金(或定金)應(yīng)全部或部分沒收，這點(diǎn)要在銷售合同中體現(xiàn)，對于法律、法規(guī)另有規(guī)定的按法律法規(guī)辦。對于機(jī)械行業(yè)的客戶(成品采購客戶)，如果條件具備，如采購量較大的客戶，應(yīng)該實(shí)地考察及其它各種考察(包括在政府有關(guān)部門及網(wǎng)絡(luò)和行業(yè)組織、協(xié)會等地方查詢、考察)，如查看其基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備等，及評估訂貨方付款能力等，及查看信用記錄等。

還要加強(qiáng)對市場進(jìn)行細(xì)致、合理的調(diào)查、分析、預(yù)估、評估，因?yàn)闄C(jī)械企業(yè)除了有訂單外，可能還會有一些現(xiàn)貨交易，所以要對市場進(jìn)行科學(xué)、合理的評估。如果有賒銷，還要評估買方償還能力、負(fù)債、信用等情況。

3.3 加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)制度建設(shè)

為保證采購原料、刀具、工裝夾具、量具、設(shè)備等成本等各項(xiàng)相關(guān)指標(biāo)的內(nèi)部控制應(yīng)加強(qiáng)采購的審批流程、手續(xù)等，且限期提交采購申請與采購審批等措施。采購部門應(yīng)該根據(jù)市場營銷、倉儲保管、生產(chǎn)、技術(shù)、管理等相關(guān)部門提交的相關(guān)存貨數(shù)量報(bào)告或質(zhì)量要求、質(zhì)量報(bào)告等材料制定合理的采購計(jì)劃和實(shí)施計(jì)劃，相關(guān)各部門并應(yīng)在各自提交的材料上“簽字畫押”，各自為各自的責(zé)任負(fù)責(zé)，如果出現(xiàn)較大錯誤，簽字人員或部門僅對本人或本部門責(zé)任負(fù)責(zé)，如市場營銷部門對訂單及本部門市場的預(yù)估負(fù)責(zé)，如果市場出現(xiàn)本企業(yè)在市場銷售中及在本企業(yè)規(guī)定的期限內(nèi)存貨較大積存或較嚴(yán)重短缺，達(dá)到一定數(shù)額或比例的，市場營銷部門或領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該承擔(dān)一定的責(zé)任，而在一定期限內(nèi)對市場判定較準(zhǔn)確的(通過在企業(yè)規(guī)章制度設(shè)定最大數(shù)額超額量或最大超額比率線確定，對市場的判斷可以采用線上線下結(jié)合、網(wǎng)絡(luò)與實(shí)體結(jié)合方法及通過大數(shù)據(jù)分析等手段判斷)，且完成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)交辦一定期限內(nèi)的銷售任務(wù)或銷售有較大增長的要給予獎勵，此條件是為了防止銷售部門為了不發(fā)生預(yù)估過高，從而造成存貨過多，然后被處罰而采取的故意降低預(yù)估銷售業(yè)績指標(biāo)，而防止其采取在銷售時(shí)間期限內(nèi)完成本期任務(wù)后怠工或誤工或消極休假等行為，此違規(guī)行為簡單的說是采取降低銷售預(yù)估量，而在銷售實(shí)際中也減少銷售數(shù)量，以達(dá)到銷售預(yù)估量與實(shí)際銷售量的基本一致或基本匹配，對于這個問題的解決還要加強(qiáng)對銷售部門的管理與監(jiān)察，出臺相關(guān)問題的解決措施，如建立舉報(bào)屬實(shí)有獎等措施，對舉報(bào)人員加強(qiáng)獎勵且對舉報(bào)人姓名等各項(xiàng)信息保密，以保護(hù)舉報(bào)人等措施，特別是保護(hù)銷售部門內(nèi)部人員的舉報(bào)行為。如果這項(xiàng)獎懲措施遭遇較大阻力，且在公司損失不大的情況下，也可以采取只獎不罰的措施替代，即工作做得好，則有獎；做得很一般或有一定失誤則不獎，獎勵包括物質(zhì)與精神兩方面。

市場部門提出大量采購申請前還必須征詢倉儲保管等部門，問詢倉儲保管等部門、人員同類材料還有多少庫存，然后還應(yīng)以正式文件或其他可保留核查、可追溯的證據(jù)形式征詢庫存數(shù)量與質(zhì)量、保質(zhì)期等內(nèi)容，還應(yīng)該讓倉儲庫存等部門、人員(包括其領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)手人)及問詢?nèi)藛T都簽字確認(rèn)(要一式多份，相關(guān)部門均要留底，免得今后扯皮)，便于今后如果發(fā)生材料采購較大量庫存積壓時(shí)區(qū)分是哪個部門、人員的責(zé)任，便于追責(zé)。

其他的技術(shù)、管理等各其他部門局僅對其技術(shù)、管理等出現(xiàn)偏差的責(zé)任負(fù)責(zé)，比如技術(shù)及管理等部門對造成的成本、質(zhì)量及損耗等負(fù)責(zé)。制定的獎懲制度中也應(yīng)該適當(dāng)根據(jù)業(yè)績有獎、有罰(如果制度實(shí)施阻力過大，公司損失不大，也可以實(shí)行只獎不罰)。

對于加強(qiáng)采購成本控制的措施還有，比如加強(qiáng)對供應(yīng)商目錄的管理，把經(jīng)過篩選較好信譽(yù)、企業(yè)信得過的供應(yīng)商列入目錄作為企業(yè)采購的優(yōu)先選項(xiàng)，對有的信譽(yù)差、質(zhì)量不好、企業(yè)信不過的供應(yīng)商列入黑名單；也可以采取加強(qiáng)檢查、監(jiān)察、監(jiān)督的方法對采購進(jìn)行監(jiān)控、檢查，比如企業(yè)老板、企業(yè)老總、總監(jiān)、經(jīng)理等各級、各位領(lǐng)導(dǎo)對采購的材料(甚至包括管理、生產(chǎn)、技術(shù)等各部門)進(jìn)行隨時(shí)、不定期的監(jiān)督、檢查、抽查，檢查、抽查的方式，也可以采用網(wǎng)絡(luò)(如對網(wǎng)絡(luò)采購平臺公布的原料報(bào)價(jià)與相類似成品報(bào)價(jià)等)、電話、微信及當(dāng)面問詢及調(diào)查等，低層級的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該更加經(jīng)常調(diào)查、監(jiān)督、檢查。當(dāng)某層級的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)問題時(shí)要向上一級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)(匯報(bào)后此領(lǐng)導(dǎo)可以可以根據(jù)實(shí)際情況免受處罰，至少降低處罰)，并對直接責(zé)任人及相關(guān)人員進(jìn)行批評教育，還要加于懲戒，對于發(fā)現(xiàn)確實(shí)忠誠、可靠、敬業(yè)人員要加于褒獎。懲戒及褒獎人員的方法是采取物質(zhì)與精神“兩手抓”的方法。

為防止監(jiān)督、檢查不及時(shí)和保證監(jiān)督、檢查的高效、有力，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對相關(guān)采購等行為報(bào)表的報(bào)送，并要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)及“簽字畫押”(此為加強(qiáng)對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的約束及便于追責(zé)等)，及要求報(bào)表真實(shí)、全面，便于檢查、監(jiān)督，以及要求財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門提供對應(yīng)、相關(guān)的重要采購數(shù)據(jù)與信息(便于考察采購部門或采購人員是否提供了全部采購數(shù)據(jù)及信息，及考察是否只是提供了部分真實(shí)數(shù)據(jù)、信息，而隱瞞了其它較重要的不真實(shí)、作弊信息與數(shù)據(jù))，及加強(qiáng)審計(jì)等工作，并使報(bào)表真實(shí)、可靠，并應(yīng)使各報(bào)表數(shù)據(jù)相互印證，此為便于檢查監(jiān)督。

采購時(shí)還應(yīng)該結(jié)合訂單(包括線上線下飼料成品銷售訂單，最好收部分定金或保證金，且接訂單前要考慮資金能否可靠回籠問題)情況、通過大數(shù)據(jù)進(jìn)行市場分析及實(shí)時(shí)、實(shí)地進(jìn)行的市場分析，以及結(jié)合庫存情況進(jìn)行申請，并提交申請報(bào)告，并要求相關(guān)管理人員按流程對申請進(jìn)行認(rèn)真審批。且對于審批的簽字要根據(jù)價(jià)值量、數(shù)量等不同情況區(qū)分等級，然后根據(jù)等級向不同層次領(lǐng)導(dǎo)申請審批簽字，而對于大批量采購審批則需要經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)級領(lǐng)導(dǎo)審批。

4 結(jié)語

機(jī)械企業(yè)做好采購環(huán)節(jié)對存貨成本與數(shù)量的管控，能有效節(jié)約成本、增加利潤，企業(yè)管理人員應(yīng)重視其管控方法，及時(shí)解決存在的問題，加強(qiáng)制度建設(shè)，從而提升企業(yè)效益。