行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控制度完善思考

◎張允燕

（作者單位：中國石油物資鄭州有限公司）

政府采購制度是為了進(jìn)一步規(guī)范行政事業(yè)單位采購工作秩序，進(jìn)一步實現(xiàn)采購的規(guī)范與科學(xué)，提升單位采購管理工作質(zhì)量。而在政府采購制度推行過程中，雖然在很大程度上實現(xiàn)了采購的規(guī)范科學(xué)及管理的高效有序，但仍然存在著一些典型問題，這些問題也隨著行政事業(yè)單位會計制度改革、職能轉(zhuǎn)型升級而不斷顯現(xiàn)出來。為此，加強(qiáng)行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控進(jìn)一步強(qiáng)化就顯得十分重要。

一、加強(qiáng)行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控的重要性

行政事業(yè)單位是履行我國政府及各級機(jī)關(guān)各項社會公共服務(wù)職能的重要窗口，是推進(jìn)我國社會主義和諧社會建設(shè)、社會主義市場經(jīng)濟(jì)秩序規(guī)范完善的重要一環(huán)。同時，行政事業(yè)單位由于本身所具有的社會服務(wù)屬性及非盈利屬性，從而讓行政事業(yè)單位財務(wù)管理工作更加需要側(cè)重于科學(xué)預(yù)算及有效成本控制，從而保證讓有限的資金資源能夠得以充分利用、發(fā)揮最大化經(jīng)濟(jì)價值。政府采購是指以整合所需要采購的貨物、工程、服務(wù)，并進(jìn)行集中采購。集中采購具有行政事業(yè)單位各項工作積極開展及績效管理質(zhì)量提升等多方面作用。第一，政府集中采購能夠?qū)⑦^去各部門各自采購的行為進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，能夠通過一次招投標(biāo)而確定較長時間內(nèi)可以長期合作的供應(yīng)商，避免供應(yīng)商關(guān)系的頻繁變更，從而穩(wěn)定單位采購工作秩序，保證采購質(zhì)量、節(jié)省管理時間與成本。第二，政府采購能夠吸引更多規(guī)模較大的供應(yīng)商的參與，讓單位能夠有機(jī)會選擇更加價廉物美的合作供應(yīng)商，從而降低采購成本、提升采購績效。第三，政府采購一方面能夠通過集中采購降低采購成本、提升采購效率質(zhì)量，另一方面也能夠通過集中采購進(jìn)一步掌握各部門各項資源資產(chǎn)使用情況，通過集中采購與統(tǒng)一分配相結(jié)合，能夠讓行政事業(yè)單位財務(wù)管理精細(xì)化精益化管理工作質(zhì)量更上一層樓。

二、行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控現(xiàn)狀及主要問題

第一，政府采購旨在提高單位采購工作質(zhì)量，而采購作為一種經(jīng)濟(jì)行為，也必然會伴隨著相關(guān)的風(fēng)險與問題。所以，加強(qiáng)政府采購風(fēng)險預(yù)警與分析機(jī)制建設(shè)十分重要。目前大多數(shù)行政事業(yè)單位雖然都有了對風(fēng)險防控的相應(yīng)認(rèn)識，但是在實際工作中卻仍然存在著不完善與不充分的地方，如多數(shù)單位往往較為關(guān)注采購預(yù)算的計劃編寫與執(zhí)行，而對于后續(xù)的驗收工作著力不足，同時對于采購檔案的管理與利用也顯得不太充分，這也從側(cè)面反應(yīng)了目前存在于行政事業(yè)單位財務(wù)管理中的重購置輕管理的典型問題。第二，在過去較長時間內(nèi)的政府采購控制往往集中于事前分析或者事后總結(jié)，對于采購過程中的監(jiān)督與控制力度不足，無法在采購活動進(jìn)行過程中及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，從而讓許多本可以避免的管理疏失最終演變?yōu)閷嶋H的管理問題及風(fēng)險。第三，政府采購招投標(biāo)規(guī)范性不足，人為因素較大程度上影響到政府采購招投標(biāo)工作的順利進(jìn)行。雖然政府采購從制度上要求通過招投標(biāo)方式進(jìn)行，有效實現(xiàn)采購的成本控制與采購過程的透明和公開。但是在實際操作中有些時候卻并沒有如同制度那樣順利執(zhí)行，比較典型的問題就是對于同類型招標(biāo)項目卻沒有實現(xiàn)招標(biāo)文件的規(guī)范化與統(tǒng)一化。每次都針對具體招標(biāo)工作要求重新起草招標(biāo)文件和具體細(xì)則，雖然這樣能夠在很大程度上保證招投標(biāo)文件的針對性、目的性以及與具體招投標(biāo)工作要求的契合度，但是也會造成大量重復(fù)性的文件起草與協(xié)商。

三、行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控制度完善與優(yōu)化措施

1.建立政府采購內(nèi)控管理專門團(tuán)隊。首先，加強(qiáng)政府采購內(nèi)控管理首先需要建立在專門化專業(yè)化的管理團(tuán)隊基礎(chǔ)之上，缺乏專業(yè)化團(tuán)隊及人員的業(yè)務(wù)能力保障，一切管理強(qiáng)化要求都無法落到實處。針對當(dāng)前行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控存在的突出問題，在政府采購內(nèi)控管理團(tuán)隊建設(shè)方面應(yīng)當(dāng)包括三方面人員構(gòu)成，基層內(nèi)控人員深入各部門各環(huán)節(jié)領(lǐng)域，獲取政府采購第一手?jǐn)?shù)據(jù)信息，為政府采購內(nèi)控審核小組提供數(shù)據(jù)參考，分析采購需求是否科學(xué)合理、是否符合部門自身發(fā)展實際需求以及是否符合單位當(dāng)前財務(wù)狀況與發(fā)展需要。中層人員為政府采購內(nèi)控分析小組，其成員構(gòu)成應(yīng)為各業(yè)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)人、單位財務(wù)管理部門負(fù)責(zé)人以及政府采購與內(nèi)控方面的專業(yè)人員，三方人員的共同參與能夠保證政府采購內(nèi)控工作的經(jīng)濟(jì)性、科學(xué)性與可行性，同時分析小組成員的工作職責(zé)不僅僅只是分析各項數(shù)據(jù)、發(fā)現(xiàn)風(fēng)險點，同時也是協(xié)調(diào)政府采購內(nèi)控部門與其他業(yè)務(wù)部門彼此關(guān)系、調(diào)和各種矛盾的溝通橋梁，保證政府采購內(nèi)控制度能夠得到最廣泛層面上的支持與配合。

2.完善政府采購內(nèi)控制度體系。第一，完善政府采購內(nèi)控風(fēng)險預(yù)警機(jī)制。首先就要關(guān)注過程監(jiān)控工作并將其以制度化、規(guī)范化與可行的手段落實下來。過程監(jiān)控應(yīng)當(dāng)成為政府采購內(nèi)控風(fēng)險預(yù)警的重要構(gòu)成部分，應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)手段實現(xiàn)采購過程中的實時數(shù)據(jù)跟蹤及核查工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并上報風(fēng)險預(yù)警數(shù)據(jù)庫，通過對比分析尋找風(fēng)險數(shù)據(jù)，最終依據(jù)風(fēng)險程度的高度采取不同的應(yīng)對措施，以實現(xiàn)風(fēng)險防控工作的有序有力。第二，完善政府采購招投標(biāo)統(tǒng)一性與規(guī)范性。招投標(biāo)模式是政府集中采購的一個突出特點，通過集中采購能夠大大降低采購成本并保證采購的公開與透明。但是對于行政事業(yè)單位而言，招投標(biāo)中所需要采購的物資往往具有大宗、重復(fù)等特點，除了個別專項采購以外，其他采購需求都具有相當(dāng)?shù)闹貜?fù)性，在這種情況下如果僅僅從具體問題具體討論的原則出發(fā)不斷就同一種采購需求進(jìn)行重復(fù)的招投標(biāo)文件編寫，不僅浪費了人力和時間，同時也難以就同一類采購需求形成更全面的完整的招投標(biāo)方案模板，此外每次都將招投標(biāo)活動作為完全獨立的工作來看待也很難以全局的眼光看待招投標(biāo)，從而無法從不斷的招投標(biāo)工作中吸取經(jīng)驗、提高意識，從而可能造成類似的招投標(biāo)風(fēng)險的不斷發(fā)生。

3.重視對標(biāo)與績效、獎懲輔助只建設(shè)。對標(biāo)學(xué)習(xí)是幫助單位更快掌握一項新的管理技術(shù)的便捷方式，在政府采購內(nèi)控模式創(chuàng)新的對象學(xué)習(xí)中，單位可以少走彎路錯路，并及時吸取別人在管理中的問題教訓(xùn)，集眾家之所長為自身強(qiáng)化政府集中采購內(nèi)控工作質(zhì)量提供幫助與參考?？冃Э己伺c獎懲機(jī)制建設(shè)也同樣需要以政府集中采購的內(nèi)控工作為核心，通過加強(qiáng)績效考核、均衡財務(wù)指標(biāo)與非財務(wù)指標(biāo)占比等，實現(xiàn)績效考核的均衡與長效。同時，圍繞政府采購內(nèi)控質(zhì)量提升的獎懲機(jī)制建設(shè)也應(yīng)當(dāng)從獎懲分明、落實到人、獎懲多元、層次分明等角度出發(fā)，讓基層人員、中高層管理以及企業(yè)經(jīng)營者與決策者都投入到政府采購內(nèi)控管理工作當(dāng)中。

結(jié)束語：行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅需要財務(wù)部門及采購部門的通力合作，同時也離不開其他管理部門與業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)配合，只有從統(tǒng)一化與整體化入手，將政府采購內(nèi)控與對標(biāo)學(xué)習(xí)、人員隊伍建設(shè)以及績效獎懲全部結(jié)合起來，才能真正起到提升政府采購內(nèi)控工作整體質(zhì)量的根本目的。