淺析干部人事檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要性

■王曉超

（中國(guó)神華海外開(kāi)發(fā)投資有限公司）

引 言

干部人事檔案管理是企業(yè)人事管理中的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。人事檔案提供了有關(guān)個(gè)人身份、學(xué)術(shù)背景、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)勵(lì)和處罰等重要信息。就企業(yè)人力資源管理而言，人事檔案與員工的工資待遇，職位晉升，個(gè)人發(fā)展等密切相關(guān)，關(guān)系到員工的切身利益。因此企業(yè)要從嚴(yán)管理人事檔案，維護(hù)人事檔案工作的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，充分發(fā)揮其在企業(yè)發(fā)展中的重要基礎(chǔ)作用。

1 人事檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要性

干部人事檔案工作的核心在于利用。企業(yè)人力資源管理要充分發(fā)揮干部人事檔案的資政作用、體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，創(chuàng)新利用方式，提高利用效能。干部人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

1.1 干部選拔任用

干部選拔任用，必須要對(duì)被考察對(duì)象的德、能、勤、績(jī)進(jìn)行全面的考察，被考察對(duì)象的人事檔案則是首先考察和審核的材料。干部人事檔案主要通過(guò)履歷類材料、考核鑒定類材料、政審類材料、黨團(tuán)類等十大類材料，真實(shí)記錄干部個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，全面反映干部的個(gè)人情況。企業(yè)只有把干部檔案審核認(rèn)定的結(jié)果與現(xiàn)實(shí)考察材料結(jié)合起來(lái)進(jìn)行綜合評(píng)估，才能對(duì)干部作出全面準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)。因此，在干部選拔任用的過(guò)程中，必須要對(duì)干部的人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查。在干部人事檔案審核工作中，干部黨齡、年齡、工齡、學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷（“三齡兩歷”情況）是審查的重點(diǎn)，與員工的個(gè)人職業(yè)發(fā)展、薪酬核定和職務(wù)晉升息息相關(guān)。

2018年中共中央辦公廳下發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了人事檔案審核工作在干部選拔任用程序中的重要作用。各單位干部選拔任用管理制度規(guī)定里也將干部人事檔案審核列為干部提拔任用的必經(jīng)程序，要求嚴(yán)格按照有關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)做好干部人事檔案審核工作，準(zhǔn)確把握干部的任職資格和條件。對(duì)于已經(jīng)任職的干部，其組織考察還必須形成書(shū)面材料放入個(gè)人檔案中。

1.2 企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

干部人事檔案是企業(yè)人才信息的主要來(lái)源，是人才評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)要充分發(fā)揮干部人事檔案在人才隊(duì)伍建設(shè)中的重要作用，借助干部人事檔案中的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、職稱、學(xué)術(shù)、培訓(xùn)、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等信息，全面掌握干部的情況。企業(yè)可以充分利用干部人事檔案中的信息，建立完備的人才信息庫(kù)，及時(shí)全面的掌握員工基本情況和職業(yè)技能等相關(guān)工作資格等情況，精準(zhǔn)高效的選用人才，優(yōu)化企業(yè)人力資源結(jié)構(gòu)、加強(qiáng)干部管理和團(tuán)隊(duì)建設(shè)，充分發(fā)揮人才的潛能，更好的為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展。

1.3 黨員發(fā)展和干部監(jiān)督

干部人事檔案也是黨員發(fā)展和干部監(jiān)督的重要審核材料。根據(jù)黨員發(fā)展的相關(guān)政策和制度，發(fā)展黨員前，黨組織必須要通過(guò)查閱審核檔案的方式對(duì)發(fā)展對(duì)象進(jìn)行嚴(yán)格的政治審查，審核其入黨資格。同時(shí)發(fā)展黨員在入黨后，其入黨的過(guò)程文件，如入黨申請(qǐng)書(shū)、政治審查材料、轉(zhuǎn)正材料等也要存入本人人事檔案中。當(dāng)前，企業(yè)對(duì)干部監(jiān)督工作也提出了更高要求，干部人事檔案審查在監(jiān)督檢查干部工作的重要作用也逐漸凸顯出來(lái)。企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)干部全方位的管理，就要有效的利用干部人事檔案，全面掌握干部信息，推動(dòng)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍的建設(shè)。

2 企業(yè)人事檔案管理工作中凸顯的主要問(wèn)題

2.1 對(duì)人事檔案管理工作重視不足

當(dāng)前，中國(guó)企業(yè)干部人事檔案管理工作中的首要問(wèn)題是企業(yè)管理層缺乏對(duì)干部人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為人事檔案管理工作僅僅是對(duì)檔案材料的收集和保管，對(duì)檔案信息的利用度不夠，干部人事檔案管理多流于形式。大多數(shù)企業(yè)干部人事檔案管理制度不健全，相關(guān)措施落實(shí)不到位，人事檔案材料不完備、管理不嚴(yán)、利用效率不高。

2.2 檔案管理的硬件條件有待提高

人事檔案是記錄干部歷史的原始憑證，需要安全嚴(yán)格的管理，防止材料丟失或者損壞。檔案的存放條件在我國(guó)檔案管理的各項(xiàng)制度中都有明確規(guī)定，要求人事檔案要集中保管，并且需配備專用的檔案室和消防設(shè)備，設(shè)立人事檔案查閱區(qū)，閱檔場(chǎng)所、整理場(chǎng)所、辦公場(chǎng)所要分開(kāi)，做到檔案管理存放安全且保密。目前，我國(guó)各檔案管理機(jī)構(gòu)的管理水平和硬件條件參差不齊。一些偏遠(yuǎn)地區(qū)和小型企業(yè)由于資金限制或者疏于管理，可能沒(méi)有專用的檔案室及其配套設(shè)備，或者缺少檔案相關(guān)的工作條件，如沒(méi)有電腦、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀等現(xiàn)代化檔案管理工具，為全國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作增添了許多阻力。因此，我國(guó)仍需繼續(xù)加大對(duì)人事檔案管理工作中硬件條件的投入，大力提升人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理。

2.3 管理人員綜合素質(zhì)待提高

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。檔案管理人員須作風(fēng)正派，具有較高政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。目前，我國(guó)的檔案管理人員大多是兼職，大量檔案管理的人員綜合素質(zhì)仍達(dá)不到崗位應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)，需要進(jìn)一步強(qiáng)化崗位培訓(xùn)，以更好的完成人事檔案管理工作，盡可能減少由于檔案管理員個(gè)人原因造成的檔案創(chuàng)建和傳遞延遲、檔案記錄不準(zhǔn)確或其他個(gè)人和專業(yè)錯(cuò)誤。

3 加強(qiáng)人事檔案信息化管理

3.1 重視人事檔案管理的基礎(chǔ)工作，提升檔案案卷質(zhì)量

檔案管理人員日常最基本任務(wù)就是收集、鑒定和整理檔案材料。為了及時(shí)全面地反映員工的個(gè)人情況，伴隨著員工個(gè)人情況的變動(dòng)，人事檔案管理人員需要對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，同步的補(bǔ)充完善入檔材料。入檔材料必須要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核才能放入檔案，從而有效的防止出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確、填寫(xiě)不規(guī)范或者偽造的材料。檔案的收集，評(píng)估和整理必須要定期進(jìn)行，不要拖延或積壓，存檔的內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際的個(gè)人信息相符。組織整理文件時(shí)，必須根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)存檔文件進(jìn)行正確分類。如果出現(xiàn)文件損壞的情況，應(yīng)該全力查找或者補(bǔ)救。檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案日?；A(chǔ)工作的重要性，提高責(zé)任意識(shí)，才能從根本上保證檔案案卷的質(zhì)量。此外，企業(yè)還要定期抽調(diào)專人對(duì)人事檔案進(jìn)行全面排查，重新審核全部人事檔案，查疑補(bǔ)缺，以審促改，以審促建。通過(guò)檢查整改，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案的收集、整理、保管、審核工作，提升人事檔案工作質(zhì)量。

3.2 進(jìn)一步完善檔案管理制度

制度建設(shè)是管理的根本。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，首先要進(jìn)一步完善檔案管理的相關(guān)制度，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)制度規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況制定實(shí)施細(xì)則，用制度規(guī)范人事檔案工作，提升檔案管理水平。其次，制度出臺(tái)后，企業(yè)要嚴(yán)格貫徹落實(shí)制度規(guī)定，確保制度執(zhí)行到位，落到實(shí)處，達(dá)到檔案管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和要求。

3.3 人事檔案信息化管理

由于人事檔案文件數(shù)量眾多，紙質(zhì)檔案材料在查找和利用上有很多不便，并且檔案在存放保管過(guò)程中很可能會(huì)發(fā)生文件的損壞和丟失等問(wèn)題，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使用信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理水平已經(jīng)成為當(dāng)前的主要趨勢(shì)。人事檔案的信息化是通過(guò)建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，運(yùn)用技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為圖像數(shù)據(jù)，將每個(gè)員工的詳細(xì)信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，形成人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。先進(jìn)的數(shù)據(jù)和搜索引擎技術(shù)可以更加有效地彌補(bǔ)檔案管理人員的不足，使得人事檔案信息得到更充分的利用。企業(yè)內(nèi)部人力資源管理的科學(xué)技術(shù)含量越高，管理的標(biāo)準(zhǔn)和效力越好，但這不意味著企業(yè)要完全放棄傳統(tǒng)的管理方法，而是要將傳統(tǒng)管理管理方法與現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合起來(lái)，加快工作效率，提升管理水平。

3.4 提高管理人員綜合素質(zhì)

雖然現(xiàn)在信息技術(shù)大大提高了檔案管理的水平，但是檔案管理的核心仍舊要依靠檔案管理人員。因此，企業(yè)一是要定期對(duì)檔案管理人員開(kāi)展學(xué)習(xí)教育培訓(xùn)，通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)與外部培訓(xùn)相結(jié)合的方式深入解讀檔案管理的各項(xiàng)政策和制度，指導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行檔案日常的收集、鑒定、整理工作和干部檔案專項(xiàng)審核等工作，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。二是為了學(xué)習(xí)其他公司的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，企業(yè)要加強(qiáng)公司內(nèi)外部檔案管理人員的交流，擴(kuò)大檔案管理人員的視野。此外，企業(yè)還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密安全教育，人事檔案信息是屬于員工個(gè)人的信息，檔案管理人員要嚴(yán)格按照制度規(guī)定的流程和使用范圍對(duì)檔案進(jìn)行利用，避免造成不必要的損失。

結(jié) 語(yǔ)

隨著中國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)管理的快速發(fā)展，干部人事檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用越來(lái)越重要。作為干部選拔任用、黨員發(fā)展的必經(jīng)之路以及企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)、干部監(jiān)督中的重要信息來(lái)源，干部人事檔案工作必須要科學(xué)化、制度化、規(guī)范化管理，充分發(fā)揮其效用，有效推動(dòng)公司發(fā)展。干部人事檔案工作的從業(yè)人員也要繼續(xù)以改革的精神推動(dòng)工作、以科學(xué)的思路開(kāi)展工作，以堅(jiān)強(qiáng)的黨性保障工作，確保干部人事檔案的重要作用得到充分發(fā)揮，努力促進(jìn)公司的可持續(xù)發(fā)展。