完善人事檔案管理工作提升國有企業(yè)人力資源管理水平

鄭春穎

摘? 要：在各國有企業(yè)內(nèi)部的管理中，人力資源管理水平可以決定企業(yè)內(nèi)部的管理質(zhì)量，同時對于企業(yè)的人才開發(fā)和利用來講也是十分重要的。人事檔案是提升人力資源管理水平的基礎(chǔ)性工作，是確定員工個人身份、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等方面的證據(jù)，與其工資待遇，社會勞動保障待遇等緊密掛鉤，不僅是企業(yè)內(nèi)部的管理方式，也具有強制意義上的法律效力。良好完善的人事檔案系統(tǒng)可以對于企業(yè)提升人力資源管理水平起到助力作用，同時也可以對提高企業(yè)整體管理質(zhì)量做出貢獻。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人力資源管理水平

引言：

在國有企業(yè)當(dāng)中，人事檔案是與組織關(guān)系、人員調(diào)動等重大問題相聯(lián)系的，必須受到應(yīng)有的重視。在記錄檔案及使用的過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)有嚴格的監(jiān)管保障系統(tǒng)，這樣才能夠不斷提高人力資源的管理水平。在現(xiàn)狀之下，國企的人事檔案管理存在著一系列問題，人力資源管理的水平也得不到相應(yīng)的提高，本文將從以下幾個方面來介紹，如何更好地利用人事檔案來提高人力資源管理水平，為國有企業(yè)的良好快速發(fā)展提供建議。

一、緊跟外界發(fā)展，確保檔案的真實性和時效性

要想建立更好的人事檔案管理制度，就必須要進行實時優(yōu)化，從根本上提升人事檔案管理水平，外界情況瞬息萬變，各種國家的政策和員工的個人信息也發(fā)生著巨大的變革，因此人事管理部門也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)外界的變化形式，建立更為科學(xué)有效具有時效性的檔案管理制度。國企部門的人事管理人員需要對于所管轄范圍內(nèi)的員工當(dāng)然有一個大體的了解，同時要對于員工的日常生活人事變化有追蹤，保證外部生活的變化能夠及時的反映到人事檔案上面。具體來講，要想進行檔案管理制度的合理優(yōu)化，相關(guān)部門必須要做好和完善檔案材料登記制度實施，檔案考核制度和動態(tài)管理及時查缺補漏，一旦發(fā)現(xiàn)有人事檔案的錯誤或是缺乏，應(yīng)當(dāng)及時改正并補充完整，保障整個檔案的動態(tài)性和真實性^[1]。在企業(yè)具體實施人事檔案優(yōu)化的過程當(dāng)中，可以采用動靜結(jié)合的方式、主動提交資料與審查等方式來保證該范圍內(nèi)的人事檔案可以準確有效地反映員工的個人信息，為日后企業(yè)人事變化或相關(guān)的員工人事調(diào)查打好基礎(chǔ)。優(yōu)化過程中可以吸取其他企業(yè)的優(yōu)化經(jīng)驗，建立起最適合本企業(yè)方案，從而可以理論與實際相結(jié)合，逐步提升人力資源管理水平。

二、利用最新科學(xué)技術(shù)建立現(xiàn)代化人事檔案信息管理系統(tǒng)

要想提高人力資源管理效率，提高國有企業(yè)的管理水平，就必須要以現(xiàn)代化的科學(xué)手段建立人事檔案，從工作形式上提升人事檔案的管理水平。要想達到這個目的，就需要將人事檔案的終端和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)相連接，從而實現(xiàn)人力資源部門所登記的人事信息，可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)來查詢。在企業(yè)內(nèi)部建立起一個安全有效的檔案網(wǎng)絡(luò)，有利于在日后快速調(diào)取員工檔案以及進行系統(tǒng)快速優(yōu)化等等。對于國有企業(yè)來講，為了提高人事檔案的分析功能，也可以建立起一套屬于自己的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)需要有專門人員進行管理，包括系統(tǒng)的維護以及相應(yīng)人員信息資料的及時更新，該數(shù)據(jù)庫可以為人力資源管理部門所需要的工作提供及時有效，科學(xué)的信息，提高對于本企業(yè)人力資源使用情況的預(yù)測水平，由此才能更好的提高管理效果，提升管理質(zhì)量，為國有企業(yè)更好更快持續(xù)健康發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)^[2]。為建立起現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)或招募現(xiàn)代化信息技術(shù)人才，為人力資源檔案數(shù)據(jù)庫的建立提供良好的人才保障。定期進行培訓(xùn)時，使技術(shù)能夠跟上時代步伐，以最為先進的技術(shù)來為企業(yè)添磚加瓦，助力企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

三、提高檔案管理人員素質(zhì)，建立考核監(jiān)督系統(tǒng)

對于提高人力資源管理水平來講，人事檔案的管理人員素質(zhì)是最重要的，這些一線管理人員對于檔案管理的好壞以及管理觀念的不同，能夠直接影響到使用方式及利用率。對于國有企業(yè)的檔案管理來講，首先要保證一線的管理人員具有良好的政治素養(yǎng)和正確方向，能夠服務(wù)企業(yè)奉獻員工利用自己的知識管理好數(shù)據(jù)信息，而不會出現(xiàn)虛假或倒賣的情況。其次需要提高工作人員的技能水平和專業(yè)水平，能夠保證其熟練地掌握人事檔案的使用方式，以及現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)在有需要時進行維修，在日常也要做好相應(yīng)的維護，用自己的專業(yè)水平管理人事檔案系統(tǒng)。最后應(yīng)當(dāng)提高交流與合作意識，將人事檔案系統(tǒng)的工作人員與其他工作部門的人員一同培訓(xùn)交流信息，從而能夠保證盡快盡好的處理公司內(nèi)的人事問題。在管理過程中，企業(yè)可以建立監(jiān)督考核系統(tǒng)，以一個完整的機制來激勵員工認真負責(zé)對待工作。國有企業(yè)可以根據(jù)本企業(yè)的實際狀況來建立相映的優(yōu)勝劣汰機制，在員工當(dāng)中設(shè)立適當(dāng)?shù)母偁幱欣诩ぐl(fā)整體管理意識和安全工作意識的提高，促進企業(yè)能夠更好更快發(fā)展。

四、結(jié)束語

通常來講，國有企業(yè)內(nèi)部人事檔案的管理工作對于提升人力資源管理的水平起到著極為重要的作用，其中包括為人力資源管理提供最新最可靠的信息數(shù)據(jù)，有利于人力資源管理部門合理的分配人力，保證人力資源需求更加合理等。在目前我國國有企業(yè)人事檔案管理當(dāng)中，依然存在著許多問題與不足，需要有關(guān)部門想辦法提高信息化程度和專業(yè)人才的培養(yǎng)，同時建立起一套科學(xué)有效的管理機制，當(dāng)然這個工作并不是一蹴而就的，需要一線工作人員和管理人員共同的合作與努力，同時各國有企業(yè)之間也應(yīng)當(dāng)互相交流經(jīng)驗避免錯誤重復(fù)出現(xiàn)，通過這樣的互助與合作，才能夠?qū)⑷肆Y源管理水平提升上去。在提高人事檔案管理工作的同時，其他相關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)進行配合提升自身的管理水平，各部門之間相互提高，共同促進，最終才能夠使人力資源管理工作上升到一個新的臺階，使國有企業(yè)的管理水平得到顯著提升。

參考文獻

[1]? 李兵.企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].商業(yè)經(jīng)濟，2014（04）：98-99.

[2]? 謝甜甜.企業(yè)人資管理對人事檔案工作的要求及實現(xiàn)分析[J].中國商論，2017（26）：121-122.