加快信息化建設(shè)提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理水平

●李 倩 于 蔚 張少萍 崔 欣

2015年12月11日，國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79 號(hào)文《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，創(chuàng)新地提出會(huì)計(jì)檔案包含電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。醫(yī)院信息化建設(shè)的先進(jìn)程度，直接影響著醫(yī)院檔案管理的電子化進(jìn)程。

一、.公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

（一）公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的基本內(nèi)容

2015年，國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79 號(hào)文《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（2016年1月1日?qǐng)?zhí)行）提出新辦法下發(fā)了會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容及范圍。

公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是指公立醫(yī)院進(jìn)行會(huì)計(jì)核算處理過程中接收和形成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料，它記錄和反映公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況，具備存儲(chǔ)和保管用途價(jià)值。公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案包含記錄醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的文字、圖片、表格等形式各異的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息，也包含信息化環(huán)境下通過計(jì)算機(jī)及其他電子設(shè)備形成的公立醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案。

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條，明確列示了需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)資料內(nèi)容。公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容主要包含：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、預(yù)決算報(bào)告等等。

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條強(qiáng)調(diào)，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法首次明確提出電子會(huì)計(jì)檔案管理，從制度層面予以明確，為檔案信息化建設(shè)的加速發(fā)展提供政策依據(jù)，為將來公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理指明了道路與管理方向。

（二）體現(xiàn)公立醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)特性的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容

我國(guó)公立醫(yī)院由政府投資舉辦，是體現(xiàn)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)性質(zhì)的重要載體。黨的十七大報(bào)告對(duì)公共衛(wèi)生服務(wù)做出了明確定位，即公益性為基礎(chǔ)，同時(shí)，公立醫(yī)院承擔(dān)著政府的部分福利職能，要把人民群眾的利益、社會(huì)效益放在第一位，不以營(yíng)利為目的。

我國(guó)公立醫(yī)院在承擔(dān)基本醫(yī)療服務(wù)和公共衛(wèi)生服務(wù)職能的過程中，在履行醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、康復(fù)等功能的過程中，留存了大量反映公立醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)特殊屬性的會(huì)計(jì)檔案資料。這些特殊屬性的會(huì)計(jì)檔案，是醫(yī)療衛(wèi)生與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)互相融合的產(chǎn)物，是有別于其他行業(yè)的體現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)特性的會(huì)計(jì)檔案。它主要包括：反映醫(yī)保執(zhí)行情況的文件及結(jié)算狀況的明細(xì)賬；反映醫(yī)療服務(wù)價(jià)格改革和執(zhí)行情況的上級(jí)文件；反映科研立項(xiàng)、使用、結(jié)算情況的科研經(jīng)費(fèi)管理明細(xì)賬；反映公立醫(yī)院全面綜合改革的藥品取消加成、醫(yī)用耗材取消加成等政策文件；反映公立醫(yī)院預(yù)算執(zhí)行情況的預(yù)決算報(bào)表、預(yù)算批復(fù)等。

二、公立醫(yī)院電子化會(huì)計(jì)檔案的重要性

（一）提升醫(yī)院管理水平

信息化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案，運(yùn)用科學(xué)有序的管理手段，能極大提升會(huì)計(jì)檔案處理效率、提高會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)精確率，有效縮短無序的工作時(shí)間，提升檔案管理的及時(shí)性，減少人力物力財(cái)力的消耗、降低人力資源成本支出。會(huì)計(jì)檔案的管理，是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息與檔案管理融合的產(chǎn)物，是醫(yī)院機(jī)密管理的重要內(nèi)容。提升會(huì)計(jì)檔案電子化、信息化，打破“信息孤島”，更加有利于職能部門科室之間進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)查閱、共享，能有效提升醫(yī)院整體管理水平與質(zhì)量。

（二）豐富檔案存儲(chǔ)類型，保障醫(yī)院運(yùn)營(yíng)安全性

傳統(tǒng)的公立醫(yī)院紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)類型為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及銀行余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表等等，信息化建設(shè)下的電子會(huì)計(jì)檔案中不僅包含以上類型會(huì)計(jì)檔案，還含有計(jì)算機(jī)電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子數(shù)據(jù)及磁介質(zhì)中存儲(chǔ)的電子數(shù)據(jù)。豐富的電子存儲(chǔ)檔案是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的有效補(bǔ)充，在處理醫(yī)院內(nèi)外部經(jīng)濟(jì)合同糾紛、醫(yī)患糾紛、重點(diǎn)稅源查證監(jiān)控、醫(yī)療服務(wù)價(jià)格改革、醫(yī)保支付政策調(diào)整、醫(yī)用藥品、耗材取消加成改革、等級(jí)醫(yī)院評(píng)審復(fù)審等事項(xiàng)方面提供重要詳實(shí)的依據(jù)，有著不可比擬的優(yōu)勢(shì)。為保障公立醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)的安全性、完整性，提供了重要的保障。

（三）提高醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)防控能力

信息化條件下處理系統(tǒng)，在公立醫(yī)院的藥品、醫(yī)用耗材物資采購管理、基建工程管理、門診收款、住院收款結(jié)算、醫(yī)保墊支結(jié)算等日常運(yùn)用過程中產(chǎn)生了大量的財(cái)務(wù)相關(guān)信息，建立了從會(huì)計(jì)原始憑證、記賬憑證、各類總賬、明細(xì)賬、日記會(huì)計(jì)賬簿到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告過程的符合內(nèi)部控制規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn)管控制度流程。實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、康復(fù)業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的無縫銜接，減少中間過程的人員干預(yù)，確保了會(huì)計(jì)信息的完整性、真實(shí)性，同時(shí)降低了人力成本、提升了工作效率與工作精度。信息化條件下的電子會(huì)計(jì)檔案處理流程，引入醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)控制制度。從傳統(tǒng)的事后監(jiān)督轉(zhuǎn)向事前預(yù)防、事中控制、事后監(jiān)督，全流程全過程的會(huì)計(jì)監(jiān)督檢查能及時(shí)獲取醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，有利于醫(yī)院進(jìn)行多層次、全方位的風(fēng)險(xiǎn)管控，提升醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理的時(shí)效性。

三、公立醫(yī)院提升會(huì)計(jì)檔案電子化的建議

（一）完善醫(yī)院檔案管理架構(gòu)

目前，多數(shù)公立醫(yī)院檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，信息化水平低下，工作效率低下。院領(lǐng)導(dǎo)尤其是院長(zhǎng)要高度重視醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，認(rèn)可醫(yī)院檔案電子化發(fā)展為醫(yī)院管理、醫(yī)院運(yùn)營(yíng)帶來的重要意義。完善醫(yī)院的組織架構(gòu)，設(shè)置專門的檔案管理部門，并下設(shè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理小組。組織架構(gòu)的完善，從醫(yī)院管理的全局觀出發(fā)，統(tǒng)一思想，敦促醫(yī)院管理者及各職能部門、臨床科室認(rèn)識(shí)到醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的信息化管理內(nèi)容涉及醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的全過程，與醫(yī)院的整體運(yùn)營(yíng)同等重要，能有效提升醫(yī)院管理的精細(xì)化，確保醫(yī)院安全、完整、持續(xù)運(yùn)營(yíng)。

（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人才培訓(xùn)與配備

醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、康復(fù)等業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)融合的產(chǎn)物。醫(yī)院實(shí)施信息化的電子會(huì)計(jì)檔案管理，需要更加專業(yè)的人才，不僅要具備傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理能力，還要適應(yīng)信息化建設(shè)下的電子化計(jì)算機(jī)能力。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理人才除了具備基礎(chǔ)的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，還需要具備一定的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)素養(yǎng)、醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)素養(yǎng)等。信息化環(huán)境下，醫(yī)院要加大對(duì)現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案管理人才的大數(shù)據(jù)信息化、計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力的培訓(xùn)，提升現(xiàn)有管理人員的信息化、電子化素養(yǎng)以適應(yīng)新形勢(shì)下的會(huì)計(jì)檔案管理。同時(shí)，醫(yī)院要兼顧現(xiàn)狀分批、分層次地引入專業(yè)的公立醫(yī)院信息化會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)人才，補(bǔ)充到現(xiàn)有的公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理團(tuán)隊(duì)中，提升整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)性。

（三）完善會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控流程

會(huì)計(jì)檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，是醫(yī)院整體內(nèi)部控制過程的重要控制內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案作為醫(yī)院管理的重要機(jī)密，在信息化條件下，要嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院內(nèi)部控制管理規(guī)定。在系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)引入內(nèi)部控制思想，減少人為干預(yù)，降低并消除業(yè)務(wù)流程與會(huì)計(jì)信息產(chǎn)生流程過程中可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，信息化條件下，要實(shí)行嚴(yán)格的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)準(zhǔn)入授權(quán)，對(duì)不同崗位、不同職級(jí)設(shè)置相應(yīng)的準(zhǔn)入權(quán)限，做到不相容職務(wù)互相牽制，確保電子化會(huì)計(jì)信息的安全性、完整性。最后，信息化大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要確保信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性，不受外來攻擊，從內(nèi)部控制流程上保障系統(tǒng)的安全，防范信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)也是提升電子化會(huì)計(jì)檔案管理水平的重要內(nèi)容。

電子化發(fā)展是未來公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展方向，它能有效提升工作效率、降低人力成本消耗、提高數(shù)據(jù)處理的精度與速度等等。加強(qiáng)公立醫(yī)院信息化建設(shè)，以適應(yīng)社會(huì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速發(fā)展，從而提升公立醫(yī)院電子化會(huì)計(jì)檔案管理水平，提升醫(yī)院整體精細(xì)化管理能力，促進(jìn)醫(yī)院的安全、完整、可持續(xù)化發(fā)展。