海外工程建設(shè)項(xiàng)目物資采購質(zhì)量及高效執(zhí)行初探

□張璐 劉楓 代曉雪

“一帶一路”戰(zhàn)略的實(shí)施，帶動(dòng)了沿線的經(jīng)濟(jì)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的蓬勃發(fā)展。越來越多的國企參與到了海外工程項(xiàng)目建設(shè)中，并且參與度逐步加深。隨著工程建設(shè)范圍的不斷拓展，工程施工的技術(shù)要求和施工難度逐步提升，需要更優(yōu)質(zhì)、高效的物資保障，對企業(yè)在物資國際采購規(guī)模、種類、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等方面都提出了極高的要求。而完善的國際采購質(zhì)量管理體系和高效執(zhí)行方案，成為企業(yè)不斷探索和鞏固的戰(zhàn)略焦點(diǎn)。經(jīng)過長期的實(shí)踐性探索和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對，石油企業(yè)也總結(jié)出日益完備的國際采購方案，以提供符合國際標(biāo)準(zhǔn)、滿足業(yè)主要求的采購支持服務(wù)。

一、采購執(zhí)行的實(shí)踐性分析

1.海外工程建設(shè)項(xiàng)目的特殊性質(zhì)

業(yè)主和設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)在海外，業(yè)主指定的供貨商名單中較多物資在海外工廠生產(chǎn)，成套橇裝設(shè)備涉及多國分項(xiàng)設(shè)備生產(chǎn)、組裝、檢驗(yàn)和調(diào)試，進(jìn)而需要多國運(yùn)輸，導(dǎo)致轉(zhuǎn)運(yùn)過程和清關(guān)手續(xù)復(fù)雜。與此同時(shí)，業(yè)主因素、供貨商因素、設(shè)計(jì)因素、第三方檢驗(yàn)因素、多國海關(guān)政策因素、運(yùn)輸程序復(fù)雜等諸多因素，綜合作用于工程項(xiàng)目的始末，構(gòu)建出錯(cuò)綜復(fù)雜的執(zhí)行局面。

2.海外工程項(xiàng)目物資采購存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)

海外工程項(xiàng)目物資種類繁多，規(guī)格復(fù)雜，施工地點(diǎn)主要集中在相對偏遠(yuǎn)，經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的國家或地區(qū)，現(xiàn)場物資種類少，資源匱乏。當(dāng)?shù)氐牡赜蛭幕?、宗教文化和社?huì)政治體制等多方面因素制約著采購的實(shí)際執(zhí)行，同時(shí)加大了采購計(jì)劃按期高效執(zhí)行的難度。因物資采購交貨戰(zhàn)線延長，影響物資采購的因素增多，采購成本不穩(wěn)定也加重了采購實(shí)施的復(fù)雜程度。

（1）市場價(jià)格波動(dòng)。政府政策、供給與需求的平衡度、區(qū)域政策性價(jià)格、不可抗力因素，都將影響從原材料市場到生產(chǎn)過程中人力、設(shè)備價(jià)格的浮動(dòng)。例如，區(qū)域性保護(hù)價(jià)格、政府限價(jià)或新環(huán)保監(jiān)察政策的出臺都將限制一些企業(yè)的運(yùn)營進(jìn)而影響需采購設(shè)備和物資的最終價(jià)格。

（2）供貨商配合問題。供貨商受利益驅(qū)動(dòng)，未拿到訂單前積極配合，簽訂合同后，提供不屬實(shí)的生產(chǎn)進(jìn)度信息，不配合提供所需的技術(shù)文件或不按要求提交文件，以及承諾的交貨時(shí)間不能按期履行或提供虛假的證書和企業(yè)信息，對采購團(tuán)隊(duì)的順利交付造成惡劣影響。

（3）交貨及運(yùn)輸問題。供貨商的配合度和生產(chǎn)計(jì)劃的合理安排將影響供貨企業(yè)的交貨時(shí)間。采購執(zhí)行團(tuán)隊(duì)和供貨商的溝通協(xié)調(diào)，采購團(tuán)隊(duì)的統(tǒng)籌規(guī)劃將影響物資從生產(chǎn)前到出廠后乃至貨物最終到達(dá)施工現(xiàn)場的整體規(guī)劃時(shí)間。

（4）合規(guī)問題。從項(xiàng)目部署的各職能部門的相關(guān)管理要求，到企業(yè)內(nèi)部的管理制度，再到地方區(qū)域的政策要求、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)乃至國家法律法規(guī)，都涉及到合規(guī)管理問題。在采購執(zhí)行的具體實(shí)施過程中，采購方式、供貨商的參與度和時(shí)間限制等都將為現(xiàn)有規(guī)定和實(shí)際操作帶來矛盾與相容的碰撞。

（5）合同問題。從宏觀方面來看，合同模板擬定的過程中，需要合同團(tuán)隊(duì)具有全面豐富的專業(yè)知識和對項(xiàng)目執(zhí)行過程中涉及的國家及行業(yè)法律進(jìn)行全面深入了解。從微觀方面來看，要求合同團(tuán)隊(duì)對條款和相關(guān)方的權(quán)責(zé)謹(jǐn)慎把握。同時(shí)在合同履行過程中，采購團(tuán)隊(duì)要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)反應(yīng)問題，配合合同團(tuán)隊(duì)相時(shí)而動(dòng)，完善相應(yīng)條款。嚴(yán)防相關(guān)方無故不履行或違背合同規(guī)定，造成損失。

（6）溝通與執(zhí)行力問題。海外工程項(xiàng)目的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員和外部接觸的人群，可能是多個(gè)國家和文化背景組成的集合體。語言、文化的理解和順暢通聯(lián)，是各個(gè)團(tuán)隊(duì)面臨的重大挑戰(zhàn)。不同的文化理解力和溝通能力，將在信息傳遞過程中和問題解決方式上呈現(xiàn)出不同的走向和結(jié)果，這也是影響采購執(zhí)行的隱性因素。

二、保障物資采購優(yōu)質(zhì)高效執(zhí)行的關(guān)鍵

采購方案的設(shè)計(jì)，采購運(yùn)輸方式的合理性，采購驗(yàn)收的科學(xué)性，采購過程的高效性，每一個(gè)因素都互相牽動(dòng)，相互作用于整個(gè)項(xiàng)目的采購執(zhí)行過程中。

1.采購成本控制

EPC承建單位大多對重要物資和絕大部分擁有豐富經(jīng)驗(yàn)的工程建設(shè)物資采取自主采購運(yùn)輸?shù)姆绞?，僅將不熟悉的領(lǐng)域和外包具有較大優(yōu)勢且能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的物資交由第三方處理。采購費(fèi)用與物資采購成本的控制在海外工程建設(shè)中所占預(yù)算較高，因此采購成本的控制關(guān)乎項(xiàng)目建設(shè)的盈利程度進(jìn)而影響整個(gè)項(xiàng)目的成敗。以下幾點(diǎn)關(guān)鍵要素的把握，對于整個(gè)采辦過程尤為重要。

（1）供貨商的評估和選擇。EPC承包商成功獲得授標(biāo)后，依據(jù)業(yè)主名單，會(huì)有部分已有的供貨商配合參與，其產(chǎn)地仍需確認(rèn)是否滿足業(yè)主要求，如不能完全匹配，需報(bào)業(yè)主審核通過。在投標(biāo)準(zhǔn)備期間和中標(biāo)后的調(diào)研階段要對供貨商的生產(chǎn)質(zhì)量，執(zhí)行效率，運(yùn)輸、服務(wù)質(zhì)量，物資本身的市場價(jià)格浮動(dòng)和供貨商的信譽(yù)度、資金實(shí)力等進(jìn)行評估，以確保選取優(yōu)質(zhì)高效的供貨商進(jìn)而保證供貨運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)按時(shí)優(yōu)質(zhì)完成。采購前的市場調(diào)研過程中，要詳細(xì)記錄供貨商的相關(guān)情況，嚴(yán)格核對其對于業(yè)主批復(fù)意見的反饋情況。供貨商提交的資格預(yù)審文件的實(shí)效和符合度，技術(shù)文件的審核和符合度，能夠提供相應(yīng)設(shè)備的完整度，預(yù)估價(jià)格的準(zhǔn)確度，下達(dá)正式招標(biāo)文件后的參與度，都將影響業(yè)主批復(fù)的通過率和反饋時(shí)間。

（2）采購方案的規(guī)劃。依據(jù)設(shè)備的依賴度、工程現(xiàn)場的施工進(jìn)度和產(chǎn)品本身的生產(chǎn)周期綜合考慮設(shè)定采購時(shí)間段、物資到達(dá)工程現(xiàn)場時(shí)間以及調(diào)試時(shí)間。分次、分類、分組的分散性采購最應(yīng)避免關(guān)鍵性物資缺席導(dǎo)致的滯后，以及運(yùn)輸過程中的破損和現(xiàn)場調(diào)試中出現(xiàn)的不匹配等情況。嚴(yán)格要求設(shè)計(jì)精細(xì)計(jì)算，反復(fù)核實(shí)工量，避免過度采購和缺量采購以及多次增補(bǔ)引發(fā)的施工時(shí)間滯后和對工程預(yù)算整體的浮動(dòng)影響。

2.采購價(jià)格的影響因素

交貨方式、付款條件、國際市場的需求（材料需求和成品需求）、匯率浮動(dòng)、運(yùn)輸方式、自然和社會(huì)因素等都將最終作用于采購價(jià)格。

3.采購過程環(huán)節(jié)控制

采購過程中各個(gè)環(huán)節(jié)相互影響，依次作用于整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)行過程。其中，值得注意的環(huán)節(jié)包括承包方內(nèi)部審核時(shí)間，設(shè)計(jì)方與供貨商的技術(shù)溝通時(shí)間，以及業(yè)主審核帶來的采購時(shí)效影響。

（1）采購初期需制訂嚴(yán)密和通暢的審核流程和備用方案，避免領(lǐng)導(dǎo)層的缺席導(dǎo)致批復(fù)滯后。也應(yīng)當(dāng)根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)和投標(biāo)前期的配合度審核供貨商響應(yīng)度，避免中途失聯(lián)和無故拖沓。

（2）根據(jù)技術(shù)方案和商務(wù)方案以及響應(yīng)度選取合適的供貨商，報(bào)監(jiān)理審批，談判并以合理價(jià)格簽訂合同，指定明確的生產(chǎn)和檢驗(yàn)，出廠和運(yùn)輸以及現(xiàn)場驗(yàn)收和服務(wù)方案，并附有完整的所需備件名稱、數(shù)量、價(jià)格、更換周期。提前與當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)政府部門溝通，辦理進(jìn)出口和海關(guān)手續(xù)，以及當(dāng)?shù)厥芟嚓P(guān)政策控制的消防或通信設(shè)備的安裝調(diào)試許可。制定完善的海上和陸路聯(lián)運(yùn)方案并購買保險(xiǎn)，保證物資安全準(zhǔn)時(shí)到達(dá)并驗(yàn)收無損。

（3）謹(jǐn)慎處理業(yè)主對于審核提出的相關(guān)要求，反復(fù)檢查是否滿足后再提交相關(guān)文件，避免遺漏和反復(fù)提交。根據(jù)業(yè)主的反饋周期，及時(shí)處理并跟蹤相關(guān)問題，確保審核效率。

4.物資信息管理和進(jìn)度控制

為保障項(xiàng)目物資采購工作的規(guī)范和高效運(yùn)行，需建立要素明確、及時(shí)更新的進(jìn)度動(dòng)態(tài)控制和信息采集整理體系。對于有滯后風(fēng)險(xiǎn)等預(yù)警性物資的狀態(tài)加大跟蹤力度，迅速采取有效的彌補(bǔ)措施以保障全程采購過程的平穩(wěn)運(yùn)行。

5.采購管理者自身的職業(yè)素養(yǎng)

采購工程師作為采購謀劃和執(zhí)行的重要角色之一，在采購過程的全程運(yùn)行中占據(jù)舉足輕重的位置。優(yōu)秀的采購管理者將對整個(gè)采購環(huán)節(jié)起到積極作用，并提高工程主體的實(shí)施效率，為工程建設(shè)爭取寶貴時(shí)間，有效降低工程成本以達(dá)到最優(yōu)的建設(shè)規(guī)劃效果。以下幾個(gè)方面可以反映出采購管理者的工作水平，也是影響采購人員出色完成采購實(shí)施任務(wù)的關(guān)鍵。

（1）供貨商資源儲(chǔ)備。擁有豐富而優(yōu)質(zhì)的供貨商資源，將為采購執(zhí)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在工作開展中，豐富的儲(chǔ)備資源為供貨商的選擇提供了更多的可能性和更廣闊的可選范圍。

（2）內(nèi)部審核流程梳理。簡潔高效的流程，清晰的執(zhí)行脈絡(luò)，將避免冗繁和重復(fù)的工作步驟，縮短操作周期和時(shí)間，為采購工作的順利執(zhí)行提供保障。

（3）與業(yè)主的溝通反饋，解決遺留問題。及時(shí)反饋業(yè)主意見并積極響應(yīng)，保持各項(xiàng)相關(guān)信息的溝通順暢，將更快推動(dòng)采購工作的開展，為項(xiàng)目執(zhí)行節(jié)約時(shí)間成本。盡快解決問題，也將大大加快采購的逐層推進(jìn)，助力施工的正常開展。

（4）對施工現(xiàn)場工程進(jìn)度的實(shí)時(shí)關(guān)注，預(yù)留物資補(bǔ)充時(shí)間。采辦是施工的有力保障，采購人員需關(guān)注施工動(dòng)態(tài)，及時(shí)響應(yīng)，解決施工之需，避免延誤造成進(jìn)度受阻和成本上漲，有利于提高施工進(jìn)程的整體協(xié)調(diào)性。也需要合理把握不同物資既定的生產(chǎn)周期，據(jù)此規(guī)劃供貨計(jì)劃，為工程推進(jìn)提供支持。

（5）特殊物資采購中的風(fēng)險(xiǎn)識別。根據(jù)實(shí)際工作積累的經(jīng)驗(yàn)，采購人員需不斷豐富自身的知識儲(chǔ)備，更清晰快速地預(yù)估和識別潛在風(fēng)險(xiǎn)，更大程度地防患于未然。

（6）應(yīng)對突發(fā)情況的靈活方案。當(dāng)預(yù)計(jì)方案不適用于現(xiàn)實(shí)狀況或突發(fā)事件出現(xiàn)時(shí)，靈活的后備方案將作為有力的補(bǔ)充，避免更大程度的損失。這就要求采辦人員不斷積累經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)教訓(xùn)，面對突發(fā)情況沉著冷靜、靈活應(yīng)對。

6.運(yùn)輸方式的優(yōu)化選擇

按計(jì)劃生產(chǎn)出貨的物資可按計(jì)劃方式運(yùn)輸。緊急物資需根據(jù)工程現(xiàn)場施工情況和實(shí)際運(yùn)輸需經(jīng)過的環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，避免延誤而造成交付延遲，引起索賠。尤其是影響整體施工的制約性物資需特殊考慮準(zhǔn)備應(yīng)急方案，根據(jù)緊急程度合理安排。

7.及時(shí)驗(yàn)收反饋物資狀態(tài)

物資運(yùn)輸?shù)截浶杓皶r(shí)清點(diǎn)，查驗(yàn)數(shù)量和質(zhì)量。如有數(shù)量、型號不符或不同程度的質(zhì)量問題需及時(shí)反饋供貨商，避免超期反饋，供貨商無責(zé)任賠付的情況。盡早發(fā)現(xiàn)問題能在更大程度上去彌補(bǔ)，通過增訂或者更換相應(yīng)物資避免施工延誤。

三、結(jié)語

海外工程項(xiàng)目的多樣性、復(fù)雜性和不確定性決定了項(xiàng)目采購過程的風(fēng)險(xiǎn)性。為保障工程建設(shè)項(xiàng)目物資的采購質(zhì)量及采購工作的高效執(zhí)行，應(yīng)當(dāng)依據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)進(jìn)行詳盡而全面的前期準(zhǔn)備。根據(jù)實(shí)際需要在采納既有模式的基礎(chǔ)上制定完善的適用型采購方案，科學(xué)管理，積極應(yīng)對變化。執(zhí)行過程中嚴(yán)格操作環(huán)節(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化。