檔案管理歸檔整理分類技巧淺析

◎?qū)O晶雪

一、檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀

1.檔案整理理念有待于進(jìn)一步提高。

針對當(dāng)前檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導(dǎo)，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運(yùn)用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準(zhǔn)確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉(zhuǎn)變觀念，樹立新思想。

2.檔案整理缺乏專業(yè)化。

據(jù)調(diào)查表現(xiàn)，當(dāng)前檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專業(yè)，基本上是由機(jī)關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，這樣直接影響其檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強(qiáng)大功能的前提和基礎(chǔ)，因此筆者認(rèn)為當(dāng)前檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是內(nèi)部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導(dǎo)致整體檔案整理的專業(yè)化下降。

3.檔案整理缺乏信息化。

信息化是當(dāng)前檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫等；二是缺乏信息化儲(chǔ)存與保管的思想；三是內(nèi)部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。

4.歸檔裝訂上的錯(cuò)誤。

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作方便、價(jià)格便宜等三個(gè)要求，目前使用的縫紉機(jī)線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時(shí)；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時(shí)注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項(xiàng)欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴(yán)重違背《規(guī)則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進(jìn)行處理。裝訂前應(yīng)對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補(bǔ)缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴(kuò)散或褪變的重要文件進(jìn)行復(fù)制；對大于A4幅面的紙張進(jìn)行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會(huì)嚴(yán)重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴(kuò)大或縮小?！兑?guī)則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴(kuò)大與縮小。實(shí)際工作中，有的單位將件的范圍擴(kuò)大，認(rèn)為同一問題的歸檔文件都應(yīng)成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復(fù)文”，性質(zhì)的歸檔文件。擴(kuò)大件的范圍，實(shí)際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。

二、檔案管理歸檔分類技巧

1.以行業(yè)分類的技巧。

按行業(yè)分類可分為計(jì)劃生育、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、畜牧、水利等等行業(yè)，進(jìn)行檔案管理時(shí)就可以按照這些業(yè)務(wù)部門為基準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分門別類進(jìn)行存放。每個(gè)行業(yè)又可以進(jìn)行細(xì)分，如林業(yè)可以分為退耕還林檔案、防沙治沙檔案、林政檔案等等；農(nóng)業(yè)檔案可以分為土地基本資料檔案、土地治理檔案、土地糾紛檔案等等；畜牧檔案可以分為基本情況檔案、項(xiàng)目檔案等等；水利又可以分為水利治沙檔案、小流域治理檔案等等。這種分類方法的好處是對檔案進(jìn)行行業(yè)上分類，能夠使每個(gè)行業(yè)的檔案有序。這些檔案的管理基本一樣，需要各部門有自己的檔案室、檔案柜，由相應(yīng)的部門檔案管理人員進(jìn)行管理就可以了。

2.以密級分類的技巧。

檔案按密級可以分為絕密檔案、一般檔案、公開檔案。絕密檔案，是指對有權(quán)限的人開放的檔案，并且絕密檔案能夠查看、調(diào)閱的人極少，只有相關(guān)的人才可以進(jìn)行查看、調(diào)閱，管理人員絕對不可以將檔案給無關(guān)人員進(jìn)行查看、調(diào)閱，即使查看、調(diào)閱也有嚴(yán)格的手續(xù)，以便出現(xiàn)問題有據(jù)可查，這類檔案一般都涉及國家機(jī)密。一般檔案，指的是這個(gè)檔案沒有絕密檔案那么嚴(yán)格，但想要查看、調(diào)閱也需要嚴(yán)格的手續(xù)，這類檔案可以查看、調(diào)閱的范圍很大，一般各行各業(yè)如林業(yè)、農(nóng)業(yè)、水利等等的檔案都是這種檔案。公開檔案，指的是那些對外公開的、所有人都有權(quán)利查看的檔案，如公示類檔案，如退耕還林公示、畜牧圍欄公示等等，這些檔案是對外辦公用檔案，而且必須做到公開才有意義。

3.以保存期限分類的技巧。

檔案按保存期限可以分為永久檔案、定期檔案、臨時(shí)檔案。永久檔案指的是那些意義重大，甚至其重要性目前無法得知，比如一些隕石檔案，這些天體以人類現(xiàn)有科技水平可能還無法探測其存在的價(jià)值，所以這些實(shí)物連同其檔案一體永久保存。定期檔案期限一般在三年、五年、十年不等。臨時(shí)檔案一般用完之后就作廢。永久檔案需要一個(gè)恒定的環(huán)境，其要求比較嚴(yán)格，定期檔案視其檔案重要性而確定管理的環(huán)境。臨時(shí)檔案不作要求。

4.以專用對象分類的技巧。

檔案有時(shí)還可以根據(jù)被提供人的不同劃分，例如提供給鎮(zhèn)里書記看的檔案，提供給鎮(zhèn)里鎮(zhèn)長看的檔案，提供給其他同志們看的檔案等。這種以人分類的檔案一般是文字檔案，這種分類的好處是檔案性質(zhì)清楚，以達(dá)到被提供人的滿意為準(zhǔn)則。

5.其他檔案分類的技巧。

檔案分類還有很多分類方法，如按時(shí)間進(jìn)行分類，如分為2000年以前或者2000年以后；還可以按特定時(shí)間進(jìn)行分類，如非典以前和非典以后，還可以按照特定人的時(shí)間進(jìn)行檔案分類，如紀(jì)念周總理的檔案可以分為逝世前檔案以及逝世后的檔案等等。還可以按照特定區(qū)域進(jìn)行檔案分類，如河北省檔案、河南省檔案或者南方檔案、北方檔案。

6.歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合。

目前來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運(yùn)用好計(jì)算機(jī)文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。

三、結(jié)束語

檔案在我們社會(huì)和生產(chǎn)、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現(xiàn)狀中存在的問題，導(dǎo)致檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)的技巧進(jìn)行總結(jié)，使檔案工作能夠順利進(jìn)行。