淺析檔案信息化“雙軌制”應(yīng)用中存在的問題及對策

田 艷

（青海黃河上游水電開發(fā)有限責(zé)任公司積石峽發(fā)電分公司，青海 西寧 810008）

檔案，是指過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案信息化雙軌制，是指紙質(zhì)文件和電子文件同步隨業(yè)務(wù)流程 運(yùn)轉(zhuǎn)。

檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，享有依法利用檔案的權(quán)利。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。

1 檔案信息化“雙軌制”涵義

1.1電子文件的出現(xiàn)，不僅是存儲方式的改變，更是檔案管理范式的轉(zhuǎn)變。檔案信息化“雙軌制”管理主要是指對檔案的存儲采取紙質(zhì)與電子并存的管理辦法。在實(shí)踐應(yīng)用中檔案信息化 “雙軌制”是對紙質(zhì)檔案和電子文件的并存管理；而在操作層面上，檔案信息化“雙軌制”則意味著從對紙質(zhì)檔案的收集、整編、建檔、立卷過渡到對信息、知識和數(shù)據(jù)挖掘、融合與輸出，是對信息洪流的疏導(dǎo)和規(guī)。

2 檔案信息化“雙軌制”發(fā)展趨勢

隨著檔案信息化“雙軌制”下檔案管理的進(jìn)一步開展，檔案信息化“雙軌制”管理將逐步進(jìn)入電子化、網(wǎng)絡(luò)化階段。切實(shí)做好紙質(zhì)文件和電子文件的并存管理—檔案信息化“雙軌制”的管理，才能更好地迎接“無紙化”時代的到來，實(shí)現(xiàn)最為理想的檔案信息化“雙軌制”管理。

3 檔案信息化“雙軌制”應(yīng)用中存在的問題

電子文件形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子文件歸檔工作將電子文件的收集、整理、歸檔那個、保管、利用納入本單位或有關(guān)部門處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化管理工作，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)。規(guī)范檔案歸檔流程，切實(shí)發(fā)揮檔案職能作用，以下為檔案信息化“雙軌制”應(yīng)用中產(chǎn)生的問題：

《檔案管理信息系統(tǒng)》電子掛接問題。

1）未在檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行電子掛接。歸檔人員對形成的文件材料只進(jìn)行紙質(zhì)文件歸檔，沒有遵循電子文件紙質(zhì)文件的物理歸檔原則，未在檔案管理信息系統(tǒng)對形成歸檔的文件材料進(jìn)行電子 掛接。

2）電子文件與紙質(zhì)文件不對應(yīng)。檔案管理部門對電子文件歸檔部門文件材料審核過程中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)電子文件內(nèi)容與紙質(zhì)文件內(nèi)容不對應(yīng)，未實(shí)現(xiàn)電子文件紙質(zhì)文件的物理歸檔原則。

3）電子文件整理、收集不規(guī)范、不完整。歸檔部門移交具有保存價值的電子文件的電子文件整理、收集不規(guī)范，不完整，會造成紙質(zhì)文件和電子文件不能同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。

4 紙質(zhì)歸檔材料問題

1）歸檔的文件材料應(yīng)為原件。歸檔部門的文件材料內(nèi)出現(xiàn)復(fù)印件，復(fù)印件無法保證文件材料真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，無法維護(hù)企業(yè)檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。

2）紙制文件材料歸檔須轉(zhuǎn)換成PDF格式電子文件，掛接到檔案管理系統(tǒng)中。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，電子文件如不是PDF格式，會造成再次修改問題，修改的電子歸檔文件材料無法保證文件材料真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。按照“雙軌制”歸檔要求，紙質(zhì)文件和電子文件不能同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。

5 對策

1）循雙軌制原則。檔案管理信息系統(tǒng)專為檔案管理設(shè)計(jì)開發(fā)的軟件系統(tǒng)，遵循國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》內(nèi)容和集中統(tǒng)一管理檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。它具備高效、高質(zhì)、簡單、實(shí)用的特點(diǎn)。檔案信息化歸檔工作遵循雙軌制原則，紙質(zhì)文件歸檔的同時須將相應(yīng)電子版一并歸檔。

2）電子文件與紙質(zhì)文件一致性。電子文件形成單位或有關(guān)部門應(yīng)對形成的歸檔文件材料真實(shí)性、完整性、可用性進(jìn)行檢查，按照“雙軌制”要求，保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一，確保移交檔案部門的歸檔文件材料電子文件與紙質(zhì)文件一致。

3）電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性。如果電子文件整理、收集不規(guī)范、不完整，就無法遵循電子文件真實(shí)性、完整性、可用性原則。檔案部門按照國家有關(guān)要求對其真實(shí)性、完整性、可用性進(jìn)行檢查，檢查合格后方可接收

4）歸檔文件的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。歸檔的文件材料應(yīng)為原件，復(fù)印件無法保證文件材料真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。無法維護(hù)企業(yè)檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。

5）PDF文件材料不可修改原則。按照“雙軌制”歸檔要求，紙質(zhì)文件和電子文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。為保證紙質(zhì)歸檔文件材料真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，防止修改，進(jìn)行電子文件歸檔須進(jìn)行PDF轉(zhuǎn)換方可進(jìn)行檔案信息化“雙軌制”歸檔。

6 結(jié)語

檔案是歷史的真實(shí)記錄，做好檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。檔案法實(shí)施30多年來，對加強(qiáng)檔案的收集、管理、利用，維護(hù)國家檔案資源安全，隨著中國特色社會主義進(jìn)入新時代和全面依法治國方略的推進(jìn)， 明確提出“堅(jiān)持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)”，強(qiáng)調(diào)各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃，保障檔案事業(yè)發(fā)展的經(jīng)費(fèi)。在堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則的前提下，有效兼顧各行各業(yè)檔案工作的特殊性，體現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、專業(yè)化，推進(jìn)檔案管理提質(zhì)增效。作為檔案管理部門和檔案員，必須認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定，按照檔案管理的各項(xiàng)要求，完善檔案管理責(zé)任體系，強(qiáng)化宣傳培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理意識，健全規(guī)章制度，確保檔案管理規(guī)范高效，加大投入力度，完善檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，保證檔案信息化“雙軌制”應(yīng)用中的順利開展。