談社會(huì)福利事業(yè)干部職工檔案管理

劉冬梅

摘要：檔案工作者必須認(rèn)清形勢的變化，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，勇于實(shí)踐，用檔案事業(yè)的加快發(fā)展，更好地為國家的利益服務(wù)，為全社會(huì)服務(wù)，為大多數(shù)人的利益服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會(huì)服務(wù)。要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；服務(wù)手段；服務(wù)領(lǐng)域

信息時(shí)代，伴隨辦公自動(dòng)化的普及，檔案人員的素質(zhì)在檔案管理工作中日益凸顯出來。檔案人員要完成科學(xué)、規(guī)范、有效管理檔案的重任，必須具備五種意識(shí)，即保密意識(shí)、執(zhí)法意識(shí)、時(shí)代意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，同時(shí)還要注重對(duì)自身綜合協(xié)調(diào)能力、終身學(xué)習(xí)能力、實(shí)踐操作能力和科學(xué)研究能力的培養(yǎng)?，F(xiàn)代企事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展中，人事檔案管理工作越顯重要，職工檔案管理工作已成為企事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。下面詳細(xì)分析一下當(dāng)前福利事業(yè)檔案管理應(yīng)該實(shí)踐的措施。

一、創(chuàng)新新時(shí)期福利事業(yè)檔案服務(wù)手段

（一）建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

（四）開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

（五）開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入ＷＴＯ后，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，推進(jìn)干部職工檔案管理工作

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，我院引進(jìn)了一批現(xiàn)代化辦公設(shè)備，這些現(xiàn)代化手段的應(yīng)用，改變了過去手工操作的局面，提高了工作效率和管理水平?，F(xiàn)代化設(shè)備的引進(jìn)，現(xiàn)代化工作方法的介入，是新形勢下干部職工檔案要進(jìn)行現(xiàn)代化管理的必然舉措，在干部職工檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中，干部職工檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則的應(yīng)用尤其重要。

第一，標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)干部檔案工作現(xiàn)代化的前提。如今的市場要求各部門既要有明確的分工，又要有緊密的合作，分工與合作是干部職工檔案工作中所必需的，各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間同樣如此。分工是為了提高工作效率，但是各部門各個(gè)工作環(huán)節(jié)如果沒有密切的合作，檔案管理工作就無法形成一個(gè)有機(jī)的整體。如何讓分工與合作更好地連接在一起？標(biāo)準(zhǔn)化起著十分重要的作用。標(biāo)準(zhǔn)化就是通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合為更好的服務(wù)于兒童的理念，將各個(gè)部門、各個(gè)工作環(huán)節(jié)緊密地聯(lián)系在一起，保證各個(gè)環(huán)節(jié)都有條不紊地協(xié)調(diào)運(yùn)作。沒有標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)部門必然會(huì)各行其是，各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間不配套，不銜接，在這種混亂的局面中，檔案管理工作的效率肯定要大打折扣。因此，干部職工檔案管理現(xiàn)代化，必須以標(biāo)準(zhǔn)化為前提。

第二，標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)干部職工檔案工作科學(xué)管理的重要基礎(chǔ)。各種科學(xué)管理制度的形成，都是以標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。制度的確定和運(yùn)行，必然離不開標(biāo)準(zhǔn)的制定，沒有標(biāo)準(zhǔn)，就不可能形成一套科學(xué)的制度，科學(xué)管理是一種管理制度，沒有標(biāo)準(zhǔn)的制度是沒有根基的，是隨心所欲的，就必然是不科學(xué)、不牢固的。所以，在實(shí)際工作中一定要建立一套切實(shí)可行的，符合本行業(yè)工作特點(diǎn)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范著我們的工作，同時(shí)在實(shí)際工作中也受到實(shí)踐的檢驗(yàn)而不斷修正自己，標(biāo)準(zhǔn)的不斷改進(jìn)帶來制度的不斷完善。

第三，標(biāo)準(zhǔn)化是節(jié)約人力、物力的有效措施，它能提高干部檔案工作質(zhì)量和效率。提高工作質(zhì)量和效率是實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的最終目的。標(biāo)準(zhǔn)生成后，我們可以取得最佳的效益和良好的工作秩序，統(tǒng)一工作中需要協(xié)調(diào)和一些重復(fù)性的業(yè)務(wù)。

三、干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用

為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的干部信息。干部信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時(shí)查詢干部諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時(shí)間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解干部的傳統(tǒng)方式。

使信息充分得到共享，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動(dòng)。而且在干部管理工作中，隨時(shí)可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時(shí)效性。信息共享之后，各部門可以從各個(gè)側(cè)面，全方位了解一個(gè)干部，走出在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，從一個(gè)側(cè)面了解干部的局限性，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對(duì)干部認(rèn)識(shí)的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統(tǒng)，短時(shí)間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動(dòng)生成，并可以實(shí)現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動(dòng)，提高工作效率與工作質(zhì)量。