捐贈物資數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)用性研究

□ 文| 朱澤娟 蘇承敏 周 潔 鄭 舟 張永康

“新冠疫情”期間，各種物資源源不斷的送到疫情高發(fā)區(qū)，各醫(yī)療機構(gòu)甚至派出所等對外窗口單位也收到多種捐助物資。社會捐贈物資的使用與發(fā)放應(yīng)符合《中華人民共和國會計法》、《民間非營利組織會計制度》、《財政部關(guān)于加強企業(yè)對外捐贈財務(wù)管理的通知》、《財政部關(guān)于企業(yè)公益性捐贈股權(quán)有關(guān)財務(wù)問題的通知》等國家法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定。為此，我院專門針對捐贈物資開發(fā)出相應(yīng)的流程和軟件，以便于相關(guān)資金與物資的有序流動。

捐贈與管理模式

捐贈是指沒有索求地把有價值的東西給予別人。作為一種重要的慈善行為，捐贈包括各種實物、現(xiàn)金、有價證券等等。面對各種疫情，捐助最多的是針對性強的醫(yī)療物資、器械或現(xiàn)金等等，如：本次“新冠疫情”期間最多的捐助物資就是口罩（包括N95等醫(yī)用口罩），防護服、呼吸機等等。

傳統(tǒng)捐贈物資多以手工記賬的形式進行登記造冊，并按照實際需求情況予以發(fā)放。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，國內(nèi)規(guī)模較大的慈善機構(gòu)有自己專門的物資管理系統(tǒng)，借助這種軟件可直觀的控制全國各地物資倉儲和調(diào)配情況。相比這種規(guī)模性慈善機構(gòu)，各級醫(yī)療機構(gòu)雖然偶爾有捐助物資，但因批次少，物資總數(shù)有限而不重視其管理程序。但本次疫情期間，無論是對口援助單位劃撥的捐助物資，還是個人/單位直接捐給醫(yī)院的物資，其總量也快速飆升。這就對醫(yī)院的管理提出嚴峻的考驗。

捐贈物資管理的基本原則

捐贈物資包含捐助人的深情，因此管好、用好這些物資是受捐單位義不容辭的責(zé)任。但如何實現(xiàn)上述原則要求，則需各醫(yī)院深入思考，并保證整個過程的流程化及透明化，同時還要保證管理過程的高效化。同時，還要滿足物資使用的公示性與可溯性，便于審計、監(jiān)督等實際要求。

為此，捐贈物資管理應(yīng)滿足如下三個基本要求：（1）如何在最短的時間內(nèi)實現(xiàn)捐贈物資的高效管理。（2）如何準確鑒別物資，并保證物資符合醫(yī)院使用要求，即：按照分門別類、物盡其用的原則進行管理。（3）詳細記錄捐助人/單位所捐贈物資的存儲、發(fā)放及使用過程，確保整個流程滿足公示和審計要求。

我院捐贈物資數(shù)字化管理措施

在“新冠疫情”期間，我院防疫物資出現(xiàn)了嚴重短缺情況。雖然我院不是“新冠”定點救治單位，但在疫情肆意的條件下也必須做好防疫工作。此時，社會各界紛紛伸出援手助力我院。疫情期間，我院收到了大量社會各界捐贈的各類防疫物資。由于我院以前年度捐贈物資較少，捐贈物資管理采用手工管理，因此，疫情期間，對于短時間內(nèi)的大量捐贈物資管理提出了新的挑戰(zhàn)。如何高效利用好捐贈物資，讓捐贈物資更好運用到一線，抗擊疫情，我院為此啟動本項目，加強對捐贈物資的精細化管理，我院委托幾位工作人員共同參與，研發(fā)出捐贈物資數(shù)字化管理系統(tǒng)。

從捐贈第一步開始，先與捐贈方溝通并確定物資的種類、數(shù)量。當相應(yīng)物資送至我院后，結(jié)合清單對物資的詳細情況登記造冊，并將數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)之中。

根據(jù)物資屬性和存儲特點，進行分類管理，針對需低溫保存的藥物等應(yīng)委托藥劑科進行管理。根據(jù)受捐方（本次主要為我院各科室）的實際需求（需提前上報）情況核對相關(guān)物品的庫存量，在庫存管理環(huán)節(jié)及時登記并上傳受捐物資增加/減少數(shù)量，然后將需要發(fā)放的物資交由受捐方，并采用簽字（電子簽字）形式予以確認。

我們依托于信息化管理手段，參考我院藥劑科相關(guān)管理流程和軟件設(shè)計出相應(yīng)的捐贈物資管理系統(tǒng)。以此保證物資在入庫、驗收、分類、存放、出庫、領(lǐng)用、公示等各個環(huán)節(jié)的全流程化管理模式。該流程突出了移動化、透明化物資管理特征，真正解決了物資管理、使用、監(jiān)督、審計、公示等各個環(huán)節(jié)的要求。同時，該流程也有力的促進了我院綜合管理能力的提升，為我院開展“智慧醫(yī)院”、“美麗醫(yī)院”建設(shè)奠定了實踐基礎(chǔ)。

本次流程設(shè)計突出了“可視技術(shù)”的作用。通過計算機圖像處理技術(shù)和圖形學(xué)，我們將計算技術(shù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為圖形，如：醫(yī)用口罩用文字+圖形的形式進行表述。同時，各種物資的庫存量，使用發(fā)放情況（名稱、數(shù)量、種類、受捐人、時間等）可直接以表格形式表現(xiàn)出來。

此外，搜索方法包括正向（以物資受捐開始）及反向（可溯）兩種形式進行搜索，同時針對某一類別的捐贈物資也能實現(xiàn)搜索，即：向上搜索至捐贈方，向下搜索至受捐方。本流程與醫(yī)院內(nèi)多媒體技術(shù)相連后，可在各個端口查看，以此保證捐贈、使用的透明性。但從實際應(yīng)用來看，受捐贈物資品種、數(shù)量較少（現(xiàn)金、信息設(shè)備、醫(yī)療設(shè)備、藥品類、生活物資、醫(yī)用物資等），僅有216筆。因此，本流程軟件尚有很多不足之處，隨著日后捐贈種類、數(shù)量增加的情況下，還需進一步完善。

結(jié)論

通過本次研究發(fā)現(xiàn)，信息化管理不僅降低了了人與人之間感染的幾率，還能保證捐贈物資全流程數(shù)字化管理。通過幾個月的使用發(fā)現(xiàn)，本程序有如下幾個重要作用：實現(xiàn)100%的捐贈物資的全流程化數(shù)字化管理；實現(xiàn)100%的捐贈物資進行分門別類管理；實現(xiàn)100%的捐贈物資的每位捐獻人對于捐獻物資使用過程管理，滿足社會審計、公眾公示監(jiān)督需求。