突發(fā)疫情期間公立醫(yī)院防疫物資內(nèi)控管理分析

●韓海平

近年來，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深化，公立醫(yī)院面臨的各種挑戰(zhàn)與風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，尤其面臨突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急管理過程中，強(qiáng)化醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制尤為重要，不能因突發(fā)而無序，不能因緊急而無規(guī)，它是醫(yī)院一項(xiàng)重要組織制度，是確保醫(yī)院安全有效運(yùn)行的關(guān)鍵，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化管理的重要保證。

一、對(duì)醫(yī)院內(nèi)部控制的理解

醫(yī)院內(nèi)部控制是一套比較完整的內(nèi)部管理體系，是保障醫(yī)院規(guī)范有序、科學(xué)高效運(yùn)行的有效手段，也是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院目標(biāo)的長(zhǎng)效保障機(jī)制。主要是在風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向下，從醫(yī)院實(shí)際情況出發(fā)，在相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上通過建立單位內(nèi)部制度、執(zhí)行程序和管控措施，規(guī)范醫(yī)院運(yùn)行和風(fēng)險(xiǎn)管理的系統(tǒng)性工程。也就是說，醫(yī)院內(nèi)部控制是為醫(yī)院業(yè)務(wù)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)防范服務(wù)的，規(guī)范、系統(tǒng)、科學(xué)的內(nèi)部控制體系，對(duì)提高醫(yī)院運(yùn)營(yíng)和內(nèi)部管理水平具有極其重要的推動(dòng)作用。

二、公立醫(yī)院防疫期間物資管理存在的問題

公立醫(yī)院以公益性為根本屬性，在其日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中存在各種風(fēng)險(xiǎn)，尤其在應(yīng)對(duì)疫情等突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，為保障人民群眾的生命安全和身體健康，公立醫(yī)院必須無條件服從調(diào)遣，正所謂有條件要上，沒有條件創(chuàng)造條件也要上，這種緊急情況下非常規(guī)地創(chuàng)造條件就會(huì)存在非常復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)和問題隱患。

（一）應(yīng)急物資采買流程不規(guī)范

應(yīng)急采供打破了原有規(guī)范的內(nèi)控流程和管控措施，“應(yīng)急第一”加大了物資管控風(fēng)險(xiǎn)。

（二）物資采買和使用隨意性大

面對(duì)突發(fā)事件，部分單位在實(shí)際工作中突破原有的內(nèi)控流程規(guī)定，出現(xiàn)了隨意采買和使用的苗頭，甚至“搭便車”擴(kuò)大采購(gòu)范圍和使用范圍，造成國(guó)有資產(chǎn)損失和浪費(fèi)。

（三）物資采購(gòu)與供應(yīng)不及時(shí)

應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，及時(shí)、有效地物資采買和供應(yīng)是防控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是確保醫(yī)療機(jī)構(gòu)防控工作的順利開展和患者及醫(yī)務(wù)人員安全的重要保障，任何防控物資采供缺失和不及時(shí)都會(huì)嚴(yán)重影響防控效果，甚至危及生命安全。

（四）物資分配與使用不合理

在防控疫情過程中，防控物資管理是重要環(huán)節(jié)，也是難點(diǎn)，既不能因過度而造成浪費(fèi)，也不能因不足而導(dǎo)致缺口，它將直接關(guān)系到防控工作取得的效果。

三、防疫期間解決物資內(nèi)控管理問題的原則

無論何種情況下，醫(yī)院物資管理內(nèi)控體系的各個(gè)環(huán)節(jié)都是根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理的需求設(shè)置的，是醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)防控不可或缺的管控環(huán)節(jié)。因此，即使是在疫情防控期間，醫(yī)院內(nèi)控設(shè)置的管理流程和管控措施均不能逾越，必須嚴(yán)格執(zhí)行。但為了應(yīng)對(duì)防疫期間的緊急和突發(fā)狀況，國(guó)家出臺(tái)了相關(guān)政策和規(guī)定，財(cái)政部《關(guān)于做好新冠肺炎疫情防控資產(chǎn)保障工作的通知》及《財(cái)政部辦公廳關(guān)于疫情防控采購(gòu)便利化的通知》明確規(guī)定了疫情防控期間，行政事業(yè)單位根據(jù)疫情防控工作需要緊急配置救治器械、醫(yī)藥防護(hù)用品等疫情防控資產(chǎn)，各部門、各地方本著急事急辦、特事特辦的原則，可簡(jiǎn)化資產(chǎn)配置審批程序，建立采購(gòu)“綠色通道”，在履行必要的內(nèi)部程序后，快速高效配置。因此，醫(yī)院需要根據(jù)特殊情況，通過及時(shí)有效地調(diào)整原有的內(nèi)控程序和措施以滿足特殊時(shí)期的風(fēng)險(xiǎn)管控需求?？砂匆韵略瓌t靈活執(zhí)行醫(yī)院的防疫物資管理內(nèi)控規(guī)定。

（一）簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)審批流程

正常情況下，醫(yī)院業(yè)務(wù)的辦理都是嚴(yán)格按照醫(yī)院審批權(quán)限規(guī)定，是由經(jīng)辦部門提出申請(qǐng)，業(yè)務(wù)相關(guān)部門或歸口管理部門根據(jù)部門職責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)辦理提出審核意見，由業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，涉及“三重一大”事項(xiàng)的還須履行集體決策程序。而特殊時(shí)期，防疫物資管理相關(guān)的業(yè)務(wù)決策應(yīng)更加便利、快捷和高效。可以從風(fēng)險(xiǎn)管控和效率提升兩個(gè)維度考慮，對(duì)于非“三重一大”事項(xiàng)，建立由各部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)組成臨時(shí)工作小組，業(yè)務(wù)的決策審批直接由臨時(shí)工作小組進(jìn)行，不再執(zhí)行原有的部門逐層流轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審核或?qū)徟绦颍瑴p少審核批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，縮短審批時(shí)間。對(duì)于“三重一大”事項(xiàng)，在臨時(shí)工作小組決策后，由單位相關(guān)議事決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行集體決策。

（二）調(diào)整業(yè)務(wù)審批形式

正常情況下，醫(yī)院辦理業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照內(nèi)控流程和控制要求執(zhí)行，經(jīng)各個(gè)環(huán)節(jié)的書面審核批準(zhǔn)后方可辦理。而疫情防控的特殊時(shí)期，可根據(jù)業(yè)務(wù)緊急情況相應(yīng)簡(jiǎn)化審批形式，在網(wǎng)絡(luò)條件允許的情況下，借助微信、視頻會(huì)議等方式審批后先行辦理；對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不暢的情況下，靈活采取電話審核批準(zhǔn)的方式。需要強(qiáng)調(diào)的是，無論采用哪種方式，事后均需對(duì)業(yè)務(wù)決策過程進(jìn)行記錄，補(bǔ)充完善相關(guān)資料。

（三）做好相關(guān)業(yè)務(wù)記錄

疫情防控期間，各種緊急和突發(fā)的情況較多，醫(yī)院做好防疫物資管理相關(guān)業(yè)務(wù)的記錄及其檔案資料的管理尤為重要，應(yīng)做好痕跡管理，凡事可追蹤、可溯源。

四、公立醫(yī)院防疫物資內(nèi)控執(zhí)行具體措施

（一）建立健全應(yīng)急采購(gòu)內(nèi)控機(jī)制

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)成立相應(yīng)的應(yīng)急采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組和監(jiān)督小組，應(yīng)急采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組由院領(lǐng)導(dǎo)親自牽頭，負(fù)責(zé)醫(yī)院應(yīng)急采購(gòu)實(shí)施的組織領(lǐng)導(dǎo)；監(jiān)督小組由醫(yī)院審計(jì)、紀(jì)檢等部門組成，紀(jì)檢部門要進(jìn)行監(jiān)督檢查，相關(guān)職能部門應(yīng)積極配合應(yīng)急采購(gòu)的實(shí)施工作。應(yīng)急采購(gòu)應(yīng)以集體研究、討論、決策為原則，以安全、高效、滿足防控救治為目標(biāo)，確保采購(gòu)過程公開、公平、公正和規(guī)范。

（二）簡(jiǎn)化應(yīng)急物資采購(gòu)審批程序和審批形式

醫(yī)院成立物資管理工作小組，小組成員可由物資管理部門、采購(gòu)部門、單位業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)組成。由物資管理工作小組的工作模式替代醫(yī)院原有的部門聯(lián)審和領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批的模式，簡(jiǎn)化審批流程，縮短審批時(shí)間。在審批形式上，工作小組成員可通過釘釘辦公平臺(tái)或建立微信群等形式發(fā)表意見，及時(shí)響應(yīng)物資采購(gòu)工作需求，快速做出決策。

（三）統(tǒng)一應(yīng)急物資采購(gòu)與分配

醫(yī)院應(yīng)分別對(duì)物資采購(gòu)和管理實(shí)行責(zé)任明確的歸口管理。因防疫物資管理涉及醫(yī)院感染防控方面的特殊要求，應(yīng)由醫(yī)工、采購(gòu)、感控、醫(yī)務(wù)等相關(guān)部門共同制定防控物資領(lǐng)用管理辦法，便于物資管理部門根據(jù)管理辦法并結(jié)合物資收、發(fā)、存情況編制采購(gòu)計(jì)劃并提出采購(gòu)需求，由采購(gòu)部門統(tǒng)一實(shí)施采購(gòu)，避免出現(xiàn)多頭采購(gòu)、過度采購(gòu)或采購(gòu)缺口的情況。

物資管理部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)部門提供的各部門的工作職責(zé)和人員數(shù)量，按照防控物資領(lǐng)用管理辦法合理發(fā)放防疫物資，避免出現(xiàn)物資發(fā)放過度或缺口的情況。同時(shí)，各部門明確指定專人負(fù)責(zé)物資領(lǐng)用，避免出現(xiàn)人人可領(lǐng)、隨意領(lǐng)用的現(xiàn)象。

（四）做好應(yīng)急防疫物資使用記錄和備查登記

資產(chǎn)管理部門應(yīng)規(guī)范物資管理，建立疫情防控資產(chǎn)登記臺(tái)賬，做好疫情防控物資的驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用、報(bào)損記錄，嚴(yán)格領(lǐng)發(fā)登記，詳細(xì)、準(zhǔn)確記錄領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門和領(lǐng)用人，領(lǐng)用人需在物資領(lǐng)用臺(tái)賬上簽字確認(rèn)。同時(shí)，各部門物資領(lǐng)用人員應(yīng)做好物資發(fā)放記錄等相關(guān)備查登記。

綜上所述，疫情防控期間，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的物資管控會(huì)受到很大影響，面對(duì)疫情考驗(yàn)我們要以尊規(guī)守矩為底線，應(yīng)當(dāng)在符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位的實(shí)際情況下，隨著外部環(huán)境的變化、單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的調(diào)整和管理要求的提高，不斷修訂和完善內(nèi)部控制制度。在突發(fā)事件或緊急事項(xiàng)面前，依據(jù)及時(shí)了解和掌握的新政策，梳理管控流程，制定可實(shí)施的細(xì)則，確保資產(chǎn)安全完整并發(fā)揮出最大效益。