公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理研究

●李風(fēng)芹 崔慧婷 肖燕霞 張少萍 王靖旭

一、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的含義及分類(lèi)

公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院在會(huì)計(jì)活動(dòng)中自然形成的, 并按照一定規(guī)律保存?zhèn)洳榈臅?huì)計(jì)資料；公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案作為醫(yī)院會(huì)計(jì)信息載體，是記錄醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和反映經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要證據(jù)；它不僅是醫(yī)院管理者總結(jié)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料，還是上級(jí)主管部門(mén)、稅務(wù)部門(mén)、財(cái)政部門(mén)或者第三方審計(jì)部門(mén)檢查醫(yī)院遵守各項(xiàng)財(cái)經(jīng)紀(jì)律情況的書(shū)面證明。公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案按照其內(nèi)容分為會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料；公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案根據(jù)保存形式分為紙質(zhì)化會(huì)計(jì)檔案和電子化會(huì)計(jì)檔案。

二、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

1.公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是為醫(yī)院管理者提供數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)。醫(yī)院根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的有效數(shù)據(jù)信息，對(duì)不同期間的數(shù)據(jù)進(jìn)行縱向?qū)Ρ扰c分析，找出一定時(shí)期醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)律；對(duì)同一期間的數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)性分析，找出重點(diǎn)指標(biāo)的結(jié)構(gòu)比例變化，進(jìn)一步分析促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的有利因素或者影響醫(yī)院發(fā)展的制約因素，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的數(shù)據(jù)理論依據(jù)，有利于醫(yī)院管理者為醫(yī)院制定有效的戰(zhàn)略目標(biāo)。

2.公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理有效促進(jìn)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理水平的提升。會(huì)計(jì)檔案管理作為醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，其管理水平從某種程度上體現(xiàn)著醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理水平，二者相互影響，互相促進(jìn)；精細(xì)化、高效率會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理起到了積極推動(dòng)與促進(jìn)作用，進(jìn)而提升了財(cái)務(wù)管理的水平。

3.為公立醫(yī)院面對(duì)各種經(jīng)濟(jì)審計(jì)及檢查提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。當(dāng)前形勢(shì)下，公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)離任面對(duì)任職期間經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)，醫(yī)院三甲復(fù)審需要提供財(cái)務(wù)相關(guān)資料，主管部門(mén)對(duì)醫(yī)院的財(cái)務(wù)報(bào)表及醫(yī)院財(cái)務(wù)收支需要審計(jì)事務(wù)所第三方審計(jì)部門(mén)出具審計(jì)意見(jiàn)。同時(shí)，醫(yī)院還要接受財(cái)政部門(mén)財(cái)政資金項(xiàng)目的績(jī)效評(píng)價(jià)及稅務(wù)部門(mén)的稅收查證等檢查，醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案為各種審計(jì)、查證、檢查提供了重要的依據(jù)和憑證。

三、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度不夠。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)主要抓醫(yī)院財(cái)務(wù)資金流向等管理，忽視對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理從思想上重視程度不足，造成醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案整體管理水平落后，會(huì)計(jì)檔案利用率較低。

2.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案缺乏統(tǒng)一管理，影響會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量和利用效率。目前，醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理缺乏統(tǒng)一性，信息化程度較低，有些甚至還停留在手工收集階段，影響了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的利用效率，降低了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量。

3.公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員層次偏低，管理理念落后。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)配備會(huì)計(jì)檔案管理人員比較隨意，如存在學(xué)歷偏低、年齡偏大、信息化技術(shù)掌握程度偏低、個(gè)人綜合素質(zhì)不高等“短板”，管理理念落后，難以適應(yīng)信息化時(shí)代醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)要求。

4.公立醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案保存缺乏完整性。2016年1月1日?qǐng)?zhí)行的新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《新辦法》）確定了電子會(huì)計(jì)檔案保存的合理性、合法性。公立醫(yī)院對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的重視不足，又加上電子會(huì)計(jì)檔案合法性確定的時(shí)間相對(duì)較晚，導(dǎo)致醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案的保存缺乏完整性、數(shù)據(jù)量不足，在目前大數(shù)據(jù)時(shí)代，影響會(huì)計(jì)檔案的利用效率。

四、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的策略

1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理工作。醫(yī)院不僅應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一管理，作為會(huì)計(jì)檔案管理工作的組織保證，醫(yī)院同時(shí)還須配備高層次復(fù)合型檔案管理人員，所謂高層次復(fù)合型檔案管理人員，是指既懂財(cái)務(wù)知識(shí)又熟悉信息技術(shù)與管理的復(fù)合型檔案管理人員，為醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理提供必要條件。這樣不僅保障會(huì)計(jì)檔案管理的統(tǒng)一管理和完整性，而且大大提高了醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理水平和使用效率。

2.醫(yī)院應(yīng)采取有效措施，逐步提高會(huì)計(jì)檔案管理人員整體素質(zhì)。醫(yī)院要定期將會(huì)計(jì)檔案人員派出參加培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，并創(chuàng)造條件吸引有專(zhuān)業(yè)技術(shù)技能和知識(shí)水平人員參與到會(huì)計(jì)檔案管理工作中來(lái)，整體提高醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員水平。

3. 加強(qiáng)醫(yī)院電子化會(huì)計(jì)檔案的管理。目前，95%以上會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都是以電子形式呈現(xiàn)，《新辦法》對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了合法化的確定，從制度上彌補(bǔ)了電子會(huì)計(jì)資料保存、歸檔的空白，是會(huì)計(jì)檔案管理的巨大進(jìn)步。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案作為公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)主要“記錄者”，其管理模式理應(yīng)跟上信息時(shí)代發(fā)展的要求，逐漸向電子管理模式方向邁進(jìn)。電子會(huì)計(jì)檔案作為新生事物，其發(fā)展必然遇到許多這樣或那樣的問(wèn)題，會(huì)計(jì)檔案管理人員要有足夠的思想準(zhǔn)備，防范電子會(huì)計(jì)檔案可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，保證其安全性與完整性。

五、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)踐思路

1.建立醫(yī)院《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和財(cái)政部、國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等文件規(guī)定,制定醫(yī)院《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，其內(nèi)容包括醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的種類(lèi)、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的立卷、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的保管及會(huì)計(jì)檔案保管時(shí)間、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案查詢(xún)與借閱、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀等一系列規(guī)定，從制度上保證會(huì)計(jì)檔案的管理?xiàng)l件。

2. 財(cái)務(wù)部設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位。醫(yī)院財(cái)務(wù)部設(shè)置專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理崗位，配備高水平檔案管理人員，負(fù)責(zé)在會(huì)計(jì)檔案移交到醫(yī)院檔案部門(mén)前財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)檔案的收集、保管、查閱、移交等管理工作。

3.醫(yī)院設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案管理部門(mén)，配備高水平檔案管理人員。醫(yī)院不僅設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，同時(shí)還應(yīng)配備高水平的檔案管理人員；醫(yī)院高水平檔案管理人員不僅要熟練掌握檔案管理的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)還需要具備財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)和電子信息化技術(shù)。

4. 醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員培訓(xùn)，促使會(huì)計(jì)檔案人員與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代經(jīng)濟(jì)與信息發(fā)展的步伐，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。醫(yī)院通過(guò)培訓(xùn)不斷提高檔案管理人員的水平，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的管理的意識(shí)，從而提高大家對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理力度。

公立醫(yī)院要做好醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理與應(yīng)用工作，需要醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員認(rèn)真思考、積極探索、不斷研究，努力提高公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理水平和電子會(huì)計(jì)檔案的利用效率，會(huì)計(jì)檔案的管理工作任重道遠(yuǎn)，永遠(yuǎn)在路上。