對于文檔管理工作的思考

◎任雅寧

在諸多行業(yè)中，都缺少不了文件的整理、傳遞、歸檔工作。文件管理工作及其考驗人員的耐心及細致程度。在不同的行業(yè)中，文件的種類及操作運行模式各有不同。對于某制造廠而言，文檔部承擔著該公司對外、對內(nèi)文件傳遞，保存，歸檔工作。

文件傳遞工作，不是單純的利用網(wǎng)絡介質(zhì)將函件進行收發(fā)即可，還需要針對傳遞過程中的任何問題，積極與對方進行良好溝通。高效、及時、準確的溝通，能夠提升文件處理速度，并且保證處理質(zhì)量。

文件處理工作主要包含三條脈絡：1.接收，轉(zhuǎn)化，輸出。2.更新賬目，跟蹤記錄，梳理清單。3.保存、歸檔。第一條脈絡是山脊，脈絡縱深，伸向公司的各個部門，傳達至基本單元，即每位工程師手中；第二條脈絡是戰(zhàn)事基地，文檔工作的大后方。一盤大帳，記錄了任何一個文件的誕生至今所走的路徑，方便追溯歷史；第三條脈絡是存儲庫房，無論是電子文件還是紙版文件，都需要有個安置的地方。賬面與實物相對應，保證有據(jù)可查，有物可尋。

文件的順暢傳遞及妥善保存、及時跟蹤是公司順利運行技術支撐衛(wèi)士。文件如不能順暢、高效傳遞，就如同人體的穴位堵塞，血液運行不暢，無法給身體供給營養(yǎng)一樣，而會降低公司的業(yè)務運轉(zhuǎn)速度，這個影響會像多米諾骨牌一樣，呈現(xiàn)連動趴伏效果。良好的文件傳遞如同靜水幽深，悄悄地給各部門傳遞必需品，而不塵囂于上。

本文以某公司為例，介紹項目文件是如何在本公司內(nèi)部及與甲方順利傳遞及歸檔的。

一工作范圍

1.接受公司內(nèi)部各部門提交的各類圖紙、技術、質(zhì)量、管理程序、普通信函等文件，將這些文件整理后添加傳遞函件，按照相應的通信渠道規(guī)則，準確無誤傳輸出去。

2.接收上游文件、信函的輸入，并根據(jù)函件內(nèi)容進行分類分項傳送至各相關部門。

3.文件傳遞往來記錄，根據(jù)函件通信渠道，分類建立雙向傳遞記錄臺賬。同時編制所有傳輸文件的索引清單，便于追蹤記錄文件的歷史提交及審核狀態(tài)，清單中記錄信息較為全面。

4.審核文件頁面質(zhì)量、根據(jù)文件編碼要求，面向全公司提供文件外部編碼。

5.追蹤文件修改、及文件會簽狀態(tài)，編寫適用文件清單。

二、工作中的重點

1.接受公司內(nèi)部四面八方來文來函，首先要初步審核文件質(zhì)量，對于合格的文件再進行下一步處理，否則退回原部門，要求修改重新提交。對于合格的文件，首先建立檔案記錄，記錄文件的本身的各種屬性信息，同時記錄文件傳輸渠道，編寫文件傳遞函，這過程不允許出現(xiàn)信息錯誤。臺賬記錄完整、及時，信函待部門領導審批后，開啟傳輸模式，登陸傳輸系統(tǒng)，上傳文件，至此，上傳文件工作完成。

2.根據(jù)甲方公司的來函提示，進入傳輸系統(tǒng)，下載外方公司傳遞的文件，同樣及時記錄各相關信息，并根據(jù)來函要求，起草傳達處理單，待領導審批后轉(zhuǎn)至各相關部門。

在上述工作中，"細致、小心"貫穿其中。就某制造廠而言，當分供方的文件傳輸?shù)焦镜姆止┓焦芾聿块T后，將文件沒有進行嚴格檢查而傳輸至文檔部，文檔部將文件傳遞上游甲方公司的文檔后，發(fā)現(xiàn)文件存在瑕疵，勢必被退回要求修改重提，而后文檔部將該文件依次退回公司的分供方管理部門，該部門將文件又退回至分供方手中，待文件修改后重新提交。如此一來，文件前期流轉(zhuǎn)就白白消耗掉時間成本，并為各相關部門都帶來了不良影響。所以，文檔部的工作雖然在技術、制造進度上不占有明顯的重要性，但仍不能小覷。

3.文檔工作的考核

文檔工作在一般人理解，覺得工作的難度不大，工作方向不需要做經(jīng)常性的匯報及總結，所以，是一個挑戰(zhàn)性和競爭性很小的工作。然而，事實上，文檔工作的考核也是非常必要的，有利于工作的質(zhì)量保證?？梢詮奈募鬟f的及時性，被退回修改率，賬面記錄準確率進行考核。

三、工作中需要改進的方面

目前的文檔工作還都是在線下，由人工進行電子介質(zhì)的傳輸，并建立各種互不兼容的手工電子帳，人員消耗大，人工出錯率高，以及重復勞動等諸多弊端，建議未來的定位是，所有文件傳遞通過線上傳輸，自動生成臺賬記錄，人員審核、批閱即可。

由于文檔工作技術含量低，定位薪酬較也較低，崗位人員流動性較大，所以，文檔工作的模式應該固化，線上的操作恰好滿足了這一要求。

四、文檔工作的憧憬

文檔工作任何領域都存在，它的廣泛性和普遍性不言而喻。文檔管理即有現(xiàn)時性的意見，也有留存的歷史責任及可追溯的重大價值。尤其在歷史追溯的價值上，更是尤為重要。文檔材料成為歷史之后，沒有人能夠為此辯解，賬面及簽署相關單據(jù)即為有效證據(jù)。

五、結束語

文檔工作是一份值得細細品味和斟酌的工作，其價值和意義比我們所想到的更加重要。愿我們戰(zhàn)斗在文檔工作的同志們，能夠尊重并珍惜這份工作，多思考，多總結，為文檔工作的發(fā)展以身作則，發(fā)光發(fā)熱。