談石油管道工程物資交貨期的精細(xì)化管理

□ 楊雪光 董林恒 鄭海軍

石油管道工程項(xiàng)目中，采購物資的按期交貨意義重大，可以提高對(duì)項(xiàng)目物資交貨的有效管控，實(shí)現(xiàn)及時(shí)供貨，提升企業(yè)的市場競爭力。筆者從影響供貨商按期交貨的因素入手，引入精細(xì)化管理的概念，并從計(jì)劃交貨期的制定及對(duì)交貨期內(nèi)的項(xiàng)目內(nèi)部管控兩大方面闡述交貨期的精細(xì)化管理的實(shí)施。

一、工程物資交貨時(shí)間差及規(guī)律

交貨期是指從下達(dá)訂單開始，直到完成交貨的時(shí)間，表現(xiàn)為一個(gè)持續(xù)的時(shí)間段。交貨時(shí)間差，即實(shí)際交貨期與計(jì)劃交貨期的差值。時(shí)間差若為正值，說明實(shí)際交貨晚于計(jì)劃交貨；時(shí)間差若為負(fù)值，則說明實(shí)際交貨早于計(jì)劃交貨。在當(dāng)前國內(nèi)外市場競爭異常激烈的背景下，石油天然氣管道建設(shè)項(xiàng)目大幅縮減，而競爭優(yōu)勢則凸顯出承包商的快速反應(yīng)能力。作為中石油管道局的專業(yè)化采辦公司，中油管道物資裝備有限公司（以下簡稱“物裝公司”）提高對(duì)項(xiàng)目物資交貨期的有效管理，縮短交貨時(shí)間差，實(shí)現(xiàn)及時(shí)供貨，對(duì)提升企業(yè)市場競爭力意義重大。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目物資交貨時(shí)間差方面大體存在以下規(guī)律：一是材料類物資的交貨時(shí)間差小于設(shè)備類物資；二是常規(guī)物資的交貨時(shí)間差小于定制類物資；三是增訂物資的交貨時(shí)間差小于原單物資；四是庫存物資的交貨時(shí)間差小于生產(chǎn)物資；五是短周期物資的交貨時(shí)間差小于長周期物資。

這些規(guī)律反映出交貨時(shí)間差的大小與物資的類型有關(guān)。由于材料類物資的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)和交貨等一系列環(huán)節(jié)都比設(shè)備類物資簡單，持續(xù)的時(shí)間較短，所以交貨時(shí)間差就小；定制類物資由于設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)技術(shù)復(fù)雜，需要反復(fù)報(bào)批確認(rèn)，甚至在生產(chǎn)環(huán)節(jié)也可能會(huì)面臨修改圖紙等重大變更，影響交貨的因素更多、更不確定，因此交貨時(shí)間差就大于常規(guī)物資；增訂物資由于設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)的報(bào)批和確認(rèn)已經(jīng)在物資采購時(shí)完成了，因此無論增訂的是設(shè)備還是材料，都要比原單物資的交貨時(shí)間差更?。粠齑嫖镔Y由于減少了設(shè)計(jì)確認(rèn)和生產(chǎn)環(huán)節(jié)，因此影響交貨時(shí)間的因素少于生產(chǎn)性物資；而短周期物資由于總體供貨時(shí)間更短，因此交貨時(shí)間差會(huì)小于供貨時(shí)間更長、不確定因素也更多的長周期物資。

二、影響供貨商是否能按期交貨的若干因素

從采購方的項(xiàng)目采購管理角度進(jìn)行分析：第一，從計(jì)劃層面來看，計(jì)劃交貨期的設(shè)置是否科學(xué)、合理。比如，構(gòu)成交貨期的各環(huán)節(jié)的時(shí)長是否考慮充分、設(shè)置合理；與交貨期匹配的貿(mào)易術(shù)語的設(shè)置是否合理；采購物資的技術(shù)基礎(chǔ)是否完善，是否存在后續(xù)技術(shù)的重大變更；計(jì)劃交貨期中是否考慮了采購方制約的因素。第二，從執(zhí)行層面來看，物資采購方對(duì)交貨期的管控是否到位。

三、交貨期精細(xì)化管理的引入

精細(xì)化管理的精髓就在于它是一種對(duì)目標(biāo)進(jìn)行分解、細(xì)化和落實(shí)的過程，也是提升企業(yè)整體執(zhí)行能力的一個(gè)重要途徑。物裝公司作為一個(gè)為項(xiàng)目進(jìn)行物資采購服務(wù)的專業(yè)化公司，提升物資的采購能力，做好采購精細(xì)化管理勢在必行，其中重要的一項(xiàng)就是做好物資交貨期的精細(xì)化管理，讓計(jì)劃交貨期更現(xiàn)實(shí)可行，讓供貨商更愿意為按時(shí)供貨而做出努力，也讓項(xiàng)目采購管理更有效、可控。

四、交貨期精細(xì)化管理的實(shí)施

1.精讀項(xiàng)目業(yè)主招標(biāo)文件，明確物資采購細(xì)節(jié)要求

從項(xiàng)目的業(yè)主招標(biāo)文件入手，站在業(yè)主（最終用戶）的視角了解他們的具體需求。通過對(duì)業(yè)主招標(biāo)文件的研讀，可以摘列出業(yè)主關(guān)注的重點(diǎn)設(shè)備及材料，以及業(yè)主對(duì)這些物資是否有關(guān)于技術(shù)要求、技術(shù)認(rèn)證、進(jìn)口許可、選商、包裝、運(yùn)輸、分站、FAT檢驗(yàn)、甚至新設(shè)備與業(yè)主原有設(shè)備的接口、兼容等特殊要求。然后將這些要求進(jìn)行歸類羅列，方便后續(xù)編制《項(xiàng)目物資計(jì)劃交貨期影響因素列表》。

2.與項(xiàng)目的設(shè)計(jì)部門和施工部門共同制定整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃

做好項(xiàng)目整體進(jìn)度計(jì)劃對(duì)于項(xiàng)目承包商來說至關(guān)重要，在制定進(jìn)度計(jì)劃時(shí)需要采辦方與項(xiàng)目的設(shè)計(jì)部門及施工部門共同參與，從項(xiàng)目整體著手，合理規(guī)劃。形成的進(jìn)度計(jì)劃中，要求設(shè)計(jì)進(jìn)度、采辦進(jìn)度、施工進(jìn)度環(huán)環(huán)相扣，相互制約，采辦進(jìn)度中會(huì)按照現(xiàn)場對(duì)物資的需求進(jìn)度安排各物資不同的進(jìn)場順序。比如，先是線路物資，再工藝物資，然后是儀表物資，最后是消防暖通物資。

3.在項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃的約束下，科學(xué)地制定各項(xiàng)物資的計(jì)劃交貨期

（1）對(duì)物資進(jìn)行分類，按照設(shè)備和材料分出第一層，設(shè)備里再分出常規(guī)類設(shè)備和定制類設(shè)備，形成第二層，并根據(jù)生產(chǎn)周期的長短，將設(shè)備分出長周期設(shè)備和短周期設(shè)備，形成第三層。設(shè)備類的第二層中可以預(yù)留出增訂設(shè)備一項(xiàng)；材料里可以分為原單材料和增訂材料，形成第二層，再按照是否能直接通過庫存供貨，將其分為生產(chǎn)材料和庫存材料，形成第三層。這樣便可形成《項(xiàng)目物資計(jì)劃交貨期影響因素列表》的大體結(jié)構(gòu)。

（2）將所有項(xiàng)目采購物資按上述方法依次逐項(xiàng)放置進(jìn)物資第四層。再結(jié)合前述從業(yè)主招標(biāo)文件中整理出來的資料，在《項(xiàng)目物資計(jì)劃交貨期影響因素列表》中將交貨期的組成部分以及時(shí)間長度的影響因素對(duì)應(yīng)到每項(xiàng)物資后進(jìn)行羅列。不同物資對(duì)應(yīng)的影響因素可能會(huì)有所不同。根據(jù)此表，結(jié)合采辦總體進(jìn)度計(jì)劃及其他常規(guī)數(shù)據(jù)分別計(jì)算出每項(xiàng)物資的計(jì)劃交貨期長度數(shù)值。

（3）對(duì)形成交貨期的相鄰環(huán)節(jié)及各環(huán)節(jié)內(nèi)部的時(shí)間進(jìn)行搭接考慮，如供貨商報(bào)批的某些關(guān)鍵技術(shù)文件批復(fù)后，供貨商就可以開始進(jìn)行原材料采購和排產(chǎn)；供貨商生產(chǎn)到某個(gè)環(huán)節(jié)后，采辦就可以通知協(xié)調(diào)業(yè)主進(jìn)行參加 FAT的準(zhǔn)備工作。初步粗略地制定出每種物資的計(jì)劃交貨期。

在每種物資采購前期，結(jié)合項(xiàng)目的具體情況和供貨商的情況、市場的情況再次對(duì)計(jì)劃交貨期做出具體的調(diào)整，進(jìn)一步形成細(xì)致可行的計(jì)劃交貨期。對(duì)于增訂類設(shè)備和物資，要在增訂采購前根據(jù)原單物資的采購情況及所依據(jù)的技術(shù)文件的成熟度進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。

4.采購實(shí)施過程中加強(qiáng)對(duì)供貨商的生產(chǎn)、檢驗(yàn)及交貨管控

對(duì)供貨商的管控可以分為選商定商時(shí)、訂單供貨過程中和交貨后等3個(gè)階段。在選商定商環(huán)節(jié)就入手是保證簽約供貨商能有良好的供貨基礎(chǔ)。要根據(jù)項(xiàng)目要求綜合評(píng)價(jià)供貨商的供貨能力和及時(shí)交貨能力，并考核其在特殊情況下調(diào)整生產(chǎn)、緊急供貨的應(yīng)急反應(yīng)調(diào)度能力。在進(jìn)入供貨過程中，采購方要按照具體的進(jìn)度計(jì)劃跟蹤廠家技術(shù)文件的提交和報(bào)批、原材料采購進(jìn)廠及排產(chǎn)、組件安裝、過程檢及FAT出廠檢、涂漆與包裝。爭取使每個(gè)環(huán)節(jié)都按計(jì)劃正常開展，如果出現(xiàn)影響交貨的因素時(shí)，應(yīng)及時(shí)督促供貨商進(jìn)行解決并追趕進(jìn)度，必要時(shí)須為供貨商提供協(xié)助，使問題盡快解決。交貨后，采購方仍要繼續(xù)跟蹤物資的現(xiàn)場檢驗(yàn)情況和使用情況，一旦發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問題或現(xiàn)場急需廠家技術(shù)服務(wù)的情況時(shí)，能夠協(xié)同廠家迅速反應(yīng)并妥善安排解決。

5.采購實(shí)施過程中加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部環(huán)節(jié)的管控，減少采購方制約

交貨期是一個(gè)從下訂單開始直至交貨的持續(xù)的時(shí)間段，從表面看，交貨期僅由賣方因素決定，但在項(xiàng)目物資采購中也存在著買方制約。例如，項(xiàng)目物資采購時(shí)供貨商需向項(xiàng)目部報(bào)批技術(shù)文件，只有關(guān)鍵文件獲批后才能開始排產(chǎn)，而項(xiàng)目部的設(shè)計(jì)部門卻未能按規(guī)定時(shí)間完成審批及批復(fù)；采購方因未能及時(shí)開立信用證、及時(shí)辦理進(jìn)口許可、及時(shí)安排檢驗(yàn)員赴檢、及時(shí)接貨等導(dǎo)致供貨商實(shí)際交貨的延誤。因此，在計(jì)劃交貨期中也要適當(dāng)考慮加入采購方制約交貨期的時(shí)間。

采購方只有做好內(nèi)部管控，讓每一個(gè)影響交貨期的環(huán)節(jié)都在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)進(jìn)行和完成，才能減少采購方制約，進(jìn)而形成有效的交貨期管理。將供貨商提交的技術(shù)報(bào)批文件及時(shí)傳遞給項(xiàng)目設(shè)計(jì)部門并督促協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)進(jìn)行批復(fù)。采購前全面熟知項(xiàng)目業(yè)主的特殊要求，提前辦理各種許可證的申領(lǐng)和相關(guān)認(rèn)證手續(xù)，確保及時(shí)向賣方開立信用證。

6.根據(jù)項(xiàng)目情況適時(shí)地調(diào)整計(jì)劃交貨期

由于項(xiàng)目執(zhí)行過程中往往存在很大的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)性，因此項(xiàng)目的變更通常是頻繁和普遍的。項(xiàng)目對(duì)采購物資的質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)要求的變更都會(huì)直接影響物資的交貨期。若不能對(duì)計(jì)劃交貨期進(jìn)行調(diào)整將直接導(dǎo)致實(shí)際交貨期的延誤，進(jìn)而產(chǎn)生交貨時(shí)間差。采購方應(yīng)根據(jù)涉及交貨期的項(xiàng)目變更及時(shí)地對(duì)原計(jì)劃交貨期進(jìn)行調(diào)整，確保采購方和供貨商手里的交貨計(jì)劃一直處于可用可行的最新狀態(tài)。