信息時代企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用

張 靜

（國網(wǎng)國際發(fā)展有限公司，北京 100031）

新的時代背景下，檔案管理相關(guān)工作人員需要結(jié)合可使用技術(shù)條件努力開發(fā)利用檔案資源。除了要做好開發(fā)利用資源的工作，同時也應(yīng)注意保護(hù)好企業(yè)的重要信息，如此才可以使檔案資源的價值得到最大化的利用，從而推動企業(yè)檔案資源管理工作的長期發(fā)展。

1 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作中出現(xiàn)的問題

現(xiàn)如今，企業(yè)檔案資源的開發(fā)和利用表現(xiàn)出了明顯的滯后現(xiàn)象，這顯然已經(jīng)不能滿足企業(yè)在新形勢下的發(fā)展需要。

1.1 缺乏開發(fā)利用檔案的意識

企業(yè)一直以來都把檔案管理的重點放在簡單的收集與整理上，并沒有對相關(guān)信息資源進(jìn)行深入開發(fā)，比如有部分企業(yè)依然采取復(fù)雜又耗時的人工手動檢索方式，這嚴(yán)重阻礙了檔案信息資源服務(wù)的發(fā)展與創(chuàng)新。

1.2 企業(yè)疏于管理

很多企業(yè)疏于檔案管理，所藏資源不夠豐富且質(zhì)量不高，因此當(dāng)工作人員亟需搜尋檔案時，很容易找不到自己需要的信息。部分企業(yè)不重視檔案工作，其工作人員編研檔案的能力也不高，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用[1]。

1.3 企業(yè)檔案信息化水平低

企業(yè)檔案信息化水平低，而且還與企業(yè)信息化建設(shè)不同步。檔案信息化建設(shè)水平低，就使得利用信息技術(shù)開展高效的檔案信息服務(wù)難度很大。我國還是存在部分企業(yè)利用人工手動管理企業(yè)檔案，并沒有將先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，這直接導(dǎo)致檔案工作不僅繁雜、耗時、效率低下而且還極易出現(xiàn)失誤。

1.4 工作人員專業(yè)程度低

有些相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)知識素養(yǎng)，且沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，又固守著僵化、陳舊的思想觀念，再加上處理工作事務(wù)不細(xì)心，長此以往，致使企業(yè)檔案部門的發(fā)展與社會發(fā)展脫節(jié)，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案資源的開發(fā)和利用。

2 企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)與利用的措施

企業(yè)在開發(fā)和利用檔案資源的時候需要利用當(dāng)前最先進(jìn)的信息技術(shù)，這不只是因為信息技術(shù)可以快速、高效、準(zhǔn)確地整合檔案資源，減輕工作人員的工作強(qiáng)度，而且它還有利于推動檔案資源的數(shù)字化。檔案資源數(shù)字化之后，企業(yè)在儲存檔案資源方面更加方便，同時在搜尋檔案時也更加快速、便捷。因此，企業(yè)必須要將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理工作結(jié)合起來，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，推動檔案資源的開發(fā)和利用。

2.1 借助網(wǎng)絡(luò)手段，加強(qiáng)信息交流

最初的檔案都是以紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行管理，但隨著時代背景的不斷更迭，這種方式的弊端也一一暴露，而信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將檔案資源進(jìn)行一個網(wǎng)絡(luò)化的處理，甚至可以將檔案資源以一種音像的形式儲存起來，這樣既方便了企業(yè)儲存檔案資源，同時也有助于工作人員更好地管理檔案。企業(yè)在開發(fā)利用檔案資源的工作中，應(yīng)該重視信息平臺的建設(shè)。一旦搭建好平臺，企業(yè)的檔案資源就可以借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行長距離的傳輸，這樣企業(yè)在之后進(jìn)行項目申報等工作時就能夠快速地與其他部門進(jìn)行信息的交換與溝通[2]。

2.2 對檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理

企業(yè)需要利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對檔案資源進(jìn)行一個數(shù)字化的處理，構(gòu)建多個數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，細(xì)化檔案管理工作。在過往的工作中，都是工作人員手動編研檔案，工作繁雜且易錯，編研效率低。然而，經(jīng)過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加工與處理，數(shù)字化的檔案資源不僅更易于儲存，在檢索方面也更加便捷。

2.3 加強(qiáng)檔案資源的安全性建設(shè)

信息時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，極大地便利了人民的同時也引發(fā)了各種網(wǎng)絡(luò)危害。企業(yè)在利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)利用檔案資源的時候，需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，防范外來病毒的惡意攻擊，保護(hù)好企業(yè)的檔案資源。企業(yè)可以定期對員工進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全意識的培訓(xùn)，提高員工對網(wǎng)絡(luò)病毒的的警惕意識。同時可以對檔案資源進(jìn)行保密管理，只有相關(guān)負(fù)責(zé)人可以擁有檔案庫的密碼，而其他人查詢檔案資源需要取得負(fù)責(zé)人的同意。除此之外，企業(yè)要定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，也可以設(shè)置防火墻提高信息系統(tǒng)的安全性，盡量避免企業(yè)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間的溝通，同時注意備份企業(yè)重要信息，以保護(hù)檔案資源的安全[3]。

2.4 豐富檔案資源

開發(fā)利用信息資源的前提是企業(yè)保存有足夠的檔案資源，但因為有部分企業(yè)不重視檔案管理工作，因此企業(yè)保存下來的檔案資源不僅雜亂而且并不齊全。所以，企業(yè)應(yīng)在開發(fā)利用檔案資源之前應(yīng)從各個渠道廣泛收集有效信息，豐富檔案資源，完善檔案庫[4]。

2.5 構(gòu)建檔案管理體系

對檔案資源的疏于管理是諸多企業(yè)的通病，企業(yè)應(yīng)該緊跟信息時代的節(jié)奏，構(gòu)建一個科學(xué)、合理的檔案管理體系，將檔案工作安排放入企業(yè)整體規(guī)劃中，以改變當(dāng)前檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱的情況，如此才能充分有效地開發(fā)和利用企業(yè)現(xiàn)有檔案資源。

3 結(jié)語

對于企業(yè)來說，檔案資源的開發(fā)利用是很重要的。在當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，企業(yè)如果抓住了這個機(jī)會，就能夠利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分開發(fā)和利用檔案資源，完善檔案管理工作。但是需要注意的是，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)在利用信息技術(shù)對檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用時也面臨了更多、更復(fù)雜的難題，比如網(wǎng)絡(luò)病毒、系統(tǒng)故障等。因此，企業(yè)需要緊跟時代步伐，不斷更新信息技術(shù)，加強(qiáng)對檔案庫資源的管理與維護(hù)，同時也應(yīng)注意構(gòu)建科學(xué)、合理的管理體系，提高工作人員的專業(yè)知識素養(yǎng)，從而推動企業(yè)的長足發(fā)展。