研究企業(yè)招投標(biāo)電子商務(wù)平臺(tái)下的檔案管理

◎彭小艷

引言：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，有效的將檔案管理與信息化技術(shù)的結(jié)合在一起，大大降低檔案管理的難度，尤其是對(duì)于企業(yè)招投標(biāo)的檔案管理來(lái)說(shuō)，信息規(guī)模十分龐大，為了更精確的實(shí)現(xiàn)檔案管理，就必須要結(jié)合信息化技術(shù)，才能使相關(guān)的管理人員更加方便的收集、整理和后續(xù)的查詢工作。同時(shí)還可以規(guī)范招標(biāo)投標(biāo)工作，確保實(shí)現(xiàn)公開(kāi)公平公正，促進(jìn)企業(yè)招投標(biāo)工作順利開(kāi)展。因此，現(xiàn)階段研究企業(yè)招投標(biāo)在電子商務(wù)平臺(tái)下的檔案管理工作有很大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、電子招投標(biāo)電子商務(wù)平臺(tái)下檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1.招投標(biāo)電子檔案管理制度不完善?，F(xiàn)階段，在實(shí)際的電子檔案管理期間，政府部門沒(méi)有統(tǒng)一的制度要求，部分企業(yè)并沒(méi)有相關(guān)完善的制度管理制度來(lái)引導(dǎo)，同樣也并沒(méi)有重視電子檔案管理的制度建設(shè)。還有一部分企業(yè)雖然建立了一系列檔案信息化建設(shè)的管理制度，但是在具體的建設(shè)過(guò)程中并沒(méi)有真正的落實(shí)，其相應(yīng)的監(jiān)督部門也沒(méi)有起到監(jiān)督落實(shí)的作用。

2.資金投入不足。在實(shí)際的企業(yè)招投標(biāo)電子檔案管理期間，由于相關(guān)企業(yè)位并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作有過(guò)多的重視，導(dǎo)致在信息化建設(shè)上資金欠缺，并沒(méi)有引進(jìn)更加先進(jìn)的信息化設(shè)備和技術(shù)，無(wú)法滿足現(xiàn)階段電子檔案管理建設(shè)的需要。除此之外還有一些單位依然保留著紙質(zhì)檔案形式，沒(méi)有合理運(yùn)用信息化技術(shù)，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.檔案管理人員素質(zhì)不高。招投標(biāo)電子檔案管理工作是一項(xiàng)非常系統(tǒng)而又全面的工作，必須要高素質(zhì)高能力的檔案管理人員。但是目前來(lái)看部分企業(yè)招投標(biāo)電子檔案管理人員并沒(méi)有很好的管理能力以及強(qiáng)勁的專業(yè)工作能力。

4.電子檔案信息化程度較低?？茖W(xué)的使用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以提高電子檔案管理的工作效率，包括收集、整理以及查詢等工作。但是現(xiàn)階段部分企業(yè)并沒(méi)有很好的在檔案管理中合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，無(wú)法有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，同時(shí)對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)工作也關(guān)注的相對(duì)較少，致使電子檔案管理工作無(wú)法順利開(kāi)展。

5.招投標(biāo)電子檔案安全性相對(duì)較差。首先就是在工作溝通方面有著因?yàn)閰f(xié)調(diào)不當(dāng)從而產(chǎn)生的安全問(wèn)題，實(shí)際的投標(biāo)招標(biāo)電子檔案管理工作最重要的就是要保證數(shù)據(jù)的安全性。因?yàn)殡娮诱型稑?biāo)過(guò)程需要利用計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，這就需要與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)協(xié)調(diào)得當(dāng)，如果出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致各種檔案信息的混淆問(wèn)題；其次就是不熟悉計(jì)算機(jī)操作從而導(dǎo)致檔案信息的缺失，電子招投標(biāo)檔案管理方式對(duì)計(jì)算機(jī)熟練度要求很高，對(duì)于歸檔的電子文件來(lái)說(shuō)，必須其有效和可讀取的，這就需要工作人員有熟練的來(lái)輸入準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，如果工作人員不熟悉系統(tǒng)的操作，那么就極易出現(xiàn)信息像丟失現(xiàn)象。

二、電子招投標(biāo)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.提高檔案管理利用率和存放空間。傳統(tǒng)的檔案管理都是紙質(zhì)形式，需要檔案館人員需整理、裝訂等步驟，查閱是非常不便捷的同時(shí)還占用了大量的儲(chǔ)存空間，浪費(fèi)了人力、物力、財(cái)力和時(shí)間。電子檔案管理可以存放在電腦硬盤等電子存儲(chǔ)介質(zhì)中，不僅方便管理，不會(huì)出現(xiàn)丟失等情況，而且還不會(huì)因天氣、自然災(zāi)害等造成破損問(wèn)題。

2.縮短檔案整理時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。通過(guò)計(jì)算機(jī)輸入、保存等電子化程序，檔案管理人員可利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅有效地解決了檔案歸檔不及時(shí)的問(wèn)題，而且有效減輕檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度，提高檔案管理效率和質(zhì)量。

3.提高了檢索速度和準(zhǔn)確性。不僅方便了檔案管理人員與監(jiān)管部門、建設(shè)單位、城建檔案管等部門溝通協(xié)調(diào)，而且還可以利用計(jì)算機(jī)及時(shí)的查詢相關(guān)檔案信息，極大提高檢索速度和質(zhì)量。

三、電子招投標(biāo)電子商務(wù)平臺(tái)下檔案管理中的問(wèn)題處理對(duì)策

1.完善檔案管理信息化制度建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過(guò)人為操作在實(shí)體的環(huán)境下進(jìn)行的，而隨著電子商務(wù)的高速發(fā)展，企業(yè)在招投標(biāo)過(guò)程中就把檔案管理工作內(nèi)容與信息化技術(shù)相互融合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，更加方便了檔案資料的收集、整理和查找?，F(xiàn)階段，為了更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的信息化建設(shè)，在具體的建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)管理人員一定要建立電子檔案管理制度體系，并在具體的實(shí)踐中不斷地完善電子檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。管理制度必須要以法律法規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，并且有效結(jié)合具體招投標(biāo)現(xiàn)狀和特點(diǎn)來(lái)建立。同時(shí)后續(xù)相關(guān)管理人員要根據(jù)具體的工作狀況對(duì)相應(yīng)的體系進(jìn)行合理的調(diào)整和優(yōu)化，保證管理體系的先進(jìn)性。

2.完善檔案信息化設(shè)施建設(shè)。為了檔案管理信息化建設(shè)更加順利的進(jìn)行，必須要與先進(jìn)信息技術(shù)相結(jié)合來(lái)實(shí)現(xiàn)。相關(guān)事業(yè)單位通過(guò)引進(jìn)更加先進(jìn)的設(shè)備，可以對(duì)檔案的收集、儲(chǔ)存和分類工作更加精細(xì)化，同時(shí)也有效提高工作效率。這不僅需要相關(guān)企業(yè)加大建設(shè)資金的投入，還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)工作，確保他們可以對(duì)設(shè)備進(jìn)行正規(guī)的操作，有效的延長(zhǎng)設(shè)備的使用年限。

3.加強(qiáng)電子檔案管理建設(shè)安全。對(duì)于招投標(biāo)電子化檔案管理來(lái)說(shuō)，相關(guān)企業(yè)一定要制定保護(hù)檔案系統(tǒng)內(nèi)信息安全的方案，更好的提高檔案的管理質(zhì)量?，F(xiàn)階段，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)信息的共享性，嚴(yán)重影響企業(yè)招投標(biāo)的檔案信息安全性，為了有效的避免泄漏檔案現(xiàn)象，相關(guān)管理人員一定要采取合理的措施，例如通過(guò)身份驗(yàn)證、指紋識(shí)別、人臉識(shí)別以及密碼管理等方面設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限來(lái)保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全性。在實(shí)際的電子檔案管理運(yùn)營(yíng)期間，檔案管理人員要以保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全為核心，精心部署檔案管理系統(tǒng)，并且還要在網(wǎng)絡(luò)上假設(shè)防火墻、殺毒軟件等工具。除此之外，檔案管理人還要定期對(duì)儲(chǔ)存檔案信息的計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的除塵工作，確保計(jì)算機(jī)的穩(wěn)定運(yùn)行。

4.提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。一是相關(guān)企業(yè)一定要重視檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題。只有保證管理人員的素質(zhì)高才能帶領(lǐng)一批素質(zhì)強(qiáng)勁的團(tuán)隊(duì)。在實(shí)際的電子檔案管理運(yùn)營(yíng)過(guò)程中更是需一支高素質(zhì)高能力的管理者和團(tuán)隊(duì)；二是相關(guān)企業(yè)還要定期對(duì)檔案管理人員組織開(kāi)展培訓(xùn)教育工作，加強(qiáng)檔案管理工作人員的個(gè)人素質(zhì)和工作能力以及檔案管理團(tuán)隊(duì)凝聚力；三是增強(qiáng)檔案管理人員的積極主動(dòng)性，建立合理的獎(jiǎng)罰制度，按實(shí)際工作績(jī)效進(jìn)行相應(yīng)的考核，考核結(jié)果與獎(jiǎng)金相關(guān)聯(lián)，更好提高大家工作積極性，使其全身心投入到電子化檔案管理中來(lái)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)招投標(biāo)檔案管理電子信息化建設(shè)是一項(xiàng)極其復(fù)雜而且系統(tǒng)的工作，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，相關(guān)企業(yè)必須要制定合理的方案解決，包括加強(qiáng)信息化技術(shù)新技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作開(kāi)展，建立健全電子化檔案管理制度以及加大信息化建設(shè)的投入資金等，通過(guò)以上措施，可以有效地促進(jìn)企業(yè)招投標(biāo)檔案信息化管理的順利開(kāi)展，有效的規(guī)范企業(yè)招投標(biāo)項(xiàng)目的檔案管理的工作。