城建檔案信息的開發(fā)與利用探析

孫 剛

（鄒平市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，山東 鄒平 256200）

在城市規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展、管理的過程中，產(chǎn)生了各類具有保存價值的原始記錄資料，具體包括文字、圖像、影像、表格等，都屬于城建檔案資料[1]。城建檔案資料具有歷史再現(xiàn)性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征，反映了城市的發(fā)展過程，信息數(shù)量大，為了實(shí)現(xiàn)有效管理，實(shí)現(xiàn)對于城建檔案信息的科學(xué)開發(fā)與合理利用，必須創(chuàng)新其管理模式，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建城建檔案數(shù)據(jù)庫，借助于網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)信息異地共享，借助于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)利用，全面提升城建檔案管理及服務(wù)水平。

1 城建檔案信息開發(fā)與利用的重大意義分析

1.1 是實(shí)現(xiàn)資源價值的必要手段

21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)時代，大數(shù)據(jù)背景下，信息資產(chǎn)的利用價值得到社會的高度重視，城建檔案作為儲存著大量信息資源的載體，且開發(fā)與利用受到各個部門的關(guān)注。城建檔案的價值就在于其中蘊(yùn)藏的豐富的信息資源，有效開發(fā)與利用檔案信息，是實(shí)現(xiàn)資源價值的必要手段，是檔案信息在城市規(guī)劃、建設(shè)中發(fā)揮指導(dǎo)作用的關(guān)鍵，只有充分挖掘城建檔案背后蘊(yùn)含的潛在信息，才能夠創(chuàng)造出相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

1.2 是新時期經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求

當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)持續(xù)處于中高速發(fā)展轉(zhuǎn)臺，城市化建設(shè)進(jìn)程逐步推進(jìn)，為了推動城市及其經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展，必須制定科學(xué)合理的城市規(guī)劃建設(shè)方案，優(yōu)化城市空間布局，調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)。城建檔案在城市規(guī)劃建設(shè)中發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用，城建檔案信息的開發(fā)與利用，能夠推動城市規(guī)劃建設(shè)、土地開發(fā)利用決策的科學(xué)化發(fā)展，構(gòu)建科學(xué)長效的城市發(fā)展格局，為新時期經(jīng)濟(jì)發(fā)展創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件[2]。

1.3 是檔案多元化發(fā)展的趨勢

在信息化時代背景下，城建檔案的價值需求趨于多元化發(fā)展，城建檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)時勢，推動城建檔案的信息化建設(shè)，構(gòu)建城建電子檔案，全面采集城市規(guī)劃、建設(shè)相關(guān)工程的信息，實(shí)時更新，確保檔案信息的真實(shí)性、全面性、完整性。同時，注重對電子檔案的開發(fā)與利用，完善檔案服務(wù)模塊的構(gòu)建，為不同用戶群體提供不同權(quán)限的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息的異地、開放共享，維護(hù)信息安全，以防信息被惡意修改、損毀等。

2 城建檔案信息的開發(fā)與利用策略分析

2.1 建立健全檔案管理制度，推動檔案的及時更新

信息時代背景下，城建檔案管理創(chuàng)新的方向，就是信息化建設(shè)，在此過程中，濱州城建檔案館應(yīng)依照《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子檔案管理制度》等文件指示，制定城建檔案信息化管理制度，明晰檔案信息化管理工作流程及具體執(zhí)行方案，提升工作水平[3]。為了確保檔案資料的完整性，應(yīng)實(shí)施檔案管理責(zé)任制度，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及管理人員，專崗專責(zé)，并構(gòu)建與之相適應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制。在城建檔案信息化建設(shè)過程中，合理劃分工作任務(wù)，由建設(shè)、施工單位按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，采集、整理檔案資料，經(jīng)過統(tǒng)一的移交系統(tǒng)著錄，生成電子數(shù)據(jù)報(bào)，上傳到檔案室的管理系統(tǒng)中，由檔案管理人員完成驗(yàn)收、接收、保管、利用工作，合理分工，提升工作質(zhì)量。

2.2 完善城建檔案信息平臺構(gòu)建，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

在城建檔案管理創(chuàng)新過程中，單位應(yīng)該借鑒成功案例，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，引入適合城建檔案管理需求的數(shù)據(jù)模式，再根據(jù)財(cái)政預(yù)算，采購相關(guān)信息設(shè)備，比如說計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、攝影機(jī)、專用微機(jī)等，構(gòu)建城建檔案信息平臺，實(shí)現(xiàn)檔案收集、移交、整理、編目、著錄、掃描、統(tǒng)計(jì)、查詢等管理功能，全面提升檔案管理水平。同時，為保障信息安全，應(yīng)選擇安全系數(shù)高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質(zhì)，同時，完善權(quán)限設(shè)置，合理定義不同功能模塊的操作權(quán)限，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開分層管理，同時，設(shè)定賬戶權(quán)限等級，數(shù)據(jù)庫管理人員可瀏覽后臺數(shù)據(jù)，具備數(shù)據(jù)編輯、管理功能，而高級用戶能夠看到所有檔案信息，普通用戶只能看到公共信息，完善數(shù)據(jù)平臺防御機(jī)制，定期優(yōu)化、升級系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監(jiān)控軟件等，以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改。

2.3 優(yōu)化檔案服務(wù)體系，提升信息利用率

檔案的建設(shè)與管理，是為了更好地利用，應(yīng)該利用現(xiàn)有平臺，為單位內(nèi)部及相關(guān)部門提供檔案查閱服務(wù)。如若想要查閱檔案原件，必須辦理查閱手續(xù)，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在指定位置，有檔案管理人員在場的情況下，查閱檔案，查閱者不得私自復(fù)制、涂改、拍照、劃線、損毀、調(diào)換文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)必將嚴(yán)懲[4]。信息化背景下，城建檔案利用迎來新的契機(jī)，在檔案管理信息化建設(shè)的形勢下，檔案資料可實(shí)現(xiàn)實(shí)時開放共享，單位內(nèi)部的工作人員，可以直接進(jìn)入局域網(wǎng)，查閱日常工作所需參考的文件資料，單位外有需求的人，可以登錄城市規(guī)劃建設(shè)部門官方網(wǎng)站，進(jìn)入相關(guān)目錄，登陸其檔案信息平臺，檢索、閱讀權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料，這樣有效簡化了檔案利用的流程，便利了人民群眾，提升了城建檔案信息的利用率。

2.4 完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，提升工作人員業(yè)務(wù)水平

城建檔案管理工作政策性、原則性極強(qiáng)，管理人員必須具備極強(qiáng)的政治責(zé)任心，具備嚴(yán)格的政治紀(jì)律意識，對待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，對待客戶友善和藹，主動為人們服務(wù)。城建單位應(yīng)該完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，配備在業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)上合格的檔案工作人員，推動檔案工作的落實(shí)。而且，檔案信息化建設(shè)，對于檔案管理人員專業(yè)水平提出了不一樣的要求，為了讓相關(guān)崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，單位應(yīng)該引進(jìn)在專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)上達(dá)標(biāo)的優(yōu)秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓(xùn)、在崗繼續(xù)教育等工作，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)術(shù)交流會，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫，確保其能夠掌握當(dāng)前檔案信息化管理工作中所用的技術(shù)軟件及設(shè)施，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全教育，提升其網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，保障電子檔案的儲存、開發(fā)利用的安全性[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，在城市發(fā)展建設(shè)過程中，累積了大量城建檔案資料，且隨著社會的發(fā)展，文件數(shù)量會不斷增加，采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，工作效率及質(zhì)量均較低，且檔案信息開發(fā)利用難度較大，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，創(chuàng)建城建檔案信息化管理模式，是突破當(dāng)前城建檔案開發(fā)與利用困境的關(guān)鍵性策略。在新的城建檔案管理模式中，各部門應(yīng)積極配合，全面、及時錄入城建檔案信息，按照既定制度開發(fā)、利用信息，為城市規(guī)劃、建設(shè)工作開展提供決策支持，充分發(fā)揮出城建檔案信息的利用價值，體現(xiàn)出城建檔案管理的工作意義。