高校辦公室行政人員檔案信息化安全管理策略分析

肖 蓉

（云南交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，云南 昆明 650000）

檔案管理工作作為高校管理工作的一部分，嚴(yán)重影響著高校的建設(shè)與發(fā)展。檔案信息安全不僅影響著高校工作人員個(gè)人的成長(zhǎng)與發(fā)展，也同時(shí)決定著高校的發(fā)展方向與未來(lái)。在如今的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各行各業(yè)都在朝著信息化的方向發(fā)展，高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化是應(yīng)然也是必然。信息化的檔案管理雖然給高校檔案的管理工作帶來(lái)了很大的便利，但也帶來(lái)了一定的安全隱患。因此，我們必須加強(qiáng)安全措施，以協(xié)助高校辦公室行政人員做好檔案信息化的管理工作，為高校的檔案信息提供一定的安全保障。

1 檔案信息化的含義

檔案信息化是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代新興的一種檔案管理模式，也是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案信息管理過(guò)程中成功運(yùn)用的結(jié)果。檔案管理改變了傳統(tǒng)的實(shí)體檔案文件的管理，而實(shí)現(xiàn)管理檔案中具體信息的重要過(guò)程。然而，檔案信息化管理并不是一蹴而就的，其是一個(gè)需要長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程，其發(fā)展信賴于信息技術(shù)的發(fā)展。檔案管理辦公室需要不斷采用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)完善檔案管理辦公室，并通過(guò)不斷更新現(xiàn)代化技術(shù)從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的更新與服務(wù)的完善，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。檔案信息化管理最大的特點(diǎn)就是解放了傳統(tǒng)的實(shí)體檔案存放，在節(jié)約了空間的同時(shí)也可以很好地實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的條理性。一方面，可以幫助工作人員快速便捷的尋找到所需要的檔案信息，并及時(shí)有效的補(bǔ)充與更改人員的檔案信息。另一方面，檔案信息化使所有的檔案文件內(nèi)容都可以很好地存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)上，解決了傳統(tǒng)的檔案文件存放問(wèn)題。因此，檔案信息化就是現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用所帶來(lái)的便利，促使檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展也是高校管理工作的重要發(fā)展方向。此外，檔案信息化有著高效便捷等特點(diǎn)的同時(shí)，也存在著一定的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。

2 檔案信息化安全管理的現(xiàn)狀

1）管理觀念落后，缺乏創(chuàng)新性。創(chuàng)新是促進(jìn)發(fā)展的第一動(dòng)力。各行各業(yè)，只有不斷創(chuàng)新，不斷突破，才能更好地前進(jìn)和發(fā)展。高校檔案管理的信息化是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的創(chuàng)新，是檔案管理的創(chuàng)新。然而，目前很多高校的辦公人員他們不愿意擁抱新生事物，不愿意改變，在檔案管理方面的觀念仍然是非常落后的。這也導(dǎo)致檔案管理很難實(shí)現(xiàn)信息化的轉(zhuǎn)型與發(fā)展。觀念落后，不愿改變與創(chuàng)新，是目前高校辦公室行政人員面臨檔案信息化所存在的最大的問(wèn)題與障礙。

2）缺乏一定的資金投入與專業(yè)人才。目前，高校在檔案管理信息化方面的重視程度并不高，從而相應(yīng)的導(dǎo)致資金投入也不高。不論是檔案信息化管理的對(duì)象，目標(biāo)還是內(nèi)容，都沒(méi)有引起學(xué)校層面的高度重視。一方面，由于重視程度的不夠?qū)е沦Y金投入的不足，影響并制約著高校檔案信息化管理的發(fā)展。另一方面，很多高校在資金方面并不充裕，所能夠的資金無(wú)法支持檔案信息化的正常運(yùn)轉(zhuǎn)?？偠灾?，目前檔案信息化的管理工作缺乏一定的資金投入，是目前高校檔案管理面臨的一個(gè)很大問(wèn)題。此外，缺乏一定的信息化人才也同樣制約著檔案信息化管理的發(fā)展。互聯(lián)網(wǎng)信息化是新興事物，精通互聯(lián)網(wǎng)的人群是非常少數(shù)的。再加上高校辦公室的行政人員大多是有一定年紀(jì)的人員，他們?nèi)狈?duì)于互聯(lián)網(wǎng)的敏感度，無(wú)法熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件等。因此，缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才也是目前高校檔案管理信息化方面存在的一大問(wèn)題。

3）缺乏一定的技術(shù)保障。盡管如今的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)處于不斷的進(jìn)步之中，但是其并不是完全成熟與完善的。技術(shù)無(wú)法達(dá)到完全保障的程度，也導(dǎo)致目前高校檔案信息也存在一定的安全隱患。首先，檔案信息泄漏的風(fēng)險(xiǎn)；其次，檔案信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)；又或者是信息被盜取的風(fēng)險(xiǎn)等等。信息化技術(shù)有待提高，缺乏一定的技術(shù)保障，也是目前檔案信息化進(jìn)程的一大阻礙。

3 檔案信息化安全管理的策略

1）建立健全的檔案信息管理制度。清晰明確的制度規(guī)范是一項(xiàng)管理工作的前提，也是根本。因此，為了更好地促進(jìn)檔案的現(xiàn)代化進(jìn)程，促進(jìn)檔案信息化的管理工作，首先必須建立健全的檔案信息管理制度。第一，嚴(yán)格明確檔案信息的錄入標(biāo)準(zhǔn)與錄入規(guī)范。對(duì)不同檔案信息做好相應(yīng)的標(biāo)記，以便后來(lái)的使用與檢查。第二，在檔案信息的調(diào)取與使用上面也應(yīng)該有明確且合理的規(guī)定。避免出現(xiàn)無(wú)關(guān)人員隨著調(diào)取檔案信息的情況出現(xiàn)。第三，建立相應(yīng)的檔案信息維護(hù)制度。規(guī)定工作人員定期進(jìn)行檔案信息的檢查，補(bǔ)充完善以及更新維護(hù)等工作，從而有效地避免因工作疏漏或其他原因而導(dǎo)致的信息出錯(cuò)與信息疏漏的情況。健全完善的制度是維護(hù)檔案信息安全的首要前提。

2）建立信息應(yīng)急預(yù)警機(jī)制。對(duì)于信息的實(shí)時(shí)監(jiān)控是信息化社會(huì)維護(hù)工作安全的一項(xiàng)重要途徑。檔案管理要成功轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的信息發(fā)展，也必須具備一定的監(jiān)控系統(tǒng)。因此，建立信息應(yīng)急預(yù)警機(jī)制是十分必要的。一方面，當(dāng)信息出現(xiàn)變動(dòng)或者其他異常情況的時(shí)候，可以以報(bào)警的方式告知工作人員，通知工作人員進(jìn)行檢查與維護(hù)，保證檔案信息的安全。另一方面，當(dāng)遇見(jiàn)緊急情況的時(shí)候，也可以有一定的途徑和系統(tǒng)來(lái)解決突發(fā)情況等等。信息化時(shí)代，很多情況都是突發(fā)的，也時(shí)常會(huì)有異常情況的發(fā)生，因此建立良好的應(yīng)急預(yù)警機(jī)制是非常重要的。高校的檔案信息關(guān)系著個(gè)人的發(fā)展，關(guān)系著學(xué)校的發(fā)展，做好信息安全工作至關(guān)重要。因此，高校應(yīng)加大互聯(lián)網(wǎng)信息化資金的投入和研發(fā)力度，促進(jìn)檔案信息化系統(tǒng)的完善，從而更好地維護(hù)信息安全。

3）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員作為與檔案信息接觸最近的一批人，他們對(duì)于信息安全的重要性是不言而喻的。因此，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)是非常有必要的，也是維護(hù)檔案信息安全的一個(gè)可行的途徑。首先，應(yīng)提高工作人員的工作責(zé)任感和使命感。只有本著對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，才能更好更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)耐度氲焦ぷ髦?，從而更好地做好自己的本職工作。提高工作人員工作素質(zhì)可以通過(guò)實(shí)行嚴(yán)格的上崗制度標(biāo)準(zhǔn)，一定的崗前培訓(xùn)和加大獎(jiǎng)懲力度來(lái)實(shí)現(xiàn)等等。其次，應(yīng)該提高工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)。檔案信息管理人員的專業(yè)素養(yǎng)包括自己管理能力與水平的提高，也包含互聯(lián)網(wǎng)信息化相關(guān)的能力與水平?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)是21世紀(jì)的工作人員必備的技能，也是檔案信息化工作人員必須的專業(yè)素養(yǎng)。因此，加大工作人員的專業(yè)能力培養(yǎng)也是非常有必要的。

4 結(jié)語(yǔ)

信息社會(huì)的到來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已逐漸深入各行各業(yè)。高校檔案的信息化進(jìn)程也在不斷的推進(jìn)之中，前進(jìn)的過(guò)程中也暴露出很多安全性問(wèn)題。因此，高校應(yīng)在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的同時(shí)，積極采取措施保證檔案信息的安全。