公積金歸集檔案管理工作淺析

文| 楊 斌

住房公積金檔案泛指住房公積金業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的各種歷史記錄，住房公積金業(yè)務(wù)分為歸集、提取、貸款三大類，隨著業(yè)務(wù)創(chuàng)新，業(yè)務(wù)量的增加，業(yè)務(wù)種類的越來越多，業(yè)務(wù)檔案的管理工作也面臨更高的要求。本人作為歸集處室檔案管理人員，在工作實(shí)踐中有一些心得體會(huì)和研究，與同行共同探討。

歸集業(yè)務(wù)檔案的種類

歸集是公積金業(yè)務(wù)的源頭，歸集上量才能有利于提取和貸款以及后續(xù)的還貸業(yè)務(wù)的開展，我市歸集業(yè)務(wù)檔案種類2014年以前以開戶繳存，職工信息變更，年度基數(shù)調(diào)整，錯(cuò)繳調(diào)賬，異地轉(zhuǎn)移為主，2015年以后隨著公積金業(yè)務(wù)的創(chuàng)新和發(fā)展，增加相關(guān)的異地貸款審核，非正常業(yè)務(wù)報(bào)批，法院凍結(jié)及解凍、異地轉(zhuǎn)移接續(xù)單、暫存代理開戶等相關(guān)業(yè)務(wù)。隨著歸集業(yè)務(wù)的倍級(jí)增加，相應(yīng)的檔案種類越來越復(fù)雜，歸集處室的業(yè)務(wù)檔案管理歸類工作的重要性日益凸顯。

歸集業(yè)務(wù)檔案的作用

1.是住房公積金管理規(guī)范化的基礎(chǔ)。住房公積金為繳存人所有，牽扯到廣大職工的切身利益，歸集業(yè)務(wù)涉及單位開戶繳存，比例調(diào)整，職工賬戶轉(zhuǎn)移，年度結(jié)息等信息，歸集業(yè)務(wù)檔案作為相關(guān)業(yè)務(wù)的載體，為管理規(guī)范化打好基礎(chǔ)。

2.是職工維權(quán)的依據(jù)。隨著職工維權(quán)意識(shí)的增強(qiáng)，公積金歸集檔案對(duì)繳存人作用越來越重要，因?yàn)闅w集檔案全程反應(yīng)了職工繳存額度、繳存時(shí)間、繳存基數(shù)的變化，是繳存人公積金繳存情況的真實(shí)反映，當(dāng)職工與用人單位因繳存額度存在糾紛和爭(zhēng)議時(shí)，開戶資料以及繳存變更原始資料可以為職工提供合法有效維權(quán)依據(jù)。

3.是構(gòu)建繳存單位誠(chéng)信體系的重要組成部分。公積金開戶繳存檔案較全面反映了繳存開戶單位營(yíng)業(yè)范圍、社保，基本賬戶，法人，職工等的真實(shí)情況，足額按時(shí)為職工繳納公積金是開戶單位應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)，一些小微企業(yè)（低于5人）鉆歸集制度的漏洞，貸款成功即辦理封存停繳，客觀上形成騙貸嫌疑，針對(duì)這種情況我們?cè)趩挝婚_戶繳存檔案中對(duì)一些小微企業(yè)，為防范繳存風(fēng)險(xiǎn)增加繳存承諾書，承諾按時(shí)足額繳存公積金，并建立誠(chéng)信檔案，便于跟蹤調(diào)查。

歸集檔案管理存在問題

隨著公積金事業(yè)的發(fā)展，歸集業(yè)務(wù)量和歸集業(yè)務(wù)種類越來越多，實(shí)際工作中對(duì)歸集業(yè)務(wù)歸集檔案的管理有了更高的要求。本人梳理一下存在的主要問題：

1.缺少統(tǒng)一規(guī)范。目前歸集檔案的管理是學(xué)習(xí)相關(guān)處室，對(duì)資料的歸檔，目錄，封皮沒有統(tǒng)一要求。

2.管理不專業(yè)。公積金歸集檔案是單位全部檔案的一部分，不能專業(yè)專職管理，本人就是到歸集處工作后在完成相關(guān)工作后抽空學(xué)習(xí)同類處室，不斷摸索和請(qǐng)教同事來進(jìn)行歸集檔案的歸檔管理工作。

3.配套設(shè)施不健全。歸集檔案的歸檔工作是在現(xiàn)有辦公場(chǎng)地完成，無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管和存放要求。另外歸集業(yè)務(wù)因其特殊性存在系統(tǒng)操作明細(xì)導(dǎo)出困難以及導(dǎo)出明細(xì)與實(shí)際辦理業(yè)務(wù)順序不符的問題使有些歸集檔案建檔困難，無法合理排序并列出明細(xì)。

4.利用率不高。歸集檔案查詢使用大部分是職工與單位發(fā)生糾紛時(shí)，也有少數(shù)是為了核對(duì)業(yè)務(wù)原始數(shù)據(jù)，稽核業(yè)務(wù)。

加強(qiáng)歸集檔案管理的幾點(diǎn)建議：

1.加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。使用和建立專業(yè)規(guī)范的檔案柜，檔案室（存在一定困難），使其保管環(huán)境達(dá)到“八防三無”（防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防高溫、防蟲鼠、無霉變、無遺失、無差錯(cuò)），提高檔案管理水平。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度。歸集檔案是維護(hù)繳存人合法權(quán)益的重要依據(jù)，公積金中心提供合法有效原始依據(jù)保護(hù)繳存人合法權(quán)益是職責(zé)和義務(wù)。因此保存并管理好歸集檔案也是一項(xiàng)重要工作，檔案管理人作為具體工作承擔(dān)者擔(dān)負(fù)者重要責(zé)任。

3.規(guī)范管理歸集檔案。建議建立完善的規(guī)章制度，定期進(jìn)行培訓(xùn)和交流，使市本級(jí)和各管理部按照統(tǒng)一模式管理（分類、整理、排序、裝訂等），以適應(yīng)不斷變化的歸集業(yè)務(wù)。

4.建議提高歸集檔案的數(shù)字化管理。2018徐州公積金中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)，提取和貸款的電子檔案已經(jīng)配套成熟，而歸集檔案因歸集業(yè)務(wù)的特殊性，目前除開戶繳存業(yè)務(wù)目錄明細(xì)可以導(dǎo)出與紙質(zhì)檔案配套歸類，其余信息更正、年度基數(shù)調(diào)整、異地轉(zhuǎn)移尚不能同時(shí)導(dǎo)出數(shù)據(jù)，相關(guān)業(yè)務(wù)資料歸檔后沒有便捷的明細(xì)導(dǎo)出，不利排序查詢建立索引，建議領(lǐng)導(dǎo)和信息處重視對(duì)這塊程序的改進(jìn)。

5.充分發(fā)揮歸集檔案的社會(huì)功能。建議拓寬歸集檔案服務(wù)范圍，完善繳存人歷史繳存信息，讓繳存人通過相關(guān)的服務(wù)平臺(tái)（微信、支付寶、網(wǎng)站、個(gè)人網(wǎng)廳）可以方便查詢調(diào)用，讓繳存人對(duì)自己的繳存時(shí)間、繳存基數(shù)、繳存額、提取額、余額清楚了然，讓歸集檔案不僅用于調(diào)查取證解決糾紛，而且能幫助繳存人合理規(guī)劃購(gòu)房還貸，讓職工繳的放心，用的舒心。以上是本人在歸集檔案管理工作中的一些體會(huì)和思考、對(duì)問題的建議、解決辦法，其中一些建議已經(jīng)得以實(shí)施并取得良好效果，現(xiàn)總結(jié)出來與廣大同行切磋探討。