從“管文件”到“管數(shù)據(jù)”
——信息時代企業(yè)檔案工作轉型探析

■李雷

（中國直升機設計研究所）

1 概 述

信息時代，信息技術飛速發(fā)展并廣泛應用于企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各個業(yè)務領域，各種電子數(shù)據(jù)也隨之產(chǎn)生并急劇增長，不可逆轉地替代了傳統(tǒng)紙質文件成為主要的記錄形式，且不可避免將被納入到歸檔范圍，對傳統(tǒng)載體檔案工作的管理理念、技術手段帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

2018年的全國檔案局館長會議指出“檔案管理對象越來越多地從紙質檔案向電子檔案轉變，管理方式越來越多地從手工管理向信息化管理轉變，管理內容越來越多地從實體管理向內容管理轉變，利用方式越來越多地從來館查閱向網(wǎng)絡利用轉變。這些都標志著檔案工作正逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化的轉型升級?！?/p>

2018年5月21日，航空工業(yè)檔案館發(fā)布了《關于開展航空工業(yè)檔案工作“管數(shù)據(jù)”轉型試點工作的通知》，通知要求落實《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》精神，加速推進航空工業(yè)各企業(yè)電子檔案“單套制”管理，促進航空檔案工作從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”的戰(zhàn)略轉型。

2 企業(yè)檔案工作轉型的必要性分析

2.1 企業(yè)檔案意識薄弱，對檔案工作的重視程度不高

作為企業(yè)運行過程中的一項基礎性管理工作，一方面，檔案工作往往很難為以盈利為目的企業(yè)創(chuàng)造直接的經(jīng)濟價值，另一方面，傳統(tǒng)的檔案工作多被置于企業(yè)各項業(yè)務流程的末端，檔案工作只是被動地進行文件的收集和整理工作，其價值的體現(xiàn)很難與其他業(yè)務部門相媲美。因為上述兩個方面的原因，很大程度上影響了檔案部門在企業(yè)里的地位，使其長期處于劣勢地位，檔案部門的話語權也很難得到重視和認同，造成了企業(yè)的檔案意識薄弱，對檔案工作的重視程度普遍不高等問題。

信息技術的發(fā)展為檔案部門帶來了機遇，數(shù)據(jù)資源已經(jīng)成為關乎企業(yè)長遠發(fā)展的核心戰(zhàn)略資源，掌握了數(shù)據(jù)資源就等于掌握了企業(yè)的決策中樞。檔案部門應充分發(fā)揮其在信息資源管理方面的先天優(yōu)勢，主動拓展現(xiàn)有的業(yè)務范圍，積極介入到企業(yè)數(shù)據(jù)管理工作中，借此謀求檔案工作的轉型升級。

2.2 信息技術廣泛應用，企業(yè)檔案管理的主要對象發(fā)生變化

以筆者所在單位為例：近年來，管理信息化得到快速推進，在項目管理、質量管理、決策支持、供應商管理、協(xié)同辦公、人力資源管理、財務管理、資產(chǎn)管理、標準化管理等領域都加大了建設力度，全部實現(xiàn)了信息化；引進了CAD、CAE等設計分析軟件、PDM產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理軟件、數(shù)據(jù)庫軟件、軟件開發(fā)工具等，信息化建設幾乎已經(jīng)覆蓋了工程設計、分析與仿真、試驗等主要業(yè)務領域。

隨著信息技術在企業(yè)運行過程中的廣泛應用，各種電子數(shù)據(jù)也大量產(chǎn)生，急劇增長的電子數(shù)據(jù)已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的紙質文件，成為企業(yè)各項活動的主要記錄方式，由此導致企業(yè)檔案管理的主要對象也發(fā)生了變化：由傳統(tǒng)載體形式的檔案為主轉變?yōu)橐噪娮訖n案為主。

2.3 電子檔案大量產(chǎn)生，促使企業(yè)檔案管理手段發(fā)生變化

傳統(tǒng)載體形式的檔案其載體與所承載的信息是統(tǒng)一的，檔案工作者首先是載體保管者的角色，主要是通過手工操作來完成檔案的收集、整理、保管和提供利用工作，其工作重點在于維持實體的有序和存貯空間的安全，管理者的工作量巨大，工作效率低下。

檔案管理的主要對象轉變?yōu)殡娮訖n案后，促使檔案工作從檔案實體管理向數(shù)據(jù)內容管理轉變。電子檔案具有系統(tǒng)依賴性、信息與載體的易分離性等特點，為適應電子檔案管理的要求，需積極轉變傳統(tǒng)檔案管理方式，推進檔案信息化建設不斷發(fā)展：從作為傳統(tǒng)檔案工作的輔助手段，發(fā)展到通過不斷優(yōu)化檔案管理方法和流程而成為檔案工作不可或缺的組成部分，再發(fā)展成為檔案工作未來發(fā)展方向的引領者。

2.4 電子檔案認可度得到提升，檔案人員工作理念亟需轉變

2019年4月26日，國務院頒發(fā)了《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》，明確提出“電子證照與紙質證照具有同等法律效力”（第十條）、“符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同行法律效力”（第十一條），這表明社會對電子檔案的認識發(fā)生了變化，不再局限于傳統(tǒng)載體形式。

不同于傳統(tǒng)載體形式的檔案，電子檔案的信息與載體介質不再密不可分，檔案工作應更加關注電子檔案內容的真實性和完整性，而非存儲載體的原始性。以檔案實體管理為中心的理念被以檔案數(shù)據(jù)內容管理為中心的理念所取代，但在實際工作中，仍然存在著很大一部分企業(yè)檔案人員工作理念落后、因循守舊，對信息時代給檔案工作帶來的轉變認識不足，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)檔案工作理念來管理電子檔案，必然難以適應檔案工作“管數(shù)據(jù)”的需求。

3 企業(yè)檔案工作轉型的實現(xiàn)策略

3.1 拓展檔案工作業(yè)務范圍，明確檔案部門“管數(shù)據(jù)”職責

目前，企業(yè)各業(yè)務領域的電子數(shù)據(jù)已經(jīng)形成了很大的基數(shù)，而且隨著信息技術的推進，還將呈現(xiàn)幾何級數(shù)據(jù)的快速增長趨勢。這些電子數(shù)據(jù)往往分屬不同的業(yè)務系統(tǒng)，涉及不同的部門，數(shù)據(jù)管理、開發(fā)工作也是各自為政，給企業(yè)造成了信息壁壘，同時也為數(shù)據(jù)安全帶來隱患。

鑒于上述原因，有必要對企業(yè)數(shù)據(jù)管理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案部門的“管數(shù)據(jù)”職能并為其提供必要的條件，由檔案部門對企業(yè)數(shù)據(jù)資源進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、指導監(jiān)督和統(tǒng)一管理。

3.2 確定企業(yè)數(shù)據(jù)資源歸檔范圍，建立電子檔案歸檔機制

對企業(yè)各部門、各業(yè)務領域、各業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的各種結構化、半結構化和非結構化數(shù)據(jù)資源的構成和價值進行梳理和深入分析，以檔案信息資源的有效應用和檔案管理基本理論為指導，以服務企業(yè)中心工作為主導方向，結合企業(yè)檔案與信息化工作實際，確定企業(yè)各門類數(shù)據(jù)資源的歸檔范圍和保管期限。

針對列入歸檔范圍的各門類企業(yè)數(shù)據(jù)資源，根據(jù)不同來源、不同格式及實際情況分別制定出相應的歸檔機制，通過系統(tǒng)集成、線上采集、線下收集等方式，實現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)資源的應歸盡歸。

3.3 加強制度與標準體系建設，確?！肮軘?shù)據(jù)”工作有據(jù)可依

完善的規(guī)章制度和標準體系是檔案部門履行“管數(shù)據(jù)”職責的基礎，是提高電子檔案管理能力和水平的保證。相對于傳統(tǒng)載體的檔案，電子檔案的收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的工作內容、要求均有較大的變化。傳統(tǒng)載體檔案的規(guī)章制度和標準規(guī)范是相對完備的、成體系的，其規(guī)范體系重在維持實體有序與存貯安全，能夠保證傳統(tǒng)載體檔案在其生命周期內的管理和保護需要。

而電子檔案管理工作重點是保證其“真實性、完整性、可用性、安全性”，通過規(guī)章制度和標準體系建設，明確電子檔案管理工作的總體標準、形成捕獲、組織處置、檢索利用、長久保存、資源描述、資源管理、應用系統(tǒng)、技術支撐等諸多方面的內容，確保檔案部門“管數(shù)據(jù)”工作有據(jù)可依。

3.4 創(chuàng)新管理方法，實施電子檔案“單套制”管理

2016年國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提出：在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質檔案）管理試點。

檔案信息化建設的推進和國家相關法律規(guī)章對電子檔案憑證作用、法律效力的認可，為電子檔案“單套制”管理提供了可能。檔案部門應順勢而為，創(chuàng)新檔案工作方式方法，加強對電子檔案的全過程管理，使得電子檔案符合“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，積極推進電子檔案“單套制”管理。

3.5 探索電子檔案長久保存方法，確保電子檔案安全

信息技術的發(fā)展在給檔案工作帶來便利的同時，也給檔案信息資源安全帶來了挑戰(zhàn)。面對傳統(tǒng)載體的檔案，檔案部門只需要保證檔案實體的有序和存貯安全即可。而電子檔案由于其易復制和易修改，對軟、硬件系統(tǒng)的依賴性等原因，在軟、硬件環(huán)境面對升級換代時，都可能使電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性面臨諸多威脅。因此，檔案部門應積極開展不同格式電子檔案的中間格式轉換及長久保管研究，確保電子檔案在脫離原環(huán)境后還能夠進行自主可控的開發(fā)與利用。

4 結 語

信息技術的發(fā)展，給企業(yè)檔案部門帶來了嚴峻挑戰(zhàn)，也帶來了難得的機遇，企業(yè)檔案部門應與時俱進、主動求變，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會的融合，充分利用大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術，積極推進企業(yè)檔案工作從“管文件”到“管數(shù)據(jù)”的轉型升級。