“雙一流”建設背景下地方高校二級學院辦公室管理與思考

岳 鵬 飛

(西安工程大學， 西安 710048)

目前，地方高校當中的二級學院辦公室屬于高等教育教學管理工作當中的重要組成機構，更是高校、二級學院教育教學、管理工作得以有序開展的基礎，其能對學校當中的所有職能部門進行有效關聯(lián)，同時也是關聯(lián)教師與學生等相關工作的重要窗口，是承上啟下、溝通內(nèi)外的橋梁和紐帶?！半p一流”建設背景下，要更好地發(fā)揮高校二級學院辦公室的作用，以人為本，提高效率，為教學、科研、學科、師生服務，加快一流大學和一流學科建設，促進學校更好更快的發(fā)展。

一、學院辦公室工作的主要職能

當前院校分級管理屬于全新的一種模式，設置目標就是要對院校職責、權利等進行明確，對管理工作行為進行合理規(guī)范，對管理權利進行下放，對管理工作方式進行有效調整。增加二級學院的自主權，激發(fā)學院綜合改革、自主創(chuàng)新的動力因素，強化提升高校的管理工作成效以及綜合績效。在這樣的體制之下，二級學院的辦公室需要對常規(guī)事故進行管理和安排、協(xié)調和溝通，同時其要為教師與學生提供服務，發(fā)揮督促與促進的作用。

1.做好常規(guī)事務管理與安排

學院辦公室需要直接同院校當中的諸多職能部門、教職工作者、學生等進行對接，二級學院每年參加各種類型的教學改革、綜合測評、專項評比、科研合作、舉辦或承務學術會議等不同形式的活動，工作進度的安排比較緊張，工作任務比較重，并且會涉及到很多個不同的部門。所以，辦公室一定要對諸多工作事務進行合理統(tǒng)籌，遵照一定原則對日常工作進行合理安排。而作為二級學院的辦公室還負責教師國內(nèi)外訪學與進修、人才招聘、資產(chǎn)管理及學院日常維修改造等各項工作，所以必須做好學期、年度工作計劃，避免沖突，影響正常院務工作的開展[1]。

2.為決策者提供必要性的決策依據(jù)

辦公室當中的相關工作者手中有很多學院相關的信息、資料等，其是非常重要的參謀助手，能夠基于調查研究工作的強化，基于中心工作的實際開展為領導工作者提供必要性的決策依據(jù)，為領導工作者提供一些處理日常事務的可行性方案、建議等，急領導所急，想領導所想。作為助手，要讓領導有足夠精力思發(fā)展，抓大事[2]。做好一名助手，不但要有專業(yè)知識，更要處理好個人與領導、個人與集體的關系，要有高度的責任心和實干精神，樹立良好的團隊合作意識，做好決策者的參謀助手。

3.做好溝通協(xié)調與服務工作

辦公室工作涉及到的內(nèi)容非常廣泛，其屬于系統(tǒng)工程，為了能夠讓其得以有序開展，辦公室相關工作者一定要同各個部門、系中心進行協(xié)調與配合。辦公室就像是高校的一個大管家，其最為關鍵的職責就是要進行溝通與協(xié)調，溝通與協(xié)調工作幾乎可以說是無處不在的，要用多種方法，還要講究協(xié)調中的語言藝術。做好服務師生工作。教師和學生是整個學校、學院的支撐，二級學院辦公室為教師工作進行有效指導，管理學生的學習與生活?；趯W校的未來發(fā)展方向，將學校相關政策進行貫徹落實，基于大局利益為教師與學生提供良好的服務工作，為院校的未來發(fā)展奠定堅實基礎，為教職工作者謀求更多的福利，為學生的發(fā)展提供更多幫助，為大家營造和諧的工作氛圍[3]。

4.做好督促推進工作

任何一項工作的落實執(zhí)行，都離不開辦公室相關工作者之間的督促，這樣的督促不僅能夠對系中心工作進度進行推動，同時也要對院校領導的工作落實情況進行督促。在實際工作當中要一直將領導工作者明確的工作目標進行貫徹落實，作為工作進度有序開展的關鍵性動力。在各項工作的實際開展中，因為院校系中心存在職能交叉、界限不清等諸多情況，很多問題長時間未獲得有效處理，要求基于相關工作者的督促進行實際落實，將其中存在的關聯(lián)厘清，明確各個工作者的責任與權利，推動各項工作的落實執(zhí)行。對整個院校的事務進行統(tǒng)一部署，將工作任務進行細化分解，明確職能部門、時限、工作機制與關聯(lián)教師與學生的重難點工作，基于良好的政治素養(yǎng)與 使命感、責任感，對相關工作進行及時督促，限期完成[4]。

二、 辦公室管理中存在的問題

當前，院校兩極的管理工作模式獲得廣泛推廣與應用，基于學院層級的管理工作模式充分發(fā)揮了事務處理中的優(yōu)越性與實效性?；诖?，二級學院的辦公室變成高校進行體制創(chuàng)新的重要組成部分，工作成效、質量等都會對整個高校產(chǎn)生重要影響。因為諸多因素的制約影響，二級學院辦公室在很多方面依然存在問題，比如職能定位、團隊建設、激勵考核等。

1.工作面過寬，職能不明確

二級學院辦公室要對院校的常規(guī)性工作進行處理，同時要對其他職能部門的工作進行有效對接，對諸多辦公室事務工作進行有效處理，對諸多工作、敦促的落實情況進行明確，對院校中的人、財、物等進行有效管理，積極開展后勤保障等工作，管理工作面非常寬，很多工作都是臨時性、突發(fā)性、事務性的。在高?！胺殴芊钡谋尘跋?，學校各相關職能部門下放了大量工作與任務到二級學院，由于二級學院辦公室人員本身缺乏，無形中為二級學院增加了更多工作量，辦公室人員疲于應付各種日常工作，按部就班地完成工作任務，無目標無條理，難以主動性、創(chuàng)造性地開展工作。

2.人員方面并未進行系統(tǒng)化的學習

實際上，二級學院辦公室屬于院校開展管理工作的關鍵樞紐，工作內(nèi)容非常繁雜，會涉及到的內(nèi)容也比較多，復雜、繁重的工作讓相關工作者在事務性工作中投入了大量的時間與精力。學院辦公室屬于直接對教師與學生提供服務的一線窗口，辦公環(huán)境較為嘈雜，這讓辦公室相關工作者開展事務性工作事項的時間呈現(xiàn)出碎片化，這樣的情況導致相關工作者難以有更多的時間對自身專業(yè)知識、技能等進行強化提升。同時辦公室管理相關工作屬于管理工作的重要內(nèi)容，需要相關工作者使用科學合理的方式，同時要求其具備良好的專業(yè)素養(yǎng)，掌握管理學、心理學、信息技術等諸多專業(yè)知識。所以，碎片化的工作時間與復雜的事務性工作，導致相關工作者無法騰出時間進行自身強化學習與提升，其會對二級學院辦公室相關工作者的綜合素養(yǎng)與工作效率等產(chǎn)生不良影響。

3.人員缺乏，任務日益繁重 ，晉升空間有限

“雙一流”建設背景下，辦公室工作人員不僅需要做好學院的日常服務、管理工作及隨時對接學校各個行政部門安排的工作，還需要做好“雙一流建設”、學位點評估、人才引進、招生宣傳等工作，不僅工作壓力大，同時工作強度也非常大，很多二級學院的辦公室中，其人員配置只有3人左右 ，一般是辦公室主任、教務員、教學秘書各1人，各類科研秘書、研究生秘書、學科秘書都是兼職，流動性特別大，辦公室主任經(jīng)常身兼多職，這樣的情況，無法確保學院的日常工作能夠獲得及時、有效的處理，更難以保證日常工作的精細化程度。辦公室相關工作者不具備對應的晉升空間。一般地方高校二級學院辦公室設科級崗位1個(辦公室主任崗)，但二級學院辦公室主任在學院內(nèi)部沒有晉升空間，只能競聘學校職能部門的處級崗位，近十年，作者所在高校只有一名二級學院的辦公室主任晉升處級崗位，由此造成辦公室其他工作人員更難以晉升，嚴重影響了辦公室工作人員的積極性，創(chuàng)新意愿和工作效率受到明顯影響[5]。

4.考核激勵機制不健全、不完善，內(nèi)動力不足

目前高校二級學院辦公室人員的考核工作體制參照學校職能部門行政人員考核政策執(zhí)行，在執(zhí)行過程中，缺乏科學的管理評價體系，實際工作當中不存在嚴重的失誤情況，做的好與不好都會被列入到合格的行列當中，也不會因此而影響相關工作者的職業(yè)發(fā)展、薪酬待遇等?？己思顧C制與崗位要求不符，存在缺失，導致辦公室工作者的實際工作較為松散。辦公室工作者喪失了上進心，失去了對進步進行追求的向往，對其個人發(fā)展產(chǎn)生嚴重影響，更會對院校的未來發(fā)展產(chǎn)生嚴重影響[6]。

三、新時期下二級學院辦公室進行管理與建設的思路

目前，二級院校辦公室管理工作中暴露出很多問題，其對辦公室工作的成效、服務水平和管理質量的提升產(chǎn)生了巨大影響，針對實際存在的問題，高校中的管理工作者一定要積極進行制度建設，以此對各個部門的職能進行明確，根據(jù)學院師生總數(shù)及辦公室的職能合理設置辦公室專職人員編制，建立辦公室人員培訓、職務和職級晉升的頂層設計，通過評價考核、獎懲激勵等配套機制提高工作人員的積極性，為學校內(nèi)涵建設、追趕超越提供強有力的服務與保障。

1.明晰細化二級學院辦公室的職能

為了能夠將二級學院辦公室的實際作用充分發(fā)揮出來，一定要明確其具體的工作職能，確保其在實際工作當中有明確的目標，權利與職責非常清晰。明確學院辦公室在整個院校當中的地位，在高校的組織架構當中，二級學院辦公室屬于基層的管理工作部門，承擔的是院校諸多工作事務的組織與協(xié)調。辦公室具有極為關鍵的地位，其屬于是教育教學、創(chuàng)新科研活動的重要樞紐，同時也是非常關鍵的對外窗口與后勤保障部門。對辦公室的職責進行明確，其要關聯(lián)上下級機構，為領導工作者與教師、學生等提供服務，同時要對教學管理與科研學術工作進行有效平衡[7]。

2.加強系統(tǒng)學習，提升專業(yè)水平

辦公室工作人員的綜合素養(yǎng)、工作能力等會對工作質量、成效等產(chǎn)生直接影響，因此，辦公室工作人員在工作之余一定要學習先進的管理理念、管理方法，強化提升自身實際開展工作的能力。院校方面要積極組織開展相關的培訓教育工作，為相關工作者提供學習和晉升的機會，強化提升其進行業(yè)務交流的能力，學習好的經(jīng)驗與做法，提高管理水平。

3.健全機構，配齊人員，做好職業(yè)發(fā)展規(guī)劃

學院辦公室任務繁重、頭緒繁多，工作的政策性和時效性很強。因此，應建立健全組織機構，配備一定數(shù)量的專職辦公室工作人員，方能保質保量完成各項工作。學院辦公室工作任務大致分為行政、黨務、教學、科研與學科、文書檔案等幾部分，應根據(jù)工作量的大小配備辦公室主任1名、行政(黨務)秘書1名、教務員與教學秘書各1名、科研與學科(含研究生教育)秘書1名、文書檔案管理1名，以5—6人為宜，明確分工、明確職責、提高效率。同時學校應做好學院辦公室人員的職務晉升與職級晉升的發(fā)展通道，為相關工作者的追、趕、超、越提供服務與保障。

4.明確考核指標，健全考評機制，激發(fā)活力

院方一定要制定合理有效的考核指標，從多個層面上對相關工作和進行考察，比如工作范圍、態(tài)度、能力、業(yè)績、創(chuàng)新、操作等方面，都需要形成合理有效的評價機制。把指標體系同院校的績效考核相關政策進行合理對接，強化工作成效方面的考核，重視相關工作者的日常工作表現(xiàn)，關聯(lián)薪酬與工作績效，讓多付出的工作者能夠獲得更為豐富的報酬，激勵相關工作者的工作熱情，為院校的教師與學生提供良好服務，調動相關工作者的工作積極性，激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)的活力[8]。

5.以人為本，增強服務意識，改進作風

不忘初心，牢記使命，以人為本，增強服務意識，改進作風，作為高校二級學院辦公室的人員，要積極強化提升自身工作效率，增強服務意識，改進工作作風，更好地為高校的改革和發(fā)展服務。

明晰辦公室職責，提高辦公室人員管理水平和業(yè)務技能，樹立愛崗敬業(yè)精神，使二級學院辦公室各項工作高效有序開展，成為領導放心和師生滿意的基層行政組織。新時代背景下，地方高校要建設一流大學、學科等，用一流的辦公室工作者為其奠定堅實基礎，基于此，讓地方高校更好更快地發(fā)展教學科研工作。