試論企業(yè)行政管理中存在的常見問題及解決對策

●管 潔

企業(yè)行政管理指行政部門按照國家相關(guān)政策和自身的規(guī)章制度，對企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行管理的過程，其需要輔助各部門工作。高效的行政管理工作，能夠大幅度提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

一、企業(yè)行政管理的特點

我國企業(yè)在長期的發(fā)展中，已經(jīng)形成了行政管理體系，并且在工作中和企業(yè)中其他崗位緊密相連，幫助企業(yè)提升經(jīng)濟(jì)效益，行政管理和其他部門相比，具有下面幾點特點：

第一，時效性。企業(yè)中的行政管理工作，主要目的是維護(hù)企業(yè)正常運轉(zhuǎn)，工作方法則是下達(dá)指令和制定行政方針等。其實效性要求行政管理工作更加全面，并隨著企業(yè)發(fā)展目標(biāo)和階段進(jìn)行政策的改變。一般情況下，行政管理使用直接約束的形式，可結(jié)合自身實際情況隨時作出工作的調(diào)整，因此，具有很強(qiáng)的時效性。

第二，權(quán)威性。企業(yè)行政管理工作，通常直接由董事會負(fù)責(zé)，下級領(lǐng)導(dǎo)和基層員工為執(zhí)行者，在固定的工作形式中進(jìn)行，因此有權(quán)威性特征。正因如此，可以協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，在下達(dá)有關(guān)方案和政策時，可以提升執(zhí)行力度，并能在此基礎(chǔ)上，制定企業(yè)制度。

第三，強(qiáng)制性。企業(yè)行政管理中的強(qiáng)制性，指在經(jīng)營過程中，如果出現(xiàn)突發(fā)狀況或者經(jīng)營問題，令后期的經(jīng)營活動產(chǎn)生風(fēng)險，行政管理部門的員工需要快速作出反應(yīng)，針對發(fā)生的問題深入分析，總結(jié)出良好解決方案，并強(qiáng)制各部門配合，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，以便保證穩(wěn)定發(fā)展。企業(yè)行政管理的強(qiáng)制性特點，在某種程度上為其長久發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。

第四，盈利性。企業(yè)行政管理工作的目的是通過對自身的約束和調(diào)整，進(jìn)而提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益，獲取更高的利潤，因此行政管理工作的最終目標(biāo)是提升經(jīng)濟(jì)效益，保障在激烈的市場競爭中穩(wěn)步前進(jìn)。

第五，縱向性。該性質(zhì)是在權(quán)威性下產(chǎn)生的，企業(yè)管理的執(zhí)行者是中級管理層，為了維護(hù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，需要約束和管理基層員工的行為?？偟膩碚f，主要是指上級領(lǐng)導(dǎo)對下級下達(dá)指令并執(zhí)行的過程，具有縱向性特點。

二、企業(yè)行政管理中存在的常見問題

經(jīng)過筆者對多個企業(yè)調(diào)查分析可知，現(xiàn)在企業(yè)行政管理工作存在很多問題，主要體現(xiàn)在下面幾點：

1.行政主體不明確。行政管理工作中最重要的是職能分工明確，通過有效管理制度，保證每名員工都嚴(yán)格執(zhí)行。但是實際工作中，行政主體不明確。我國企業(yè)內(nèi)部都是董事長責(zé)任制，其中有黨委和行政兩個管理機(jī)制，模式和職能相近，經(jīng)常在管理工作中出現(xiàn)重復(fù)，黨委對員工工作不了解，而行政部門又和黨委溝通不足，出現(xiàn)職能缺位，管了不屬于自己范圍之內(nèi)的事情，并且對于自己的本職也未有效落實。

2.使用科層管理制度?；跈?quán)威性特點，現(xiàn)在我國很多企業(yè)還使用和政府組織架構(gòu)相同的形式，即使用科層制的管理模式。科層制管理模式，也就是官僚制，在合法權(quán)力基礎(chǔ)上，建設(shè)高效管理組織?，F(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對企業(yè)要求提升，令其不但承擔(dān)一些公共事務(wù)，還要具有服務(wù)社會的作用，因此行政管理重要性日益凸顯。在企業(yè)中愈加重視行政管理，但是對其本質(zhì)理解不清，過于強(qiáng)調(diào)權(quán)威性，科層管理形式，導(dǎo)致出現(xiàn)官僚主義、管理僵化等多種缺點。以金字塔形式展現(xiàn)科層制度，權(quán)利垂直分布，很多管理工作不以制度執(zhí)行，而是依賴企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的個人意志，經(jīng)常出現(xiàn)決策失誤的現(xiàn)象，阻礙管理工作順利進(jìn)行。

3.監(jiān)督機(jī)制不健全。我國部分企業(yè)依然執(zhí)行董事會責(zé)任管理機(jī)制，在企業(yè)中的行政管理工作是為了實現(xiàn)不同部門的權(quán)利分配，在各個團(tuán)體之間建立良好的關(guān)系。當(dāng)前，我國企業(yè)在行政管理方面，缺少完整的監(jiān)督機(jī)制，還是各自為政，單單依賴規(guī)章制度工作，降低工作效率。另外，部分管理人員為了提升自身政績，弄虛作假，因缺乏有效監(jiān)督，造成管理工作執(zhí)行不到位。

三、企業(yè)行政管理中問題的解決對策

1.健全企業(yè)行政組織機(jī)構(gòu)。首先，明確崗位職責(zé)。針對我國部分企業(yè)行政管理受政治機(jī)制影響，建立和政府管理模式相同的組織機(jī)構(gòu)的問題，企業(yè)董事會要積極轉(zhuǎn)變觀念，以自身情況為基礎(chǔ)，結(jié)合行政工作涉及的權(quán)力主體多元化的特點，明確行政主體，精細(xì)化崗位職責(zé)，通過有效制度，可有效避免互相踢皮球的現(xiàn)象。此外，還需建立工作問責(zé)制，針對工作中濫用職權(quán)和辦事拖拉的行政人員，進(jìn)行問責(zé)，利用行政處罰和降低薪酬的形式，激發(fā)其工作積極性，轉(zhuǎn)變不良風(fēng)氣，保證責(zé)權(quán)統(tǒng)一。企業(yè)明確崗位職責(zé)、實行問責(zé)制度的目的是為了提升工作人員的責(zé)任心，使其認(rèn)識到自己工作的重要性，以便為企業(yè)發(fā)展更好的服務(wù)，進(jìn)而提升工作效率。

其次，由科層管理向扁平化轉(zhuǎn)化。機(jī)構(gòu)改革是市場經(jīng)濟(jì)變革下，企業(yè)必然發(fā)展的趨勢。扁平化管理更加傾向人性化管理，將基層工作人員作為主要服務(wù)對象，對企業(yè)進(jìn)步有重要意義，可以說在企業(yè)中使用扁平化管理的組織機(jī)構(gòu)，可以提升基層員工對企業(yè)的信任和依賴，加強(qiáng)歸屬感。扁平化管理從理論上來說是科層管理的改革和優(yōu)化，能夠擴(kuò)展管理范圍。同時，也可以使用分權(quán)管理，減少中間不必要的管理部門，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和員工的直接溝通。此外，還需借鑒外國企業(yè)管理形式，幫助我國企業(yè)員工更好地適應(yīng)工作環(huán)境，并發(fā)揮服務(wù)本能，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益。一方面，扁平化管理形式的運用，是縱向向橫向行政組織的轉(zhuǎn)換，和現(xiàn)代企業(yè)以人為本的文化不謀而合。另一方面，減少管理階級，行政權(quán)力逐漸向基層轉(zhuǎn)化。扁平化的管理形式，由原先的董事長下級逐層執(zhí)行，變?yōu)楝F(xiàn)在基層員工執(zhí)行，加強(qiáng)對員工的約束，有利于企業(yè)快速實現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)，有效提升管理質(zhì)量。

最后，執(zhí)行行政管理公開制度。實行行政管理公開，是完善企業(yè)內(nèi)部管理的主要手段，基層員工可以參與到管理與監(jiān)督中，有利于實現(xiàn)企業(yè)工作的公開化和透明化，讓所有員工都能參與到行政管理中。堅持“依法辦事、實事求是”的原則，以企業(yè)將來發(fā)展規(guī)劃為目標(biāo)，對考核結(jié)果、獎懲機(jī)制落實情況、員工升職、物質(zhì)采購等眾多敏感問題，向大眾公布，讓眾多員工了解和自身利益相關(guān)的事物，避免因為猜疑或者道聽途說而和企業(yè)產(chǎn)生隔閡。行政事務(wù)公開，可以通過會議、通報、公示欄張貼告示、網(wǎng)絡(luò)平臺等形式向大眾展示，還可使用新媒體，創(chuàng)建微信平臺和微博公眾賬號的形式，利用手機(jī)，向廣大員工展示。如果員工對公布結(jié)果和內(nèi)容有疑慮，可以直接和領(lǐng)導(dǎo)溝通，解決心中疑惑。

2.提升企業(yè)行政管理執(zhí)行力?！皽贤▽⒔M織成員緊緊聯(lián)系在一起，為實現(xiàn)共同目標(biāo)而努力”，企業(yè)行政管理中，經(jīng)常因為信息傳輸不到位，產(chǎn)生誤解。而信息的傳輸和理解又貫穿整個管理工作中，只有有效的溝通，才能從根本上提升行政執(zhí)行能力。

第一，增加行政管理中的信息傳遞。企業(yè)的行政管理工作依賴暢通的信息傳輸，并以溝通和交流為基礎(chǔ)。因此，要想提升企業(yè)行政管理的效率和質(zhì)量，應(yīng)優(yōu)化溝通方式，增強(qiáng)信息傳輸速度。一方面，擴(kuò)展扁平化交流渠道。很多企業(yè)，特別是大型企業(yè)，信息的傳輸一般利用會議、通告和文件的形式，此方法雖然正式，但是屬于單向溝通。所以，要想提升溝通效果，需使用“非正式”溝通形式，即基層員工和領(lǐng)導(dǎo)面對面溝通。心理學(xué)家曾指出，多種溝通形式中，面對面方式效果良好，而書面形式效果最差。因此，企業(yè)要擴(kuò)展信息溝通方式，提升其有效性和便捷性。另一方面，雙向溝通，此形式不但有領(lǐng)導(dǎo)的信息傳輸，還可從員工口中得到信息反饋，利用交談的形式，直到雙方都滿意。使用該方法傳遞信息，具有準(zhǔn)確性高的優(yōu)勢，可以令溝通雙方在平等的地位上，對行政管理取得一致的認(rèn)知，提升信息傳輸效果。

第二，轉(zhuǎn)變信息傳輸失真情況。大型企業(yè)在信息傳輸?shù)倪^程中，因為信息內(nèi)容多，種類全，會出現(xiàn)信息失真的情況，令執(zhí)行者工作脫離原有方向，降低行政管理效果，基于此，要規(guī)范信息傳輸過程，保證其真實性和完整性。信息在傳遞的過程中，會面臨各種問題，任何一個環(huán)節(jié)不注意，就可能會產(chǎn)生信息失真，因此要采取有效措施，建立健全的行政管理機(jī)制，規(guī)范信息傳遞，因為在企業(yè)中信息的傳遞有復(fù)雜的特點，并在傳遞形式上有多變性。所以信息傳輸過程中，要保障信息合理，令接受者精準(zhǔn)接受，提升信息使用率，實現(xiàn)行政管理目標(biāo)。

3.建立民主法治的行政管理環(huán)境。第一，提升企業(yè)中所有員工的民主意識，不同的管理層次上的領(lǐng)導(dǎo)和基層員工共同建立了行政管理的主體，從主體構(gòu)件分析，民主管理形式很重要，為各個主體提供工作動力。我國部分企業(yè)在行政管理上，產(chǎn)生權(quán)利沖突，主要體現(xiàn)在行政部門和黨委組織工作沖突，員工民主管理的意識就解決了這一問題，對行政部門工作進(jìn)行監(jiān)督，促進(jìn)其合理運行，增強(qiáng)企業(yè)行政管理工作有序進(jìn)行，利用民主意識，積極調(diào)動員工參與行政管理工作中。一流的行政管理團(tuán)隊，會為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)建良好的聲譽(yù)，進(jìn)而吸引更多業(yè)務(wù)，提升經(jīng)濟(jì)效益，經(jīng)過作者多年的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，優(yōu)秀的企業(yè)行政管理，需要專業(yè)的人才參與。企業(yè)發(fā)展的本質(zhì)是獲取利益，因此在行政管理中，要以優(yōu)化業(yè)務(wù)和服務(wù)為基礎(chǔ)，培養(yǎng)高素質(zhì)的工作人員，做好生產(chǎn)經(jīng)營工作，為提升經(jīng)濟(jì)收益創(chuàng)建良好環(huán)境。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是行政管理的主要人員，需要提升其專業(yè)技能和重視。但是現(xiàn)實中，企業(yè)中很多部門的管理人員不重視行政管理工作，認(rèn)為這只是行政部門的事務(wù)，和自己無關(guān)，因此不主動參與。針對此，企業(yè)董事長要加強(qiáng)和各部門領(lǐng)導(dǎo)溝通，增強(qiáng)其共同管理的意識，利用會議、宣傳等形式，提升所有部門領(lǐng)導(dǎo)參與行政管理的意識，將自己當(dāng)做企業(yè)的主人，并將自身利益和企業(yè)發(fā)展緊密聯(lián)系起來，真正參與企業(yè)管理中。

另外，企業(yè)中的基層員工是最龐大的群體，將其融合管理中，是民主參與的最明顯標(biāo)志。企業(yè)在管理時要以員工利益為主，引導(dǎo)其積極加入管理中，發(fā)揮基層員工參與行政管理的能動作用。確定員工權(quán)力主體地位，努力提升其管理能力。還可將基層員工放入企業(yè)文化建設(shè)中，建立民主、和諧、共進(jìn)的企業(yè)環(huán)境。做好宣傳工作，引導(dǎo)員工參與行政管理中，提升其工作意識，創(chuàng)建員工參加的管理制度，實現(xiàn)企業(yè)的進(jìn)步，由所有員工共同推動的目標(biāo)。

第二，民主監(jiān)督。民主監(jiān)督表現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)和企業(yè)外兩種，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息時代的到來，廣大人民群眾的民主意識不斷提升，企業(yè)和社會交流愈加深入，對企業(yè)內(nèi)部管理影響很大，在企業(yè)內(nèi)部建立的民主評價機(jī)制，事實上是由所有員工參與的一種評價形式，將行政治理工作變的大眾化和全面化，工作人員從中發(fā)揮主導(dǎo)作用，有效地避免董事長或者主要領(lǐng)導(dǎo)的獨裁形式。

民主監(jiān)督充分發(fā)揮了廣大員工的監(jiān)督作用，完善基層員工代表大會制度，真正將企業(yè)利益為基礎(chǔ)進(jìn)行監(jiān)督工作，緩解行政化過程帶來的矛盾，將更多話語權(quán)交給基層員工，給予其充分的監(jiān)督權(quán)力?；鶎訂T工參與到企業(yè)管理的基礎(chǔ)是民主，其基礎(chǔ)是監(jiān)督，因此行政部門健全監(jiān)督機(jī)制，保證工作人員在良好的體系下執(zhí)行行政管理的權(quán)利，避免以權(quán)謀私的情況發(fā)生。另外在監(jiān)督機(jī)制的創(chuàng)建中，還要建立專門的監(jiān)督部門，保證該機(jī)制落實到位，輔助行政部門提升管理效率，促進(jìn)企業(yè)高速發(fā)展。

第三，完善相關(guān)法律。法治是企業(yè)管理最結(jié)實的后盾，完善的法律，能為廣大員工參與管理工作提供有力的保證。因此，要健全和優(yōu)化相關(guān)法律法規(guī)，保證行政部門依法治理。創(chuàng)建合理的組織管理機(jī)制，確保工作人員擁有管理的權(quán)利。我國至今已經(jīng)出臺了很多企業(yè)管理的規(guī)章制度，各省市也相繼建立了《××省企業(yè)民主管理條例》，其中都明確了基層員工在企業(yè)管理中的規(guī)章制度，但是其中有很多內(nèi)容不能執(zhí)行，需要進(jìn)一步的制定和完善。企業(yè)內(nèi)部制定相關(guān)法律法規(guī)時，要按照下面兩點原則：確保制度的完善性和權(quán)威性；保證和國家或者當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)銜接，防止出現(xiàn)矛盾。制定法律法規(guī)后，就要有效落實該制度，通過公正、公開，快速落實工作目標(biāo)，加強(qiáng)企業(yè)行政管理工作效率。

結(jié)論

綜上所述，我國企業(yè)在經(jīng)濟(jì)變革中，開始重視行政管理工作，但是實際工作中還是出現(xiàn)很多問題，如行政主體不明確、監(jiān)督機(jī)制不完善等，如果不能有效解決，會嚴(yán)重制約企業(yè)發(fā)展，基于此，企業(yè)董事會分析管理中的不足，采取有效措施，優(yōu)化行政管理內(nèi)容和形式，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。