大數(shù)據(jù)信息時代電子檔案的管理

牛 雯

（平?jīng)龉肪轴轻脊范?，甘肅 平?jīng)?744000）

大數(shù)據(jù)時代，信息化成為時代主旋律，能否提高信息化水平將決定了企業(yè)或單位發(fā)展的前景，而檔案是企業(yè)或單位發(fā)展過程中的結(jié)晶，也記錄了企業(yè)或檔案發(fā)展的歷程，對于企業(yè)或單位有著非常重要的價值，因此必須要加強(qiáng)對檔案管理，通過電子檔案管理方式能夠有效解放勞動力，提高管理效率，因此備受推崇，未來也將獲得更多應(yīng)用。

1 電子檔案管理的重要意義

1）提高檔案管理效率和質(zhì)量。首先，能夠提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理對檔案存儲場所有較高的要求，必須要保證紙質(zhì)檔案的完整性，而且由于檔案數(shù)量較多，占地面積較大，但電子檔案管理則能夠有效減少對場地等資源的占用，同時利用電子信息技術(shù)能夠有效提高工作效率，減少檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)。其次，方便對檔案的利用，當(dāng)需要對檔案信息進(jìn)行查詢時，可以通過關(guān)鍵字搜索的方式，在管理系統(tǒng)中直接找到所需要的檔案，能夠有效提高信息獲取效率。最后，能夠方便信息之間的共享，當(dāng)不同部門之間需要進(jìn)行信息交流或調(diào)度時，可以直接通過電子檔案將數(shù)據(jù)進(jìn)行傳送，減少信息壁壘，提高溝通合作的能力。

2）提高保密性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理保密性相對稍差，有些不法人員可以利用職權(quán)之便，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行篡改，當(dāng)前由于紙質(zhì)檔案被篡改所引發(fā)社會熱議的事件層出不窮，導(dǎo)致社會對紙質(zhì)檔案管理存在質(zhì)疑，而電子檔案管理則能夠有效提高保密性。利用信息技術(shù)可以對電子檔案進(jìn)行保密設(shè)置，任何人妄想對電子檔案進(jìn)行更改都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢跟蹤，并且追究其責(zé)任，將電子檔案處于監(jiān)控狀態(tài)下，防止信息被泄露。對于一些保密性要求較高的電子檔案，還可以通過設(shè)置安全網(wǎng)這一方式，來保障電子檔案的保密性和安全性。

2 電子檔案的管理存在的問題

1）基礎(chǔ)設(shè)施缺失。對電子檔案進(jìn)行管理需要用到較多設(shè)備，而當(dāng)前由于一些單位對于電子檔案管理的重要性認(rèn)知不足，不愿意在電子檔案管理方面投入資金，導(dǎo)致檔案管理所需要用到的設(shè)備不足或質(zhì)量存在問題，最終影響到檔案管理工作。比如，對電子檔案進(jìn)行獲取需要掃描儀，對于之前存在的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理或轉(zhuǎn)化為電子檔案需要用到讀取設(shè)備，由于資金短缺，導(dǎo)致相應(yīng)的設(shè)備不夠完善，最終影響到檔案管理工作。

2）管理制度缺失。電子檔案管理是較為新穎的形式，發(fā)展較為迅猛，但管理制度不夠健全，導(dǎo)致電子檔案管理工作無法做到有序性和科學(xué)性。一方面，缺乏責(zé)任制度，電子檔案管理是一項非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎粋€小小的失誤都有可能會影響電子檔案的有效性和價值，所以檔案管理必須要確保嚴(yán)格有效，但相關(guān)工作人員在工作過程中非常容易出現(xiàn)檔案丟失、更新不及時等問題，出現(xiàn)問題卻沒有得到及時有效處理，從而滋生相關(guān)工作人員的懶惰性和僥幸心理，最終會導(dǎo)致電子檔案管理過程中問題頻發(fā)。另一方面，缺乏激勵機(jī)制，電子檔案管理工作是一項相對比較枯燥的工作，導(dǎo)致人員流動性較強(qiáng)，在一定程度上會影響電子檔案管理的長效性，正是由于缺乏激勵機(jī)制，影響了工作人員工作積極性和主動性，也不利于團(tuán)隊整體工作氛圍。

3）人員能力不足。首先，電子檔案管理人員準(zhǔn)入門檻較低，主要是由于單位并沒有意識到電子檔案管理的重要性及對人員的要求，認(rèn)為對檔案管理工作人人都可以做，不需要太多的技術(shù)含量，所以在選拔電子檔案管理人員時，缺乏對人員的考核和要求，最終影響到電子檔案管理工作。其次，電子檔案管理人員信息技術(shù)能力有所欠缺，很多檔案管理人員思想上缺乏創(chuàng)新，對電子檔案管理接受程度相對較弱，而且年齡結(jié)構(gòu)不夠合理，大多對信息技術(shù)了解不夠全面，應(yīng)用能力較差，對于檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)或更新實力不足，最終影響電子檔案管理發(fā)展。

3 電子檔案的管理的途徑

1）完善基礎(chǔ)設(shè)施。首先，必須要加強(qiáng)對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入的重視，充分認(rèn)識到電子檔案管理對于單位或企業(yè)發(fā)展的重要性，轉(zhuǎn)變思維，加大對電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入。其次，必須要加強(qiáng)對基礎(chǔ)設(shè)施的配置，比如掃描儀等設(shè)備，采購負(fù)責(zé)人必須要仔細(xì)了解電子檔案管理的基本內(nèi)容，了解電子檔案管理對設(shè)備的要求，在選擇設(shè)備時務(wù)必要選擇能夠滿足電子檔案管理需求的設(shè)備，同時還需要關(guān)注設(shè)備的維護(hù)和后期服務(wù)狀況。最后，需要買進(jìn)防潮防蛀設(shè)備，對于一些現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案還需要做好保護(hù)工作，通過防潮防蛀設(shè)備有效提高紙質(zhì)檔案管理水平。

2）完善檔案管理制度。首先，需要制定電子檔案保密級別，根據(jù)電子檔案所涉及的內(nèi)容進(jìn)行分類，對于不同級別的電子檔案分別設(shè)置保護(hù)方式和途徑，從而能夠更好確保電子檔案的安全性和保密性。其次，必須要落實責(zé)任制度，對于電子檔案管理過程中所涉及的內(nèi)容具體落實到每個人身上，如果個人所負(fù)責(zé)的部分出現(xiàn)了問題，比如信息泄露或者檔案丟失等，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定對個人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。再次，需要完善績效考核激勵制度，一方面，需要加強(qiáng)績效考核，根據(jù)電子檔案管理工作人員的具體工作職責(zé)、工作內(nèi)容設(shè)立合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)考核結(jié)果對工作人員進(jìn)行一定的獎勵或予以一定的處罰；另一方面，需要完善激勵制度，對于在工作過程中表現(xiàn)優(yōu)秀或?qū)﹄娮訖n案管理提出建設(shè)性意見的工作人員，可以予以一定的物質(zhì)或精神獎勵，從而形成競爭的良好氛圍，提高整體的工作效率。最后，需要完善監(jiān)督機(jī)制，任何一項工作的開展都離不開監(jiān)督，只有通過監(jiān)督才能夠更好規(guī)范工作人員的行為，也才能夠確保工作正常開展，因此必須要對電子檔案進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，如果在監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)問題，必須要及時分析產(chǎn)生問題的原因并積極進(jìn)行改正。

3）提高工作人員能力素質(zhì)。首先，必須要加強(qiáng)對人才的選拔，提高工作人員的準(zhǔn)入門檻，要嚴(yán)格考核工作人員檔案管理經(jīng)驗和對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能力，選擇綜合性人才進(jìn)入，還需要拓展人才引進(jìn)渠道和平臺，引進(jìn)高層次人才，加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的搭建和維護(hù)工作。其次，必須加強(qiáng)對人才的培訓(xùn)，要加強(qiáng)對電子信息技術(shù)的理解和使用，通過實戰(zhàn)模擬等方式檢驗培訓(xùn)效果，同時還需要加強(qiáng)對統(tǒng)計工具的應(yīng)用能力，通過統(tǒng)計數(shù)據(jù)模擬考核等方式，檢驗工作人員進(jìn)行統(tǒng)計的速度和時間。最后，需要加強(qiáng)對人才的交流和合作，“三人行必有我?guī)熝伞保總€人身上都有閃光點，每個人也都有自己獨到的工作方式方法，只有不斷加強(qiáng)交流合作，才能夠彼此學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，因此要加強(qiáng)與其他單位或企業(yè)電子檔案管理工作人員的溝通和交流，了解其在處理電子檔案管理過程中問題的有效方式和途徑，從而提高整體素質(zhì)和水平。

4 結(jié)束語

通過電子檔案管理能夠有效提高管理效率和質(zhì)量、提高保密性和安全性，但是當(dāng)前電子檔案管理過程中還存在一些問題，比如基礎(chǔ)設(shè)施缺失、管理制度不完善、人員能力不足等，因此針對這些問題必須要加強(qiáng)重視，在后續(xù)工作過程中不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施、完善檔案管理制度、不斷提高工作人員能力和素質(zhì)，只有這樣才能夠更好促進(jìn)電子檔案管理發(fā)展和進(jìn)步。