新時(shí)期如何加強(qiáng)檔案管理工作

◎宋麗霞

檔案是針對(duì)人們社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，其能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展提供重要的參考和依據(jù)，為各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的開展提供重要的信息支持。在實(shí)際檔案工作中，其是基于社會(huì)發(fā)展需求，積極采取有效的技術(shù)和方法，以此來促進(jìn)檔案信息的高效利用。在當(dāng)前信息技術(shù)在檔案工作中廣泛應(yīng)用的新形勢(shì)下，其對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，因此需要積極對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，全面提高檔案管理工作的水平，更好的發(fā)揮出檔案信息的重要價(jià)值。

一、提高檔案管理水平的意義

（一）信息經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要

在當(dāng)前信息化社會(huì)環(huán)境下，信息呈現(xiàn)出爆炸式增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，人們對(duì)檔案信息的需求也不斷增加，在這種情況下，檔案管理信息化水平不斷提高，這也檔案應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，因此要求檔案管理工作要更具系統(tǒng)性和規(guī)范性，因此通過提高檔案管理水平，重視計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，整合其能夠更好的滿足信息經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

（二）提高檔案工作的實(shí)效性

目前信息在社會(huì)發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，而且每時(shí)每刻都有大量的信息產(chǎn)生，針對(duì)于這些信息進(jìn)行科學(xué)化管理，這也增加了檔案管理人員的工作量。因此需要針對(duì)檔案信息管理模式進(jìn)行優(yōu)化，積極構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系，全面提升檔案工作的實(shí)效性，積極推進(jìn)檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。

二、新時(shí)期檔案管理工作中的問題分析

（一）我國(guó)檔案管理工作跟不上社會(huì)發(fā)展的需求

在當(dāng)前檔案管理工作中，普遍存在檔案管理理念落后的情況，在實(shí)際檔案管理工作并沒有隨著時(shí)代發(fā)展而積極進(jìn)行調(diào)整，這就導(dǎo)致檔案管理模式無法與檔案管理創(chuàng)新要求相符合，檔案管理工作的實(shí)際效能無法有效的發(fā)揮出來，檔案管理工作也無法有效的服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展。

（二）檔案管理人員管理素質(zhì)不適應(yīng)新時(shí)期管理工作

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展要求復(fù)合型的檔案管理人才。但在實(shí)際檔案管理工作中，專業(yè)人才匱乏，這就導(dǎo)致一些先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)無法得到有效的落實(shí)。部分檔案管理人員思想過于保守，在實(shí)際工作中不愿意創(chuàng)新，對(duì)新事物接受較慢，這也對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展帶來了較大的制約。

（三）檔案管理手段需要多樣化

雖然近年來檔案管理信息化建設(shè)工作不斷推進(jìn)，但部分單位在實(shí)際檔案信息化建設(shè)還存在較強(qiáng)的形式主義，檔案信息化只存在的表面，缺乏深入性，這也對(duì)檔案信息的后續(xù)的開發(fā)利用帶來較大的影響。由于檔案管理手段落后，這就導(dǎo)致檔案管理工作無法有效的適應(yīng)信息化發(fā)展進(jìn)程。因此迫切需要打造多樣化的檔案管理手段，使檔案管理模式能夠更好的滿足時(shí)代發(fā)展要求，從而為大眾提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

（四）電子檔案優(yōu)勢(shì)需要進(jìn)一步完善

目前電子檔案成為檔案管理工作的主要形式，電子檔案的出現(xiàn)為檔案信息的開發(fā)利用提供了更多的便利，有利于檔案信息價(jià)值的發(fā)揮，而且能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)原始檔案信息的有效保護(hù)。但在電子檔案使用過程中仍存在較多的問題，因此需要積極采取有效的措施進(jìn)一步完善電子檔案管理體系，更好的發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢(shì)。

三、新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理工作中的對(duì)策

（一）樹立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理理念

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，為了能夠進(jìn)一步提高檔案管理的水平，則要求檔案管理人員要樹立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理理念，更好的發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際效能。具體工作中需要各單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度，并對(duì)檔案信息化建設(shè)給予有效的支持。同時(shí)還要做好檔案管理工作的宣傳工作，進(jìn)一步突出檔案的服務(wù)功能。檔案管理部門還要積極引導(dǎo)檔案工作者樹立先進(jìn)的檔案管理理念，在工作中以積極和負(fù)責(zé)的工作態(tài)度來完成各項(xiàng)工作，全面促進(jìn)檔案管理水平的提升。

（二）應(yīng)用信息技術(shù)提升檔案管理的現(xiàn)代化水平

將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，有效提升其工作質(zhì)量和工作效率。一方面將現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有機(jī)地融合到檔案管理工作當(dāng)中，通過開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案資料的開發(fā)與利用效率，同時(shí)可以有效延長(zhǎng)檔案信息資料的使用年限。另一方面將現(xiàn)代信息技術(shù)充分地運(yùn)用到檔案管理工作中有效解決了紙質(zhì)檔案材料保存繁瑣、檢索費(fèi)時(shí)費(fèi)力且工作量較大等弊端，實(shí)現(xiàn)了人力、物力和時(shí)間的節(jié)約，可以有效提高檔案管理工作的時(shí)效性，進(jìn)一步提升檔案服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。

（三）構(gòu)建完善的電子檔案管理體系

為了能夠提高電子檔案管理的效率，則要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)完整的電子檔案管理系統(tǒng)。在電子檔案管理工作中，需要定期開展電子檔案管理設(shè)備操作的培訓(xùn)，并強(qiáng)化對(duì)電子檔案管理工作的宣傳，使員工能夠意識(shí)到電子檔案管理工作的重要性，以此來更好的發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢(shì)，全面提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。而且為了能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的完善，還要建立健全電子檔案管理制度，明確電子檔案管理工作的操作流程，并促使檔案管理工作者要在實(shí)際工作中要規(guī)范自己的行為，降低工作中操作失誤現(xiàn)象的發(fā)生，有效的保證電子檔案信息的真實(shí)性和可靠性，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的高效利用。

（四）提高檔案人員的素質(zhì)

一是要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的針對(duì)性教育培訓(xùn)。在檔案教育培訓(xùn)過程中，針對(duì)檔案管理工作的需求和發(fā)展趨勢(shì)，分門別類，按需施教，注重實(shí)效，使培訓(xùn)的內(nèi)容用到檔案管理工作的實(shí)際當(dāng)中，使檔案工作人員進(jìn)一步熟悉和掌握檔案整理歸檔工作流程的技巧，提升檔案管理工作效率。

二是加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的信息手段，認(rèn)真搜集檔案管理方面有關(guān)知識(shí)，結(jié)合本單位檔案收集、整理歸檔情況和工作動(dòng)態(tài)規(guī)律來指導(dǎo)檔案管理工作，與相關(guān)部門（科室）加強(qiáng)協(xié)調(diào)和溝通，及時(shí)將有關(guān)科室形成的檔案整理歸檔，移交綜合檔案室，實(shí)行集中管理，確保檔案種類、內(nèi)容真實(shí)完整。

三是要加強(qiáng)對(duì)檔案人員繼續(xù)教育，通過學(xué)習(xí)進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)、檔案整理歸檔技巧和檔案管理水平，使檔案管理人員用創(chuàng)新的思維適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展需要，積極做好檔案信息資源開發(fā)利用工作，提高檔案利用率，使檔案能夠更好的服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

四、結(jié)束語

為了推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理工作進(jìn)程，需要不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，并加強(qiáng)各級(jí)人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，利用現(xiàn)代化手段來積極創(chuàng)新檔案管理工作方式方法的創(chuàng)新，構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，全面提高檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展水平。