高校圖書館紙本圖書采購合同相關(guān)問題探析

陳麗萍

（山西省忻州師范學(xué)院圖書館，山西 忻州 034000）

近年來，隨著高校圖書館經(jīng)費(fèi)的不斷增長(zhǎng)和學(xué)校對(duì)圖書采購工作規(guī)范化程度的加深，越來越多的高校圖書館普遍采用公開招標(biāo)的采購方式來選擇圖書供應(yīng)商。一些高校采用內(nèi)部自行招標(biāo)的方式，還有部分高校選擇公開招標(biāo)的方式，通過公開招標(biāo)，能吸引更多的供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)，增加了圖書館的選擇性，但與此同時(shí)，也存在標(biāo)書制作中夸大其詞，對(duì)其自身服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行刻意美化等問題。針對(duì)圖書招標(biāo)中的這些遺留問題，圖書館在合同的簽訂和執(zhí)行過程中一定要掌握主動(dòng)，通過合同的內(nèi)容對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行約束和考核，不能反受其制。

1 合同的內(nèi)容

1）當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所。當(dāng)事人名稱必須是單位全稱，不能簡(jiǎn)寫，以免今后產(chǎn)生合同糾紛。2）數(shù)量。如果是資格招標(biāo)該項(xiàng)可以省略，若是非資格招標(biāo)，該項(xiàng)必須明確。3）合同履行期限、地點(diǎn)和方式。履約期限就是指合同的有效期，通常是從合同簽訂之日起開始計(jì)算，有時(shí)根據(jù)需要也會(huì)另行規(guī)定，但必須要明確合同有效的起止日期。紙本圖書的合同履行地點(diǎn)通常為圖書的交貨地點(diǎn)，也就是圖書館。履行方式一般在合同條款中的雙方權(quán)利義務(wù)一項(xiàng)中具體明確，包括交貨方式、驗(yàn)收方式、加工細(xì)則等等內(nèi)容。4）合同價(jià)款。合同中須有明確的價(jià)款項(xiàng)，紙本圖書通常會(huì)用實(shí)洋和碼洋來區(qū)分折扣前后的價(jià)格，另外，結(jié)算及付款方式、支付方式、支付期限等問題也需有明確的說明，以免在支付過程中造成糾紛。5）違約責(zé)任。違約責(zé)任的內(nèi)容主要包括乙方延期交貨以及乙方所提供產(chǎn)品的質(zhì)量不合格等問題的具體處理辦法，這些處理辦法越詳盡越好。

2 圖書采購合同執(zhí)行中的問題

1）書目信息不全。現(xiàn)在絕大多數(shù)的專業(yè)書商都能定期為圖書館提供書目信息，有的甚至還能定期為圖書館整理出一些圖書專題信息，方便圖書館的采購。但是，這并不能掩蓋書商出于利益考慮而有選擇地給圖書館提供書目的事實(shí)。因此，圖書采訪人員經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)，雖然書單來自不同的供貨商，但往往書目信息大同小異，因?yàn)樗麄兯峁┑臅看蠖鄶?shù)都是折扣低且容易獲取的，而往往一些知名出版社的書目數(shù)據(jù)，由于其出版行為的相對(duì)獨(dú)立性，他們與書商的合作關(guān)系并沒有那么密切，因此提供給書商的書目數(shù)據(jù)往往是不全的，這就無形之中給圖書采訪人員的工作增加了難度。2）合同細(xì)節(jié)管理方面的問題。毋庸置疑，所有的交易都存在著不同程度的風(fēng)險(xiǎn)，為了降低風(fēng)險(xiǎn)概率，可以借助合同手段進(jìn)行規(guī)避，物資采購也是一樣。然而，合同也無法保證萬無一失，也會(huì)有漏洞或忽略的地方，從而使風(fēng)險(xiǎn)不可避免?；诖?，合同的規(guī)范性和有效性，是確保交易高效、無憂的基礎(chǔ)，能夠較好地避免合同陷阱和損失。3）配送周期過長(zhǎng)。通常情況下，圖書館會(huì)在合同中對(duì)圖書的配送周期提出要求，這個(gè)周期一般不超過3個(gè)月，因?yàn)橛行﹫D書的出版印刷量很有限，如果書商不能積極與出版社溝通，配送周期就會(huì)拉得很長(zhǎng)，而周期越長(zhǎng)越影響圖書館的到貨率，圖書如不能及時(shí)到貨，將會(huì)嚴(yán)重影響圖書館后續(xù)的圖書加工、上架以及讀者的借閱需求。尤其是一些熱門的新書，讀者的閱讀需求是很強(qiáng)烈的，如果能在讀者需要的一個(gè)月能將圖書采購?fù)瓿刹⒓庸ど霞?，將大大提升讀者的閱讀體驗(yàn)和對(duì)圖書館服務(wù)的滿意度4）價(jià)格方面的問題。現(xiàn)階段，物資采購方面很多企業(yè)并未能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的價(jià)格管理，從而使得價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)參差不齊，加大了采購管理難度。另外，由于主觀性影響，在預(yù)估物資采購價(jià)格時(shí)存在較大偏差，導(dǎo)致價(jià)格制定缺乏可靠的依據(jù)。加之頻繁的采購崗位調(diào)動(dòng)，進(jìn)一步加大了物資采購價(jià)格管理的缺位。合同訂立的時(shí)候并沒有充分考慮到價(jià)格變動(dòng)這一點(diǎn)。

3 圖書采購合同相關(guān)問題的解決措施

1）從制度上進(jìn)行規(guī)范。圍繞采購事務(wù)，進(jìn)行細(xì)化分工設(shè)立采購執(zhí)行、資金審核、質(zhì)量確認(rèn)、采購監(jiān)督四個(gè)節(jié)點(diǎn)，并明確各節(jié)點(diǎn)的職責(zé)范圍，把管控責(zé)任落實(shí)到人，規(guī)范整個(gè)采購流程。同時(shí)詳細(xì)明確的描述各崗位的具體職責(zé)，在確保質(zhì)量的前提下，尋找最優(yōu)價(jià)格?；蛘咭怨_競(jìng)標(biāo)的方式，從品質(zhì)合格的供應(yīng)商中篩選最優(yōu)化合作對(duì)象，從而實(shí)現(xiàn)物美價(jià)廉。2）完善法律制度”，推進(jìn)了采購流程依法高效。要建立集中采購機(jī)構(gòu)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，改進(jìn)政府采購代理和評(píng)審機(jī)制。大部分高校圖書館以前多采用單一采購、詢價(jià)招標(biāo)等方式進(jìn)行資源采購，很少委托地方招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)完成招標(biāo)。隨著高效采購制度的不斷深化優(yōu)化，為了避免采購中可能出現(xiàn)的腐敗問題，將審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)降為零，保證采購工作合法合規(guī)、有序開展，針對(duì)金額較大、需要采取公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)采購方式的項(xiàng)目，引入招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)非常必要，這也是完善軍隊(duì)社會(huì)化保障的必由之路。作為第三方的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)能站在客觀的角度，秉持公平、公正、公開的原則，編制符合圖書館需求的招標(biāo)文件、細(xì)化評(píng)分辦法，給予準(zhǔn)確、專業(yè)的意見和建議，最大限度確保工作嚴(yán)謹(jǐn)高效，真正做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、專業(yè)化。軍隊(duì)院校圖書館應(yīng)充分利用招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)通曉政策法規(guī)、熟悉采購流程、掌握市場(chǎng)行情等優(yōu)勢(shì)，吸收有價(jià)值的咨詢建議。3）對(duì)圖書到貨率的監(jiān)督。目前，國內(nèi)高校圖書館大部分都采用資格標(biāo)的方式，這使得圖書館在合同的執(zhí)行過程中掌握了主動(dòng)權(quán)，圖書館可根據(jù)供應(yīng)商的書目信息質(zhì)量、到貨率及服務(wù)質(zhì)量等因素來調(diào)整下一階段各供應(yīng)商的供貨比例。到貨率是這些考核指標(biāo)中的一個(gè)關(guān)鍵因素，一些供應(yīng)商在應(yīng)標(biāo)時(shí)往往夸大其到貨率，但在實(shí)際的執(zhí)行過程中會(huì)暴露很多問題，供應(yīng)商提供書目信息之外圖書的到貨率往往會(huì)比較低。針對(duì)這種情況，圖書采訪人員要做到及時(shí)關(guān)注和統(tǒng)計(jì)這些供應(yīng)商的到貨率，并要求到貨率不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行整改，如整改效果仍不理想的，可作為下一年度采購的重要依據(jù)。4）做好制定招標(biāo)文件工作。應(yīng)規(guī)范招標(biāo)文件，完善采購業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)，確保投標(biāo)人對(duì)招標(biāo)文件的內(nèi)容有詳細(xì)的了解，從而開展正確的投標(biāo)工作。由于圖書采購工作具有一定的特殊性，在招標(biāo)文件中必須注明明確的招標(biāo)信息，幫助圖書供應(yīng)商滿足相關(guān)要求，確保供應(yīng)商提供的圖書為正版圖書，且出版時(shí)間控制在一年以內(nèi)，從而提高采購圖書的質(zhì)量。

4 結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，高校圖書館圖書采購工作在招標(biāo)過程中還存在很多問題亟待解決。為了提高高校圖書館采購的圖書質(zhì)量、到貨率和降低購書成本，應(yīng)不斷加強(qiáng)圖書采購流程以豐富圖書館典藏資料、滿足讀者個(gè)性化需求，從而推進(jìn)高校圖書館采購工作的良好發(fā)展。